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UNIDADE I – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
1- Introdução Os computadores e os Sistemas de Informação (SI) estão constantemente transformando a maneira como as empresas conduzem seus negócios. Atualmente, vivemos a era do conhecimento em que a própria informação tem valor, e o comércio freqüentemente envolve mais a troca de informação do que exatamente de bens tangíveis. Os sistemas baseados em computadores estão sendo cada vez mais usados como um meio de criar, armazenar e transferir a informação. Os investidores estão usando os SI para tomarem decisões multimilionárias, instituições financeiras os empregam para transferir eletronicamente bilhões de dólares por todo o mundo, e as indústrias os utilizam para comprar suprimentos e distribuir mercadorias com muito mais rapidez.
O papel dos Sistemas de Informação (SI) dentro das organizações empresariais tem crescido cada vez mais em importância, capacitando-as não só para realizar de forma mais eficiente as transações de rotina e gerência de suas atividades, como também, alavancar seus negócios proporcionando um diferencial competitivo em relação aos seus concorrentes.
Logo, é fundamental conhecermos melhor a base conceitual e os diversos aspectos que envolvem os SI.
Buscando atingir este propósito serão apresentados, nesta unidade, os principais conceitos relacionados a sistemas, sobretudo os SI, sua evolução, uso e relação com as atividades administrativas de uma organização.
2 – Conceitos Principais Os conceitos fundamentais em SI a serem vistos neste tópico serão aprofundados mais adiante. A compreensão dos mesmos, neste ponto, estabelecerá o estágio inicial para explorar o potencial desses conceitos quando aplicados corretamente na compreensão dos SI, principalmente para os profissionais que se dedicarão ao desenvolvimento de SI.
2.1 - Sistemas de Informação (SI) vs Tecnologia da Informação (TI)
Antes de iniciarmos o nosso “mergulho” nos SI faz-se mister apresentar o que se entende por SI e TI. Tanto para um quanto para o outro, existem diversas definições, todavia para este trabalho será considerado como:
Sistemas de Informação – conjunto de elementos inter-relacionados que executam processos de coleta, manipulação e armazenamento de dados, que provêem informações para apoiar atividades relacionadas a transações, gerência e tomada de decisão em uma organização; e
Tecnologia da Informação – conjunto de recursos não humanos (hardware, software, telecomunicações, automação e recursos de multimídia) utilizados pelas organizações para armazenar, processar, transferir e fornecer dados, informações e conhecimento.
Cabe a ressalva que alguns autores adotam um conceito mais amplo para TI, incluindo dentro dele os Sistemas de Informação. Entretanto, reconhecer e compreender a diferença entre estes dois conceitos favorece que SI e TI sejam analisados como recursos
que possuem diferentes potenciais de uso, que podem ser empregados utilizando estratégias distintas, de forma isolada ou em conjunto, na obtenção de vantagens competitivas pelas empresas.
Compreendida esta distinção e definido, inicialmente, o significado de Sistemas de Informação é necessário nos debruçarmos sobre alguns conceitos básicos que formam a definição apresentada e que devem ser elucidados.
2.2 - Dado vs Informação. Qual a diferença? Informação é um conceito central que estará presente em toda a vida de um profissional em SI. Para ser um profissional em qualquer área de atuação deve-se compreender que a “informação” é um dos recursos mais importantes e valiosos de uma empresa. Este termo, no entanto, é freqüentemente confundido com o termo “dado”.
Desde muito tempo, há séculos, (a.C.), filósofos tentavam definir dados ou fatos, informação e conhecimento. Os resultados foram muitas definições. Para chegar a algumas definições operacionais, podemos começar com a de Platão, um filósofo grego que sem dúvida você já leu na sua escola ou ouviu falar. Para Platão, os dados são os fatos acontecendo no mundo em sua forma primária. Portanto, os dados podem ser considerados os fatos brutos, o fluxo infinito de coisas que estão acontecendo agora e que aconteceram no passado. Nos dias de hoje, para Ralph Stair et al (Stair, 2002), seguindo a mesma linha de Platão, Dado pode ser definido como a representação de um fato em sua forma primária. Por exemplo, a idade de uma pessoa pertencente a uma empresa, a hora de entrada de um funcionário no seu trabalho, números de peças em estoque ou o valor do saque da conta corrente de um correntista.
Há vários tipos de dados que podem ser usados para representar estes fatos, como mostrado na Tabela 1.1.
Tipos de Dados Dados Representação Alfanuméricos Números, Letras e Outros Caracteres De Imagem Imagens Gráficas ou Figuras De Áudio Som, Ruído ou Tons De Vídeo Imagens ou Figuras Móveis Tabela 1.1 – Tipos de Dados
Por outro lado, Informação vem da palavra latina “informare”, que significa “dar
forma”. A maioria dos filósofos acredita que é a mente humana que dá forma aos dados para criar uma “informação” e um conhecimento significativo. Platão e outros filósofos gregos tiraram esse conceito de um mundo de significado, intenção e conhecimento criado pelos seres humanos. Essas idéias estão no cerne da cultura ocidental.
Podemos, então, definir informação como o conjunto de dados aos quais seres humanos deram forma para torná-los significativos e úteis. Em outras palavras, quando os dados estão organizados ou arranjados de uma maneira significativa, eles se tornam uma informação. Assim, também, podemos definir informação como um conjunto de fatos (dados) organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si. Por exemplo, nº total de pessoas com idade acima de 65 anos na empresa, nº de faltas e
Por exemplo, um médico a partir dos dados constantes em um exame laboratorial de seu paciente, executa um processo , mesmo que mental, baseado em seu conhecimento adquirido ao longo do tempo, que pode estar armazenado em um livro, computador ou em sua mente, para gerar um diagnóstico, ou seja, uma informação relevante.
Figura 1.2 – Processo e Conhecimento na transformação de dados em informação
Cabe a ressalva de que o processo de transformação pode ser mental, manual ou por meio de computador.
Os seres humanos têm uma longa história no desenvolvimento de sistemas com a finalidade de dar forma a dados, assim como, no registro, armazenamento e particionamento de informação e conhecimento, por meio de bibliotecas, dos jornais, da escrita, da linguagem, da arte e da matemática.
Finalmente, é fundamental ter em mente que o valor da informação gerada a partir dos dados está diretamente ligado à maneira como ela ajuda os executores de atividades transacionais ou gerenciais e tomadores de decisões a atingirem as metas de uma organização e, por conseguinte exerce influência significativa na decisão para aquisição ou não de um sistema de informação automatizado.
2.4 – As Características da Informação Relevante e o seu Valor Para ser valiosa aos gerentes e tomadores de decisões, a informação deve ter, segundo Stair et al (Stair,2002), as características inerentes a uma boa informação descritas na tabela 1.3 (Stair, 2a. Ed., pg. 6). Estas características também tornam a informação mais valiosa para a organização. Se a informação não é precisa ou completa, decisões ruins podem ser tomadas, custando à organização milhares ou milhões de dólares. Se uma previsão imprecisa de demandas futuras indica que as vendas serão muito altas quando é o oposto que acontece, uma empresa pode investir milhões de dólares, em uma nova fábrica que não é necessária. Além disso, se a informação não é pertinente à situação, não é fornecida aos tomadores de decisões no tempo certo, ou é complexa demais para ser compreendida, ela pode ter pouco valor para a organização.
As características da boa informação Características Definições
Precisa A informação^ precisa^ não tem erros. Em alguns casos, a informação imprecisa é gerada pela entrada de dados incorreta no processo de transformação. Isto é comumente chamado de entra lixo , sai lixo ( ELSL ). Completa A informação^ completa^ contém todos os fatos importantes. Por exemplo, um relatório de investimento que não inclui todos os custos importantes não está completa. Econômica A informação também deve ser de produção relativamente econômica. Os tomadores de decisões devem sempre fazer um balanço do valor da informação com o custo de sua produção. Flexível A^ informação^ flexível^ pode^ ser^ usada^ para^ diversas finalidades. Por exemplo, a informação de quanto se tem de estoque disponível de uma determinada peça pode ser usada pelos representantes de vendas no fechamento de uma venda, por um gerente de produção para determinar se mais estoque é necessário, e por um diretor financeiro para determinar o valor total que a empresa tem investido em estoque. Confiável A informação^ confiável^ pode ser dependente. Em muitos caso, a confiabilidade da informação depende da confiabilidade do método de coleta dos dados. Quer dizer, a confiabilidade depende da fonte da informação. Um boato vindo de forma desconhecida que os preços do petróleo devem subir pode não ser confiável. Relevante A informação^ relevante^ é importante^ para o tomador de decisões. A informação de que os preços da madeira de construção devem cair pode não ser relevante para um fabricante de chips de computador. Simples A^ informação^ também^ deve^ ser^ simples ,^ não^ deve^ ser exageradamente complexa. A informação sofisticada e detalhada pode não ser necessária. Na realidade, informação em excesso pode causar sobrecarga de informação , quando um tomador de decisões tem informação demais e não consegue determinar o que é realmente mais importante. Em tempo A informação em tempo é enviada quando necessário. Saber as condições do tempo da semana passada não ajudará a decidir qual agasalho vestir hoje. Verificável Finalmente, a informação deve ser verificável. Isto significa que pode-se checá-la para saber se está correta, talvez checando várias fontes da mesma informação. Tabela 1.3 – Características da Boa Informação (STAIR, 2a. Ed., pg. 6)
2.5 - O que é um Sistema?
Entender o que é um sistema, suas partes componentes, elementos ou subsistemas, configuração e o contexto em que ele está inserido é fundamental para que possamos aplicar a chamada "abordagem sistêmica" aos nossos problemas.
Um sistema é genericamente definido como um conjunto de elementos inter- relacionados com características comuns, onde cada um executa a sua tarefa específica de
Assim, um sistema consiste em três atividades básicas: entrada, processamento e saída – que transformam o que entra no sistema em algo útil, no caso, o bolo assado.
Realimentação (feedback). É parte da saída que é levada de volta para as pessoas ou atividades apropriadas; pode ser usada para avaliar e refinar o estágio de entrada ou processo.
Considerando os sistemas empresariais, as metas dos sistemas são normalmente a maximização do lucro, por meio de produtos ou serviços de qualidade que atendam as necessidades dos clientes. Bons sistemas devem ajudar uma organização a atingir suas metas aperfeiçoando os processos empresariais e adicionando valor aos seus produtos (bens e serviços).
2.5.1 - Classificação dos Sistemas Classificar os sistemas nos permite identificar e entender melhor o tipo de problema a ser enfrentado e, consequentemente visualizar uma solução na medida adequada, sem exageros ou minimalismos. Pode ainda, nos auxiliar a descrever empresas, considerando-as como um sistema.
De acordo com Stair et al (Stair,2002), os sistemas podem ser classificados dentre de inúmeras visões, tais como:
Simples vs. Complexos
Simples – quando possuem poucos elementos ou componentes, e a relação entre eles é descomplicada e direta; e
Complexos – são constituídos de muitos elementos, altamente relacionados e inter- conectados.
Abertos vs Fechados Abertos – são os sistemas que interagem com o ambiente externo; e Fechado – aqueles em que não há qualquer interação com o ambiente externo.
Estáveis vs Dinâmicos Estáveis – são aqueles em que as mudanças no ambiente resultam em pouca ou nenhuma no sistema; e
Dinâmicos – são os que sofrem mudanças rápidas e constantes em função das mudanças em seu ambiente.
Adaptáveis vs. Não-adaptáveis Adaptáveis – são os capazes de responderem ao ambiente mutável, monitorando-o e se alterando ou não de acordo com alterações percebidas no ambiente; e
Não-adaptáveis - são os que não mudam em resposta as alterações ocorridas no ambiente.
Permanente vs. Temporário Permanente – são os que existem ou existirão por um longo período de tempo ( anos); e
Temporário – sistemas que não existirão por um longo período de tempo.
2.5.2 – Eficácia e Eficiência de Sistemas
Eficácia e Eficiência consistem nas formas clássicas para se medir a performance de sistemas. Um sistema é classificado como eficaz , quando ele consegue atingir sua meta independente de quanto foi despendido em recursos, financeiros ou não-financeiros. Por outro lado, ele é considerado eficiente quando a meta é alcançada, com o mínimo de custos. As duas medidas são representadas em termos percentuais, de 0% a 100%, pois representam uma relação da saída com a entrada de um sistema.
Por exemplo, consideremos duas empresas de logística , sediadas no Rio de Janeiro, e especializadas em transporte rodoviário. Ambas, atendendo as exigências de um cliente, conseguem entregar produtos na cidade de Belém em 7 dias, a partir da data de entrada de um pedido. Pode-se dizer que elas, enquanto sistemas, são eficazes, pois atingem o objetivo, no caso, entregar um produto na cidade de Belém em 7 dias, independente dos custos envolvidos. Todavia, se uma delas despender menos recursos (financeiros, pessoal, insumos, etc...) para atingir o objetivo, esta terá sido mais eficiente em relação a outra.
2.5.3 – Variáveis e Parâmetros de um Sistema O ideal seria, quando analisando ou gerenciando um sistema, que pudéssemos ter o domínio de todos os elementos que o compõem, entretanto nem sempre isso é possível, e alguns deles não estão sob nosso controle. Fruto disso, conceitualmente, denomina-se como variável de um sistema , a quantidade ou elemento que pode ser controlado por quem o está gerenciando e, parâmetro de um sistema aquele valor que não pode ser controlado. Por exemplo, para o gerente de uma pequena loja varejista (o sistema), são variáveis os salários dos seus empregados, nível de estoque dos produtos oferecidos e o momento para envio de pedidos aos fornecedores, pois estão na sua esfera de decisão, já parâmetros são as legislações as quais a loja está submetida e preços dos produtos fornecidos, ou seja, aqueles valores que não são controlados por gerenciamento. 3.0 - O que é então um Sistema de Informação? Ocorre que existe uma diversidade muito grande de sistemas. Dentre eles, podemos
separar aqueles que são naturais e os artificiais, criados pelo homem. Tanto um quanto o
outro, se aplicam à abordagem sistêmica. Todavia, existe um grupo de sistemas construídos
pelo homem, que pela sua natureza, são em geral chamados de Sistema de Informação.
Ampliando a definição apresentada no início desta unidade, um Sistema de
Informação, consiste em um tipo especial de sistema desenvolvido pelo homem onde o
componente fundamental é a informação, e que tem como objetivos fornecer, prover,
pesquisar, controlar, e analisar informações, que são utilizadas em atividades relacionadas
a uma organização. Se os sistemas possuem um grau de automação na execução das tarefas,
que interagem com ou são controlados por um ou mais computadores, eles são chamados
de “SI baseados em computador” ou “Sistemas de Informação Automatizados”, os quais
são o objeto deste trabalho.
Para entender um pouco melhor, tomemos como exemplo uma fábrica que vende
seus produtos à distância, ou seja, os itens do pedido de um cliente podem ser enviados pela
WEB. Por este meio são enviados os dados do cliente e de seu pedido. Por sua vez, as
unidades funcionais de entrada da organização - por exemplo, setor de atendimento ao
cliente – recebem o pedido, verificam os dados e, caso aceito, encaminham para o setor de
produção. Este, a partir dos dados contidos no pedido, aplica o conhecimento técnico da
fábrica para produzir o(s) item (s) solicitado (s) pelo cliente (fase de processamento). Após
o produto pronto, ele é encaminhado para as unidades funcionais que consistem nos
elementos de saída do sistema, por exemplo, depósito de produtos acabados, setor de
expedição e de transportes, ou seja, os elementos responsáveis pela entrega do produto ao
cliente no prazo, local e forma especificada, por ocasião da venda. As informações do
cliente a respeito da satisfação com o serviço prestado, consistirão na realimentação
( feedback) para o SI e irão auxiliar na correção dos processos envolvidos nas atividades de
entrada e processamento.
Dentro do sistema de informação fábrica é possível visualizarmos uma série de
subsistemas de informações, que possuem seus objetivos, elementos, configuração e
processos específicos, mas que contribuem para se atingir a meta maior do sistema fábrica.
Percebamos que este Sistema de Informação existe independente de estar ou não
automatizado, pois o pedido poderia vir pelo correio e ser tratado por pessoas, assim como
os dados e informações armazenados e organizados em fichários, ainda assim o SI seria
eficaz, dado que ele atingiria seu propósito. Nesta situação, as pessoas é que seriam os
“processadores”. A inclusão da TI (computadores, softwares e a WEB), apenas colabora
para automatizar e aumentar a eficiência do SI da fábrica.
Em Sistemas de Informação é fundamental se orientar pelo objetivo ou meta que se
deseja alcançar, no caso, realizar a venda de itens da fábrica maximizando o lucro e o nível
de serviço oferecido ao cliente, e a partir disto identificar os elementos participantes,
definir a relação entre cada um deles e especificar os processos que serão executados.
Freqüentemente o que se observa em diversas organizações são propostas para se
desenvolver SI automatizados, sem antes ter se pensado ou amadurecido os processos que
o comporão.
3.1 – Sistemas de Informação baseados em computador
Muitos SI começam como sistemas manuais e tornam-se posteriormente
computadorizados, com o objetivo de aumentar a capacidade de processamento e
consequentemente ganhar eficiência.
Segundo Stair et al (Stair,2002), um Sistema de Informação baseado em
computador é composto basicamente por hardware, software, banco de dados,
telecomunicações, pessoas e processos.
O hardware consiste nos equipamentos do computador usados para executar as
atividades de entrada, processamento e saída (e.g. entrada - teclado, scaners e leitor de
código de barras; processamento – CPU e unidades de memória; e saída – impressora e
monitor); o software , por sua vez, consiste nos programas e instruções fornecidas ao
computador e ao usuário (e.g. uma aplicação em CD para realizar o controle de pedidos dos
clientes e encomendas aos fornecedores em uma livraria, acompanhado do manual do
sistema e do usuário). Já o banco de dados é uma coleção organizada de fatos e
informações de uma organização sobre clientes, empregados, fornecedores, pedidos ou
vendas. As telecomunicações permitem às empresas conectar não só os elementos
componentes do SI baseado em computador, como também outros sistemas, criando
verdadeiras redes de trabalho. As pessoas , elemento fundamental, consistem nos
profissionais que participam do desenvolvimento (aqueles que gerenciam, executam,
programam e mantêm o sistema) dos SI e os usuários (e.g. administradores, tomadores de
decisão, empregados e aqueles que utilizam o sistema em seu benefício). Por fim, os
procedimentos incluem as estratégias, políticas, métodos e regras usadas pelas pessoas
para operarem o SI (e.g. acesso ao sistema, rotina de back-up e procedimentos alternativos
em caso de falha ou ocorrência inesperada).
Como Sistema de Informação baseado em computador é o foco deste trabalho,
doravante, quando se fizer referência a SI, estará se considerando Sistema de Informação
Baseado em Computador.
3.2 – Sistemas de Informação nas empresas Deve-se perceber, pela sua própria definição, que um sistema de informação, para atender aos seus propósitos, necessita estar intimamente relacionado com as atividades da organização. É justamente esse relacionamento e influência de características organizacionais, que torna a complexidade do desenvolvimento desses sistemas elevada, quando comparada com a de outros tipos de software.
O apoio dos sistemas de informação às atividades da organização merece uma análise específica, uma vez que a falta de atenção sobre a natureza desse relacionamento - entre
anos, especial interesse. Se no passado, não se percebida o seu valor e importância , hoje já há um completo reconhecimento de que as organizações necessitam dos sistemas de informação para permanecer no mercado e prosperar.
É importante observar, nos modelos de evolução, que uma "era" não substituiu a outra, havendo uma superposição e necessidade de integração entre elas. Isto significa dizer que muitos dos investimentos futuros ainda serão aplicados em sistemas típicos das duas primeiras "eras". Tais investimentos ocorrerão porque as organizações, embora procurando ser mais competitivas, necessitarão manter-se apoiadas em sistemas que garantam a eficiência e eficácia de suas atividades.
3.2.2 – Dimensões de Sistemas de Informação Em um contexto gerencial e de negócios, um sistema de informação consiste em uma ferramenta para solução de problemas organizacionais e administrativos, baseados na Tecnologia da Informação, que visa auxiliar as organizações realizarem melhor, mais rápido e a baixo custo suas transações do dia-a-dia, atividades gerenciais e a competir dentro do seu mercado, enfim, para que possam realizar e manter o seu negócio com eficiência, assim como, superar os desafios e problemas criados num ambiente de negócios. Isto é, os SI são meio e não um fim em si próprio, eles existem para satisfazer um propósito bem definido. Freqüentemente, ocorre o contrário, e eles ganham mais importância que o fim, ou seja, ganham vida própria.
Para compreender SI deve-se reconhecer suas três dimensões: organização, humana (administração e as pessoas) e tecnologia da informação.
Organização
Os Sistemas de Informação são parte das organizações e estas moldam os SI de várias formas. Empresas são organizações formais. Elas consistem em unidades especializadas com uma dimensão nítida de mão-de-obra e especialistas empregados e treinados para diferentes funções profissionais como vendas, produção, recursos humanos e finanças.
As organizações, geralmente, são hierárquicas e estruturadas. Os empregados em uma firma são dispostos em níveis crescentes de autoridades nos quais cada pessoa deve responder a alguém acima dela. Os níveis mais altos da hierarquia consistem na gerência, e os níveis mais baixos são os empregados não-gerenciais.
Procedimentos formais ou regras para o cumprimento das tarefas, coordenam grupos especializados na firma, de forma que eles completem seu trabalho de uma maneira aceitável. Alguns desses procedimentos, como a forma de se preencher um pedido de compra ou a forma de se corrigir uma fatura incorreta, são incorporadas a um SI.
Cada organização tem uma cultura específica, ou premissas fundamentais, valores e uma maneira de fazer as coisas que foram aceitas pela maioria dos membros da empresa.
Por outro lado, diferentes níveis e diferentes especialidades em uma organização criam interesses e pontos de vistas diferentes, que freqüentemente conflitam entre si. Desses conflitos, políticas e eventuais compromissos tem origem os SI. As organizações precisam construir SI para resolver esses problemas criados por esses fatores internos e por fatores externos tais como mudanças em regulamentação governamentais ou em condições de mercado.
Humana
Na perspectiva das pessoas que compõem as empresas, elas usam informações vindas de SI em seus trabalhos, integrando-as no ambiente de trabalho. Elas são solicitadas a introduzir dados no SI, colocando-os diretamente ou colocando os dados em um meio que o computador possa ler.
Os empregados necessitam de treinamento especial para fazer suas tarefas ou usar eficientemente os SI. Suas atitudes a respeito de seus empregos, empregadores ou da tecnologia de computação podem ter um efeito poderoso sobre sua capacidade de usar os SI de modo produtivo.
A ergonomia se refere à interação das pessoas e das máquinas no ambiente de trabalho. Inclui a descrição das funções, questões de saúde e a forma na qual as pessoas interagem com os SI e representam um forte suporte para a moral, produtividade e receptividade dos empregados aos SI.
As interfaces com o usuário ou aquelas partes de um SI com as quais as pessoas devem interagir, tais como relatórios ou terminais de vídeo, também tem grande influência na eficiência e na produtividade dos empregados.
Por outro lado, em uma perspectiva gerencial, os gerentes fazem uso dos SI para cumprirem sua responsabilidade de perceberem os desafios no ambiente de negócio das empresas, traçarem estratégias e alocarem recursos para responder aos desafios impostos.
Os gerentes de sistemas de informação da terceira era devem compreender as mudanças no ambiente de negócio, provocadas pelo surgimento e fortalecimento da economia global; pela transição da economia e sociedade industrial para a economia e sociedade da informação e pelas mudanças ocorridas nas próprias organizações. A tabela 1.4 ilustra as principais características introduzidas por essas mudanças.
Mudanças Características
Globalização
Gerência e controle de operações em mercados
globais; competição em mercados globais não protegidos;
grupos de trabalho distribuídos pelo mundo e sistemas de
entrega globais.
Sociedade Industrial
Economia baseada em informação e conhecimento;
surgimento freqüente de novos produtos e serviços;
conhecimento passa a ser recurso básico de produção e
estratégico; rapidez como fator competitivo; ciclo de vida
curto dos produtos; ambiente turbulento e redução da
quantidade do trabalho que exige capacidade física e
aumento do que exige capacidade mental.
b) a estratégia de tecnologia da informação, voltada para a definição das tecnologias que serão utilizadas no desenvolvimento e uso das aplicações. A formulação dessa estratégia considera questões relacionadas com a arquitetura de "hardware" e "software" básico, com os padrões técnicos estabelecidos e com as tendências de mercado.
No que tange à abrangência do termo "uso estratégico" considera-se, em uma abordagem mais diretamente ligada à competitividade, que um sistema de informação estratégico é uma aplicação que possibilita que quem a utiliza obtenha vantagens competitivas ou, que pelo menos, o mantenha em uma posição próxima à de seus competidores.
Uma abordagem mais ampla considera que um SI é estratégico se ele possui um efeito profundo no sucesso ou destino da organização, quer por influenciar ou compor a estratégia da organização, ou por desempenhar um papel direto na implementação de estratégias de negócio ou na obtenção de vantagens competitivas. Em outras palavras, um sistema de informação possui potencial estratégico se ele possibilita a obtenção de vantagens competitivas, aumenta a produtividade e desempenho da organização, disponibiliza novas formas de gerenciar e organizar e viabiliza o desenvolvimento de novos negócios.
Assim sendo, sistemas da primeira e segunda "eras", do modelo anteriormente apresentado, podem ser considerados estratégicos na medida em que suas contribuições, voltadas para a melhoria da eficiência dos processos e da eficácia gerencial, impliquem no aumento da produtividade e do desempenho da organização.
Em função desses aspectos, pode-se considerar que um sistema de informação tem seu valor estratégico dependente da maneira como ele é utilizado, e não em função de seu tipo (o uso e não o tipo é o fator de distinção).
Embora exista por parte das organizações uma tendência generalizada para o uso estratégico de sistema de informação, convém ressaltar que o papel desempenhado por esses sistemas e sua importância estratégica variam entre organizações, bem como entre setores da indústria. Isto significa dizer que uma abordagem para formulação de estratégias para o uso de sistemas de informação deve, necessariamente, levar em consideração o contexto no qual se insere a organização.
Uma estrutura clássica para identificar e classificar o uso estratégico de sistemas de informação identifica três maneiras distintas pelas quais os recursos da informação podem afetar a competitividade das organizações:
a) modificando a estrutura da indústria na qual a organização opera. Essa modificação ocorre quando os recursos da informação podem alterar cada uma das cinco forças que, coletivamente, compõem a estrutura e determinam a lucratividade do setor: o poder de negociação dos fornecedores, o poder de negociação dos clientes, a ameaça da entrada de novos concorrentes, o surgimento de produtos ou serviços substitutos e a rivalidade entre as organizações que já atuam no setor. No setor bancário, por exemplo, os elevados investimentos realizados pelos bancos, em recursos da informação, modificaram a estrutura do setor, dificultando a entrada de novos concorrentes.;
b) criando vantagens competitivas, utilizando três estratégias que podem ser aplicadas em conjunto ou em separado: redução de custos em partes da cadeia de valores da organização, diferenciação do produto ou serviço oferecido e modificação do escopo da indústria na qual a organização opera.
c) desenvolvendo novos negócios, de três maneiras distintas: tornando novos negócios tecnologicamente exeqüíveis, criando demanda derivada por novos produtos ou serviços e criando novos negócios a partir de negócios antigos.
Uma outra abordagem, baseada na observação de usos estratégicos, classifica os sistemas de informação em quatro diferentes tipos:
a) aqueles que ligam a organização com seus clientes/consumidores e/ou fornecedores. Aplicações de comércio eletrônico business – to – business (B2B) e business
- to – consumer (B2C), que tiram vantagens da tecnologia da Internet, são exemplos desses usos.
b) aqueles que produzem uma integração mais efetiva do uso da informação nos processos da cadeia de valores da organização ou inter-organizações. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são exemplos desse uso;
c) aqueles que possibilitam que a organização desenvolva, produza, comercialize e distribua novos ou melhores produtos ou serviços baseados em informação. Os software CRM (Client Relationship Management) exploram esse tipo de uso estratégico com apoio da Internet; e
d) aqueles que fornecem aos executivos informações para apoiar o desenvolvimento e a implementação de estratégias (sistemas de informação para executivos). Os sistemas data warehouse são exemplos desse uso.
O processo de identificação de oportunidades de uso estratégico de sistema de informação pode ocorrer segundo duas abordagens distintas:
a) uma abordagem "top-down", na qual a gerência de alto nível analisa o ambiente na qual a organização opera, visando identificar ameaças e oportunidades para, em seguida, definir as estratégias de uso de sistemas de informação, e
b) uma abordagem "bottom-up", que visa identificar sistemas que tenham sido desenvolvidos, ou que se encontrem em desenvolvimento na organização, com foco em necessidades específicas, mas que possuam potencial estratégico.
Os seguintes fatores diferenciam os sistemas estratégicos dos sistemas tradicionais:
a) focalizam mais o ambiente externo à organização (clientes, fornecedores, competidores e eventualmente outros setores da indústria) e não o ambiente interno;
b) visam normalmente o aumento de valores e não a redução de custos; c) buscam compartilhar benefícios com fornecedores, clientes e outras organizações;
d) procuram compreender como os clientes utilizam os produtos e serviços da organização - que valor eles possuem para os clientes e como esse valor pode ser aumentado;
e) são mais orientados para promover inovações de negócio e não para o uso da tecnologia;
f) são desenvolvidos de forma incremental, e
g) utilizam as informações obtidas pelos sistemas para desenvolver novos negócios.
Software : programas Banco de dados : coleção organizada de fatos e informações.
Telecomunicações : conexão entre elementos do SI com outros sistemas. Pessoas : profissionais que participam do desenvolvimento dos SI e os usuários. Procedimentos : métodos e regras para operarem o SI.
Evolução dos SI nas empresas Era do Processamento de transações : aumento da eficiência operacional da organização.
Era do SI gerencial : monitorar e reportar exceções. Era do SI estratégico : prover informação. Dimensões de um SI : Organização : consistem em unidades especializadas com uma dimensão nítida de mão-de-obra, especialistas e empregados treinados para diferentes funções profissionais.
Humana : usa informações vindas de SI em seus trabalhos, integrando-as no ambiente de trabalho.
TI : é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para uso das pessoas.
Uso Estratégico dos SI nas Empresas : Quando obtém vantagens competitivas, aumentando a produtividade, desempenho e desenvolvimento de novos negócios para a organização.
QUESTÕES PARA REVISÃO
1- Qual é a relação existente entre Sistemas de Informação e Tecnologia da Informação? Dê um exemplo que represente a diferença entre estes dois conceitos.
2- Explicite a diferença entre dado e informação? Apresente exemplos que evidenciem esta diferença.
3- O que são processo e conhecimento, e qual o papel destes conceitos na atividade de transformação de dados em informação?
4- Identifique e discorra sobre três características que você considera como mais importantes para que uma informação seja considerada valiosa.
5- O que é um Sistema e qual a importância deste conceito para o nosso curso?
6- Considerando a classificação de tipos de sistemas dê um exemplo para cada tipo, evitando repeti-los.
7- A forma clássica para se medir o desempenho de um sistema, consiste em classificá-lo como eficaz ou eficiente. Como você realizaria esta análise?
8- Quais são os elementos básicos de um SI? Explique utilizando exemplos.
9- Analise a evolução do papel dos SI nas empresas desde 1960 até os dias de hoje.
10- Quais e o que são as dimensões que podemos identificar em um Sistema de
Informação?
11- Que critérios você utilizaria para definir que um determinado SI possui papel estratégico em uma organização?
