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Artigo Original
Processo Financeiro: Um Estudo em Hospital
Público do Paraná
Marisa Sotelo Franco E. Silva¹, Natan da Costa¹ e Patrik Nicolau Brill¹
- Acadêmica(o) do Curso de Ciências Contábeis do Centro Universitário União das Américas (Foz do Iguaçu, PR). marisa_sfranco@hotmail.com Palavras-Chave Financeiro Hospital Mapeamento Processo Resumo: O presente estudo buscou apresentar um modelo de processo por meio de um fluxograma, para atender as necessidades da instituição. Realizou-se uma pesquisa descritiva, de caráter qualitativo, por meio de entrevistas e análise documental, junto ao setor financeiro de um Hospital Público. Após o levan- tamento dos dados, as dificuldades encontradas no setor foram; a forma em que as notas fiscais eram recebidas para pagamento, o arquivo inadequado, dificuldade em gerar relatórios e ausência de transparência na prestação de contas. Com o resultado, foi proposto um fluxograma para o setor financeiro, que buscou melhorias em forma de organização, controle e descrição das ati- vidades; com descentralização das competências, definindo as obrigações dos responsáveis e facilitando a passagem de conhecimento para novos fun- cionários. Artigo recebido em: 01.08. Aprovado para publicação em: 23.08. INTRODUÇÃO Identificar e mapear os processos internos é uma atitude que permite alcançar melhores resultados, atra - vés de otimização do tempo, fazendo com que a organização se torne mais competitiva, desempenhando um papel essencial no entendimento do funcionamento dos processos, mostrando as atividades da empresa e a sequência na qual elas são executadas, criando oportunidades de melhorias no desempenho organizacional, identificando as interfaces críticas e fornecendo bases para novas implantações (CRUZ, 2002). O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial, analítica e de comunicação essencial para líde- res e organizações inovadoras, que intencionam promover melhorias ou implantar uma estrutura voltada para novos processos (VILLELA, 2000). Qualquer organização, seja ela, pública, privada ou do terceiro setor, devem, sem exceção, coordenar os trabalhos. Estão intrinsecamente relacionados a forma como os recursos e as atividades estão projetados, os mecanismos de coordenação do trabalho, ao modo como essas atividades são geridas no dia a dia e aos meios pelos quais a organização gerará o aprendizado e promover as melhorias nas operações e na forma de coor- denação do trabalho em si (PAIM et al., 2011). A ausência de um mapeamento de processos no setor financeiro do hospital, ocasionou a centralização das atividades financeiras, dificultando os trâmites dos processos entre os funcionários, tornando os paga - mentos de contas e tributos irregulares; dificultando a eficiência da gestão do setor e também os que depen- dem deste. SILVA, M. S. F. E.; DA COSTA, N.; BRILL, P. N. Processo Financeiro: Um Estudo em Hospital Público do Paraná. Pleiade, 12 (S1): 70-78, Set., 2018 Edição Especial Projetos Integradores
Partindo da premissa em relação a importância do mapeamento de processo e as vantagens que ele pro- porciona para a instituição, este estudo tem como questão norteadora da pesquisa: Qual o processo adequa- do para o funcionamento do setor financeiro do hospital? Com o intuito de responder a questão de pesquisa, são apresentados os objetivos do trabalho; propor um mapeamento de processos no setor financeiro que atenda a necessidade do setor e os usuários das informa - ções. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA De acordo com a FASB ( Financial Accounting Standards Board ), o controle interno abrange um conjun- to de políticas e procedimentos desenvolvidos e operacionalizados com o fim de garantir razoável certeza, o que proporciona confiança nas demonstrações financeiras e nos seus processos correlatos, bem como na cor- reta apresentação daquelas demonstrações financeiras, garantindo que a preparação destas ocorreu de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos e, que incluem as políticas e os procedimentos de ma - nutenção dos registros contábeis, aprovações em níveis adequados e salvaguarda de ativos (FASB apud KAM, 1990). No sistema de controle interno, está incluso um manual de procedimentos ligado aos métodos adotados pelo setor ou empresa, visando funcionamento, a fidedignidade e salvaguarda patrimonial (BAPTISTA, 2011). O Controle Interno tem como objetivo maior a segurança do patrimônio, gera eficiência na execução do objetivo social da entidade, apoia na tomada de decisão, identifica erros, é uma ferramenta de apoio a conta- bilidade. Um sistema de controle interno bem elaborado e consistente evita desvio, fraudes, perdas, desperdí- cio; assegurando a execução das normas administrativas, apontando os possíveis responsáveis por erros e fraudes (JOSÉ FILHO, 2008). O Sistema Financeiro Nacional é um conjunto de órgãos regulamentadores que fiscalizam e executam as operações necessárias a circulação da moeda e do crédito na economia. O Sistema Financeiro tem como im - portante papel, realizar a intermediação de recursos entre os agentes econômicos superavitários e os deficitá - rios de recursos, tendo como resultado um crescimento da atividade produtiva. Sua estabilidade é fundamen- tal para a própria segurança das relações entre os agentes econômicos. (ABREU e SILVA, 2016). Gestão Financeira compõe um conjunto de ações e metodologias administrativas que englobam o plane- jamento, a análise e o controle das atividades financeiras das organizações, sendo também definido como Administração Financeira. Tem por objetivo, a melhoria dos resultados da organização, agregando valor ao patrimônio e na obtenção de lucro líquido, derivado de atividades operacionais. Em resumo, a gestão financeira tem foco no controle, planejamento e a análise dos investimentos. Visa o desenvolvimento de melhores caminhos para uma boa direção financeira das organizações. Para garantir o funcionamento eficiente do controle financeiro hospitalar, elementos com formação e ex - periência nos campos administrativo e financeiro devem ser integrados, aplicados a área hospitalar, com as suas peculiaridades e também, suas exigências (WERNKE, 2008). O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial, que tem a intenção de melhorar os processos existentes ou de implantar um novo processo que atenda as necessidades da empresa (VILLELA, 2000). Pleiade, 12 (S1): 70-78, Set., 2018 Edição Especial Projetos Integradores SILVA, M. S. F. E.; DA COSTA, N.; BRILL, P. N. Processo Financeiro: Um Estudo em Hospital Público do Paraná.
O fluxograma de uma empresa está relacionado a todas as atividades que compõem cada processo, é re - presentado por etapas de um determinado processo, que permite uma análise profunda de cada atividade exe- cutada pela empresa, buscando o aperfeiçoamento do mesmo. O aperfeiçoamento dos processos consiste na revisão da estrutura organizacional da empresa, a partir de uma análise de todas as atividades que compõem cada processo (ROGLIO, 2001). O fluxograma representa graficamente o fluxo de um determinado processo dentro de uma organização, e este apresenta o processo passo a passo, ação por ação (ARAÚJO, 2005). D'Ascenção (2001, p. 110) diz que “é uma técnica de representação gráfica que se utiliza com símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um proces - so”. O fluxograma evidencia as etapas das atividades de forma nítida e lógicas, evidenciando os problemas com as atividades desnecessárias, propondo soluções eficientes sobre a melhor maneira de utilizar os recur - sos, diminuindo tempo e melhorando os trabalhos (CHINELATO FILHO, 1993). O fluxograma descreve através de gráficos os atos, fatos e objetivos resumidamente utilizando símbolos próprios, tem uma grande importância, pois detalha o funcionamento de qualquer atividade, sendo ela com- plicada ou simples (ROCHA 1980). METODOLOGIA DA PESQUISA O método de pesquisa utilizado foi a descritiva, que tem como objetivo demonstrar novos campos de vi - são sobre a realidade já existente. As pesquisas descritivas possuem como objetivo a descrição das características de uma população, fenô- meno ou de uma experiência. Por exemplo, quais as características de um determinado grupo em relação a sexo, faixa etária, renda familiar, nível de escolaridade etc. Assim a pesquisa descritiva pode estabelecer rela - ções entre variáveis analisadas e ao final de uma pesquisa estabelecer uma relação entre os fatos observados e para que se possa chegar a uma conclusão sobre informações encontradas e emissão de parecer final (GIL, 2008). A pesquisa qualitativa busca informações sobre a percepção de uma população, de um grupo ou de uma pessoa. Seu foco está em levantar dados sobre o que se espera de determinado produto ou evento, as opiniões já formadas, a visão de qualidade dos mesmos, segundo o consumidor (COLIIS; ROGER, 2005). Estudo de caso é um modelo de pesquisa que estuda profundamente e exaustivamente os objetivos de maneira que demonstre detalhadamente o conhecimento na área estudada. Este estudo é voltado para as áreas das ciências biomédicas e sociais. Nas ciências biomédicas o estudo de caso costuma ser utilizado tanto como estudo-piloto para o esclare - cimento de pesquisas em seus múltiplos aspectos. A pesquisa também se caracteriza por estudo de caso por trata-se de uma empresa em específico, não tendo estas como focos, outras empresas. A pesquisa de caso nas ciências sociais encontra-se muitas objeções a sua aplicação refere-se a falta de rigor da metodologia, pois ocorrem experimentos e levantamentos para a realização de estudos de casos que não são definidos procedi- mentos metodológicos rígidos (GIL, 2012) O método utilizado foi a realização de entrevistas com funcionários do setor financeiro do hospital, apu- rando informações pertinentes ao fluxo dos processos realizados no setor, obtendo os dados e informações Pleiade, 12 (S1): 70-78, Set., 2018 Edição Especial Projetos Integradores SILVA, M. S. F. E.; DA COSTA, N.; BRILL, P. N. Processo Financeiro: Um Estudo em Hospital Público do Paraná.
essenciais para a elaboração de um mapeamento de processos mais próximo e fidedigno a realidade atual do setor abordado. IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS O Financeiro trabalha apenas com contas a pagar, pois o sistema de contas a receber está desmembrado em um setor chamado “Faturamento”. O setor dispõe apenas de um funcionário. Foi identificado que cada setor tem sua forma de inserir, controlar e armazenar as informações quando as notas fiscais passam por eles, se tornando oneroso para os funcionários, pois alguns setores dispõem ape - nas de um profissional. Quando o Financeiro recebe as notas fiscais, independendo de sua natureza, acaba inserindo todas as in- formações necessárias para a fase de pendência de pagamento; isso seria evitado se o sistema adequado fosse utilizado por todos os setores, diminuindo a carga de alguns dos procedimentos realizados no Financeiro. Para melhor visualização e entendimento sobre o processo ocorrido no Financeiro, foram elaborados os seguintes mapeamentos: Quadro 1. Mapeamento dos processos do setor Financeiro Fonte: Elaborado pelos próprios autores. SILVA, M. S. F. E.; DA COSTA, N.; BRILL, P. N. Processo Financeiro: Um Estudo em Hospital Público do Paraná. Pleiade, 12 (S1): 70-78, Set., 2018 Edição Especial Projetos Integradores
Quando há disponibilidade de recursos, o setor Financeiro filtra as pendências na planilha por determi - nação da diretoria financeira, as separa por competência de recebimento dos insumos ou prestação do servi - ço, desarquiva as notas originais, anexa os espelhos impressos, as certidões e remete para autorização e assi- natura da diretoria financeira e diretor-presidente. Após o entendimento de como o setor financeiro desenvolvia suas atividades operacionais, entende se a suma importância de formular de um novo fluxograma que seja mais eficiente, eficaz e de fácil entendimen- to. Com base em todo o aparato teórico, através de levantamentos de dados, reuniões com os funcionários, foi elaborado modelo para sistematização do controle interno financeiro, visualizado na próxima página: Quadro 3. Fluxograma do Sistema de Controle Financeiro Fonte: Elaborado pelos próprios autores. O quadro acima representa um novo fluxo para o setor financeiro, onde foram adequadas novas etapas para melhoria nas etapas do fluxo dos processos no setor, realizados pelos colaboradores. O novo mapeamento facilita a visualização do processo que ocorre no setor, caso o gerente financeiro venha a se ausentar, a sua função possa ser executada por outro colaborador de maneira eficiente e eficaz. SILVA, M. S. F. E.; DA COSTA, N.; BRILL, P. N. Processo Financeiro: Um Estudo em Hospital Público do Paraná. Pleiade, 12 (S1): 70-78, Set., 2018 Edição Especial Projetos Integradores
Com a inserção das etapas supracitadas, torna-se efetiva a prática da Boa Governança, proporcionando em tempo hábil, maior transparência para sociedade. CONSIDERAÇÕES FINAIS Através do mapeamento de processos, permitiu-se a visualização dos procedimentos adotados pelo setor financeiro, sendo possível identificar as deficiências nas etapas dos processos, possibilitando promover me - lhorias, tendo como resultado, um fluxo de procedimentos mais organizado e eficiente. A partir da restruturação do fluxograma de processos, foi possível elaborar e propor um novo modelo de fluxograma para o sistema de controle interno do financeiro, descrevendo as etapas ideais para os procedi - mentos, que resultou em possível descentralização de competências, facilitando a passagem de conhecimento para novos funcionários que vierem a compor a equipe profissional. Por fim, sugere-se a adoção do mapeamento em mais setores da unidade Hospitalar, pois este, possibilita uma visão gráfica e permite a adoção de melhorias estratégicas, através de um remapeamento, tornando a gestão mais organizada e de fato, eficiente. REFERÊNCIAS ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as tecnologias de gestão organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2005. BAPTISTA, A. E. Sistema de Controle Interno: Estudo multicasos em empresas de laticínios da região do Alto Para- naíba. Minas Gerais: Faculdade Novos Horizontes, 2011. CHINELATO FILHO, João. Arte de organizar para informatizar. Rio de Janeiro: LTC, 1993. COLLIS, Jill & ROGER, Hussey. Pesquisa em Administração. Rio Grande do Sul: Bookman, 2005. CORREIA, K.; LEAL, F.; ALMEIDA, D. Mapeamento de processo: uma abordagem para análise de processo de negócio. XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção. Ed. 22. Curitiba. Anais, 2002. CRUZ, T. Sistemas, Organizações & Métodos: Estudo Integrado das Novas Tecnologias da Informação e Introdução a Gerência do Conteúdo e do Conhecimento. São Paulo: Atlas, 2002. D’ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização, sistemas e métodos: análise, redesenho e informatização de processos administrativos. São Paulo: Atlas, 2001. FEIGENBAUM, A.U. Total quality control. 3. ed. New York: McGraw-Hill, 1991. JOSÉ FILHO, A. A importância do controle interno na administração pública Resumo. Diversa , v. 1, n. 1, p. 85–99,
- Disponível em: http://www.tre-rs.gov.br/arquivos/JOSE_controle_interno.PDF. Acesso em: 02 de abril de
GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas, 2002. OGUNNAIKE, B. A.; RAY, W. H. Process dynamics, modeling, and control. Oxford: Oxford University Press, 1994. PAIM, R. et al. Gestão de Processos: pensar, agir e aprender. Porto Alegre: Bookman. 2009. p. PAIM, Rafael; CARDOSO, Vinicius; CAULLIRAUX, Heitor; CLEMENTE, Rafael. Gestão de Processos: Pensar, Agir e Aprender. São Paulo: Bookman, 2011. Pleiade, 12 (S1): 70-78, Set., 2018 Edição Especial Projetos Integradores SILVA, M. S. F. E.; DA COSTA, N.; BRILL, P. N. Processo Financeiro: Um Estudo em Hospital Público do Paraná.
