Federação das Indústrias do Estado da Paraíba
Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
Departamento Regional da Paraíba
MÓDULO I - DOCUMENTAÇÃO:
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Campina Grande
2011
FIEP
SESI
SENAI
IEL
Prepare-se para as provas
Estude fácil! Tem muito documento disponível na Docsity
Ganhe pontos para baixar
Ganhe pontos ajudando outros esrudantes ou compre um plano Premium
Guias e Dicas
Prepare-se para as provas
Estude fácil! Tem muito documento disponível na Docsity
Encontrar documentos
Prepare-se para as provas com trabalhos de outros alunos como você, aqui na Docsity
Pesquisar documentos Store
Os melhores documentos à venda: Trabalhos de alunos formados
Videoaulas
Prepare-se com as videoaulas e exercícios resolvidos criados a partir da grade da sua Universidade
Quiz
Responda perguntas de provas passadas e avalie sua preparação.
Ganhe pontos para baixar
Ganhe pontos ajudando outros esrudantes ou compre um plano Premium
Comunidade
Pergunte à comunidade
Peça ajuda à comunidade e tire suas dúvidas relacionadas ao estudo
Ranking universidades
Descubra as melhores universidades em seu país de acordo com os usuários da Docsity
Guias grátis
Os eBooks que salvam estudantes!
Baixe gratuitamente nossos guias de estudo, métodos para diminuir a ansiedade, dicas de TCC preparadas pelos professores da Docsity
Organização de documentos, Notas de estudo de Administração Empresarial
Curso auxiliar administrativo senai
Tipologia: Notas de estudo
2021
Em oferta
Oferta por tempo limitado
Compartilhado em 14/10/2021
andreza-morais-1 🇧🇷
1
(1)1 documento
1 / 25
Esta página não é visível na pré-visualização
Não perca as partes importantes!
Em oferta
Documentos relacionados
Pré-visualização parcial do texto
Baixe Organização de documentos e outras Notas de estudo em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity!
Federação das Indústrias do Estado da Paraíba
Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
Departamento Regional da Paraíba
MÓDULO I - DOCUMENTAÇÃO:
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Campina Grande
2011
FIEPSESI SENAIIEL
É autorizada reprodução total ou parcial deste material, por qualquer meio ou
sistema desde que a fonte seja citada.
Informamos que não será permitida qualquer alteração neste material, sem
que haja autorização da UNIEP.
SENAI. PB.
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO: Aprendizagem/SENAI
Departamento Regional da Paraíba. – Campina Grande, 2011.
- Organização de Documentos
CDD
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
Departamento Regional da Paraíba
Avenida: Manoel Guimarães – 195 – José Pinheiro
CEP: 58100-440 – Campina Grande – PB
Fone: (83) 2101.
Fax: (83)2101.
E-mail: senaipb@fiepb.org.br
Home page: http://www.fiepb.org.br
1. INTRODUÇÃO
A gestão documental abrange a administração das áreas ocupadas, dos equipamentos utilizados e o pessoal especializado.
O presente material propõe rotinas para gerenciamento dos documentos que compõem os tipos de documentos, seu controle, incluindo processos administrativos, o fluxo de documentos, prazos e atualizações de dados cadastrais.
A organização de documentos é essencial para que a empresa possa desenvolver suas atividades com mais eficiência e eficácia e para que os resultados sejam alcançados com maior rapidez.
2. DOCUMENTOS
É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE.
2.1. NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.
Vamos conhecê-los:
1. Formato : é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado:
Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, mapa.
2. Espécie : é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações contidas no documento.
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma.
3. Gênero : configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual(filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides); textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, CD-ROM).
2.2. TIPOS DE DOCUMENTO
É a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.
- Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos;
- Histórico das solicitações e devoluções;
- Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem expurgados;
- Realização de consultas com possibilidade de filtragem em variados níveis;
- Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acessos a índices e documentos predeterminados, e ainda delimitações para consulta, inclusão, exclusão de documentos e operação de funções avançadas.
3.4. VANTAGENS
- Disponibilização de espaço físico;
- Organização física adequada;
- Sistema de identificação visual;
- Padronização dos métodos de arquivamento;
- Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
- Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
- Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
- Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
- Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.
4. PROTOCOLO
Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação.
DICA LEGAL: PROTOCOLO
A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente. É a fase em que os documentos são criados.
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações:
Recebimento : Receber os documentos produzidos pela instituição ou aqueles produzidos por outras instituições, que para lá foram encaminhados.
Registro :
Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básico do documento; Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado); Os dados são utilizados para localização do documento.
Autuação:
Documentos são transformados em processo – abertura de processo; Inserção de capa específica; Numeração das páginas; Atribuição de nº de identificação do processo.
Classificação :
Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o código de classificação de documentos; Documentos que estiverem em envelopes fechados devem ser abertos no protocolo. Os únicos que não são abertos no protocolo são: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto). Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) deverão ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
Expedição/Distribuição:
Enviar os documentos para os seus destinatários.
DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do próprio órgão.
EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão.
5.1.2. CLASSIFICAÇÃO DE FERRAMENTAS DE WORKFLOW
Tipo Nível de utilização de documentos
Nível de atividades externas
Ferramenta auxiliar
Produção Alto Baixo Armazenamento óptico Administrativo Alto Alto Decisões, Regras de Desvio, Grupos de Trabalho e Gerenciamento de documentos Ad-hoc Baixo Baixo Groupware computing e Correio eletrônico Colaborativo Baixo Alto Gerenciamento de documentos, Gerenciador de tarefas, Gerenciador de formulários
5.2. WORKFLOW, RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO E GESTÃO
ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Workflow ou Fluxo de Trabalho é o processo onde as empresas estabelecem meios de automatizar e racionalizar os seus processos de negócio, estabelecendo melhores maneiras para realizar o trabalho dentro de uma organização. Quanto o fluxo de trabalho e atividades de uma empresa está otimizado, temos um enorme ganho tanto em eficiência, custos e até mesmo em produtividade, já que as atividades já foram previamente planejadas e descritas, não se perde mais tempo elaborando e repensando estratégias todas vez que um problema semelhante ocorre.
No contexto da administração e gestão da informação modernas, para poder se implementar um sistema eficiente de Workflow, como parte integrante do mesmo com certeza temos que implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos ( GED ). A lógica é simples: como podemos racionalizar e organizar o método de trabalho de uma empresa se as informações dentro da mesma se encontram mau organizadas e são produzidas de forma caótica?
No caso descrito acima o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos passa a ser parte integrante do sistema de Workflow, compondo um mecanismo ainda maior. Ao invés de termos um sistema simples de gestão eletrônica de documentos, temos um sistema chamado WfMs ( Workflow Management System ) que engloba além do processo de gestão da informação, também toda a questão do uso correto e racional da mesma, um sistema onde documentos, informações, dados e tarefas são repassados a todos os profissionais envolvidos, segundo um conjunto pré-estabelecido de regras e procedimentos.
5.3. BENEFÍCIOS TRAZIDOS PARA AS EMPRESAS QUE ADOTAM SISTEMAS
DE WORKFLOW + GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Sistemas integrados de gestão eletrônica de documentos e gestão de processos de trabalho, trazem os seguintes benefícios para a sua empresa:
- Integração de documentos, processos, personagens, sistemas de informação e conhecimentos gerais dentro da empresa em uma única esfera;
- Melhor controle do acervo documental ( digitalizado e físico ), tanto do ponto da produção da informação, quanto do uso da mesma, empregando em conjunto as ferramentas de controle do sistema de gestão eletrônica de documentos e também do sistema de workflow;
- Direcionamento do conhecimento da empresa do nível de pessoa para o nível de empresa, desta maneira o trabalho fica mais racional e menos dependente do talento e conhecimento individuais;
- Mapeamento e controle do fluxo das informações: com um processo mais organização de gestão e produção de documentos podemos controlar melhor por quem, onde e quando as informações foram acessadas;
- Eliminação ou redução da necessidade de mecanismos manuais de controle tais como cadernetas ou fichários, que estão mais sujeitos a erros e interferências do que sistemas eletrônicos de gestão de documentos;
6. PRAZO LEGAL PARA GUARDA DE DOCUMENTOS DA EMPRESA
6.1. COMPETÊNCIA – PREVIDENCIÁRIA
Documento
Tempo de guarda
Comunicação de Acidente do Trabalho – CAT 10 ANOS
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais
Indeterminado
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS
10 anos
Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social – GSP ao sindicato profissional
10 anos
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD
10 anos
Comprovante de pagamento ou declaração do segurado 10 anos Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
10 anos
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS 10 anos Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.) Livro Diário
10 anos permanente
Folha de Pagamento 10 anos Guia da Previdência Social – GPS 10 anos Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário
- Livro Razão
10 anos permanentes
Salário-Educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos Salário-Família – documentos relacionados ao benefício 10 anos
6.2. COMPETÊNCIA – TRABALHISTA
Documento Tempo de guarda Acordo de compensação de horas 5 anos Acordo de prorrogação de horas 5 anos Adiantamento salarial 5 anos Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade Autorização de descontos não previstos em lei 5 anos Aviso prévio – comunicado 2 anos Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED 36 meses Carta com Pedido de Demissão 5 anos Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA - processo Eleitoral
5 anos
Comunicação de Acidente do Trabalho - CAT 10 anos Contrato de trabalho Indeterminado Contribuição Financiamento da Seguridade Social - COFINS 10 anos Controles de ponto 5 anos Folha de Pagamento 10 anos Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS – depósitos 30 anos Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical – GRCS 5 anos Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP e Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP
30 anos
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social – GRFC
30 anos
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT 20 anos Livro “Registro de Segurança” Existência de equipamento Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado Livros ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMT 5 anos Pedido de demissão 2 anos Perfil Profissiográfico previdenciário – PPP 20 anos Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO 20 anos Programa de Integração Social - PIS e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público – PASEP
10 anos
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA 20 anos Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos Recibos de pagamentos de férias 10 anos Recibos de pagamentos de salários 10 anos Recibos de pagamentos do 13º salário 10 anos Recibos e abonos pecuniários 5 anos Relação Anual de Informações Sociais - RAIS 5 anos Relação dos depósitos bancários de salários 5 anos Resumo Estatístico Anual 3 anos
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados - IE - comprovantes
5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros - II - comprovantes
5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores 5 anos Mobiliários – IOF – comprovantes e informações
5 anos
Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI – comprovantes de escrituração fiscal e contábil
5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial - Livro Diário -Livro Razão
5 anos Permanente 10 anos Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas
Indeterminado
Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo
8 anos
Títulos de Capitalização - documentos originais 20 anos
6.4. COMPETÊNCIA ESTADUAL – FISCAL
Documento Tempo de guarda Administradora de Cartão de Crédito ou de Débito – arquivo magnético
5 anos
Declaração de informações e Apuração do Imposto – Declaração do Simples
5 anos
Declaração para o Índice de Participação dos Municípios na Arrecadação do ICMS – DIPAM (A, B, ME e Substitutiva)
5 anos
Demonstrativo de Crédito Acumulado - DCA 5 anos Demonstrativo do Movimento de Gado - ICMS 5 anos Documentos fiscais: Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF; Nota Fiscal de Produtor, modelo 4; Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13; Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14; Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15; Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16; Despacho de Transporte,modelo 17; Resumo de Movimento Diário, modelo 18; Ordem de Coleta de Carga, modelo 20; Nota Fiscal de Serviço
5 anos
de Comunicação, modelo 21; Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22; Manifesto de Carga. Documentos fiscais das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte: Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF; Nota de Produtor, modelo 4; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Ordem de Coleta de Cargas, modelo 20.
5 anos
Guia de informação e Apuração – GIA Eletrônica 5 anos Guia Nacional de informação e apuração do ICMS Substituição Tributária – GIA-ST
5 anos
Livros fiscais: Registro de Entradas, modelo 1; Registro de Entradas, modelo 1-A; Registro de Saídas, modelo 2; Registro de Saídas, modelo 2-A; Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3; Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4; Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5; Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6; Registro de Inventário, modelo 7; Registro de Apuração do IPI, modelo 8; Registro de Apuração do ICMS, modelo 9; Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC; e, Livro de Movimentação de Produtos - LMP.
5 anos
Livros fiscais das Empresas de Pequeno Porte: Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A; Registro de Saídas, modelo 2 ou 2-A; Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6.
5 anos
Livros fiscais das Microempresas: Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A; Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo
5 anos
Operações com Combustível – arquivo magnético 5 anos Operações ou Prestações interestaduais – arquivo magnético 5 anos Regimes de Apuração Normal – GARE 5 anos Regimes de Apuração Simplificado – Simples Paulista – GARE 5 anos Relação das Entradas e Saídas de mercadorias em Estabelecimento do Produtor
5 anos
Remessa Interestadual em Consignação industrial – arquivo eletrônico
5 anos
7. SISTEMAS DE CONTROLE DE DOCUMENTOS
7.1. COMPARATIVO ENTRE TRÊS SISTEMAS DE CONTROLE DE
DOCUMENTOS E DADOS
Sistema Manual X Intranet X Software Para Controle De Documentos (QualityDoc)
RECURSOS
NECESSÁRIOS
A UM BOM
SISTEMA DE
CONTROLE DE
DOCUMENTOS
TIPO DE
SISTEMA
JUSTIFICATIVA
M A N U A L
I N T R A N E T
S O F T W A R E
1) Permitir acesso seletivo aos usuários interessados, evitando divulgação de informações sigilosas.
X X SISTEMA MANUAL: O usuário tem acesso apenas às pastas que contém os documentos que lhe interessam. INTRANET: Qualquer usuário que acesse a Intranet poderá também acessar qualquer documento publicado nela. Isto reduz a segurança das informações. Software QualityDoc: O acesso aos documentos é controlado através das senhas de acesso de cada usuário. Cada usuário terá permissão para acessar apenas um determinado grupo de documentos para os quais tenha permissão. 2) Impedir cópias não autorizadas de documentos.
X SISTEMA MANUAL: Em princípio, nada impede que um usuário tire uma fotocópia de um documento que esteja em uma pasta à qual tem acesso. INTRANET: Qualquer usuário pode imprimir qualquer documento que esteja sendo divulgado através da rede. Software QualityDoc: As permissões para impressão de documentos são controladas através do tipo de permissão dada à cada usuário. Assim, um usuário poderá consultar um documento, mas se não tiver permissão, não poderá imprimi-lo. 3) Permitir rápida divulgação de documentos na empresa.
X X SISTEMA MANUAL: As pastas onde um documento deva ser publicado deverão ser atualizadas com cópias das últimas revisões de cada documento, e alguém precisará fazer isto, imprimindo as cópias, protocolando-as, entregando-as nas pastas e recolhendo as cópias obsoletas. Este é um processo demorado. INTRANET: Os documentos, uma vez publicados na rede, ficarão acessíveis à todos, entretanto alguém
deverá efetuar essa publicação e isso não é imediato, além de exigir também uma atualização manual das listagens de controle. Software QualityDoc: Cada documento emitido através do programa fica imediatamente disponível para acesso aos usuários interessados e o programa ainda envia uma mensagem automática à esses usuários, através de e-mail, informando-os de que há um documento novo, já aprovado, para conhecimento. As listagens de controle são automaticamente atualizadas pelo QualityDoc. 4) Informar as pessoas responsáveis, sobre atividades pendentes que estão aguardando por uma ação delas (documentos para aprovação, conhecimento, etc).
X SISTEMA MANUAL: Cada documento precisa circular fisicamente na empresa, coletando as assinaturas dos responsáveis. Isso toma tempo e exige que alguém efetue o controle desses documentos que estão em circulação. Depois, as listagens de controle e os controles de alterações também precisam ser atualizados. Se algo for esquecido, a falha poderá não ser percebida até que o sistema seja auditado. INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual, antes de ser publicado na rede, um original de cada documento precisa circular fisicamente entre os responsáveis pelas aprovações e depois o original aprovado ainda precisará ficar armazenado em uma pasta, pois a Intranet serve apenas para divulgação e não para controle. Alguém precisará controlar manualmente a circulação, o arquivamento e as alterações efetuadas nesses originais. Software QualityDoc: O programa envia automaticamente, através de e-mails, pendências aos usuários responsáveis por alguma atividade no programa (aprovar um documento, efetuar um treinamento, ler um documento, verificar o prazo de validade de um documento, etc). Quando o usuário abre o programa, visualiza uma listagem com as suas pendências e o programa ainda irá orientá-lo nos passos necessários para a solução de cada pendência. O QualityDoc é um software iterativo, que trabalha junto com o usuário, orientando-o sempre que necessário. 5) Garantia de que não haverão versões desatualizadas de documentos no sistema.
X SISTEMA MANUAL: Como o sistema manual depende de alguém para atualizar as listagens de controle, efetuar a substituição dos documentos nas pastas pelos documentos na última revisão e recolher as cópias desatualizadas, podemos esperar falhas humanas nesse processo. INTRANET: Da mesma forma que o sistema manual, alguém precisará atualizar as listagens de controle e efetuar a substituição das cópias dos documentos publicados na rede por cópias atuais. Esse processo