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Este documento discute a implementação do bbjur-intranet no sistema ged corporativo da organização, enfatizando as vantagens, como redução de custos, economia de tempo, e maior dinamismo, além dos desafios enfrentados, como redução de documentos físicos, mudanças na forma de trabalho e acesso seguro à informação. O texto também aborda as resistências dos usuários e as mudanças na forma de trabalho e na disseminação de informações.
O que você vai aprender
Tipologia: Notas de aula
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Salvador 2008
Dissertação apresentada ao programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, Instituto de Ciência da Informação, Universidade Federal da Bahia, como requisito parcial para a obtenção do grau de Mestre. Área de concentração: Informação e Conhecimento na Sociedade Contemporânea. Linha de pesquisa: Informação e conhecimento em ambientes organizacionais. Orientadora: Profa. Dra. Maria Yêda Falcão Soares de Filgueiras Gomes.
Salvador 2008
Dissertação apresentada ao programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, Instituto de Ciência da Informação, Universidade Federal da Bahia, como requisito parcial para a obtenção do grau de Mestre. Área de concentração: Informação e Conhecimento na Sociedade Contemporânea. Linha de pesquisa: Informação e conhecimento em ambientes organizacionais. Banca Examinadora:
Maria Yêda F. S. de Filgueiras Gomes, Professora-Orientadora_________________ Doutora em Ciências da Informação e da Comunicação Universidade Federal da Bahia
Cláudio Cardoso______________________________________________________ Doutor em Comunicação e Cultura Contemporânea Universidade Federal da Bahia
Robinson Tenório ____________________________________________________ Doutor em Educação Universidade de São Paulo
Maria Isabel de Jesus Sousa ___________________________________________ Doutora em Educação Universidade Federal da Bahia
Salvador, 12 de setembro de 2008
Aos professores do ICI pela oportunidade me dada de assimilar seus ensinamentos durante as aulas do Mestrado.
A professora Lídia Brandão que me estimulou a entrar como aluno especial no ICI.
Ao professor Rubens Silva pelo seu conhecimento e apoio no momento de minha transferência para Brasília.
À minha orientadora Professora Maria Yêda pela disponibilidade e competência na condução do trabalho.
Aos colegas do ICI pelos debates e compartilhamento de experiências e conhecimentos.
A Inácio pelo companheirismo, ajuda e estímulo constante.
Aos funcionários do Banco do Brasil que responderam o questionário, participaram das entrevistas e, dessa forma, compartilharam o conhecimento fundamental para o desenvolvimento da pesquisa.
A minha família pela compreensão e torcida pelo sucesso deste trabalho.
A Study that characterizes the organizational culture and its influence on the implantation and operation of an informational system of Electronic Management of Documents (EMG) from the case of Juridical Management of the Bank of Brazil (BB). The principles of technology EMG are presented in order to provide the comprehension of basic concepts and major issues concerning the capture and/or creating, storing, sharing and management of electronic documents from documents in paper. The method of exploratory case study is used as a consequence of the lack of previous studies within this specific theme. To the gather of data were applied techniques of observations, interviews and questionnaires to users of the GED system of the Bank - BBJUR-INTRANET - based on the reference of the work. It was identified the types of culture of the organization as the market through the Competing Values Model of Cameron and Quinn. As a result, it is initiated the construction of a theoretical reference that contributes to the electronic document management and concludes that there is a significant share of influence of organizational culture on the implantation and use of EMG technology, composing a portion of the success or failure to the organization.
Key-words : Electronic Management of Documents (EMG). Organizational Culture. Document. Information.
AIIM Avant Imaging & Information Management Inc. AJURE Assessoria Jurídica Regional API Application Programming Interface BB Banco do Brasil BOVESPA Bolsa de Valores do Estado de São Paulo CAD Computer-Aided Design CALS Computer Aided Acquisition and Logistic Support CD Compact Disc CD-R Recordable CD-RW Compact Disc Read-Write CENADEM Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação CEOs Chief Executive Officers COLD Computer Output to Laser Disc ou Computer On-Line Data COM Computer Output to Microfilm CONARQ Conselho Nacional de Arquivos Creai Crédito Agrícola e Industrial CVM Competing Values Framework DI Document Imaging DITEC Diretoria de Tecnologia DIJUR Diretoria Jurídica DM Document Management dpi pontos por polegada DVD Digital Video Disc EDMS Engineering Document Management Systems) ERM Enterprise Report Management GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Gbps giga bits por segundo HD Hard Disk ICR Inteligent Character Recognition MS-DOS Microsoft Disk Operating System
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em um projeto e a rapidez que ele permite na obtenção de informações através dos documentos digitalizados. A partir de um planejamento estratégico, e de forma a se modernizar, o que já acontecia no mercado, o Banco do Brasil passou a conceber nos anos de 2003 e 2004 o projeto intitulado “GED Corporativo”. Esse projeto nasceu da necessidade de organizar a forma de tratamento, manipulação, armazenamento, busca e disseminação de informações e documentos do Banco oferecendo sua visibilidade de forma corporativa e intuitiva, com controles, permitindo acesso apenas a quem é de direito. Sua concepção então foi de oferecer uma solução de repositório corporativo para todos os sistemas do Banco, que precisariam utilizar a tecnologia de um sistema informacional de gerenciamento eletrônico de documentos. O Gerenciador de Controle de Processos, BBJUR-INTRANET, aplicativo de gerenciamento judiciais do BB, foi o primeiro sistema do Banco a ser desenvolvido para ser suportado e inserido em todo o aparato tecnológico de software e hardware do “GED Corporativo”. A Diretoria Jurídica (DIJUR) foi a demandante do sistema, internamente chamada de “Gestora do Produto” ou “Área de negócio”, enquanto a Diretoria de Tecnologia (DITEC) foi a demandada, executora do projeto, responsável pelo desenvolvimento e implantação do sistema. Disponível na Intranet da organização, em ambiente WEB^1 , sua premissa foi de prover a disponibilização de consulta a processos jurídicos e seus andamentos disponibilizando acesso aos documentos processuais digitalizados para as unidades jurídicas do Banco. Assim, um funcionário que esteja localizado na matriz, em Brasília, tem disponível para consulta, as mesmas informações constantes nos dossiês digitalizados, que um funcionário do Banco localizado em qualquer outro lugar. Basta apenas que o funcionário tenha permissão de acesso ao sistema e esteja dentro da rede de computadores da organização.
(^1) Ambiente World Wide Web (WEB): significa "rede de alcance mundial" e também conhecida como WWW é um sistema de documentos em hipermídia que são interligados e executados na Internet. Os documentos podem estar na forma de vídeos, sons, hipertextos e figuras.
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As questões culturais podem inúmeras vezes transformar-se em problemas para as mudanças requeridas quando da implementação do GED. Detectar e analisar questões de entrave à sua implantação e utilização ajuda a identificar a diminuir a recorrência de falha de projetos de implantação do GED. A implantação do GED, como alternativa de gerenciamento de informações coorporativas no âmbito de uma empresa do ramo financeiro, mostra-se como uma importante decisão estratégica. Identificar de que forma a influência da cultura organizacional impactou e impacta na implantação e utilização de uma ferramenta informacional em uma empresa do porte do BB, assume relevância, pois, nesse contexto o modelo de gestão eletrônico foi acreditado como um importante passo estratégico para uma eficiente forma de disseminação e compartilhamento das informações nas unidades jurídicas da organização. Assim, escolhemos a instituição Banco do Brasil como objeto da investigação, pois além do anteriormente exposto sobre a importância dessa organização frente o problema de pesquisa, este autor, observou que geralmente analistas e administradores de tecnologia da informação envolvidos com a implantação do sistema GED em geral, não consideram a forma de trabalho e a manipulação de dados e das informações daqueles usuários acostumados com o suporte físico papel. Esperamos que os resultados obtidos da pesquisa possam: a. iniciar um processo de discussão sobre a problemática da parcela de influência da cultura organizacional na implantação do GED; b. contribuir com as organizações que pretendem implantar o GED, de forma a identificar os motivos de resistência na adoção dessa tecnologia; c. contribuir para outros estudos, similares ou não, dos métodos e instrumentos utilizados para a avaliação da influência da cultura organizacional na implantação de um sistema informacional.
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controladas (empresas do grupo), armazenando seus respectivos andamentos, que representam cada etapa dos processos. Muitas são as limitações do BBJUR-SISBB na plataforma SISBB, pois esse ambiente funciona como um terminal assemelhando-se com o antigo sistema operacional “MS-DOS”^2 , comum nos anos oitenta e início dos anos noventa, com uma interface de linha de comandos. A interação homem-máquina é pouca intuitiva, com visualização apenas de caracteres alfanuméricos, muito diferente dos sistemas atuais, com janelas, ícones e figuras. Assim, através do plano de modernização de seu aplicativo existente em sua área jurídica (BBJUR-SISBB), o Banco investiu na criação e introdução do BBJUR- INTRANET como o piloto para o projeto “GED Corporativo”. A idéia da modernização do BBJUR-SISBB passou a ser importante para o BB na medida em que este procurou resolver problemas antigos no gerenciamento de documentos das unidades jurídicas da empresa de forma a proporcionar uma racionalização da gerência informacional da organização. Um dos principais problemas era justamente a grande quantidade de documentos que se encontrava fisicamente (suporte papel) em suas unidades jurídicas, ocupando muito espaço e recursos para sua organização. Problema também era o gasto do Banco com esses documentos, quando do trânsito desses papéis entre suas unidades. O setor jurídico que detém o processo deve tirar cópias dos documentos solicitados e encaminhar via malote para a solicitante (especialmente para o acompanhamento de recursos em instâncias superiores). Além desses, outro problema da época referia-se ao controle de acesso às informações estratégicas para o Banco. A DIJUR passou por uma reestruturação, que alcançou várias unidades jurídicas do Banco. Essas mudanças foram condicionadas ao incremento da terceirização do acompanhamento dos processos judiciais. Escritórios de advocacia que prestavam serviços jurídicos a outros grandes bancos, tais como, Itaú e Bradesco, já utilizavam dessa mesma tecnologia para gerenciamento dos processos, os quais podem ser visualizados em qualquer parte do Brasil via WEB, trazendo maior agilidade para o seu acompanhamento.
(^2) Microsoft Disk Operating System (MS-DOS): sistema operacional originalmente sem interface gráfica, que utilizava linhas de comando, licenciado pela Microsoft Corporation para uso em diversos computadores de diferentes fabricantes.
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Em conseqüência, tornou-se imprescindível para as dependências jurídicas um ferramental tecnológico que possibilitasse maior controle, agilidade e segurança na gestão das informações das causas terceirizadas. A migração para o ambiente de internet, juntamente com o acesso aos documentos digitalizados (peças processuais) seria essencial para a utilização dessa nova sistemática. Assim, a possibilidade de consultas de processos e seus andamentos pelas unidades jurídicas e demais unidades/dependências do Banco, permitindo, por intermédio da digitalização de peças processuais, a visualização dos dossiês em tempo real, como conseqüência, proporcionaria a redução no trânsito de papéis, economia de recursos, de tempo e de espaço físico. A proposta de inclusão do BBJUR-INTRANET ao “GED Corporativo” então implicaria em inúmeras vantagens, dentre as quais se podem destacar um maior dinamismo no fluxo de trabalho, a diminuição de papéis, o que implica na redução de custos, economia de tempo e recursos naturais e humanos e maior agilidade na recuperação dos documentos feita pela WEB. Seria então um novo modelo de manipulação de informações pela empresa desde a concepção, gerenciamento, acesso, controle e disseminação. A implementação de um Sistema de Informação como o GED significa uma mudança, muitas vezes profunda, na organização, e, por esta razão, é uma atividade que deve ser planejada e preparada para que se tenha garantia de sucesso de seu uso. A infra-estrutura de um GED é complexa tanto no aparato de componentes de hardware como nas possibilidades de soluções de tecnologias de software exigindo dos participantes desse empreendimento longos períodos, desde a concepção do sistema – idéia inicial – ao momento de sua implantação. Nesse horizonte, os caminhos e desvios são os mais variados exigindo persistência e controle dos interessados. Somado a esse contexto, são conhecidas muitas histórias de implementações mal sucedidas de soluções de tecnologias envolvendo informática trazendo consigo diversos problemas para os envolvidos. Como escreve McConnell (apud BALDAM; VALLE; CAVALCANTI, 2004, p. 173):
“Cerca de 2 milhões de pessoas estão trabalhando em cerca de 300 mil projetos de software no EUA. Entre 1/3 a 2/3 destes projetos irão exceder seu planejamento em tempo e dinheiro antes de ser entregues. Dos mais dispendiosos, cerca de 1/2 serão abruptamente interrompidos por fugir do controle.”
