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Este documento analisa aspectos éticos e sociais do orçamento em empresas, abordando sua elaboração, etapas e tipos, como orçamento de vendas, de produção e de despesas. O processo de orçamento é dividido em orçamento de vendas, de produção, de compra, de resultados, de caixa e de balanço ou balanço projetado. Além disso, é discutido o acompanhamento do orçamento e as políticas estratégicas relacionadas. Palavras-chave: ders, orçamento, orçamento de vendas, orçamento de produção, orçamento de despesas, orçamento de resultado, controle e variações, acompanhamento do orçamento, políticas estratégicas.
Tipologia: Notas de estudo
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Douglas Fernandes Elizabeth Rocha Ricardo Ramos Sílvio Ivo
Belo Horizonte
Douglas Fernandes Elizabeth Rocha Ricardo Ramos Sílvio Ivo
Trabalho interdisciplinar apresentado ao Curso de Ciências Contábeis da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, como requisito parcial de avaliação nas disciplinas:
Professores Orientadores: Guilherme Chaves Alberto Josimar da Silva José Azevedo Osvaldo Mauricio de Oliveira Messias Antônio da Silva Josmária de Oliveira/Sheila Sebastião Alves Rodrigues
Belo Horizonte
Neste trabalho foi realizado um estudo de caso sobre processo orçamentário na Empresa DERS. Seu objetivo foi identificar a influência do orçamento na Empresa, entendendo assim as etapas existentes no orçamento, vantagens, objetivos, inflação. Foram analisados também aspectos éticos e sociais que são envolvidos na composição do orçamento e de sua realização, além de apresentação de formas de acompanhamento, valendo-se principalmente da utilização de sistemas computadorizados. Foram realizadas pesquisas bibliográficas e um estudo de caso composto de materiais sobre orçamento. A pesquisa apresentou como é elaborado o processo. Os resultados mostram efetivamente que o orçamento é utilizado como uma ferramenta que contribui para avaliar o que acontece e planejar resultado, sempre baseado nas políticas previamente definidas pela alta direção da Empresa.
Palavras chave: DERS, Orçamento, Orçamento de Vendas, Orçamento de Produção, Orçamento de Despesas, Orçamento de Resultado, Controle e variações, Acompanhamento do orçamento, políticas estratégicas.
This work conducted a case study on the budgeting process at the Company DERS. His goal was to identify what was the influence the budget in the Company, thus understanding the steps in the existing budget, benefits, goals, inflation. It also examined ethical and social aspects that is involved in the composition of the budget and its implementation, and presentation forms of monitoring, using mainly the use of computer systems. Literature searches were conducted and a case study consists of materials on budget. The research showed how elaborate the process. The results show that the budget is effectively used as a tool that helps to evaluate the outcome and plan what happens when policies based on previously defined by the top management of the Company.
Keywords: Sales Budget, Production Budget, Budget of Expenditures, Budget of Income, Control and variations, monitoring of the budget, strategic policies.
O orçamento é uma ferramenta muito utilizada por grandes, médias e até mesmo pequenas empresas que objetivam melhores resultados e ao mesmo tempo para não sofrerem com imprevistos, e estarem sempre prontos para enfrentar uma crise ou crescer de forma sustentada. O orçamento é muito antigo, desde os primórdios o homem sempre teve a necessidade de armazenar comida no inverno e para isso foi preciso desenvolver as primeiras práticas orçamentárias. Com um bom planejamento consegue-se ter dimensões de vendas, gastos, compras e necessidade de caixa de três anos á frente ou mais. Diante desse contexto, este trabalho tem por finalidade apresentar num primeiro momento o que é o orçamento, as várias etapas de um orçamento, a começar pela elaboração de um plano de vendas, tendo suas informações aproveitadas pelo orçamento de compras e assim chegando ao plano de produção que vai planejar as necessidades de matéria-prima, mão de obra e outros recursos. É apresentado também o contexto social que envolve a organização e que se faz necessário sua permanência no mercado. Uma empresa multinacional será objeto de estudo de caso deste trabalho, tendo sido alterado algumas informações de forma a preservar a integridade da empresa. Será evidenciado como consiste a elaboração do plano orçamentário na realidade de uma empresa, mostrando que o orçamento é uma ferramenta de gestão que contribui bastante para os gestores da empresa no desenvolvimento, sustentação do negócio e tomada de decisão.
O orçamento na empresa é uma ferramenta de controle ou um limitador de crescimento?
1.2.1 Objetivo geral:
Identificar a influência do orçamento na empresa.
1.2.2 Objetivos específicos:
O tema orçamento é tratado por diversos autores por ser uma ferramenta utilizada por diversas empresas e por ter muita importância no acompanhamento do resultado das mesmas. Conforme Braga (1995), no processo orçamentário deve constar o desenvolvimento e os resultados que a empresa almeja alcançar. Esses dados são apresentados observando-se a estrutura da empresa e dos sistemas de contabilidade geral e de custos. “Orçar não é apenas controle, não é apenas previsão. É uma análise exigente e rigorosa do passado e um cálculo cuidadoso das prováveis e desejadas operações futuras.” (BRAGA, 1995, pg. 230). Figueiredo e Caggiano (2004) definem o orçamento como sendo um norteador direcional que deve ser seguido pelos gestores em busca do atingimento dos objetivos organizacionais, a curto prazo. Conforme Padoveze (2000), orçamento é colocar tudo a frente do que está acontecendo hoje. Seria introduzir para o exercício posterior todos os dados que consta no sistema de informação atual. Pode – se dizer que orçamento é a repetição dos dados gerenciais atuais, mais só que com dados previstos, ou seja, basta colocar no sistema de informação gerencial os dados que deverão ocorrer no futuro. Segundo Horngren, Sundem e Stratton (2004) o orçamento é um método pelo qual os gestores utilizam como apoio para suas funções de planejamento e controle. O orçamento ajuda os gestores a traçar os objetivos. “A maioria das organizações empresariais usa orçamentos para focalizar a atenção nas operações e finanças da empresa, não apenas no limite de gastos. Os orçamentos destacam antecipadamente os problemas potenciais e as vantagens”. (HORNGREN, SUNDEM e STRATTON, 2004, pag. 230) Para Horngren, Sundem e Stratton (2004) existem três principais benefícios de um bom orçamento:
“O ponto básico do orçamento é entendermos o processo de estabelecer e coordenar os objetivos para todas as áreas da empresa, para que todos trabalhem em busca dos planos de lucro, e não apenas prever o que vai acontecer posteriormente.” (PADOVEZE, 2000, p. 390) Ainda segundo Padoveze (2000), para estabelecer os objetivos não é um processo de cima para baixo, mas de baixo para cima, dentro da estrutura hierárquica da empresa, onde haverá um envolvimento de todos, em uma gestão participativa, com muitas responsabilidades, com isso será possível que analise o desempenho e suas variações.
Podemos elencar diversos princípios para implantação de um sistema orçamentário:
Resumindo, podemos apontar as seguintes limitações existentes no processo orçamentário:
Conforme Horngren, Sundem e Stratton (2004) um orçamento acaba fazendo com que o setor de compras integre seus planos às conformidades e necessidades de produção, enquanto os gestores da produção utilizam o orçamento de vendas e entregam uma previsão para apoiá-los na antecipação e planejamento das necessidades de empregados e instalações físicas. Assim como, o setor financeiro usa os orçamentos de produção, compra e venda para antecipar a necessidade de caixa da empresa, desta forma força os gestores a visualizarem a interação entre seu departamento para com outros, e a empresa como um todo.
O orçamento se divide em etapas, conforme a necessidade da empresa, os mais comuns são orçamento de vendas, de produção, de compra, de resultados, de caixa e de balanço ou balanço projetado.
2.4.1 Orçamento de Vendas
Segundo Lunkes citado por Costa (2009), o orçamento de vendas é a estimativa ou previsão da quantidade que será vendida de cada produto dentro de um determinado período. Determinar o total da receita prevista com essas vendas, assim como todas as despesas com vendas, logística e administrativa. Para preparar um orçamento de vendas deve-se levar e consideração tanto fatores internos quanto externos, como por exemplo os fatores internos podem ser a capacidade de produção, capacidade de vendas, controle logístico e financeiro, já os externos podem ser mercado, concorrência, economia externa, política, tecnologias e fatores sociais e culturais. De acordo com Padoveze (2002) o orçamento de vendas constitui-se como o principal orçamento, pois os demais são elaborados com fundamento nele. Tem como base as seguintes variáveis: a) identificação dos produtos da empresa; b) identificação de quais mercados estão mais apropriados para o produto; c) definição de como irá funcionar a política de financiamento das vendas para os diversos produtos e mercados; d) identificação e definição dos prazos para os sistemas de financiamento; e) orçamento de quantidades para os produtos, mercados e sistemas de financiamentos; f) preços unitários de venda para os produtos, mercados e sistemas de financiamentos; g) definição das taxas de juros para os sistemas de financiamentos; h) impostos incidentes sobre as vendas para os produtos e mercados.
2.4.3 Orçamento de Compra
Conforme Sanvicente e Santos (1983), o orçamento de compras consiste basicamente em um plano de determinação das matérias primas necessárias para atender a previsão da produção e estoques.
2.4.4 Orçamento de Resultados
Braga (1995) ressalta que são previstos nesse orçamento os resultados contábeis orçados para cada mês, trimestre, semestre e o total do ano. É feito uma projeção que engloba os orçamentos de receitas, custos, despesas e resultados. Figueiredo e Caggiano (2004) tratam esse orçamento como Projeção da Demonstração de Resultados. “O objetivo é sintetizar e integrar todos os orçamentos operacionais para que, finalmente, seja apurado o lucro da empresa” (Figueiredo e Caggiano, 2004, p. 137).
2.4.5 Orçamento de Caixa
Conforme Figueiredo e Caggiano (2004) é um dos últimos orçamentos a serem feitos, pois dependem dos dados dos demais orçamentos. Concentra-se nas entradas e saídas de caixa, ou seja, nas movimentações que envolvem caixa, logo depreciação não faz parte desse orçamento. Nele são estimados os recebimentos e pagamentos que serão executados a partir daquilo que foi previsto nos demais orçamentos realizados pela empresa, permitindo assim que se possa fazer um controle para quando o caixa for ficar negativo, a empresa tomar medidas prévias para obtenção de recursos no mercado. Figueiredo e Caggiano (2004) apontam para um fator que deve ser considerado no orçamento de caixa que é a liquidez. Como já é de conhecimento de todos, deixar recursos parados em caixa não é uma atitude muito sensata, pois não traz lucro para a empresa; por outro lado, não ter recursos para pagamento de suas obrigações pode levar uma empresa à
falência, logo o equilíbrio deve ser encontrado visando não deixar dinheiro parado muito tempo, mas tendo sempre liquidez para honrar seus compromissos financeiros.
2.4.6 Orçamento de Balanço ou Balanço Patrimonial Projetado
Para Figueiredo e Caggiano (2004) consiste em fazer uma projeção dos saldos de balanço do exercício. Para montar esses dados, utiliza-se do saldo do balanço anterior, faz-se uma projeção das modificações que essas contas apresentarão pelos orçamentos das outras áreas e por fim monta-se o saldo projetado do balanço do ano seguinte.
Segundo Padoveze (2000) as técnicas orçamentárias devem ser empregadas, mesmo que os países apresentam altas taxas de inflação. Um dos principais argumentos para a inviabilização do plano orçamentário em economias inflacionadas seria pelo fato que os preços dos produtos estariam em grandes alterações e teria um grande trabalho operacional. O trabalho seria tão grande que teriam que confrontar os gastos reais com os gastos originalmente orçados, seria impossível identificar o porquê das variações, e, portanto impediria o controle orçamentário. Com uma contínua inflação nos últimos anos, mas com exceções de curtos períodos mensais, segundo Padoveze (2000), a economia do Brasil tem estado sob controle, e apesar das taxas de inflação ter um índice bastante alto, a evolução dos índices mensais tem permitido às empresas e outras entidades meios de controle gerencial. Para que as empresas possam conseguir razoável nível de controle de suas atividades e de seus negócios, o governo federal fez ao longo desses anos um processo generalizado de indexação da economia que também contribuiu para estabilidade dos negócios, pois segundo Padozeve (2000 p. 393) “sempre ofereceu um mercado financeiro e uma estabilização marginal da moeda, através de títulos governamentais garantidos pelo governo federal, como obrigações Reajustáveis do
Rampazzo (2004) relata que a cultura ocidental, deu prioridade à instituição da propriedade privada. Também através de análise da mensagem da Bíblia e ensinamento de padres fez-se descobrir o princípio da destinação universal de bens. A mensagem dos profetas bíblicos apregoava não o direito de propriedade, mas os direitos dos pobres, viúvas, órfãos e marginalizados, descreve Rampazzo (2004). Sendo os ricos, não os donos das propriedades, mas seus gerenciadores. A primeira intenção de Deus era distribuir a terra a todos. Rampazzo (2004) diz ainda que a mensagem mostra que Deus criou a terra, com tudo o que tem, para todos os povos, sendo que tudo que possui deve bastar a todos, de acordo com a doutrina da justiça e da caridade. O princípio da destinação universal de bens tem como fundamento a justiça social. O princípio de subsidiariedade está associado ao princípio de autonomia, sendo que consiste no direito que tem a pessoa de prover às suas próprias necessidades materiais, culturais e espirituais sem interferência de autoridades maiores. O princípio da subsidiariedade (do latim subsidium – auxílio, assistência) tem dois aspectos: a necessidade de a autoridade respeitar a autonomia de uma pessoa, e obrigação desta em auxiliar a pessoa naquelas áreas onde os seus esforços são insuficientes. Oliveira, 2006.
Ainda de acordo com Oliveira (2006), a explicação do prof. Plínio Corrêa de Oliveira A intervenção estatal deve ser feita de modo a preservar a autonomia dos setores. As pessoas devem poder fazer tudo que sua natureza permite, tendo subsidio do grupo social naquilo que ultrapassar seu campo de atuação. E os grupos devem receber apoio do governo naquilo que excede sua capacidade. (Cfr. Plínio Corrêa de Oliveira, Revolução e Contra-Revolução – Parte I, Cap. III, F.). O papa João Paulo II também reflete sobre o princípio de subsidiariedade, “Uma comunidade de ordem mais elevada não deve interferir na vida interna de uma comunidade de ordem inferior, privando-a de suas funções, porém deve sustentá-la em caso de necessidade e ajudar a coordenar sua atividade com as atividades dos demais membros da sociedade, sempre com vistas ao bem comum” Desta forma o orçamento de uma empresa se relaciona com os princípios citados no que se refere a fazendo uma boa administração atende a esses princípios porque ela atende a toda uma sociedade que depende de seus resultados, seja através de impostos que ela recolhe
para prover a assistência social aos menos favorecidos, seja através da geração de empregos para uma sociedade. Do ponto de vista da subsidiariedade, a empresa deve manter sua autonomia nas tomadas de decisão e quando necessário solicitar a intervenção de partes superiores.
Segundo Lopes de Sá (2005), a profissão tem uma relevância moral e social na vida do indivíduo. Através dela o indivíduo consegue se destacar e se realizar, mostrar seus melhores atributos como habilidade, capacidade, sabedoria, inteligência e sua personalidade para vencer obstáculos; elevar seu nível moral e se destacar em sua comunidade. Diante disso, o contabilista necessita de uma consciência profissional para guiar seus trabalhos e virtudes para ser responsável por suas tarefas. Ainda conforme Lopes de Sá (2005), o trabalho além de ser um dever social deve realizar quem o faz e exige que se empregue amor como guia das ações. O trabalho permite exercer a solidariedade recebendo em troca: dignidade, compensação e enriquecimento material. O contabilista é responsável por conduzir as empresas à prosperidade ao exercer sua profissão. O trabalho não serve apenas ao profissional e sua família, mas pode também dignificar a classe e as organizações humanas se realizado com qualidade. Conduzindo as empresas à prosperidade vai gerar mais empregos, aumentar índices de investimentos, reduzir custos, aumentar receitas, distribuir corretamente os lucros, enfim, oferecer informações para aumentar e utilizar adequadamente as riquezas. Lopes de Sá (2005) ressalta a importância e utilidade do contador para as empresas, órgãos governamentais e sociedade como um todo. Por ser uma profissão de muita responsabilidade, os benefícios surgem, lhes dá notoriedade, satisfação e retribuição moral, bem como o prestígio.
