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C E N T R O D E E M P R E G O E F O R M A Ç Ã O P R O F I S S I O N A L L E I R I A Tema 5 : Modelos de Correspondência Empresarial Principais Suportes de Comunicação Escrita nas Organizações eFormadora: Teresa Soares 1
Modelos de correspondência empresarial
Principais suportes de Comunicação Escrita nas Organizações
“Uma correspondência empresarial bem elaborada traz muitos benefícios à empresa e à sua imagem. A comunicação gerada pelas informações empresariais possibilita expandir negócios e ganhar em competitividade. Mas, uma comunicação eficaz só ocorre quando existe uma gestão das informações durante a realização das tarefas empresariais.” (STACHESKI, 2010) Para a produção de textos de tipologias diversas, recorremos a estruturas e a vocabulário específicos. Por exemplo, ao escrever uma carta para um familiar, recorremos a determinado tipo de linguagem e de estrutura; todavia, se escrevermos uma carta em contexto empresarial, recorremos a outra estrutura, a outra linguagem e até a algumas fórmulas. Quando escrevemos instruções para uma tarefa, utilizamos outra estrutura diferente, por exemplo uma ata… A essas diferentes formas de textos chamamos tipologias textuais ; são a forma sob a qual o texto se apresenta, determinando a estrutura padrão, de acordo com o objetivo e a finalidade desse texto. Cada tipo de texto é selecionado pelo emissor, de forma a responder às suas necessidades numa determinada situação. A intenção é transmitir a mensagem ao interlocutor de forma efetiva, o que acontece desde as mensagens de WhatsApp até documentos organizacionais. Cada tipologia textual tem como princípio fundamental dar uma resposta objetiva àquilo que é transmitido. A essa característica dá-se o nome de eficácia. Para responder à comunicação formal com eficácia, as organizações e, neste caso, as empresas, recorrem a diversos documentos formais, que permitem que a comunicação se realize com sucesso. Entre eles estão a carta comercial, o ofício, o memorando, a circular e o requerimento...
C E N T R O D E E M P R E G O E F O R M A Ç Ã O P R O F I S S I O N A L L E I R I A Tema 5 : Modelos de Correspondência Empresarial Principais Suportes de Comunicação Escrita nas Organizações eFormadora: Teresa Soares 2 Além desses textos formais de comunicação, dentro das organizações existem outros canais de comunicação que também obrigam a uma série de estratégias para sua produção; como é o caso do e-mail, a caixa de sugestões, o jornal mural… Todas as formas de comunicação escrita de uma empresa contribuem para a sua imagem positiva ou negativa. Portanto, é crucial debruçarmo-nos sobre os diversos modelos de correspondência e sobre os principais suportes de comunicação escrita em contexto empresarial. Os textos de correspondência serão, apenas, simples instrumentos de comunicação nas empresas? Não! A correspondência empresarial e os seus textos podem influenciar a imagem que os públicos constroem da empresa. Por meio da sua forma de comunicar, a imagem da empresa pode ser fortalecida ou tornar-se negativa perante os seus públicos. A correspondência é a ação que tem como objetivo informar. Ela permite a troca de informação, desde a emissão da mensagem, até à sua receção, envolvendo todos os elementos do ato de comunicação, como vimos no Tema anterior É uma forma de comunicação escrita entre as pessoas e entre organizações. Nesta síntese, abordaremos os seguintes textos:
**1. Carta comercial
- Circular
- Memorando
- Declaração
- Requerimento
- Ata
- Relatório
- Jornal Mural e a caixa de sugestões
- Correio eletrónico**
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- Local e Data : acima do corpo de texto, e geralmente na margem esquerda, indica-se a data e o local do envio da carta. A Data é um elemento essencial para garantir a referência do leitor, se no papel de impressão já houver o endereço, pode-se dispensar o local e anotar apenas a data, mas se a empresa tiver várias filiais é importante destacar-se o local.
- Destinatário : é a quem se destina a comunicação. Hoje, estão em desuso as expressões “À/ Às/ Para/ Ex.mos. Senhores” antes do nome do destinatário. Coloca-se apenas o nome da empresa ou da pessoa a quem a carta se destina.
- Vocativo : representa o nome do destinatário do texto, que deve surgir de maneira formal. Há várias formas possíveis: Prezados Senhores, Senhores, Senhores Clientes, Caro Cliente). Após o vocativo pode-se usar vírgula ou dois pontos; hoje é mais comum o uso dos dois pontos, isto porque se considera que a carta é uma enumeração de fatos, ocorrências etc. O Corpo da carta : trata-se do conteúdo da mensagem que será enviada. ele deve ser exposto de forma clara, objetiva, precisa e com parágrafos curtos. Normalmente, são escritos três parágrafos: o da apresentação do tema, o do desenvolvimento do tema em que se devem colocar os problemas e as soluções e o da conclusão. Portanto, não seja prolixo (que usa palavras em excesso; que não consegue resumir uma ideia nem encurtar um pensamento):
- Como iniciar: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência.
- O desenvolvimento: Explicação mais detalhada das razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu objetivo.
- Como terminar: Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta, e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade.
C E N T R O D E E M P R E G O E F O R M A Ç Ã O P R O F I S S I O N A L L E I R I A Tema 5 : Modelos de Correspondência Empresarial Principais Suportes de Comunicação Escrita nas Organizações eFormadora: Teresa Soares 5 Despedida ou fecho: deve ser simples; de acordo com as normas formais, despede-se com expressões como: saudações, cordialmente, respeitosamente, atenciosamente, etc. Não se esqueça de esclarecer de que forma é que o destinatário poderá entrar em contacto consigo ou responder à sua missiva.
- Assinatura : Por fim, aparece o nome do emissor (remetente) da carta, e logo abaixo o seu cargo na empresa. 1.3 Algumas regras Para a produção de uma carta comercial , uma série de regras deve ser seguida.
- Papel A
- impressão apenas de um lado do papel; 20 a 25 linhas por página;
- margens: direita (3cm); esquerda (3cm); superior (3cm); inferior (3cm);
- espaços duplos ou 1 ½. Entre os parágrafos, é costume duplicar esse espaço interlinear;
- escolher o papel - O objetivo de um papel de qualidade é diferenciar a sua correspondência da dos concorrentes. Quando escolher o papel dê atenção aos seguintes aspetos: ✓ O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito. A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados. ✓ O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade. Erros a não cometer:
- Repetições: o excesso de explicações cansa e incomoda, além de tornar a carta, desnecessariamente, muito mais longa;
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3. Memorando O Memorando ou Comunicação Interna representa um tipo de texto informativo veiculado nos meios profissionais (empresas, órgãos públicos, etc.). É um documento mais simples que a Circular, por ser uma comunicação breve; é uma nota destinada a lembrar qualquer coisa; um apontamento. São notas e comunicações ligeiras, realizadas entre departamentos. Diplomaticamente, é uma nota que uma nação envia a outra sobre o estado de determinada questão. Os memorandos são textos breves que apresentam uma linguagem formal, objetiva, direta, clara e coesa. Observe que os memorandos podem ser enviados também por correio eletrónico. O memorando é uma comunicação escrita de consumo interno, somente para funcionários e operários. Não é tão formal como uma carta comercial ou ofício, desta forma dispensa algumas formalidades, todavia não admite informalidades. https://www.dicionarioinformal.com.br/ 3.1 Estrutura do Memorando
- Número : Os memorandos costumam apresentar numeração. Além disso, são produzidos em papel com o timbre da empresa.
- Vocativo : indica-se o nome do setor para o qual será enviada a mensagem (destinatário) e a baixo, o setor que o emitiu (remetente).
- Local e Data : apresentam a data e o local em que foi produzido o memorando.
- Assunto : parte importante do memorando, onde vem destacado o tema que será abordado.
- Corpo de Texto : o conteúdo da mensagem que será enviada.
- Despedida : expressões formais de despedida: atenciosamente, cumprimentos, grato pela compreensão.
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- Exige uma redação técnica e linguagem formal
- É um documento comprovativo de algo
- Atesta a veracidade dos factos
- Tem um estilo padronizado, com fórmulas
- É redigido em primeira ou terceira pessoa 4.2 Estrutura Tendo em vista o objetivo e finalidade que se pretende, a declaração segue um modelo básico de estrutura, e muitas vezes é redigida em papel timbrado:
- Título : é centralizado acima e indica o tipo de texto: Declaração. No entanto, pode vir
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- Corpo do texto : expõe o assunto da declaração. Pode ser escrita em primeira ou terceira pessoa.
- Local e Data : depois do corpo do texto, é obrigatório indicar o local e a data em que o documento foi redigido. Note que, sem a data, o documento torna-se inválido.
- Assinatura : o remetente ou responsável assina a declaração por baixo da data e local e, se necessário, inclui o cargo exercido e o carimbo da instituição à qual pertence. Essa é a parte essencial que confere veracidade à declaração.
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5. Requerimento E o ato ou efeito de requerer; é uma petição por escrito, segundo certas fórmulas legais. https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/requerimento O requerimento é uma petição dirigida a uma entidade oficial, organismo ou instituição através da qual se solicita a satisfação de uma necessidade ou interesse. Como o requerimento é sempre dirigido ao responsável por um determinado setor ou serviço, deve utilizar-se um tratamento solene e adequado à entidade a quem nos dirigimos e um registo de língua cuidado. Por outro lado, a apresentação da situação deverá ser feita com clareza, para possibilitar uma fácil compreensão, podendo apoiar-se na legislação em vigor. Muitas são as situações do quotidiano em que os indivíduos são confrontados com a necessidade de requerer determinados serviços ou benefícios: anulação de matrícula, mudança de turma, consulta e reapreciação de prova, etc. (em contexto escolar) e pedido de autorizações ou benefícios diversos (na globalidade da vida do cidadão). 5.1 Características do registo linguístico
- uso de registo formal;
- utilização de uma linguagem objetiva (identificação, morada, bilhete deidentidade, etc.);
- recurso a palavras ou expressões específicas (requerente, deferimento, requerer, solicitar, conceder, dignar-se, sito, respeitosamente, etc.);
- emprego da terceira pessoa do singular ou do plural. 5.2 Estrutura Apresenta uma estrutura semelhante à Declaração
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- Título : é centralizado acima e indica o tipo de texto: Requerimento.
- Vocativo : nome da Instituição ou o órgão a quem o requerimento se destina.
- Identificação do Requerente : nome, números dos documentos de identificação (C. C., NIF…), residência (por vezes exige-se também a nacionalidade e o estado civil).
- Corpo do Texto : Vem no seguimento da identificação e é um texto direto, onde se expõe, de forma breve, o pedido.
- Expressão de Encerramento : um pedido aguarda uma resposta. Assim, deve constar a fórmula "Pede deferimento” / “Aguarda deferimento. Por baixo deve aparecer a assinatura do requerente.
- Local e Data : No final é fundamental registar o local e a data do requerimento. Requerimento Deferido e Indeferido São expressões comuns no contexto do requerimento. Quando é deferido, significa que ele foi aprovado; por outro lado, se é indeferido, é porque o que foi solicitado não foi aprovado. 5.3 Algumas siglas utilizadas nos requerimentos
- “P. e A. D.” (Pede a aguardar deferimento);
- “E. D.” (Espera deferimento);
- “A. D.” (Aguarda deferimento).
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6. Ata “Registo escrito dos factos ocorridos e das decisões tomadas em reunião, congresso, etc.” https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/ata A ata é um tipo de texto muito utilizado em assembleias, reuniões, encontros, conferências, entre outros. As atas são produzidas com o intuito principal de registar toda a informação, acontecimentos e deliberações de uma reunião. É um documento comprovativo, em registo formal, que reproduz resumidamente e com fidelidade, todas as discussões, deliberações e resoluções de um encontro de pessoas. Trata-se de um texto de cunho oficial, muito utilizado por diversos órgãos institucionais. 6.1 Características da ata
- Apresenta uma redação técnica e uma linguagem formal
- É um texto de valor jurídico. 6.2 Estrutura Geralmente, as atas de reuniões possuem um livro próprio, com páginas numeradas, onde são registadas as sucessivas atas.
- Título : Ata nº… seguido do nome da reunião ou da Instituição, por exemplo do congresso que está sendo realizado
- Data, Hora e Local : O texto da ata inicia com a data, a hora e o lugar em que o encontro ocorreu, escritos por extenso.
- Participantes : regista-se o nº de participantes e os principais envolvidos na reunião, ou debate, ou congresso…
- Ordem de Trabalhos: Deve ser indicada a ordem de trabalhos para aquela reunião, constantes na convocatória elaborada previamente.
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- Discussão : É o corpo do texto, onde são relatados os temas que foram abordados durante o encontro, questões levantadas por cada envolvido, etc.
- Conclusão : Parte final do texto, onde se registam as soluções, recomendações e resoluções. 6.3 Ressalvas Já que se trata de um texto formal, a ata não admite rasuras e, por isso, quando a ata é redigida manualmente, no final do texto é indicado, se necessário, algum esclarecimento sobre uma retificação que deverá ser feita no texto. Por exemplo: "em tempo, no segundo parágrafo, na segunda linha, onde se lê concelho, deve ler-se conselho".
- Assinatura : depois de lida, a ata é assinada pela autoridade máxima da Instituição e, em algumas situações, por todos os presentes. Curiosidade Da mesma forma que a data, a hora e o local são escritos por extenso, as atas não admitem abreviaturas e tudo deve ser escrito por extenso para evitar confusões ou situações dúbias.
