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Teoria Organizacional
Curso de Mestrado em Administração
Técnicas de Gestão Aplicadas nas
Organizações
Sumário
I - Introdução.......................................................................................... 01
Técnicas Administrativas....................................................................... 01
1 – Administração por Objetivos(APO)............................. 01
2 – Benchmarking................................................................ 02
3 – Brainstorming................................................................ 02
4 – Custeio ABC(Activity-based costing)........................... 03
5 – Desenvolvimento Organizacional(DO)......................... 03
6 – Downsizing.................................................................... 04
7 – Energização(empowerment).......................................... 05
8 – Gerenciamento da Qualidade Total(TQM).................... 06
9 – Reengenharia.................................................................. 06
10 – Terceirização................................................................ 07
Técnicas de Gestão Aplicadas nas Organizações
I – INTRODUÇÃO
Estudar as técnicas administrativas é analisar a relação dinâmica e interdependente existente entre a teoria e a prática na Administração. Portanto, vamos analisar criticamente a práxis gerencial identificando conceitos e concepções inerentes às diferentes abordagens no trabalho realizado pelos administradores no seu dia-a-dia.
Técnicas Administrativas mais utilizadas na última década.
1-) Administração por Objetivos (APO) – É uma técnica que incentiva os subordinados a participarem da fixação dos objetivos organizacionais, contrariando a concepção clássica de que os objetivos devem ser definidos pelo topo da pirâmide. Na APO, o superior dá as diretrizes da empresa e pede ao subordinado que elabore suas próprias metas. Estas são discutidas por ambos e postas em prática. Esta técnica, se aplicada com o envolvimento dos participantes e sem má-fé, pode ter efeitos motivacionais positivos. Além disso, os objetivos tornam-se claros para todos, pois foram discutidos previamente. A APO tem sido aplicada nas empresas com outros nomes, porém com o mesmo espírito participativo. O sucesso depende da habilidade do gerente.
2-) Benchmarking –
O termo Dantotsu criado pelos japoneses, que definia o objetivo de todas empresas e
organizações do mundo, significa buscar ser o melhor dos melhores ou obter a máxima performance empresarial. A americanização desse termo criado pelos japoneses, deu origem ao que conhecemos
hoje chamado de Benchmarking. O processo é uma atividade contínua que estabelece
metas, alvos e objetivos que dêem à organização uma condição de superioridade no mercado. Para competir as organizações necessitam de mudanças, objetivando um incremento do desempenho e produtividade.
transacional, é uma técnica que visa melhorar a comunicação interpessoal. Já o Grid
Gerencial, compara a preocupação do gerente com a produção e as pessoas.
O DO trabalha com feedback de dados, pesquisando os empregados sobre fatores
como o moral, o estilo pessoal, o relacionamento interpessoal, etc. O desenvolvimento de
equipes, envolve auto-avaliações dos membros de grupos e seus comportamentos e
desenvolvimento de habilidades para trabalhar em grupo. Essa técnica não possui eficácia garantida, por lidar com pessoas os resultados podem variar muito, além do alto custo.
6-) Downsizing -
O downsizing, é uma técnica administrativa que consiste na redução dos níveis
hierárquicos da organização, em especial da média gerência, buscando agilização da atividade administrativa, além de melhorias da comunicação e redução de custos. Aplica-se nas organizações inchadas com muitos níveis hierárquicos e pirâmides muito agudas. O downsizing, inevitavelmente provoca cortes de pessoal, principalmente na média
gerência, o que costuma incorporar esse processo é a recolocação (outplacement).
A aplicação do downsizing visando meras reduções de custos, pode ter efeitos negativos bastante sérios, cria um clima de insegurança, a empresa perde bons empregados, motivação, qualidade e solidez da cultura organizacional, em troca de ganhos de produtividade que raramente se prolongam.
7-) Energização (empowerment) - A energização não é mais um dos modismos da administração, é uma função gerencial das mais importantes, pois contribui para o aumento da produtividade, redução de custos e principalmente maior humanização das organizações. Energizar uma organização, significa aumentar a participação dos membros na “vida” da empresa. Encontrando o melhor meio de realizar suas tarefas, os funcionários recebem um estímulo para trabalhar, e isto gera um aumento da produtividade. Para que uma organização possa ser energizada, é necessário que os gerentes, chefes de equipes, superintendentes, utilizem algumas técnicas:
- Delegar poder e responsabilidades às pessoas capacitadas;
- Manter a auto-estima elevada dos empregados;
- Ouvir e responder com empatia as sugestões de todos os membros da organização;
- Buscar nos funcionários soluções e sugestões para os problemas da organização;
- Apoiar as iniciativas e idéias das pessoas, fazendo com que as próprias pessoas assumam a responsabilidade pela implantação dessas idéias;
- Deixar que as pessoas gerenciem seu comportamento e nível de produtividade;
- Criar equipes de trabalho autônomas e integradas, com poder, responsabilidade, missão e metas definidas. Investimentos em recursos humanos, conversas de motivação, aumento de salários, melhor comunicação, garantia de estabilidade, treinamentos e vários outros programas são aproveitados quando os empregados estão dispostos a aumentar a produtividade.
8-) Gerenciamento da Qualidade Total (TQM) – Nos últimos anos o tema tem ressurgido nos ambientes organizacionais, em programas que garantam a qualidade de seus produtos. Clientes e consumidores finais exigem produtos com certificação de qualidade e garantia. Consultorias criam “manuais e normas” que visam “defeito zero”. São utilizadas várias ferramentas na aplicação dos processos de qualidade como: Memory jogger, Fluxograma, Folha de verificação, Diagrama de Pareto, Diagrama de causa e efeito, Carta de tendência, Histograma, Diagrama de dispersão, Cartas de controle, Capabilidade do Processo, etc.
Total Quality Management(TQM), é um conceito que tem sido responsável pelo
sucesso de muitas empresas no mercado atual. Segundo Thomaz Wood Jr., é uma interação
dinâmica entre três variáveis: o produto, cliente e o uso.
Segundo Peter Mears, “ é um sistema permanente e de longo prazo, voltado
para alcançar a satisfação do cliente através da melhoria contínua da qualidade dos
serviços e produtos da empresa”.
9-) Reengenharia -
A reengenharia surgiu em 1993, com a publicação do livro Reengineering the
Corporation, a manifesto for Business Revolution, de Michael Hammer e James Champy,
os quais afirmavam as empresas possuíam estruturas obsoletas, incapazes de sobreviver a três grandes forças que estariam dominando o mundo dos negócios neste fim de século: o poder dos clientes, o acirramento da concorrência e o aumento na velocidade das mudanças no ambiente empresarial. A produção em massa estereotipada pelo fordismo já se esgotou para estes autores, pouca concorrência e poucas opções oferecidas ao consumidor. Por último, enfatizam as
III – DESENVOLVIMENTO DO TEMA
1-) Terceirização O que é Terceirização? Nada mais é do que atribuir a terceiros serviços e produtos que podem ser perfeitamente executados longe das vistas e do controle efetivo do tomador principal, desde que dentro dos padrões de qualidade contratados.
Terceirização ou outsourcing, é a transferência para outras empresas da execução das
atividades complementares ou não essenciais de seus negócios. Terceirizando as atividades não essenciais, uma empresa pode concentrar toda sua energia na atividade-fim, cujas conseqüências são: maior dedicação à atividade essencial, simplificação do planejamento, flexibilização da produção, implementação de programas de qualidade e produtividade, redução de custos e maior competitividade. Com a adoção dessa prática pelas empresas, deixam de existir departamentos inteiros, dando lugar a empresas prestadoras de serviços, em áreas de limpeza, jardinagem, alimentação, vigilância e transporte. Pode-se terceirizar partes do processo produtivo, como a produção de componentes. A empresa terceirizada, obterá simplificação administrativa e economia de recursos, podendo investir na sua especialização e maior agilidade empresarial, elevando a produtividade e qualidade do produto, atendendo as exigências de competitividade internacional. Com a abertura de mercado, as empresas precisam ficar mais ágeis então a saída é terceirizar para economizar recursos, pois o terceiro encontra soluções mais criativas e menos onerosas para seu negócio, além de evitar desperdício o que as empresas por comodismo ou vício comum não o faz normalmente. A principal justificativa para terceirização de uma atividade adjacente ou de apoio, é o custo, porém por trás disso está uma insatisfação da empresa , com a quantidade de recursos despendidos para execução do serviço ou com sua qualidade. Além de atender ao seu objetivo principal, a terceirização ainda viabiliza mudanças necessárias às organizações como:
- Estabelecimento de parceria – ambos são beneficiados prestador e tomador, o que garante
a relação de “ ganha-ganha”
- Reverter processos de Verticalização – quando a empresa cresce demais perde o controle sobre a estrutura e passa a ter custos fixos elevados. A responsabilidade de fabricação é
transferida a um fornecedor especialista, que garantirá melhor qualidade e menor
custo.
- Racionalizar Estruturas – o organograma da empresa é reduzido em seus níveis
hierárquicos e aumento do quadro de empregados especializados.
- Melhora a Administração dos estoques – nas parcerias, o fornecimento de produtos e serviços, permite uma adequação dos prazos de entrega a uma logística de produção e
demanda. Com estoques reduzidos, evita-se: perda por obsolescência, custo em
controle, manutenção e ocupação de áreas úteis.
Para que um processo de terceirização seja efetivo, são necessários alguns cuidados como: definir a verdadeira vocação da empresa; calcular os custos dos serviços e compará-los; procurar parceiros idôneos e confiáveis, garantindo um maior engajamento na parceria e maior adequação dos resultados; a parte jurídica deve ser cuidadosamente elaborada; visando à eficiência é necessário fazer um acompanhamento da execução do contrato e a verificação do cumprimento dos padrões de qualidade exigidos. Esse acompanhamento periódico deve observar os aspectos jurídicos, sociais, trabalhistas, previdenciários, contábeis e de segurança no trabalho de cada contrato.
Vantagens da terceirização: Concentração de esforços na atividade fim; Concentração de recursos(capital e recursos humanos); Aumento na participação do mercado; Melhoria de qualidade e competitividade; Busca de parceiros para as atividades-meio com melhor qualidade e menor prazo de entrega; Redução de custos administrativos e operacionais; Economia de recursos; Aumento da flexibilidade; Agilidade nas decisões; Diminuição dos níveis de hierarquia; Redução do controle; Simplificação da estrutura empresarial; Desburocratização da administração.
Desvantagens da terceirização: ♦ Dificuldade de implantação; ♦ Escolha de parceiros; ♦ Resistência interna a mudanças; ♦ Demissões na fase inicial; ♦ Realização de auditoria periódica; ♦ Aumento da dependência de terceiros; ♦ Perda do controle da qualidade e na formação de preços; ♦ Riscos do parceiro fornecer para os concorrentes; ♦ Conflito com a atual CLT em relação às ações trabalhistas (a legislação Brasileira é incisiva ao tratar do tema). Grandes empresas conseguiram sucesso no processo de terceirização, passando para terceiros os serviços prestados de vigilância, limpeza, telefonia, transporte, alimentação,
item podemos discorrer sobre a forma que os funcionários estão vendo e sentindo o processo de terceirização. De acordo com as respostas dadas, percebe-se que os funcionários vêm este processo com certo receio, talvez pelo crescente aumento nos índices de desemprego, talvez pela falta de qualificação dos empregados em relação as exigências do mercado e outros aspectos internos relativos ao relacionamento do funcionário com a empresa durante a implantação e refinamento do processo de terceirização. Outros aspectos listados seriam aspectos familiares e sociais que se transformam em pressões para o funcionário que esta envolvido neste processo. Um dado positivo, com relação a referida empresa, é que de acordo com as respostas dadas, ficou claro que houve o aproveitamento de ex-funcionários como prestadores de serviços terceirizados.
3-) Conclusão: Vimos com isto que o processo de terceirização que se propõe a reduzir custos, melhorar desempenho, e fazer com que a empresa se preocupe basicamente com sua atividade fim, passando atividades decorrentes do processo para outras empresas, é uma técnica muito vantajosa para a empresa, e que hoje vem sendo largamente utilizada por empresas de diferentes portes e ramos de atividade. Porem, para os funcionários que se vêm envolvidos neste processo, os ganhos não são tão grandes assim, pois sofrem grandes pressões pelo medo da perda do emprego e as perspectivas futuras. Fica claro que a necessidade da constante atualização profissional, o relacionamento com a empresa e os pares neste momento é crucial, pois as relações trabalhistas estão mudando e todos devem estar atentos para as mudanças que trazem consigo novas tecnologias, novos padrões e novas formas de relacionamento entre as pessoas e as empresas.
IV - Bibliografia
PARK, H. Kill et alli, 1999, Introdução ao Estudo de Administração, São Paulo, Pioneira.
GIOSA, L. A, 1997, Terceirização uma abordagem estratégica, São Paulo, Pioneira.
Mestrado em Administração de Empresas Universidade São Marcos - UNIMARCO João Celço Del Rio Rodrigues – RGM 3367 São Paulo, 03 de Junho de 2000.
ANEXO I
- Por que a empresa decidiu-se pela terceirização? MÃO DE OBRA MAIS BARATA AGILIDADE NO PROCESSO. (Redução dos custos com agilidade no processo).
- Quais os benefícios que a terceirização trouxe para o seu setor? CUSTO DO PRODUTO (redução no custo do produto, redução de estoque de insumos e menor quantidade de itens para controlar, comprar - devido a aquisição de parte já trabalhada, ex: em vez de adquirir cabo, conectores, porcas parafusos, fita, solda, etc, adquirimos somente o item pai – cabo montado, painel montado etc.).
- Houve alguma economia da empresa ao optar pela terceirização? Que tipo? TIPO FINANCEIRO , AGILIDADE (Houve uma redução sensível nos custos +/- 30% a 50%, englobando a demora no processo interno para aquisição dos insumos, via Suprimentos, e o ganho em agilidade no prazo para atendimento das necessidades do nosso processo produtivo. ex: "lead time" de 45 a 90 dias, reduzido para no máximo 30 dias.
- A empresa está satisfeita com a terceirização? SIM , pois houve uma melhoria na qualidade, redução dos prazos e dos custos.
- Quanto a qualidade dos produtos hoje oferecidos algo mudou? NO INÍCIO SE TEM PROBLEMAS, MAS COM O DECORRER DO TEMPO SE NORMALIZA, podendo considerá-la dentro dos padrões de qualidade da empresa, ou seja, ótima.
- Quais as atividades de sua áreas foram terceirizadas? MOTAGEM DE CABOS / BASTIDORES E OUTROS
- Como é visto o processo de terceirização pelos funcionários? COM CERTO RECÊIO
- Ex funcionários passaram a prestar serviços a empresa como terceiros? SIM
