RELATÓRIO DE
CONSULTORIA
RC 01/2021 – ACOMPANHAMENTO
DO RELATÓRIO DE GESTÃO 2020
Coordenadora Interina da AudIn
Jaqueline Contarin
Auditora Interna
Leticia Bernardes de Mello Grego
Agosto de 2021
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Relatório de Consultoria da AudIn sobre a Elaboração do Relatório de Gestão da UFSCar, Provas de Auditoria
O relatório de consultoria da audin sobre a elaboração do relatório de gestão da universidade federal de são carlos (ufscar). O documento detalha as recomendações feitas pela audin após avaliações anteriores dos relatórios de gestão anteriores, incluindo melhorias na comunicação, consolidação de indicadores, uso de notas de rodapé e uniformização de dados. Além disso, o documento aborda a necessidade de identificar o melhor momento para solicitar dados necessários para a elaboração do relatório, a qualificação dos gestores sobre gestão de riscos e a apresentação de um novo cronograma de implementação do plano de riscos na universidade.
Tipologia: Provas
2022
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RELATÓRIO DE
CONSULTORIA
RC 01 /202 1 – ACOMPANHAMENTO
DO RELATÓRIO DE GESTÃO 20 20
Coordenadora Interina da AudIn Jaqueline Contarin Auditora Interna Leticia Bernardes de Mello Grego Agosto de 2021
Auditoria Interna - AudIn
Fundação Universidade Federal de São Carlos
RELATÓRIO DE CONSULTORIA
Unidade Examinada:
Secretaria Geral de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais
RC 01/
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
AudIn DIRC Auditoria Interna Departamento de Integridade, Riscos e Controles Internos SPDI Secretaria Geral de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais TCU Tribunal de Contas da União UFSCar Universidade Federal de São Carlos
SUMÁRIO
**1. INTRODUÇÃO .............................................................................................................. 6
- RESULTADOS DA CONSULTORIA ................................................................................... 9
- CONCLUSÃO ............................................................................................................. 10**
RAI 01/ Aprimoramento de controles no processo de cálculo e revisão dos Indicadores de Gestão de forma a garantir consistência e apresentação no Relatório conforme legislação. Vincenda RAI 01/ Avaliar possibilidade de revisar o processo de planejamento estratégico de forma a incorporar um processo de criação de indicadores de gestão na alta administração, contemplando metas e rotinas de acompanhamento. Vincenda RAI 01/ utilização de notas de rodapé no Relatório de Gestão para os dados que este tem em comum com dados usados para os Indicadores. Vincenda RAI 01/ Uniformização da composição da quantidade de Docentes e TA’s no Relatório de Gestão. Vincenda RAI 01/ Que a SPDI desenvolva um estudo visando identificar qual o melhor momento no calendário anual para disparar as demandas de dados necessários para a composição do Relatório de Gestão às unidades administrativas da UFSCar. Vincenda RAI 01/ Que o cronograma de execução do Relatório de Gestão considere que a AudIn e o Conselho de Curadores recebam o relatório para análise com antecedência mínima de cinco dias úteis à realização da reunião do conselho Vincenda RAI 02/2020 Elaborar e divulgar a Missão e Visão do Departamento de Integridade, Riscos e Controles Internos. Vincenda RAI 02/ Incluir no site da SPDI, campo específico para o DIRC, onde deverão ser disponibilizadas a Política de Gestão de Riscos, o Plano de Integridade, bem como as demais informações pertinentes inerentes ao Departamento. Vincenda RAI 02/2020 Planejar e executar qualificação dos Gestores acerca da Gestão de Riscos, que abranja todos os campi da Universidade. Vincenda RAI 02/ Apresentar novo cronograma de implementação do Plano de Riscos na Universidade, considerando o atual cenário da COVID-19 e todos os eventuais eventos decorrentes do mesmo, que possam afetar na execução dos trabalhos. Vincenda RAI 02/ Dar continuidade aos trabalhos de implementação da Política de Riscos na Universidade. Vincenda RAI 02/2020 Apresentar o Plano Estratégico da Universidade, vez que extremamente essencial, conforme mencionado no Relatório acima. Vincenda RAI 03/ Intensificar esforços para cumprir as recomendações relativas ao PDI/UFSCar. Vincenda RAI 03/ Que o dirigente máximo inclua em sua fala o reconhecimento de sua responsabilidade pela integridade das informações prestadas no relatório integrado Vincenda RAI 03/ Que o dirigente máximo, em sua fala, emita sua opinião acerca da adequação das informações do relatório, de acordo com a DN vigente no exercício. Vincenda RAI 03/ Inserir no capítulo referente às informações financeiras e contábeis, informações acerca do setor de contabilidade da UPC (estrutura, composição, competências, responsabilidades, nomes, cargos e período de atuação dos responsáveis pela contabilidade. Vincenda
RAI 03/ Acrescentar no tópico referente às informações financeiras e contábeis, indicações de locais ou endereços eletrônicos em que balanços, demonstrações e notas explicativas estão publicadas e/ou podem ser acessadas em sua íntegra. Vincenda RAI 03/ Incluir explanação afim de apresentar como a Universidade determinou os temas a serem incluídos no relatório de gestão e como os mesmos foram quantificados ou avaliados. Vincenda RAI 03/ Mencionar no capítulo acerca da Visão Geral Organizacional do Ambiente Externo, quais as principais normas direcionadoras da atuação da Universidade. Vincenda RAI 03/ Mencionar no Relatório a forma como está sendo realizado o monitoramento das metas não alcançadas e perspectivas para os próximos exercícios. Vincenda RAI 03/ Enviar a DN do exercício às Unidades que devem fornecer informações para elaboração do Relatório de Gestão ou Prestação de Contas, para que as mesmas tenham conhecimento acerca dos itens que devem ser contemplados. Vincenda As recomendações que constam com a situação “encerrada”, foram devidamente implementadas pela Unidade auditada, enquanto que as vincendas encontram-se pendentes de implementação. Ante o exposto, a AudIn acompanhou a elaboração do Relatório de Gestão, visando, neste exercício, contribuir com a gestão prestando consultoria para aprimoramento de alguns pontos sensíveis para a equipe da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais – SPDI. 1.1. – ANÁLISES DA AUDIN A AudIn acompanha a elaboração da Prestação de Contas em todos os exercícios, inclusive, em 2018, com a alteração do formato do Relatório de Gestão imposta pelo Tribunal de Contas da União - TCU, que passou a ser apresentado de forma de relato integrado visando se tornar mais compreensível para a sociedade, o acompanhamento foi ainda mais próximo do que nos anos anteriores, contando com participação da AudIn em reuniões explanativas com os gestores acerca do novo formato do relatório, bem como das informações que os mesmos deveriam fornecer e os prazos que deveriam ser cumpridos. Embora haja empenho por parte da equipe da Secretária de Planejamento, responsável pela elaboração do Relatório, todos os anos ocorrem problemas de atrasos por parte dos gestores que são incumbidos de fornecer os dados necessários para elaboração do Relatório. Para a confecção deste Relatório de Consultoria, a AudIn encaminhou um ofício solicitando informações acerca do andamento da elaboração do relatório, questionando a equipe acerca das dificuldades encontradas no decorrer dos trabalhos.
De acordo com o entendimento firmado na reunião entre a AudIn e a equipe da SPDI, a elaboração de Resolução e/ou Portaria onde contenham os procedimentos, prazos, responsabilidades e principais atores na elaboração do relatório de gestão, contribuiria para a conscientização dos gestores responsáveis pelo fornecimento dos dados necessários. De acordo com a experiência vivenciada pela auditoria interna em outras áreas da Universidade, a normatização se mostra relevante e eficaz na disseminação de informações acerca de procedimentos que devem ser adotados pelos servidores, e, por tal razão, pode ser grande aliada na elaboração do relatório. Importante frisar na norma, as responsabilidades pelo descumprimento da obrigação de enviar as informações necessárias à SPDI e as eventuais penalidades que a Universidade pode enfrentar pelo atraso/não envio, ou até mesmo envio incorreto das informações ao Tribunal de Contas. Para que cumpra seu papel vinculativo e informativo, é extremamente necessário que a Portaria ou Resolução, seja amplamente publicizada, especialmente aos gestores competentes pelo envio das informações. Tal fato auxiliará para que os mesmos compreendam suas responsabilidades e conheçam os impactos gerados pelo descumprimento da norma.
CONCLUSÃO
A SPDI, mesmo possuindo uma equipe reduzida em quantidade de servidores, desempenha muito bem o papel de elaboração do Relatório de Gestão, embora enfrente anualmente as dificuldades apontadas neste Relatório de Consultoria. Em reunião da AudIn com os servidores responsáveis pela elaboração do Relatório de Gestão, chegou-se à conclusão de que um normativo interno, devidamente publicizado, contendo os procedimentos, prazos, atores envolvidos e responsabilidades, poderá ser uma forma de auxiliar na condução das atividades de elaboração do Relatório de Gestão. Cumpre salientar que o presente trabalho trata-se de uma consultoria, e que o resultado da mesma corresponde a uma sugestão da AudIn para melhoria dos processos realizados durante a confecção do Relatório de Gestão. Portanto, tratando-se de sugestão, não possui caráter obrigatório, cabendo ao gestor avaliar o momento oportuno para a implementação ou não das ações apresentadas no Resultado da Consultoria. No entanto, há de se ressaltar que a auditoria visa a melhoria constante dos processos de governança e controle interno da Universidade, e que, conforme explanado anteriormente, a sugestão do normativo interno visa única e exclusivamente sanar uma dificuldade encontrada todos os anos. Desta forma, a Auditoria Interna permanecerá à disposição da área para auxiliar no que for possível, na efetiva implementação dos resultados desta consultoria, visando propiciar maiores controles internos na elaboração de um instrumento tão importante e necessário para a Universidade, que é o Relatório de Gestão.