Orçamento Empresarial: Planejamento, Controle e Análise Financeira, Notas de aula de Contabilidade

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SÃO PAULO

2012_

1. CONCEITO

Orçamento é um instrumento de natureza econômica elaborada com objetivo de prever determinadas quantias que serão utilizadas para determinados fins. Ele consiste em um resumo sistemático, ordenado e classificado das despesas previstas e das receitas projetadas para cobrir essas despesas.

Orçamento Empresarial é a expressão quantitativa dos planos de ação de uma Entidade visando a obtenção de resultados na exploração de uma atividade econômica de venda de bens e/ou serviços.

O orçamento é um sistema de planejamento e controle quantificado. É o instrumento que expressa numericamente um plano, uma meta ou um objetivo e permite aos administradores acompanharem o desempenho da empresa, analisar e adequar os desvios ocorridos.

Em outras palavras, orçamento é a expressão quantitativa expressa em documento os planos da administração; serve para apoiar a coordenação e implementação dos planos traçados.

“Orçamento pode ser definido, em termos amplos, como o enfoque sistemático e formal à execução das responsabilidades de planejamento, coordenação e controle da administração”.

“Budget” é a expressão inglesa que tem como sinônimo, no Brasil, a palavra orçamento.

O orçamento é um instrumento gerencial que absorve uma grande quantidade de informações advindas de todas as áreas, mas tem como principal fonte de informações a contabilidade e, geralmente, é administrado por um controller. Muitas empresas têm um departamento ou pessoa (s) só para administrar o orçamento empresarial; e nas empresas em que existe a controladoria o orçamento está a ela subordinado. O controller é o principal executivo da contabilidade gerencial e sua função não é só controlar, mas fornecer assessoria necessária aos administradores da empresa, para que os mesmos possam cumprir suas funções.

O orçamento deve fluir dentro da estrutura hierárquica na direção vertical e horizontal, ou seja, sua projeção deve ser coerente com todas as atividades operacionais da empresa e deve ser entendido e absorvido por todos os administradores.

Como vantagens de modo geral podemos destacar diversos itens como segue:

 Introduz o hábito do exame prévio e cuidadoso dos fatores relevantes que envolvem decisões importantes;  Mantém a Alta Direção da Entidade com atenção adequada aos efeitos eventualmente causados pelo surgimento de novas condições externas;  A integração dos orçamentos de diversas áreas, força todos os membros da administração a fazerem planos de acordo com os planos de outras unidades da Entidade, aumentando o grau de participação e de envolvimento nos objetivos gerais;  Obriga administradores a quantificarem e datarem as atividades pelas quais serão responsáveis, em lugar de se limitarem a compromissos com metas ou alvos vagos e imprecisos;  Possibilita delegação de poderes e de autoridade por parte dos altos administradores para os níveis de gerência abaixo.  Identifica pontos de eficiência ou ineficiência no desempenho das unidades da Entidade e permite acompanhar em progressos ou retrocessos na execução das atividades diárias;  Possibilita evitar desperdícios, dando visão global do negócio, mensurando em números situações prioritárias e aspectos relevantes, minimizando subjetivismos e todo tipo de “chutometria”.

Por outro lado temos algumas limitações do orçamento que precisa ser levado em consideração, como segue:

• Baseado em projeções, estimativas e julgamentos;
• Necessita permanente adaptação;
• Dispendioso;
• Sua execução não é automática.

O que é preciso levar em consideração também em relação ao orçamento são os aspectos comportamentais. Em relação ao comportamento o orçamento traz: o Motivação para objetivos; o Resistência; o Objetivos realistas; o Participação; o Efeito de pressões; o Relações de linha e assessoria entre departamentos; o Nível de aspirações;

o Aferição do desempenho.

1.2 RESPONSÁVEIS PELA ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO

No processo de elaboração do orçamento participam, geralmente, todas as pessoas chaves da administração, desde o presidente até os responsáveis por departamentos. Nele, metas são estabelecidas e cada área é responsável por alcançá-las. As metas devem estar em acordo com o planejamento estratégico / tático.

O controller é o responsável pela coordenação da elaboração da peça orçamentária, pela sua análise, pela informação dos resultados existentes, coordenação da revisão e atualização do plano. O controller é uma das pessoas chaves nesse processo orçamentário.

Todos os administradores devem administrar bem o processo orçamentário, incluindo o planejar, organizar, executar e controlar.

A tabela 1 mostra um exemplo de organograma destacando os responsáveis pela aprovação do orçamento.

TABELA 1 - ORGANOGRAMA

Vice-Presidente

Vendas*

Ger. Vendas Reg. 1

Ger. Vendas Reg. 2

Vice-Presidente

Fabricação*

Ger. Div. 1

Presidente* Ger. Div. 2

Controle Financeiro* Dir. Orçamento

Contador Geral

Tesoureiro*

• Membros do Comitê de Orçamento

2 TIPOS DE ORÇAMENTO

Existem vários tipos de orçamento e entre eles podem-se destacar:

Orçamento Contínuo – O objetivo central do orçamento contínuo é atualizar o orçamento periodicamente.

A idéia é centralizar no fim de cada ciclo ou um novo período, que pode ser um mês, quatro ou seis meses, limitados em geral por um ano.

A elaboração do ORÇAMENTO CONTÍNUO cobre geralmente um plano de 12 meses, substituindo normalmente o período atual a seu término pelo mesmo período no futuro. Isso mantém os gestores e as pessoas envolvidas no processo orçamentário de forma que condições variáveis sejam incorporadas no momento oportuno.

O ORÇAMENTO CONTÍNUO é baseado em um prazo de constante mutação que se estende em função de um período fixo.

Quando um período termina, outro é acrescentado no final do ciclo, sendo que este orçamento geralmente é elaborado para um prazo de 12 meses.

Quando o mês atual termina, outro é acrescentado no futuro e o período orçamentário para as atividades operacionais normalmente segue o ano societário da empresa.

O orçamento contínuo pode ser utilizado, revisado e reprojetado mensalmente, mediante o abandono progressivo do mês encerrado e a adição de um mês futuro equivalente. Isso manterá sempre 12 meses dentro do horizonte da empresa de forma constantemente atualizada.

Embora não necessariamente seja essa a única forma de utilizar o orçamento contínuo, a revisão pode também ser realizada por trimestre ou semestre, dependendo da necessidade do negócio.

Orçamento Incremental – orçamento baseado na experiência anterior, tomando-se como base dados de períodos passados, ajustados conforme mudanças esperadas em preços, custos e níveis de atividade econômica. Orçamento feito através de ajustes marginais nos seus itens de receita, custo e despesa.

Orçamento Base Zero (OBZ) – orçamento que ignora experiências anteriores e começa do zero, tendo como principais características a análise, revisão e avaliação de todas as despesas propostas e não apenas das solicitações que ultrapassam o nível de gasto já existente, todos os programas devem ser justificados cada vez que se inicia um novo ciclo orçamentário.

Orçamento Flexível – também chamado de orçamento variável, ajustado pelas mudanças no volume, baseando-se no conhecimento de como receitas, custos e despesas deverão variar em determinado nível de atividade.

Orçamento Estático – elaborado com base em um único nível de produção e não é alterado ou ajustado após ter sido estabelecido, mesmo em divergência com o nível de produção real.

Orçamento Participativo – método orçamentário em que os indivíduos envolvidos participam da fixação do orçamento global.

Orçamento Autoritário – metodologia orçamentária em que a alta administração impõe o orçamento a todos os gerentes sem a aprovação dos mesmos.

Orçamento Geral – é o orçamento que consolida e resume as projeções financeiras de todos os planos e orçamentos de todos os departamentos da Entidade. Deverá exprimir, de forma abrangente, os planos operacionais, os investimentos a serem efetuados e a forma de captação e de aplicação de recursos que possibilitem viabilidade financeira de tudo que se objetiva alcançar.

Orçamento de Caixa – programação de entradas e saídas de recursos monetários.

Orçamento de Capital – proposta de gastos com bens e direitos permanentes e as suas fontes de recursos.

Orçamento Operacional – detalhamento de valores das Receitas de Vendas, bem como dos valores de Custos Operacionais, Despesas Operacionais, Tributos e Lucro ou Superávit Esperado pela operação das atividades da Entidade no período.

Orçamento Kaizen – orçamento que incorpora o conceito de melhoramento contínuo, mediante aprimoramentos futuros, a serem implantados, em vez de simplesmente orçar com base em práticas e métodos atuais.

Orçamento por Atividade – orçamento elaborado por cada tipo de atividade exercida.

3.1 – PEÇAS ORÇAMENTÁRIAS

Orçamento de Investimentos: este orçamento projeta altos investimentos que visam lucratividade de longo prazo, possibilitando desde o presente ou só no futuro um aumento no fluxo de caixa líquido, envolve, por exemplo, projetos de pesquisa e desenvolvimento, construção de uma nova fábrica, aquisição de máquinas e equipamentos. Os métodos de análise mais utilizados sobre tais investimentos são os do payback, taxa média de retorno, fluxo de caixa descontado e taxa interna de retorno.

Orçamento de Vendas: envolve a previsão de vendas e as suas despesas (e não custos) correspondentes. Nele, há informações orçadas de: quantidades a serem vendidas; preço de venda; imposto sobre vendas; despesas com marketing, promoção e publicidade, segmentação por produto, cliente, região, etc.

Orçamento de Produção: estabelece os níveis de produção desejados; define a utilização da capacidade instalada. Este orçamento adequa a capacidade produtiva instalada ao nível de vendas orçado, sempre dimensionando os recursos a serem consumidos no processo produtivo.

O Orçamento de Produção tem como principais componentes o custo de produção: consumo de matéria-prima, mão–de-obra, custos gerais de produção.

Decorrente do orçamento de produção saem sub-peças orçamentárias as quais podemos denominar de Orçamento de Produção (necessidades totais de produção em termos de produto para o período orçado). Orçamento de Consumo de Matéria-Prima, Orçamento de Compras, Orçamento de Mão-de-Obra Direta, Orçamento de Custos Indiretos e Orçamento de Estoque Final. Tais sub-peças orçamentárias são muitas vezes didaticamente expostas como peças orçamentárias. Tais sub-peças orçamentárias demonstram de forma quantificada e valorizada a matéria-prima, mão-de-obra e todos os demais gastos utilizados no processo produtivo, orçando todos os gastos por critérios de apropriação direta e indireta de rateio. Os gastos orçados no processo produtivo compõem a valorização e a quantidade de estoque produzida. Os estoques vendidos são considerados custos e não compõem mais os ativos da empresa, e os produzidos são o resultado final do Orçamento de Estoque Final. O material produtivo utilizado tem que ser reposto para haver a continuidade da produção, daí é que surge o Orçamento de Compras.

Iguais ao Orçamento da Produção podem considerar como função semelhante o Orçamento de Custo das Mercadorias Vendidas e o Orçamento do Custo dos Serviços Prestados.

Orçamento de Despesas: envolve as despesas administrativas e gerais que a empresa tem para manter a direção ou gestão da empresa, e se constituem de várias atividades gerais que beneficiam todas as fases do negócio ou objeto social, envolvendo, por exemplo, despesas administrativas com pessoal, material e depreciação.

Orçamento de Caixa: consiste numa estimativa dos recebimentos e dos pagamentos de caixa, proveniente dos níveis de atividades planejados e do uso dos recursos que foram considerados nos vários orçamentos examinados. O orçamento de caixa é um completo estudo das implicações financeiras do planejamento das saídas de natureza corrente e de capital durante o ano. O orçamento de caixa envolve somente os fluxos de caixa, excluindo, portanto, todas as despesas que não representam movimentação de caixa, como as depreciações.

O orçamento de caixa permite a coordenação dos recursos financeiros e estabelece bases firmes para uma política de crédito.

Orçamento de Resultado: é a reunião de todas as receitas e despesas projetadas nas diversas peças orçamentárias, onde fica demonstrada a projeção do resultado que foi estabelecido para as suas atividades. Envolve receitas, custos, despesas, depreciações, amortizações e tributos.

Balanço Patrimonial Projetado: demonstra a situação econômica e financeira projetada para a empresa ao final do período orçado. Envolve o saldo final de cada componente patrimonial das peças orçamentárias.

3.2 – O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

O acompanhamento sistemático do orçamento é o CONTROLE.

Não há controle sem planejamento, e o contrário é uma condição quase que imprescindível para que o planejamento tenha sucesso.

O planejamento contribui para a realização eficaz dos objetivos da empresa, os quais são quantificados no orçamento, entretanto objetivo orçado não é objetivo realizado.

O orçamento deve ser flexível e analisado. Ao processo de análise dá-se o nome de controle orçamentário.

Na investigação das variações deve-se considerar três etapas: verificar se a variação é significativa, se for deve ser investigada, se for negativa deve ser corrigida e/ou evitada no futuro.

Na análise das variações o controller vai procurar as explicações além da contabilidade, procurando muitas vezes a interpretação das variações junto aos responsáveis pelos centros de responsabilidade e, também, ao entendimento de fatores externos à empresa.

O controller tem o papel de receber as informações advindas para a análise do orçamento e interpretá-las, mas não “guardá-las”. As análises devem ser discutidas através de reuniões que podem envolver, desde somente um departamento, até a reunião conjunta de todos os responsáveis pelos centros de responsabilidade para uma readequação do rumo traçado no planejamento.