Baixe Importância do Metadado e da Preservação de Documentos Eletrônicos em Arquivos e outras Notas de aula em PDF para Sistemática, somente na Docsity!
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS E
DOCUMENTOS DIGITAIS
André Porto Ancona Lopez
Uma revisão prévia dos princípios arquivísticos faz-se necessária para que possamos estabelecer patamares conceituais sobre o universo onde serão alocados os recursos informáticos. Se a informatização dos arquivos não levar em conta tais especificidades, está fadada, no máximo, a tornar-se somente um sistema de gerenciamento eletrôni- co de informações, que não será capaz de garantir as finalidades probatórias dos documentos de arquivo.
O conceito de metadado
Tendo em vista a rápida disseminação das tecnologias informáticas, urge uma discussão mais sistemática sobre a natureza de documen- tos e arquivos digitais. Nesse sentido, é fundamental entender o im- pacto da informática no universo arquivístico em geral, compreenden- do tanto as inovações estruturais que impõe à arquivística, como suas possibilidades de interferência.
O metadado é uma das inovações impostas pela informática nos ar- quivos, cumprindo a função de garantir que o documento eletrônico não se transforme apenas em informação eletrônica e mantenha sua fidedignidade, assegurando seu valor probatório legal. O metadado foi um dos elementos destacados pelo Comitê de Automação do Conse- lho Internacional de Arquivos, conforme nos indica Rosely Rondineili. Para essa autora, o metadado "é o dado sobre o dado. Trata-se de um importante elemento de autenticidade para o documento eletrônico, uma vez que descreve como a informação foi registrada. O metadado mapeia as relações administrativa e documentária de um documento eletrônico dentro do sistema de gerenciamento, durante o seu ciclo vital, fornecendo parte do contexto e da estrutura desse documento e, portanto, deve ser preservado". (Rondineili, 2002, p. 476)
O metadado, portanto, é o registro fidedigno capaz de garantir a auten- ticidade de um documento eletrônico, o qual, nesse caso, confunde-se com sua informação. Não obstante, o metadado garante que o conteú- do informativo não seja desprovido dos dados contextuais da origem arquivística do ato administrativo que o produziu, além de garantir a permanência de seu valor probatório.
Em termos documentais, o metadado representa uma grande inova- ção teórica, não apenas na medida em que o documento passa a ter mais independência de seu suporte físico - desde que a informação e os códigos de autenticidade legais sejam garantidos -, mas por ser um documento virtual que se remete a outros documentos virtuais, garantido-lhes a fidedignidade e a autenticidade. Como pode ser depreendido, o metadado já nasce com sinais de validação bem defi- nidos - aceitos, juridicamente, pela sociedade - para preservar o valor probatório dos demais documentos virtuais. A dimensão legal dos do- cumentos eletrônicos, asseverada pelos metadados, não pode ser jamais esquecida nos processos de informatização arquivística. Do contrário, corre-se o risco de construir uma enorme base de informa- ções digitais verídicas, porém irremediavelmente carentes de autenti- cidade e, portanto, com valor probatório nulo.
O metadado, como vimos, muda radicalmente algumas das relações entre o documento arquivístico, suas informações e seu suporte. Ele representa o estágio mais avançado das diferentes possibilidades de interferência informática nos arquivos.
A tabela adiante procura esquematizar^1 tais possibilidades de acordo com as diferentes fases do processo arquivístico.
A situação 1 refere-se ao início clássico da arquivologia, quando todos os passos e os processos eram em papel, controlados em papel, referentes ao papel. Nossos referenciais e princípios foram formados como resultantes dessa situação. Em algum momento entre a situa- ção 1 e a 2, o universo tradicional de suportes passou a ser substituído (ou ampliado) com a adoção de novos materiais que, além do papel,
A inserção do computador nos arquivos surge aos poucos e passa a desempenhar, inicialmente (momento 2), as atividades ligadas à ges- tão das informações que darão origem aos documentos. Nesse mo- mento os princípios arquivísticos permanecem inabaláveis. Ressalve- se que, por vezes, cadastros eletrônicos podem, erroneamente, ser confundidos com documentos de arquivo; no entanto, não o são. To- das as atividades continuam a produzir papéis para o exercício do potencial probatório.
A etapa seguinte da informatização (momento 3) deu-se com o controle eletrônico do trâmite, que teria todas as condições para ser estendido ao controle da destinação dos documentos, gerenciando os papéis correntes, intermediários, permanentes e eliminados. Nesse aspecto, a informática não apenas solidifica os valores arquivísticos tradicio- nais, como também facilita a implantação de sistemas de arquivo, com controle total do fluxo documental em todas as idades do documento. Infelizmente são raros os exemplos nos quais o protocolo eletrônico tenha ultrapassado os limites do arquivo corrente.
A partir daí a informática entra cada vez mais no universo dos arquivos. Mas sempre substituindo documentos de trâmite, ou controle do trâmi- te, ou controle dos documentos. Sempre há a versão chancelada em papel como garantia do valor probatório. Na realidade esse tipo de situação não modifica muito o quadro geral dos princípios arquivísticos, que continuam válidos. As razões de uma certa confusão estão ligadas ao não entendimento pleno do conceito de documento de arquivo - definido pelas funções administrativas das quais é um resultado, e não pelo conteúdo informativo. O conteúdo informativo tem importância fundamental, porém apenas dentro do quadro do contexto de produção arquivístico. Em outras palavras: a crítica da veracidade documental é desprovida de sentido quando não se pode determinar a autenticidade do documento.
De um modo geral, no caso de documentos e processos tradicionais em papel, essa confusão acaba por não ser muito relevante, uma vez que quase não há repetição de conteúdo em documentos distintos. O conceito de unicidade é fácil de ser percebido nessa situação. No en-
tanto, com o advento de novos meios de duplicação da informação e com a inclusão de documentos obtidos por tais meios nos arquivos, a distinção entre o contexto de produção e o conteúdo informativo do documento torna-se mais importante, já que começam a ocorrer docu- mentos diferentes, com conteúdos formais similares. O exemplo mais forte disso, mesmo antes da disseminação dos suportes informatizados, é a fotografia^2.
Na fotografia podemos ver inúmeros exemplos acerca da existência de conteúdos informativos idênticos (quando descolados do contexto de produção) em documentos arquivísticos distintos, cuja organização somente será satisfatória, nos arquivos, se, e somente se, a teoria e os princípios arquivísticos se mantiverem intactos. O advento dos metadados (momento 4) ocorreu como forma de garantir a estabilida- de probatória dos documentos digitais, de acordo com os princípios arquivísticos. A partir desse momento estavam criadas as condições para que fosse possível a existência de documentos virtuais em todas as etapas do processo de geração e guarda de registros arquivísticos (momento 7).
A introdução dos metadados equivale à situação vivida pela fotografia nos arquivos. Na realidade eles representam uma fonte potencial de informações, das quais serão produzidos e gerados os documentos. O metadado em si não é o documento final, posto que ele é uma grande fonte de armazenamento de informações, em constante ali- mentação. Os relatórios gerados a partir dos metadados é que consti- tuirão os documentos, que podem ser impressos (papel) ou eletrôni- cos; que, em ambos os casos, podem sofrer migração (microfilmagem, digitalização etc. ou passagem de suportes, softwares). É necessário ter um controle rígido da migração e da confecção de novas cópias - que, por vezes, apresentam a informação com outra disposição de dados - do mesmo modo que a arquivística vem fazendo há décadas.
A questão de os documentos eletrônicos dependerem de equipamen- to adicional para sua leitura não é novidade no universo dos arquivos. Há pelo menos três quartos de século, são utilizados documentos que necessitam de equipamentos e não permitem o acesso direto, tais
Documentos convencionais e documentos digitais
As especificidades dos documentos eletrônicos implicarão em impac- tos distintos, conforme seja o nível da informatização. Desse modo, a adoção de um trâmite informatizado (como indicado no momento 3) demandará somente um controle maior do ciclo de vida dos documen- tos - que serão, nessa situação, todos do tipo convencional - com vistas ao arquivamento permanente. Por outro lado, a digitalização de registros permanentes convencionais com a finalidade de eliminação de documentos originais, quando legalmente permitida, imporá a cria- ção de metadados e de procedimentos reguladores, devidamente adap- tados às exigências da lei. Ressalve-se que no caso dos arquivos públicos a lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, proíbe qualquer tipo de descarte de material permanente.
O documento eletrônico, de acordo com o Comitê de Automação do Conselho Internacional de Arquivos, apresenta, em relação ao docu- mento convencional, alguns aspectos marcantes.
O esquema adiante^3 procura resumir os aspectos tidos como relevan- tes pelo Comitê. Todas essas características, sumariamente indicadas, são fundamentais para o êxito de qualquer intervenção informática nos arquivos.
A implantação - ou modificação - de sistemas de gestão eletrônica de arquivo terá sempre como ponto de partida um diagnóstico do nível da interferência informática, levando em consideração as especificidades dos conjuntos arquivísticos quanto à sua proveniência, ordem original e ciclo vital. Nesse sentido há que se distinguir a gestão eletrônica de documentos da gestão eletrônica de informações. A descrição, por sua vez, só terá êxito se todas essas nuanças do documento eletrônico forem levadas em consideração, isto é, é preciso saber qual é o docu- mento que se está descrevendo^4.
nistrativos exarados nos documentos produzem conseqüências e, jus- tamente por essa característica, devem ser preservados como prova de tais ações administrativas. Assim, a automação do controle do trâ- mite deve ser estendida para o controle do ciclo vital, possibilitando a plena recuperação do documento arquivado.
No outro extremo do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, pode- mos ter a gestão eletrônica de documentos auxiliando nas atividades de consulta aos registros permanentes. Nesse caso, a ação da informática pode se dar, por exemplo, através de instrumentos de pes- quisa informatizados, ou pela disponibilizaçao de cópias digitais de documentos, contribuindo também para a preservação física do acer- vo. Ressalve-se que, nesse último caso, o acesso será franqueado a uma cópia eletrônica do documento, isto é, à informação contida no documento e não ao documento propriamente dito; por extensão, sua autenticidade - e seu valor probatório - estarão sujeitos a questionamentos, caso as medidas técnicas preconizadas por lei não tenham sido adotadas.
A necessidade de se preservar, além da informação, a autenticidade documental obriga a adoção de códigos de legitimação eletrônica que sejam duradouros. Há ainda obrigação de que o sistema esteja plane- jado para realizar atualizações sistemáticas, de modo a evitar o com- prometimento do valor probatório dos documentos por conta da obsolescência tecnológica. O descaso com essa questão pode levar a situações de perda total da informação.
A gestão eletrônica de informações difere da gestão arquivística de documentos, na medida em que seu foco de preocupação está nas informações contidas nos documentos, e não no documento contextualizado, apto a produzir conseqüências e provar atos adminis- trativos. Como vimos anteriormente, o significado arquivístico do docu- mento pode, muitas vezes, ser distinto daquele que parece mais evi- dente pela análise do seu conteúdo. Qualquer tipo de gestão que leve em conta apenas a informação compromete seriamente o próprio con- ceito de documento de arquivo, que engloba tanto os registros produzi- dos como os documentos acumulados. Com a ampla disseminação
da informática, que permite infinitas reciclagens da mesma informa- ção em contextos totalmente distintos, a situação se agrava, sendo mais difícil identificar pistas sobre o contexto de produção do docu- mento sem os dados acerca de sua geração.
Muitas vezes tem-se buscado, tanto para os procedimentos eletrôni- cos da classificação como para a descrição documental, a inserção dos "conteúdos" dos documentos em imensos bancos de dados, ali- mentados pela ilusão (quase cientificista) de que essa classificação detalhada é satisfatória para dar conta de todas (ou quase todas) as buscas possíveis; confunde-se análise documentária com organiza- ção arquivística. Desse modo, assume-se uma determinada interpre- tação da informação como a única "leitura" correta, ou, pelo menos, como a mais capacitada para sintetizar, de modo quase universal, as informações em questão. Ressalve-se que tal "universalidade" não é assumida explicitamente, na maioria das vezes.
Do mesmo modo, as atividades de descrição não podem ser centradas sobre o conteúdo informativo dos documentos, porém sobre sua gê- nese arquivística, de tal sorte que os conteúdos sejam descritos em decorrência do locus classificatório e não o inverso.
As reciclagens e reproduções de documentos são fenômenos comuns e também devem ser observados com cuidado, principalmente no uni- verso informático em que vivemos. Muitas vezes a informação de um documento é reproduzida em outro, como certas fotografias, por exem- plo. Nesse caso, o conteúdo informativo primário^5 permanece igual, porém torna-se um documento absolutamente diferente em termos de arquivalia.
Muitas vezes a descrição, sobretudo aquela que, por meio da geração de relatórios eletrônicos automatizados, promove apenas a decodificação dos conteúdos dos documentos, relega a segundo pla- no as informações contextuais da proveniência e função administrativa do documento. De igual maneira, é preciso ter em conta que muitos dos projetos apregoados como gestão eletrônica de documentos na verdade gerenciam apenas a informação, eliminando completamente
a) imparcialidade: "os arquivos são inerentemente verídicos", des- tacando que "a imparcialidade é uma característica dos docu- mentos de arquivo, não de seus criadores, os quais são natu- ralmente parciais aos seus próprios interesses". b) autenticidade: [os arquivos] "são criados como verossímeis e confiáveis para quem deles necessita para agir. São mantidos com garantias apropriadas para ação futura e para informa- ção". E são preservados por seus produtores - ou sucessores
- como registro das atividades passadas. c) naturalidade - ou serialidade: "os arquivos não são documen- tos coletados artificialmente [...], porém acumulados natural- mente [...] para os objetivos práticos da administração". d) organicidade: "o fato de os documentos de arquivo [...] acumula- rem-se natural, progressiva e continuamente [...] lhes garante uma coesão espontânea e estruturada" sendo que a unicidade entra como um corolário desta última característica.
O Projeto Brasil Nunca Mais (Arquidiocese, 1986) é um ótimo exemplo para demonstrar a imparcialidade dos documentos de arquivo em re- lação à sua produção. A fidelidade dos registros documentais das ati- vidades de opositores ao regime de exceção do período pós-1964 deu subsídio legal para o cerceamento de seus direitos políticos. Do mes- mo modo, documentos produzidos pela ditadura para registrar a cas- sação de direitos políticos serviram de base para que o Projeto Brasil Nunca Mais pudesse denunciar abusos cometidos pelo regime militar. Ressalte-se que somente a neutralidade do documento em relação a seus produtores é que permite que eles evidenciem a parcialidade dos atos que os geraram.
Em um documento (eletrônico ou não) considerado isoladamente - isto é, descolado do seu contexto arquivístico de produção - a veraci- dade tende a ser confundida com a autenticidade do conteúdo. Essas duas características acabam por se mesclar, posto que não haverá dados para determinar o contexto do documento, sendo, portanto, im- possível estabelecer a autenticidade. Por outro lado, quando somos capazes de contextualizar o documento junto ao seu produtor
institucional, a veracidade separa-se completamente da autenticida- de. No primeiro caso, uma informação isolada compromete o uso do documento, uma vez que não atesta sua fidedignidade, o que não ocor- re no segundo caso.
A naturalidade, entendida enquanto produção de registros documen- tais como resultado natural de atividades rotineiras, é que vai conferir o caráter coletivo e serial aos arquivos, e não o volume de documentos produzidos. O caráter serial e coletivo dos documentos arquivísticos coloca a série - e não os documentos isolados - como a unidade documental básica. O enfoque do arquivista deve voltar-se para o con- junto do acervo como um todo, não para documentos isolados, permi- tindo o estabelecimento das séries e das relações lógicas entre elas. A manutenção da organicidade dos conjuntos documentais é essen- cial tanto para possibilitar o trabalho com grandes volumes de docu- mentos, como para dotar de sentido arquivístico as peças documen- tais individualizadas que compõem o todo orgânico.
Como desdobramento, os projetos de informatização, mesmo tendo como base peças documentais específicas (eletrônicas ou não), ja- mais poderão perder de vista a série, isto é, o conjunto de documentos da mesma espécie decorrentes de uma mesma função - tipo docu- mental -, posto que a prova sempre se dará em relação às atividades desempenhadas. Como decorrência da organicidade, cada documen- to, a despeito de valores informativos primários idênticos, será único dentro de seu contexto arquivístico e plenamente capacitado para ser- vir de prova da atividade que o produziu.
Notas
1 - Na esquematização da tabela, o item "papel" pode referir-se também a outros suportes convencionais; o item "e-mail" pode referir-se a qualquer tipo de trâmite alimentado por correspondência ou formulários eletrônicos; o item "metadados" refere-se a um conjunto formado pelas informações digitais e os metadados que as autenticam. 2 - Para uma exemplificação mais detalhada sobre esse ponto, ver Lopez (2003, p. 78-79; e 2000, p. 115 e seguintes).
Resumo: Levando em consideração o caráter probatório dos documentos de arquivo, este artigo estabelece parâmetros para conferir autenticidade aos documentos digitais, focalizando os metadados como conceito-chave.
Abstract: Based on the evidential character of archival documents, this article delineates the parameters of digital records authenticity, focusing metadata as a key concept.
Sobre o autor: Doutor e mestre em História Social pela Universidade de São Paulo, é professor do Departamento de História da Universidade Estadual de Maringá e do Curso de Especialização em Organização de Arquivos do Instituto de Estudos Brasileiros da Universidade de São Paulo.
Sobre o texto: Versão modificada do balanço "Revisando princípios, concei- tos e métodos: os arquivos no mundo digital", apresentado no INTEGRAR - I Congresso Internacional de Arquivos, Bibliotecas, Centros de Documentação e Museus, realizado em São Paulo, março de 2002.
Palavras-chave: autenticidade; metadados; documentos digitais; teoria arquivística.
Key words: authenticity; metadata; digital records; archival theory.
