Desafios e Soluções em Gerenciamento de Dados e Sistemas no Planejamento Estratégico, Esquemas de Sistemas de Informação

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UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA

ALINE PONTES HÜBNER

GERENCIAMENTO DE DADOS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO:

A BASE DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Palhoça 2019

ALINE PONTES HÜBNER

GERENCIAMENTO DE DADOS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO:

BASE DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Engenharia de Produção da Universidade do Sul de Santa Catarina como requisito parcial à obtenção do título de Bacharel em Engenharia de Produção. Orientador: Prof. Valnei Carlos Denardin. Palhoça 2019

“Eu vivi minha vida o melhor que pude, sem saber seu propósito, mas puxada para a frente como uma mariposa para uma lua distante; e aqui, finalmente, descubro uma verdade estranha. Que sou apenas um condutor, para uma mensagem que escapa da minha compreensão. ” (Haytam Kenway, 2009).

RESUMO

A escolha do software adequado para gerenciamento dos dados, a falta de precisão dos dados, a má comunicação, integração, tabulação, interpretação e análise de dados demonstram o quanto um sistema impacta na organização, tornando-se essenciais para criação de relatórios gerenciais que propiciam o Planejamento Estratégico de uma empresa efetivo, eficaz e eficiente frente a economia, seja qual for o ramo na qual esteja introduzida. Os danos causados por estes problemas e o desconhecimento das dificuldades internas e externas pelas quais os funcionários e especialistas passam, não só podem impedir o crescimento da empresa, mas também podem causar prejuízos, como elevar as chances de adentrar em grandes crises econômicas e políticas internas. No presente levantamento, observou-se a necessidade de realizar um estudo para poder identificar as maiores dificuldades no setor de Planejamento Estratégico, seja qual for o ramo empresarial. Com o objetivo de diagnosticar os pontos de melhoria, programas que supram melhor as necessidades e os tipos de implementação, integração, treinamento e contratação de funcionários, que possam evitar essa perda de dados e aumentar os ganhos finais. A partir deste trabalho foi possível identificar possíveis falhas nos processos de análise, geração de relatórios e tomada de decisões, devido à má interpretação e manipulação de dados, bem como a falta de treinamento e implementação dos sistemas com os usuários. Palavras-chave : Sistema de informação. Análise de dados. Planejamento estratégico.

LISTA DE QUADROS

1 INTRODUÇÃO

Para que uma empresa se mantenha em crescimento dentro de um mercado empresarial extremamente competitivo é necessário que ela consiga absorver a enorme quantidade de informações, geradas a todo instante pelos seus diversos setores, pois será a partir destes dados que serão tomadas as decisões dos Gerentes de Desenvolvimento de Mercado e o de Planejamento Estratégico da organização. Por isso faz-se necessário que a empresa tenha bons sistemas de informações, softwares atualizados, e funcionários especializados para esse tipo de serviço. O objetivo é que esse conjunto de sistemas e pessoas consiga armazenar e analisar os dados obtidos para facilitar a compreensão por parte dos usuários, para que assim não haja informações imprecisas ou uma má análise que possa prejudicar o crescimento da empresa. O Planejamento Estratégico de operações seja qual for o ramo da empresa é um processo de muita compreensão e de diferentes elementos que interagem como termos de troca e de custo total para a empresa. Esta atividade é definida como um processo unificado, compreensivo e integrado para se alcançar uma melhor compreensão da situação atual da empresa, baseada em análise dos dados e processos internos e externos, com comparação de informações passadas e presentes, para assim definir um plano para o futuro da empresa, afim de que consiga atingir a sua missão, meta e objetivo. As ferramentas desenvolvidas para o gerenciamento dos dados dessas organizações tendem a possibilitar uma certa centralização no armazenamento de dados e informações, processando-as rapidamente e movimentando-as entre diversas plataformas e sistemas. Dessa forma, gera uma maior confiança e precisão nas análises que são utilizadas para tomadas de decisões estratégicas referentes aos passos, que a empresa dará dentro do mercado em que atua. Isso faz com que consiga ter uma melhor visão econômica, aumentando seus ganhos e diminuindo seus custos, o que a torna mais competitiva e cada vez mais sólida. Devido às unificações de sistemas, falta de especialistas nesse tipo de serviço e grandes quantidade de dados flutuantes, boa parte dos dados são importados e exportados de planilhas nas quais podem haver diversos tipos de modificações, sejam elas manuais ou automatizadas em que ocorrem perdas de informações, o que interfere tanto no Planejamento quanto na execução das atividades de uma produção. Segundo Mendes et al. (2003), a adoção desse tipo de sistema, com o qual se controla a empresa, da produção às finanças, registrando e processando cada fato novo na engrenagem corporativa e distribuindo as informações de maneira clara e segura, em tempo

real, onde o objetivo não é colocar o software em produção, mas melhorar os processos de negócios usando a tecnologia da informação. Um exemplo de empresa que teve crescimento na implantação se um sistema de gerenciamento e análise de dados para o seu Planejamento Estratégico de operações internas foi a Mundo Doce (ERP, 2017), distribuidora de doces na região de Ribeirão Preto que tem como proprietário Felipe Di Lello. Essa empresa teve sua maior efetividade no setor de controle de estoque, devido ao maior controle de tipo de mercadoria, quantidade, demanda de cliente e demais informações acerca de seus produtos, podendo entender que trabalhar com estoque mínimo era mais vantajoso, tendo apenas o volume de produtos suficientes para suprir seus pedidos e podendo cadastrar toda a operação no sistema, desde a compra de produtos, produção, até a entrega. Essa empresa, como exemplo de mercado, conseguiu diminuir seu prejuízo com armazenamento desnecessário e perda de produtos tendo uma economia de 70 mil reais anualmente em tributos, dentre outros benefícios. Portanto, quanto mais específico e melhor for a implementação de um software dentro de uma empresa mais precisas serão as decisões tomadas, fazendo com que essa automatização de processos consiga diminuir custos, aumentar lucros, eficiência e eficácia, o que dá mais clareza às operações, elevando a produtividade e a excelência em relação à economia. Motivados por um mercado altamente competitivo, onde a tecnologia aplicada ao Planejamento Estratégico é vista como um diferencial na corrida econômica, os softwares, sistemas de informação e a análise desses dados estão entre os assuntos a serem inseridos nos conhecimentos de um Engenheiro de Produção. A revista EXAME (DINO, 2018) afirma que 44% das empresas fizeram investimentos em sistemas de gestão empresarial, seja por nova compra ou upgrade. E no Brasil só em Business Intelligence (BI), Analytics e Big Data, a previsão do investimento seria de US$ 965 milhões para 2018. A reportagem diz que, em 2018, as companhias globais investiram US$ 3,7 trilhões em Tecnologia da Informação, alta de 4,5% sobre o ano de 2017, e que esse total seria puxado pelo setor de software corporativo, como os ERPs, BI e CRM, além de projetos de Big Data, M2M e IoT. Como são os casos da TOTVS, Qlik, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (SAP).

1.2 OBJETIVO

Nessa seção serão abordados os objetivos que fundamentam a realização deste trabalho. 1.2.1 Objetivo Geral O principal objetivo desta pesquisa é analisar a utilização de sistemas/softwares de gerenciamento no Planejamento Estratégico e suas dificuldades na visão dos usuários, que poderão afetar a tomada de decisões, análise de dados e a economia da empresa, através da escolha dos sistemas de informação/softwares e definição de treinamentos/competências dos usuários. 1.2.2 Objetivo Específico Como objetivos específicos, temos:

• Efetuar um diagnóstico para identificar os maiores problemas no Planejamento Estratégico;
• Analisar os principais sistemas de informação e banco de dados, relação usuário x sistema;
• Apresentar tipos de danos externos que os erros cometidos no gerenciamento e análise de dados e informações causam na economia de uma empresa;
• Propor soluções para melhorar a comunicação da equipe e a análise dos dados;
• Sugerir o desenvolvimento de uma aplicação/treinamento e forma de utilização para o departamento de Planejamento das organizações.

1.2.3 Justificativa A precisão, confiabilidade e análise dos dados utilizados para fundamentar as decisões referentes ao Planejamento Estratégico devem ser asseguradas por ferramentas e métodos eficazes, pois é fator fundamental para que as informações sejam atribuídas de forma correta, fazendo com que diminua o risco de falhas durante os processos, dando mais compreensão a diferentes elementos que interagem entre si em termos de troca e custo total para as organizações. Esse processo de unificação deve ser feito de forma a aumentar a compreensão dos dados e assim possa alcançar a vantagem competitiva tão almejada, acrescendo valor e satisfação ao cliente final. O Planejamento Estratégico dentro das organizações é de suma importância, pois é uma ferramenta gerencial que afeta todos os setores e é ligada a missão, valores e objetivos da empresa. Esse é o setor que cria o engajamento e melhora a comunicação interna, integrando as demais áreas da empresa e fazendo com que todos colaborem com o atingimento do mesmo objetivo. Além disso, ajuda a identificar as oportunidades e ameaças, melhorando as tomadas de decisões e protegendo a empresa das mudanças de mercado, visando diminuir os impactos, permitindo planejar os investimentos, o que a torna mais robusta e competitiva a fim de obter mais vantagens e chances de sucesso.

é possível identificar as perguntas realizadas pela ferramenta, que são feitas na elaboração do projeto do Planejamento Estratégico. Quadro 1 – 5 W2H Fonte: SEBRAE (2008) 2.1 ANÁLISE DE DADOS Segundo Müller (2014), a competitividade entre as organizações está cada vez maior, e com o aumento de uso de tecnologia e sistemas que geram dados a todo momento, surge uma grande necessidade de treinar e contratar funcionários que sejam especializados em tratar e analisar esses dados. Para que uma empresa tenha êxito é importante que ela saiba onde quer chegar e quais as táticas mais eficazes para alcançar esses objetivos no menor espaço de tempo possível, ou seja, é preciso que ela desenvolva um Planejamento Estratégico, assim como tenha o software de geração de dados e o Analítico mais adequado e eficaz para a sua situação. De acordo com Toccato (2017), a análise de dados é indispensável para dar subsídio para um planejamento verdadeiramente completo e eficaz. É um processo de verificação de todas as informações, processos e indicadores relativos a uma determinada área ou assunto e por meio dela que se faz um exame ou estudo detalhado sobre algo. E no campo empresarial existe uma infinidade de dados os quais podem ser tratados e analisados de modo a dar embasamento de forma segura e confiável para o setor de PE. O dinamismo do mercado e da economia impulsionam as empresas para tomada de decisões diárias quando devem decidir sobre as possibilidades de crescimento, rentabilidade, investimento em novos produtos, remarcação de preços e outras medidas essenciais para o sucesso do negócio. É uma ação de suma importância para a gestão empresarial, independentemente do tamanho ou segmento, por permitir verificar a potencialidade e proporção das decisões de forma mais consciente e eficiente.

Para Toccato (2017), essa análise tem como vantagem o melhor julgamento das falhas nos processos e decisões estratégicas mais certeiras. 2.2 FERRAMENTAS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E BANCO DE DADOS Os sistemas de informação são usados em diversas áreas de uma organização, sendo elas classificadas por abrangência, pessoal, grupal, corporativo, interorganizacional, por área funcional, operações e produção, vendas, marketing, finanças e contabilidade, ou por suporte decisório, no qual se enquadra o Planejamento Estratégico, Operacional e Gerencial. Os sistemas de apoio à área gerencial servem para proporcionar aos gerentes relatórios sobre o desempenho e os registros de informações históricas de uma empresa, de forma a apoiar o planejamento no controle e na tomada de decisões. A maioria das organizações usa a tecnologia da informação para desenvolvimento, reestruturação e melhoria dos processos de negócios que são vitais para economia empresarial. Por isso as empresas optam por instalação de uma central de TI e softwares que auxiliam a integração de dados das diversas áreas que formam uma organização. No entanto existem alguns tipos de sistemas para essas finalidades, como ERP - Planejamento de Recursos Empresariais, SCM - Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, CRM - Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente e BI - Inteligência de Negócio. A escolha do sistema correto é muito importante para que supra as necessidades da organização, pois a implementação de um sistema não é uma tarefa muito simples e exige um processo de mudança cultural, sensibilização de todas as áreas funcionais e amadurecimento para uma visão plena dos processos. 2.2.1 Tipos de Sistema Dos sistemas utilizados para Planejamento Estratégico, os mais utilizados e que dominam o mercado atualmente estão o TOTVS e o SAP, que juntos detêm 42 % do mercado, segundo a 29 ª pesquisa sobre o Mercado Brasileiro de TI do Centro de Tecnologia de Informação, FGV, 2016. Esse estudo realizado pela FGV informa que o aumento de tecnologia em 1% tem alavancado o lucro das empresas em cerca de 7% após dois anos. Dentre o mercado atual, os Bancos lideram o ranking investindo 13,8% das receitas em TI, seguido por Serviços com 10,8%, Indústria 4,6% e Varejo com 3,4%.

Qlik, SAP e TOTVS. Sendo que os 3 sistemas citados têm seus arquivos para exportação do tipo XLS ou tabelas, ou seja, para uso em EXCEL. Portanto, a partir dessa informação que será feita a análise de gerenciamento de dados para o Planejamento Estratégico. 2.2.1.1 Sistema 1 - EXCEL Os sistemas citados neste presente trabalho necessitam do EXCEL para auxílio nas atividades, já que as informações geradas pelo programa possuem extensão que abrem nesse software. Porém, é nesse sistema que o usuário deverá ter cuidado para não perder as informações ou importar o arquivo de forma indevida. Segundo a Microsoft (2016), o software foi desenvolvido na década de 80, por Dan Brinklin, o software possui diversas fórmulas, para áreas diversas, assim como infinitas possibilidades de programação em VBA, onde o usuário pode transformar uma planilha simples em algo muito mais complexo, como relatórios com gráficos, dentre outros. Um dos atrativos do programa é o fato de ter um preço muito competitivo, tendo como seu maior rival, o Google Sheets. Atualmente saber trabalhar com as diversas possibilidades desse programa é algo que cria um grande diferencial para a área de análise de dados. O sistema funciona em sua tela com linhas e colunas além de células com elementos que contêm dados numéricos, sob forma de texto ou booleanos, e fórmulas que referenciam outras células. A linguagem de programação usada, Visual Basic for Applications (VBA), é um complemento ao aplicativo que inclui um ambiente integrado de desenvolvimento para gravação de macros que podem replicar ações dos usuários, permitindo uma automação simples nas tarefas cotidianas. É muito importante na análise de dados por também permitir a criação de formulários e controles dentro da pasta de trabalho para haver uma melhor comunicação entre os usuários. Mas também tem seus problemas, como o vírus de macros que podem atingir o sistema, o que se torna um problema bem sério, e a sua criadora, Microsoft, adotou medidas para prevenir o mau uso, porém não são 100% eficazes. O EXCEL é um editor e gerador de Planilhas, onde pode-se criar diversos campos a partir de linhas e colunas, com cálculos/fórmulas simples e avançadas, gráficos, tabelas e muitas outras construções matemáticas e comparativas. Dentro das empresas é uma ótima opção para analisar dados e gerar relatórios.

Esse programa tem uma capacidade limite de 1 milhão de linhas e colunas que vão do A ao ZZ, ou seja, 16mil colunas. Com um painel onde disponibiliza diversas fórmulas e botões, para criar do simples até algo mais complicado, ao que chamamos de Virtual Basic for Applications (VBA), que permite o usuário aplicar programação à ferramenta. É possível criar Dashboards, que é um relatório de representação visual das informações mais importantes de um processo em forma de painel de controle, que se torna uma maneira rápida de visualizar informações para tomada de decisões, muito esclarecedor e indicado para o Planejamento Estratégico. O software EXCEL é utilizado em quase todas as empresas devido a maioria dos programas terem a opção de download dos dados em arquivos .XLS e .CSV, que é o caso do Qlik, SAP e da TOTVS. No entanto essa ferramenta não serve apenas para visualizar os arquivos baixado, mas também para manipular e analisar os dados, assim como criar relatórios a partir de tabela dinâmica e gráficos, bem como outros diversos recursos que possui. Tem como vantagem efetuar cálculos financeiros, facilidade em manipular e tratar dados, armazenamento de dados, economia de tempo e recursos e organização de processos, e tem como desvantagem ser em algumas partes, muito complexo devido a necessidade de se ter um grande conhecimento de fórmulas para o melhor uso da ferramenta, tornar-se muito pesado e requer um computador mais potente para conseguir abrir e editar algumas planilhas mais elaboradas, não sendo muito indicado para utilizar como base de dados, devido a facilidade em manipulação dos dados. 2.2.1.2 Sistema 2 – QLIK Software de visualização e manipulação de dados, é como um EXCEL online, é considerado uma ferramenta de Inteligência de máquina e Business Analytics, essa plataforma de gerenciamento e análise de dados é uma plataforma que se estende para diversos tipos de processos, podendo ser utilizada em celulares, computadores e tablets, facilitando os processos para que funcionários possam verificar dados em qualquer lugar, inclusive em viagem de trabalho ou visitas a fornecedores, ou seja essa ferramenta tecnológica proporciona rapidez, flexibilidade, facilidade de uso e recursos poderosos, permitindo transformar dados vindo de diversas fontes em conhecimento de negócio, proporcionando ganhos altos em eficiência e eficácia ao Planejamento estratégico da organização.