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Índice
- Introdução..........................................................................................................................
- Objectivos......................................................................................................................
- Objectivo Geral.........................................................................................................
- Objectivos Específicos..............................................................................................
- Metodologia...................................................................................................................
- 1 Planear a Gestão da Integração do Projecto...................................................................
- 1.1 Conceito de Projecto...............................................................................................
- 1.2 Fases do Projecto.....................................................................................................
- 1.2.1 Fase de Iniciação..............................................................................................
- 1.2.2 Fase de Planeamento........................................................................................
- 1.2.3 Fase de Execução.............................................................................................
- 1.2.4 Fase de Controle...............................................................................................
- 1.2.5 Fase de Encerramento......................................................................................
- 1.3 Gestão da Integração do Projecto............................................................................
- 1.3.1 Áreas da Gestão de Projectos...........................................................................
- Conclusão........................................................................................................................
- Bibliografia......................................................................................................................
Introdução
O presente trabalho objectiva abordar sobre o seguinte tema: Planear a Gestão da Integração do Projecto que inclui as actividades requeridas para assegurar que os diversos elementos do projecto estejam adequadamente coordenados. A Gestão da integração envolve fazer compensações entre objectivos e alternativas eventualmente concorrentes, a fim de atingir ou superar as necessidades e expectativas. Projecto é um conjunto de actividades ou medidas planeadas para serem executadas com responsabilidade de execução definida, objectivos determinados, abrangência (ou escopo) definida, prazo delimitado, e recursos específicos.
Além disso, um projecto é caracterizado por criar algo novo, algo que não havia sido feito antes da mesma maneira
Dessa forma, a gestão de projecto refere-se à gestão individual de cada projecto. É a combinação de pessoas, técnicas e sistemas necessários à administração dos recursos indispensáveis para atingir com êxito o final do projecto. Significa fazer o necessário para completar o projecto dentro dos objectivos estabelecidos.
A gestão de projecto é também a aplicação de conhecimentos, ferramentas e técnicas para planear actividades com o objectivo de suprir necessidades e atingir ou exceder as expectativas definidas ou solicitadas para o projecto.
1.1 Conceito de Projecto
Segundo o Project Management Body of Knowledge PMBOK (2000, p. 4) “um projecto é um esforço temporário para a obtenção de um objectivo particular e sobre o qual a gerência de projectos pode ser aplicada independente de seu tamanho, orçamento ou cronograma de execução”. Observam-se algumas características intrínsecas de projectos nesta afirmação, quais sejam: pessoas, custos, prazos e objectivos. Além destes, há ainda outros aspectos importantes como qualidade e riscos.
As principais características que distinguem um projecto de uma actividade contínua são que ele deve ser uma actividade temporária e única (PMBOK, 2000). Assim, pode ser definido em termos de suas características distintas – um projecto é um empreendimento temporário com o objectivo de criar um produto ou serviço único. O carácter temporário justifica-se pois cada projecto deve ter um início e um fim bem definidos. Já o carácter único significa que o novo produto, serviço ou procedimento é, de alguma forma, diferente de todos os outros produtos, serviços ou procedimentos já existentes na organização.
1.2 Fases do Projecto
Os projectos seguem um conjunto de fases, ao longo do tempo, que formam o seu ciclo de vida. Cada fase define o trabalho a realizar, os recursos necessários e é marcada pela entrega de um produto de trabalho tangível e verificável. As fases de um projecto variam de acordo com o projecto em si e com a indústria a que diz respeito (D. GONÇALVES, CRUZ, & VARAJÃO, 2008), porém, na maioria dos casos as fases de um ciclo de vida incluem a iniciação, planeamento, execução, controlo e encerramento (PMI, 2004.
1.2.1 Fase de Iniciação
D. GONÇALVES, CRUZ, & VARAJÃO, (2008) Esta fase inicial serve para detalhar os benefícios e os resultados esperados que este projecto de forma macro entregará para instituição.
As informações nela contidas serão refinadas na fase seguinte (Planeamento). Neste primeiro momento o documento que será utilizado é denominado de Termo de Abertura de Projecto – TAP.
O processo de iniciação possui os seguintes objectivos:
- Seleccionar gerentes de projectos;
- Conduzir os métodos de selecção dos projectos;
- Definir o escopo;
- Identificar, premissas e restrições;
- Identificar as partes interessadas;
- Identificar o gerente e a equipe do projecto;
- Desenvolver o Termo de Abertura do Projecto e
- Obter a aprovação do Termo de Abertura do Projecto.
1.2.2 Fase de Planeamento
D. GONÇALVES, CRUZ, & VARAJÃO, (2008), Com o segundo grupo do processo de gestão de projectos pretende-se o planeamento das acções necessárias para alcançar os objectivos e o desenvolvimento de parcerias. Estabelece um itinerário para a execução dos trabalhos envolvidos no projecto. Nesta fase é necessário definir as grandes opções científicas e tecnológicas:
- Definir a metodologia de abordagem,
- Identificar os resultados com potencial de protecção de propriedade intelectual; identificar riscos;
- Identificar os recursos necessários (orçamento, matérias-primas, recursos humanos);
- Identificar as equipas de desenvolvimento (internas e externas);
- Apresentar um orçamento pormenorizado;
- Apresentar uma calendarização com identificação clara dos principais milestones ;
- Identificar a metodologia de avaliação e tomada de decisão;
- Identificação de parceiros e documentos de negociação;
- Identificação e justificação das actividades de I&D e
- Atribuição de recursos.
1.2.3 Fase de Execução
Na fase de execução os trabalhos são realizados, conforme definidos no planeamento.
- A equipe executa os pacotes de trabalho;
- O gerente de projecto desenvolve o time ;
- Todos trabalham para garantir a qualidade;
- Todos se comunicam e distribuem informações;
- Os responsáveis fazem a gestão de riscos;
- O gerente do projecto dirige o projecto;
- Confirmar se o trabalho está em conformidade com os requisitos;
- Terminar o encerramento das aquisições;
- Obter aceitação formal do produto;
- Terminar os relatórios finais de desempenho;
- Indexar e arquivar os registos;
- Actualizar a base de conhecimento de lições aprendidas;
- Entregar o produto terminado e
- Liberar os recursos.
O processo de Encerramento do ciclo de vida do projecto envolve a documentação dos resultados finais e a sua avaliação, observando-se os aspectos positivos e negativos evidenciados durante a sua execução. Todos os documentos criados no projecto finalizado e as “melhores práticas” documentadas servirão de referência para projectos futuros.
1.3 Gestão da Integração do Projecto
A gestão da Integração descreve os processos e actividades que suportam vários elementos da GP, os quais são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos dos projectos (Miguel, 2008). A Gestão da Integração é a área que afecta e é afectada por todas as outras áreas de conhecimento (D. GONÇALVES ET AL., 2007). É de extrema importância o gestor de projecto dominar as diversas áreas do conhecimento e, à medida que o gestor se torna mais sofisticado na gestão destas áreas, os processos utilizados para gerir um projecto tornam-se mais consistentes e sistemáticos e desta forma podem contribuir para uma maior taxa de sucesso do projecto (CHEN, LAW, & YANG, 2009).
1.3.1 Áreas da Gestão de Projectos O PMBoK define as seguintes áreas de conhecimento, sendo elas:
- A gestão de âmbito,
- Gestão do tempo,
- Gestão de custo,
- Gestão de qualidade,
- Gestão dos recursos humanos,
- Gestão da comunicação,
- Gestão do risco e
- Gestão de compras. Cada uma destas áreas tem particularidades próprias e níveis de complexidade diferentes, no entanto, não deixam de estar integradas. O gestor de projecto deve dominar todas estas áreas, no entanto, dependendo do projecto ou da organização em questão, existem áreas com maior ou menor relevância (PMI, 2004). Estas áreas do conhecimento descrevem-se nas seguintes secções.
1.3.1.1Gestão do Âmbito A gestão do âmbito do projecto descreve os processos necessários para assegurar que o projecto contempla todo o trabalho requerido, e somente o requerido, para completar o projecto com sucesso. A preocupação fundamental da gestão do âmbito compreende a definição e o controlo do que está ou não incluído no projecto (TORREÃO, 2005a). Esta área compreende cinco processos de acordo com o PMBoK.
- Planeamento do âmbito: criação de um plano de gestão do âmbito do projecto que documenta como este será definido, verificado e controlada.
- Detalhe/definição do âmbito: desenvolvimento de uma declaração do âmbito detalhada do projecto, fornecendo a base para futuras decisões.
- Criação da EAP: este é o processo necessário para subdividir as principais entregas do projecto e do trabalho do projecto em componentes menores e mais fáceis de gerir.
- Verificação do âmbito: formalização da aceitação dos pressupostos do projecto por parte dos intervenientes do projecto.
- Controlo de mudanças do âmbito: é o processo necessário para controlar as alterações que vão surgindo no âmbito do projecto.
A gestão do âmbito de um projecto diz respeito à identificação do tamanho e da forma do projecto, descrevendo o projecto de maneira a que todos os interessados compreendam o seu propósito (MARTIN, 2006). Antes que um projecto seja iniciado é necessário justificar a necessidade da realização do mesmo, analisar a sua viabilidade e quais os benefícios resultantes em termos de negócio. A escrita de uma proposta, envolvendo uma descrição inicial dos objectivos e
calendarização do projecto de forma detalhada, tendo em conta possíveis imprevistos e alterações no projecto, de forma que o projecto não saia fora do controlo. O planeamento do projecto inevitavelmente envolve incerteza.
1.3.1.3 Gestão dos Custos Os projectos, naturalmente envolvem custos, mas é difícil conseguir calcular o valor exacto dos custos, porque os projectos estão sujeitos a riscos e a incertezas, especialmente nas fases iniciais quando a informação é muito limitada. À medida que um projecto progride, existe mais informação disponível de forma a permitir que os custos sejam calculados com um maior rigor e, consequentemente, com um maior controlo dos mesmos. Esta área do conhecimento preocupa-se em planear e estimar, orçamentar e controlar todo o custo inerente a um projecto. Compreende três processos de acordo com o PMBoK.
- Estimativa de Custos: desenvolvimento de uma estimativa dos custos dos recursos necessários para completar as actividades do projecto.
- Orçamentação de Custos : agregação dos custos estimados de actividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos.
- Controlo de Custos: controlo dos factores que criam as variações de custos e controlo das mudanças no orçamento do projecto. No desenvolvimento de um projecto é necessário que o orçamento estipulado não seja ultrapassado, uma forma de o controlar é através da gestão dos custos. Para um boa gestão dos custos é necessário identificar os diferentes recursos necessários ao projecto, os recursos humanos, os diferentes equipamentos e materiais. Após a identificação dos mesmos, procede-se à elaboração de estimativas dos custos das diferentes actividades e dos custos dos recursos em termos de horas de trabalho e valor monetário. Assim, a estimativa de custos é a tarefa de prever a produtividade ou esforço necessário para completar um projecto de software (MITTAS & ANGELIS, 2008).
1.3.1.4 Gestão da Qualidade A gestão da qualidade descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projecto serão satisfeitas. O projecto tem qualidade quando é concluído em conformidade com os requisitos, especificações (o projecto deve produzir o que foi definido) e adequação ao uso (deve
satisfazer as reais necessidades dos clientes) (TORREÃO, 2005). Esta área do conhecimento compreende três processos, segundo o PMBoK.
- Planeamento da qualidade: identificação dos padrões de qualidade relevantes para o projecto e definir como satisfazê-los.
- Garantia da qualidade: aplicação das actividades da qualidade planeadas e sistemáticas para garantir que o projecto emprega todos os processos necessários para atender aos requisitos.
- Controlo da qualidade : envolve a monitorização de resultados específicos do projecto a fim de determinar se eles estão de acordo com os padrões relevantes da qualidade e a identificação de maneiras de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório.
A gestão da qualidade não se preocupa apenas com a qualidade dos bens e serviços produzidos para o cliente, tem também como preocupação manter a qualidade do processo de desenvolvimento do produto final. A gestão da qualidade deve abordar a gestão do projecto e do produto (PMI, 2004).
1.3.1.5 Gestão dos Recursos Humanos As pessoas estão no centro de cada aspecto de um projecto (MARTIN, 2006) e por isso é necessário geri-las de forma a conseguir o máximo aproveitamento de cada uma das delas. Num meio onde diferentes pessoas interagem é necessário muita sensibilidade para saber lidar com as personalidades diferentes. Desta forma, esta área preocupa-se em identificar, integrar e gerir a equipa de projecto para integrar os esforços de todos os contribuintes para o projecto (ARCHIBALD, 2000). Esta área compreende quatro processos de acordo com o PMBoK.
- Planeamento organizacional : identificação e documentação de funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projecto, bem como a criação do plano de gestão de pessoal.
- Aquisição da equipa: obtenção dos recursos humanos necessários para completar o projecto.
- Desenvolvimento da equipa: melhoria de competências e interacção de membros da equipa para aprimorar o desempenho do projecto.
A importância da comunicação para o êxito de um projecto é enorme (MEHTA, 2002) pois é uma componente presente em todas as etapas de um projecto e por isso é necessário efectuar uma correcta gestão da mesma. A comunicação pode ser entendida como a troca de informações ou uma técnica para expressar ideias eficazmente (KERZNER, 2001, 2006; MEHTA, 2002). Uma comunicação clara é importante desde o início (SCHMID, 2007), e a fim de assegurar que esta é controlada, deve ser produzido um plano de comunicação no início do projecto. Desta forma são identificadas quais as informações que cada um precisa e quando as mesmas serão distribuídas pela equipa de projecto e pelo cliente.
1.3.1.7 Gestão do Risco Associados aos projectos surgem inevitavelmente os riscos que por vezes não são identificados à partida e podem prejudicar assim o desenvolvimento do projecto. A gestão dos riscos tenta reconhecer, gerir e, eventualmente, corrigir eventuais problemas e imprevistos que podem ocorrer quando um projecto é implementado (III, COPE, & HOTARD, 2006). Esta área do conhecimento compreende quatro processos, segundo o PMBoK.
- Identificação dos riscos: determinação dos riscos que podem afectar o projecto e proceder à sua documentação.
- Análise qualitativa dos riscos: atribuir prioridades aos riscos para uma subsequente análise e combinar a sua probabilidade de ocorrência e impacto.
- Plano de resposta aos riscos : desenvolvimento de opções e acções para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objectivos do projecto.
- Controlo de respostas aos riscos : acompanhamento dos riscos identificados, monitorização dos riscos, identificação dos novos riscos, execução de planos de respostas a riscos e avaliação da sua eficácia durante todo o ciclo de vida do projecto.
Um dos objectivos de um projecto é a criação de um produto desconhecido, o que geralmente envolve risco pois as etapas para alcançar os objectivos propostos não são conhecidas pelas pessoas responsáveis pelo desenvolvimento do projecto (PMI, 2004). A gestão do risco inclui o processo de identificação do risco, análise e tratamento do mesmo (FANA, LINB, & SHEUC, 2008). A análise detalhada dos riscos identificados é importante para consequentemente se poder efectuar um ranking dos factores de risco
tendo por referência a probabilidade de ocorrências e o seu potencial impacto no projecto.
1.3.1.7 Gestão das Aquisições No desenvolvimento de um projecto é normalmente necessário efectuar diversas aquisições em termos de mercadorias e serviços, esta área do conhecimento descreve os processos inerentes à aquisição de bens e serviços fora da organização, e compreende seis processos.
- Planeamento das compras: determinação do que comprar ou adquirir e de quando e como fazer isso.
- Preparação das compras: documentação dos requisitos de produtos, serviços e resultados e identificação de possíveis fornecedores.
- Propostas: obtenção de informações, cotações, preços, ofertas ou propostas, conforme adequado.
- (^) Selecção de fornecedores: análise de ofertas, escolha entre possíveis fornecedores e negociação de um contrato por escrito com cada fornecedor.
- Administração de contratos: gestão do contrato e da relação entre o comprador e o fornecedor, análise e documentação do desempenho actual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer acções correctivas necessárias e fornecer uma base para futuras relações com o fornecedor, gerir mudanças relacionadas ao contrato e, quando adequado, a relação contratual com o comprador externo do projecto.
- Encerramento de contratos: terminar e liquidar cada contrato, inclusive a resolução de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicável ao projecto ou a uma fase do projecto.
Esta área do conhecimento inclui os processos para adquirir os produtos, serviços, ou resultados necessários de fora da equipa de projecto para executar o trabalho (PMI, 2004). Para uma eficaz gestão de aquisições é fundamental identificar os bens e serviços a contratar do exterior, efectuar e planear as compras e solicitações. A escolha da melhor solução é também um factor crítico para o sucesso de qualquer projecto de software e consequentemente do investimento efectuado (GOMES, 2007) é essencial
Bibliografia
BARRY, E. J., Mukhopadhyay, T., & Slaughter, S. A. (2002). Software Project Duration and Effort:An Empirical Study. Journal of Information Technology and Management, 3 , 113-136.
DUARTE, F. J. M. (2002). Engenharia de Software Orientada aos Processos. Universidade do Minho, Braga.
GONÇALVES, D., Cruz, J. B., & Varajão, J. (2008a). Particularidades dos diferentes tipos de projectos de desenvolvimento de software Paper presented at the Congresso Internacional de Administração, Ponta Grossa - PR.
KERZNER, H. (2006). Project Management – A Systems Approach to Planning,Scheduling and Controlling (9 ed.): John Wiley and Sons.
MARTIN, V. (2006). Managing projects in human resources, training and development : Kogan Page Limited.
MITTAS, N., & Angelis, L. (2008). Combining regression and estimation by analogy in a semi-parametric model for software cost estimation****. Paper presented at the Proceedings of the Second ACM-IEEE international symposium on Empirical software engineering and measurement
PMI, P. M. I. (2004). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) (3 ed.).
TORREÃO, P. G. B. C. (2005). Ambiente Inteligente de Aprendizado para a Educação em Gerenciamento de Projectos. Universidade Federal de Pernambuco, Pernambuco,Brasil.
Nome: Sérgio Alfredo Macore / 22.02. Naturalidade: Cabo Delgado – Pemba – Moçambique Contactos: +258 826677547 ou +258 846458829 Formado em: Gestão de Empresas / Gestão Financeira E-mail: Sergio.macore@gmail.com / helldriverrapper@hotmail.com Facebook: Helldriver Rapper Rapper, Sergio Alfredo Macore Twitter: @HelldriverTLG
Instituição de ensino: Universidade Pedagogica Nampula – Faculdade = ESCOG.
Boa sorte para você…….
