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Implementando o Programa 10S nas empresas José Ailton B. da Silva - formado pela Escola Federal de Engenharia de Itajubá em 1969; pós-graduado pelas Universidade Mackenzie, USP e UFES; Membro da American Society for Quality.
Quando no Brasil se começou a praticar uma política mais agressiva de abertura da economia, no início da década de 1990, algumas propostas de modernização de sistemas de gestão já estavam em andamento, por iniciativas de abnegados professores, que vinham estudando novas metodologias, ferramentas e técnicas. A Fundação Carlos Alberto Vanzolini da Universidade de São Paulo, o Instituto Brasileiro de Qualidade Nuclear do Rio de Janeiro e a Fundação Christiano Ottoni da Universidade Federal de Minas Gerais, dentre outras organizações, tinham programas de intercâmbio com centros de excelência do exterior, produzindo resultados excepcionais.
Executivos, consultores, professores e empresários foram assim iniciados em novas formas de gestão, que praticadas trouxeram grandes resultados para a qualidade e produtividade das empresas brasileiras, aumentando a competitividade de nossos produtos no mercado interno e externo. Alguns foram refratários às novas metodologias, outros não conseguiram entender o que se passava e poucos, felizmente, foram claramente hostis às novas propostas. Vieram novas propostas da Europa, Estados Unidos e da Ásia,
notadamente do Japão. A chamada "invasão" de métodos gerenciais japoneses, de comprovado sucesso em seu país de origem, provocou as mais diversas polêmicas, no sentido de se avaliar se produziriam ou não no Brasil os mesmos resultados.
O que pretendemos neste artigo é demonstrar a capacidade dos brasileiros de assimilar, utilizar, complementar, ampliar e até melhorar o que aprendem. O Programa 5S já fez e continua fazendo enorme diferença nas organizações que o implantaram. Vamos ver se o 10S pode fazer mais ainda, principalmente no tocante ao aprendizado, treinamento, união, determinação, combate ao desperdício, ética, moral e responsabilidade social.
Do 5S ao 10S
A utilização de ferramentas e métodos de gestão oriundos do Japão já foi muito maior do que é hoje, tanto no Brasil quanto em outras partes do mundo. Isto está acontecendo porque as metodologias de gestão evoluem e, com novas abordagens, produzem resultados melhores. Nas academias os professores freqüentemente conduzem pesquisas sobre métodos de gestão para suas teses de mestrado ou doutorado, que muito contribuem para a abertura das fronteiras do conhecimento.
Os consultores ao realizarem seus trabalhos se deparam com situações novas, que exigem adaptações metodológicas. Os executivos e
complementarmente às melhorias "Kaizen" (sem investimentos) e "Kairyo" (com investimentos). (4) O benchmark pode ser entendido como um placar dos melhores resultados empresariais e o benchmarking como o processo utilizado para ser o melhor dos melhores, que seguramente é o "Dantotsu", que vem a ser a essência do processo japonês de estabelecimento de vantagem competitiva. (5) Um conceito complementar utilizado no Japão é o de empréstimo de empregados para que aprendam em outras indústrias, chamado "shukko".
Willian Conway com o seu GIQ - Gestão Integral da Qualidade (6), talvez até sem saber, aperfeiçoou o conceito dos 3 Mu: Muda (desperdício), Muri (insuficiência) e Mura (inconsistência). E no Brasil também já adotamos muito bem algumas técnicas gerenciais japonesas, que são muito bem-aceitas. Uma é o "Shimboku", outro o "Nomiai".
A técnica do "Shimboku" é uma ocasião de confraternização, quando os chefes aproveitam para iniciar conversas com os empregados sobre assuntos que normalmente não seriam abordados no trabalho. É equivalente aos nossos churrascos de fins de semana com o pessoal da empresa e familiares. A técnica do "Nomiai" é ainda mais difundida no Brasil: é a famosa "Happy-Hour", quando os empregados podem até dizer aos chefes certas coisas que não teriam coragem de dizer no trabalho.
O "Housekeeping" (limpeza) tem certamente muito a ver com o 5S japonês, que no entanto é muito mais do que aparenta numa leitura superficial. O professor Falconi (7) nos conta que certa ocasião fez ao Mestre Ishikawa a famosa pergunta: "Como se começa a implantação da Gestão pela Qualidade Total? (Total Quality Control - TQC no Japão e TQM - Total Quality Management nos países de língua inglesa). A resposta do senhor Kaoru Ishikawa: "Algumas vezes, varrendo!". Uma técnica da qual freqüentemente os executivos lançam mão é o "KKD" (Keiken, Kan, Dokyo), que vem a ser a Experiência, Intuição e Coragem. O famoso 5S japonês visa mudar a maneira de pensar e agir das pessoas na direção de um melhor comportamento para toda a vida, segundo o professor Falconi. É lógico então que seja evolutivo, devendo se adequar à realidade da cultura da organização ou do país onde será empregado. O 5S é um programa amplo, para todos em todas as organizações. Em português utilizamos a palavra Senso para manter a identificação original.
Dessa maneira tínhamos: 1º S) Seiri (Senso de Utilização), 2º S) Seiton (Senso de Arrumação), 3º S) Seisoh (Senso de Limpeza), 4º S) Seiketsu (Senso de Saúde e Higiene ), 5º S) Shitsuke (Senso de Autodisciplina). (8)
Na linha do aperfeiçoamento e complementação surgiram o 6º S) Shikari Yaro (Senso de Determinação e União), 7º S) Shido (Senso de Treinamento) e o 8º S) Setsuyaku (Senso de Economia e Combate ao
SEIRI - Senso de Utilização SEITON - Senso de Ordenação SEISOH - Senso de Limpeza SEIKETSU - Senso de Saúde e Higiene SHITSUKE - Senso de Autodisciplina SHIKARI YARO - Senso de Determinação e União SHIDO - Senso de Treinamento SETSUYAKU - Senso de Economia e Combate aos Desperdícios SHISEI RINRI - Senso dos Princípios Morais e Éticos SEKININ SHAKAI - Senso de Responsabilidade Social
Apresentação do programa 10S
O programa 10S é uma proposta que visa reeducar as pessoas, recuperar valores, buscar a melhoria nos ambientes, aumentar a produtividade, não descuidar da saúde e segurança, modernizar as organizações e, acima de tudo, buscar a conscientização das pessoas para práticas de cidadania. Com resultados comprovados por organizações que adotaram as práticas, inicialmente dos 5S, tem-se o fortalecimento do espírito de equipe dentro das mesmas, tão difundido para a busca de resultados, levando as pessoas envolvidas a ter mais iniciativas e participar mais do dia-a-dia da organização, implementando a melhoria contínua em seus processos.
A proposta de implantação dos outros S (de 5 para 10) é justamente de conscientizar a todos de que é possível contribuir com ações diversas, para que se tenha uma sociedade mais digna e justa, que é o S da Responsabilidade Social, onde o comprometimento das pessoas é fundamental para o sucesso não só profissional, mas também pessoal e humano. Aquelas organizações que estiverem interessadas em melhorar seu ambiente de trabalho em todos os aspectos citados anteriormente, poderão iniciar pelos 5S, que é uma espécie de arrumação da casa. Quando as pessoas estiverem adaptadas com o sistema, pode-se acrescentar os outros S. Ou podem optar por iniciar implantando os 10S.
Para aquelas organizações onde o programa já foi iniciado, tem-se a opção de implementá-lo acrescentando os novos S. Qualquer opção é válida, desde que a alta administração da organização se comprometa em dar o apoio necessário para o sucesso do programa.
Para saber se o programa tem eficácia ou não, é preciso realizar uma avaliação, acompanhando os critérios definidos para cada S. Na avaliação dos 10S são verificados em torno de 50 itens, com pontuações que variam de 0 a 10, realizada por dois avaliadores, um da própria área que está sendo avaliada e um outro externo àquele ambiente de trabalho, sendo que os dois devem ser treinados para executar a avaliação. A avaliação pode ser realizada a cada três meses, ou seis meses ou uma vez por ano.
-liberação de espaço para diversos fins; -aumento da produtividade das pessoas envolvidas; -menos riscos de acidentes no local de trabalho; -evitar compras desnecessárias; -combater a burocracia.
2º - Senso de Ordenação (SEITON)
O 2º Senso significa determinar o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento necessário. Ordenar é a conseqüência natural de arrumar aquilo que se utiliza, colocando etiquetas brancas ou coloridas, rótulos, palavras-chaves etc. Ter o que é necessário, na quantidade certa, na hora e lugar adequados. É preciso descobrir formas para que todos possam achar as coisas com facilidade, usá-las e guardá-las em seus devidos lugares.
Benefícios:
-reduzir o tempo de busca do que se precisa usar; -diminuir a necessidade de controle de estoques; -facilitar a movimentação interna; -evitar compras desnecessárias e danos aos objetos estocados; -aumentar a produtividade, racionalizar o trabalho e diminuir o cansaço físico e mental; -evacuação rápida em caso de perigo.
3º - Senso de Limpeza (SEISOH)
0 3º Senso significa deixar tudo limpo, com o cuidado de não varrer só por varrer, espanar só por espanar. A melhor interpretação para o senso de limpeza é: não basta varrer tirando o pó e a sujeira, é importante que cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veículo, máquina ou ferramenta os deixe limpos nas melhores condições de uso possível.
Exercer o Senso de Limpeza é ter carinho com as coisas que usamos: não forçar os equipamentos e não desperdiçar materiais, enfim, ter senso de limpeza é zelar pela conservação de tudo que está sob nossa responsabilidade. Importante também é incentivar os colegas a manter o ambiente limpo, arrumado e ordenado.
Benefícios:
-ambiente mais agradável e sadio; -ajudar na prevenção de acidentes; -melhoria e preservação dos equipamentos, proporcionando maior vida útil; -diminuição do desperdício; -prevenção da poluição; -melhoria da imagem interna e externa da empresa.
-prevenção e controle do estresse; -melhoria da qualidade de vida. -economia em combate a doenças (enfoque preventivo).
5º - Senso de Autodisciplina (SHITSUKE)
O 5º Senso significa cumprir os procedimentos operacionais, a ética e padrões estabelecidos pela empresa. Este é o S mais complexo de todos, porque é o momento em que os empregados já devem executar as tarefas como hábito, sem achar que está tudo funcionando perfeitamente ou que não há mais nada para evoluir. Ao contrário, a autodisciplina requer constante aperfeiçoamento: se está bom pode ficar ainda melhor. A criação de um ambiente de trabalho disciplinado é a medida mais importante para garantir a Qualidade.
Benefícios:
-conscientização da responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam; -cumprimento das regras e procedimentos estabelecidos; -serviços executados dentro dos requisitos da Qualidade; -desenvolvimento pessoal e profissional; -aumentar a possibilidade de resultados de acordo com o planejado; -incrementar a qualidade geral dos serviços e das relações interpessoais.
6º - Senso de Determinação de União (SHIKARI YARO)
Prega a participação determinada dos gestores em parceria com a união de todos os empregados. O exemplo vem de cima. Motivação, liderança e comunicação são as chaves do Senso.
No ambiente da Qualidade, um ponto fundamental é a transparência na condução da gestão, para que se tenha um bom trabalho em equipe, buscando assim o comprometimento de todos, para alcançar os resultados almejados. Os gestores devem definir formas para que todos se engajem no processo, estimulando e motivando as pessoas para as práticas estabelecidas. Desenvolver a prática do trabalho em equipe em todas as esferas da organização é o verdadeiro sentido do 6º S.
Benefícios:
-aumento da confiança dos empregados perante a organização; -maior compromisso dos empregados na busca de resultados; -melhora nas relações interpessoais; -reter talentos.
7º - Senso de Treinamento (SHIDO)
para que criem alternativas de redução de perdas de materiais e serviços, conscientizando-os da realização do trabalho com qualidade e, estimular também, a prática da reciclagem, contribuindo assim com a não degradação do meio ambiente.
Benefícios:
-economia para a empresa com a redução dos desperdícios de materiais e serviços; -redução de horas extras; -reeducação das práticas de aquisição de materiais; -preservação do meio ambiente.
9º - Senso dos Princípios Morais e Éticos (SHISEI RINRI)
Ser ético é, além de outros fatores, ser capaz de voltar esforços de gestão para objetivos mais nobres, como o de aumentar a produtividade, a eficiência e a qualidade de um produto ou serviço. A empresa deve definir padrões de conduta para seus empregados, criando compromisso dos mesmos com suas atitudes e comportamento. Cada empregado tem de saber avaliar o que pode ou não fazer no exercício da sua função, procurando sempre ser leal com os clientes e com a própria empresa.
Benefícios:
-empregados mais compromissados com os resultados da empresa, com atitudes éticas perante os clientes, acionistas, fornecedores e com as equipes de trabalho da qual fazem parte.
10º - Senso de Responsabilidade Social (SEKININ SHAKAI)
Compromisso que a organização e as pessoas que dela fazem parte devem ter para com a sociedade. Toda e qualquer ação que possa contribuir para a melhoria da qualidade de vida da sociedade.
O 10º Senso tem a finalidade de disseminar na organização a importância da prática da Responsabilidade Social, não só como obrigação da empresa em desenvolver ações sociais, mas como incentivo e motivação de seus próprios empregados para a realização de trabalhos voluntários para atender às carências da sociedade. As práticas de Responsabilidade Social vão além dos pagamentos de impostos, tributos e cumprimento da legislação trabalhista e ambiental.
Benefícios:
-melhoria da imagem perante a sociedade e órgãos governamentais; -maior produtividade dos empregados; -transparência nas ações com os clientes, empregados, acionistas,
