Baixe Uso de manuais administrativos como ferramentas para gestão pública e outras Notas de estudo em PDF para Cultura, somente na Docsity!
----------------------- Page 1----------------------- 1 A UTILIZAÇÃO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS COMO FERRAMENTAS INDISPENSÁVEIS À GESTÃO PÚBLICA Antônio Oliveira Neto RESUMO Compúblicos, aumenta a responsabilidade dos gestores em corresponder aos anseios da a necessidade do fortalecimento da transparência na gestão dos recursos sociedadeprincípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, atos que clama por mudanças sustentáveis, cumprindo leis e normas, degestão transparente, eficiente e voltada para o interesse público. No entanto, faz-se probidade e licitação pública. Ferramentas estas que servem para facilitar a necessáriogeração de resultados com foco no interesse da sociedade e estabelecer padrões de a inserção da discussão da ética no setor público para assegurar a conduta efetiva. Os Governos, preocupados com resultados, buscam uma gestão participativaadministração empública, que comoa sociedadeos orçamentos divide participativos responsabilidades por exemplo. junto Comcom asa verbas definidas por pastas (saúde, educação, meio ambiente etc.), o administrador público inicia a sua execução e, para facilitar o alcance dos objetivos, normatiza osserviços através de manuais de procedimentos que definem toda a rotina administrativa dentro de uma instituição pública. E, ainda, a criação de controles queirão servir como indicadores para medir a eficiência organizacional. O grande desafiominimize hoje custos, do administradorracionalize e públicoelimine éentraves, implementar reduza um o modelotempo dede respostagestão queàs demandas externas e internas dos órgãos e atenda às expectativas da sociedade. Palavras chaves: Normatização. Manuais. Procedimentos. Eficiência. 1 INTRODUÇÃO A palavra “burocracia” é frequentemente usada pela população para sintetizar um descontentamento com o desempenho da administração pública. A dificuldade na obtenção de informações, a morosidade e a baixa qualidade com que os serviços públicosA são normalmente prestados justificam esse julgamento negativo.
ineficiência, aliada à falta de transparência, leva a uma crescente perda de 1 GestãoAnalista de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado do Acre, pós graduando em Pública com ênfase em Controle Externo (IBPEX), especialista em Auditoria Fiscal e Tributária
(FATEC), graduado em Administração com habilitação em Comércio Exterior (FIRB). E-mail:aon_ac@hotmail.com
----------------------- Page 2----------------------- 2 credibilidade da administração e a um distanciamento cada vez maior entre Estado e cidadão. Por outro lado, contando com uma máquina administrativa movida por procedimentos administrativos ineficientes, equipamentos obsoletos, servidores desmotivados e muitas vezes despreparados, o gestor público dificilmente conseguirá reverter esse quadro. No contexto organizacional, é necessário que as pessoas tenham acesso à informação tanto dos aspectos relacionados à organização como um todo. Entretanto, ainda é comum encontrar pessoas convictas de que informação é poder, bloqueando a eficiência do processo comunicativo. Sabe-se que uma comunicação deficiente atrasa processos, eleva custos e traz problemas para a imagem da instituição. Portanto, para ter sucesso, é fundamental adotar uma comunicação padronizada. Neste sentido, o presente trabalho mostra a importância da utilização de manuais administrativos pelas instituições públicas como forma de padronizar seus procedimentos e, assim, evitar alguns problemas que possam causar dano a sua imagem. 2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Chinelato (1997, p. 38) descreve: “Organização é a atividade voltada para a estruturação harmoniosa dos recursos disponíveis, com o intuito de promover uma atuação sistêmica eficiente e, assim, obter a esperada eficiência de conjunto”. “Organização ou estrutura organizacional significa o conjunto de órgãos e
A estrutura organizacional deve ser delineada, considerando as funções de administração como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos e o planejamento organizacional deve estar voltado para os seguintes objetivos: a) identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas; b) agrupar as tarefas em funções que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos, isto é, organizar funções e responsabilidades; e c) proporcionar aos empregados de todos os níveis: informação e outros recursos necessários para trabalhar de maneira tão eficaz quanto possível, incluindo feedback sobre o seu desempenho real; medidas de desempenho que sejam compatíveis com os objetivos e metas empresariais; e motivação para desempenhar tão bem quanto possível. E, finalmente, é necessário avaliar a estrutura organizacional implantada, principalmente quanto ao alcance dos objetivos estabelecidos, bem como as influências dos aspectos formais e informais na instituição. Entre os fatores de ----------------------- Page 4----------------------- 4 ...
funções, Manual^ é^ todo^ e^ qualquer^ conjunto^ de^ normas,^ procedimentos, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a forma
conjunto como^ estas^ serão^ executadas,^ quer^ seja^ individualmente^ ou^ em (OLIVEIRA, 2001, p. 388). Os manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a
finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas instrumento de diversas^ áreas^ de^ atividades,^ sendo,^ portanto,^ um^ ótimo racionalização de métodos, de aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo, finalmente, a integração dos diversos subsistemas organizacionais (CURY, 2007, p. 425).
Manual Administrativo é um instrumento que se destina a regulamentar uma instituição,os um sistema ou uma atividade, de forma a servir como guia para
agentes integrantes do processo, seja na condição de executores ou na condição de clientes ou usuários. Todos os níveis hierárquicos da organização devem ser informados de que um manual é um conjunto de normas que contém a metodologia do trabalho, isto é, procedimentos,atividades, orientações, instruções, políticas, objetivos, técnicas,
informações, sequências de operações e semelhantes, para que sejam seguidos; possuem a opção da crítica para alterar os conteúdos, mas exigem dos usuários o atendimento às especificações e obediência à forma como serão executadas as tarefas. ----------------------- Page 6----------------------- 6 Os manuais preocupam-se em divulgar na instituição aspectos relacionados à estrutura organizacional e seus métodos, rotinas e procedimentos administrativos básicos. Entende-se rotina de trabalho como sendo aquela prática administrativa ou organizacional que é aplicada de forma constante e conhecida, procedendo-se às atividades conforme os usos e costumes já aprendidos. As rotinas procuram, de uma forma ou de outra, a integração do homem às organizações. Os manuais podem ser considerados na organização como o conjunto
detidamente avaliadas pelos encarregados de suas preparações e aplicações para que se obtenha os melhores resultados com sua utilização. ... A existência de alguns tipos de manuais administrativos norteia e atenta os diferentes tipos das necessidades de instituições, que são independentes e variadas segundo a qualificação de suas atribuições, para a confecção de seus produtos e/ou serviços. Sendo assim faz-se relevante o uso de manuais, que assumirão o papel de bússola (orientação). Dessa forma, Oliveira (2001) destaca: a) manual de organização – também conhecido como manual de funções, visa estipular os direitos e deveres de cada departamento, bem como retratar o nível hierárquico dos cargos. Descreve os componentes da estrutura organizacional; b) manual de normas e procedimentos – descreve os papéis desempenhados pelos diferentes departamentos e padroniza os procedimentos envolvidos na execução das tarefas; c) manual de políticas e diretrizes – serve para orientar a atuação dos executivos ligados a funções de liderança ou assessoria. Seu objetivo é divulgar a filosofia, os objetivos e os valores da empresa e, assim, colocar os executivos em sintonia com esses princípios; ----------------------- Page 8----------------------- 8 d) manual de instruções especializadas – objetiva discriminar as principais normas e instruções que se aplicam às operações executadas pelos ocupantes de determinado cargo, ou seja, é uma espécie de guia de trabalho voltado para um grupo profissional específico;
e) manual do empregado – oferece uma visão geral da empresa, destacando suas principais normas, valores e níveis hierárquicos, bem como os direitos e deveres dos trabalhadores. Objetiva proporcionar um rápido entendimento sobre a organização e lançar as bases do treinamento que será realizado posteriormente; e f) manual de finalidade múltipla – reúne o conteúdo dos demais tipos de manuais em um único volume, a fim de propiciar uma visão completa sobre diversos aspectos da empresa. 4.3 Estrutura Um manual tem a possibilidade de ser criado de forma mais completa possível, chegando ao outro extremo de uma situação bastante simplificada. Logo, pode-se ter diferenças na estruturação de um manual. Porém, normalmente um manual pode conter as seguintes partes básicas: a) apresentação (o porquê da elaboração) – enfoca seu objetivo. Geralmente, esta parte corresponde a uma carta de apresentação assinada pelo Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja comunicada a todos os funcionários a obrigatoriedade de respeito ao conteúdo do manual; b) índice numérico ou sumário – índice básico com a indicação do assunto e do número da página, devendo ser detalhado para permitir a rápida localização da informação necessária; c) instruções para uso – deve ser clara e objetiva para facilitar o seu uso pelos vários funcionários envolvidos no processo; d) conteúdo básico – parte mais extensa que contém todo o conteúdo principal, ou seja, a razão de ser do manual; e) apêndice – parte onde são colocados formulários, fluxogramas,
d) distribuir o manual – especifica que a distribuição dos manuais deve ser feita por profissionais especializados, para que o mesmo seja
... valorizado perante os outros servidores.
previstos todos os casos.Em vez de perder-se tempo com explicações individuais, utiliza-se o manual, onde estão Alta taxa de turnover – às vezes, a rotatividade de pessoal é tanta em certas áreas que se torna impraticável o treinamento intensivo de cada novo servidor, sendo preferível dar-lhe uma visão geral do trabalho e orientá-lo no sentido de pesquisar, no manual, as exceções que porventura surjam. 4.6 Vantagens e desvantagens Um manual é vantajoso quando cumpre sua tarefa básica de comunicar as diferentes formas de trabalho, como fazê-lo, por quê, quando, quem, onde etc. Oliveira (2001) descreve algumas vantagens e desvantagens. Assim, as vantagens para o uso de manuais são: a) correspondem a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na instituição; b) facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas; ----------------------- Page 11----------------------- 11 c) ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do processo administrativo. Com isto, possibilitam a normatização das atividades administrativas; d) possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da instituição; e) evitam discussões e equívocos, muito freqüentemente, nas instituições
onde não se estabeleceu a versão oficial sobre os temas suscetíveis de pontos de vista conflitantes; f) possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; g) representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento aos novos e antigos servidores da instituição; h) representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na instituição nas mais variadas formas; i) aprimoram o sistema de autoridade da instituição, pois possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceção; j) representam um instrumento que pode elevar o moral do servidor, pois possibilita que o mesmo tenha melhor visão de sua representatividade na instituição; k) representam um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionais; l) representam um legado histórico da evolução administrativa da instituição; e m) aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem de ser feito está claramente estabelecido por escrito. Já como desvantagens tem-se que os manuais: a) constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na instituição; ----------------------- Page 12-----------------------
f) ter adequada flexibilidade; e g) ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição. 4.7 Distribuição Um dos itens extremamente importantes para qualquer instituição que adote o emprego de manuais é a distribuição dos mesmos. Por isso os manuais só deverão ----------------------- Page 13----------------------- 13 ser entregues àqueles que realmente os utilizarão, devendo ser numerados com o objetivo de serem controlados. Geralmente os responsáveis pelas unidades organizacionais são os que recebem os manuais e determinam depois os meios de acesso aos seus subordinados. 4.7.1 Instrução aos Usuários É de responsabilidade dos analistas de O&M (Organização e Métodos) e dos chefes das unidades organizacionais envolvidas no processo e que, em alguns casos, pode-se envolver a área responsável por treinamentos. Criar situações cujas soluções dependam da utilização do manual e mostrar, então, aos usuários como recorrer a ele é uma forma prática e amena de cumprir esta tarefa. 4.7.2 Acompanhamento do uso ...
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Aprimorar nossas vidas constantemente através de mudanças e melhoramentos é necessário. A princípio toda mudança gera uma forte resistência das pessoas, mas é preciso esclarecer junto a elas a importância de desenvolver o
processo e o que esta mudança trará de positivo para a instituição. E para que isto aconteça é preciso aceitar a sua necessidade, estar aberto ao conhecimento, ao novo e ao desconhecido. Com isso, amplia-se nossa capacidade criativa e se desenvolvem novas habilidades para nos mantermos competitivos e sermos capazes de empreender nosso futuro. Dessa forma, elaborar um manual administrativo de normas e procedimentos para qualquer instituição, além de padronizar a forma de apresentação dos documentos oficiais e sistematizar os fluxos e rotinas administrativas, minimizaria o tempo perdido pela devolução de documentos e custos em virtude de ter que refazer determinadas rotinas. É claro que, o manual a ser constituído não deve ser uma ferramenta que aumente a burocracia da instituição, mas que facilite o funcionamento administrativo. Sua implantação trará melhoria na comunicação interna, padronização da informação e das rotinas, e redução no tempo gasto para determinados processos, burocracia e de despesa, mudando assim toda a rotina, comportamento e comunicação. Por ser um instrumento, não a solução para todos os problemas, porque nunca está pronto, sempre passa por aperfeiçoamento de novas rotinas e/ou demandas que vão surgindo, em virtude da instituição ser dinâmica e viver num processo de reformulação constante de seus planejamentos estruturais. E por fim, para implementar um manual, devemos projetá-lo para se adequar à necessidade específica para a qual ele está sendo preparado. Desse modo, não ----------------------- Page 15----------------------- 15 existe um manual “padrão” que possa ser adotado por todas as organizações. O mais importante é que ele seja normatizado através de um regimento interno para
