Gestão de Orçamentos em Automação Predial: Otimizando Tempo e Processos, Trabalhos de Relatórios e Produção

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Giovana Mendes Dos Santos

RELATÓRIO DO ESTÁGIO SUPERVISIONADO

São Bernardo do Campo 2022

CENTRO EDUCACIONAL DA FUNDAÇÃO SALVADOR ARENA FACULDADE DE TECNOLOGIA TERMOMECÂNICA Giovana Mendes dos Santos RELATÓRIO DO ESTÁGIO SUPERVISIONADO “Relatório de estágio obrigatório apresentado para a conclusão do curso de Engenharia de Controle e Automação do Centro Educacional da Fundação Salvador Arena, Faculdade de Tecnologia Termomecânica, sob a orientação do prof. Rogério Issamu Yamamoto” São Bernardo do Campo 2022

dá-se o nome de Controle e Segurança Predial, trata-se do uso de uma série de dispositivos eletrônicos integrados para a realização de tarefas no edifício, como proteção contra incêndio, controle de ar-condicionado de ambientes comuns, vigilância digital, monitoramento de acesso, entre outros. Isso traz diversos benefícios para o condomínio, sendo que o aumento da segurança se destaca entre eles (VERZANI, 2020). Ao contatar uma empresa de Controle e Segurança Predial, é necessário solicitar um orçamento, aguardar o retorno da empresa e assim, dar início às negociações, envolvendo revisões das propostas solicitadas e de seus valores. Um dos maiores obstáculos neste meio é tempo, pois, atender aos prazos pedidos pelo cliente juntamente com as demandas já existentes, torna-se ainda mais difícil quando outras empresas estão interessadas em atender aquela proposta. Uma maneira de obter uma ordem de importância para cada oportunidade que uma empresa de Controle e Segurança Predial recebe é partir da criação de uma planilha de Excel automatizada, onde torna-se notável quais oportunidades devem ser atendidas e sua devida prioridade. Para a sua construção, seria necessário o nome da obra em questão, o cliente que solicitou seu orçamento, a data de entrega e a complexidade do orçamento a ser produzido. Desta forma, o gerente da área consegue designar o grau de importância, destinando a um orçamentista técnico que, por sua vez, se dedicará em atender aquela proposta antes de outras demandas e entregar no prazo solicitado pelo cliente final.

2. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

2.1 Identificação da Empresa

Com mais de dez anos de experiência, a Autobras Empresa Brasileira de Automação Ltda, atua no ramo de integração e manutenção de controle e segurança predial – compreendendo os sistemas de automação de utilidades, sistemas de segurança, detecção e alarme de incêndio, sonorização, telecomunicação, entre outros. É portadora do CNPJ: 17.082.106/0001-84 e fica localizada na Rua Araribóia, 261 – Mooca – São Paulo – SP - 03113-070. Com telefone para contato, (11) 2076-7610. Contém inscrição estadual, 145.947.684.111, inscrição municipal, 5.109.958-6, e, seu site: https://www.autobras.com.br/. Atualmente existe apenas uma sede, com aproximadamente 70 funcionários e volume de vendas por volta de 20 milhões de reais. Mesmo com a pandemia, a Autobras teve um aumento no volume de vendas e conseguiu contratar a maior parte dos funcionários que hoje atuam no ramo de orçamentos, projetos e obras. A empresa conta com alguns concorrentes no mercado de Automação Predial, sendo eles: Seal Telecom (multinacional), Johnson Controls (multinacional), Controller BMS (Nacional), E-Vertical (Nacional), Smart (nacional)., entre outros. Os produtos comercializados pela Autobras são voltados a segurança de prédios comerciais, residenciais, hospitais, shoppings e galpões logísticos, dentre estes produtos estão, câmeras de diversos tipos, leitores biométricos e de cartão, cercas elétricas e sensores IVA, detectores e centrais de incêndio e outros. O maior empreendimento da cidade de São Paulo, o Platina 220, é uma das obras contempladas pela Autobras, com mais de 9500 pontos de instalação de Automação Predial, Controle de Acesso, Circuito Fechado de TV, Detecção e

Figura1: Fluxograma dos cargos da Autobras Fonte: Autoria própria, 2021. Com a imagem é possível identificar os gerentes de cada cargo e seus respectivos funcionários.

3. ÁREA DE ESTÁGIO 3.1 Descrição da Rotina O estagiário encontra-se no departamento de Orçamentos, está área é focada em receber oportunidades – obras que ainda estão em fase de construção ou planejamento, com os sistemas de segurança e automação previstos em projetos e memoriais – orçar com as melhores soluções e preços e negociar as propostas com os clientes externos. Ele recebe e-mails com oportunidades novas de integração e manutenção, revisões e aditivos de propostas enviadas e cotações e identificá-las. Após identificada, o próximo passo é localizar a proposta no Pipedrive – ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente de vendas – nesta etapa encontra-se informações deixadas pela equipe de Vendas e comercial. Em seguida, é indispensável a analise dos memoriais

descritivos e tabelas de pontos anexadas nos arquivos enviados por e-mail, na leitura destes documentos ocorre a identificação de qual sistema a empresa atende-rá, especificações técnicas, marcas sugeridas pela construtora, entre outras informações essênciais para o levantamento de pontos e orçamento. Esta análise reduzirá o tempo de levantamento – contar os pontos localizados nos projetos do Autocad – durante esta ação é preciso ter muita atenção com relação a metragem do cabeamento estruturado, localização de áreas importantes, como portaria ou guarita, acesso de pedestres e veículos e escadas de emergência. Ao fim deste passo, é gerado o orçamento em uma planilha orçamentária, nela, informações como quantidade de pontos, preços atualizados dos produtos, soluções que correspondem a obra em questão, tempo de execução e mão de obra são essenciais para a elaboração da proposta final. Ao término do preenchimento da planilha, é criada o Proposta comercial, onde são esclarecidas informações importantes sobre os sistemas, evidenciado o valor do orçamento e acordos propostos, em seguida a Planilha Orçamentária e a Proposta Comercial são enviadas por e-mail ao cliente que solicitou o orçamento. Este processo dura em média sete dias, desde a chegada da solicitação. Algumas vezes esses prazos não são atendidos, por não serem a prioridade no momento ou por causa da quantidade de demanda. Com a Figura 2, torna-se compreensível os cargos do setor de orçamentos. Figura 2: Organograma da área de orçamentos Fonte: Autoria própria, 2021.

Esta é uma situação em que uma construtora solicita um orçamento por e-mail a Autobras. Após a chega da oportunidade, fica a cargo do gerente do setor identificar se esta oportunidade é válida e vai agregar na empresa, ou se pode ser relevada e não atendida. O que leva a tomada dessa decisão é a relação que a Autobras tem com o cliente que solicitou o orçamento - se já foi orçado em alguma ocasião suas propostas ou se já houve fechamentos com esse cliente – Com base nesse relacionamento, é possível identificar se será atendido ou não seu pedido de orçamento. Com uma reposta positiva, a solicitação é cadastrada na plataforma de oportunidades e no servidor, onde ganham um número identificação, que auxilia na organização durante as negociações, por exemplo: INT1234 – OBRA

• EMPRESA QUE SOLICITOU. No PipeDrive, o Orçamentista decide se essa proposta é um Estimativo (obras que ainda não têm certeza dos sistemas que irão fornecer e que ainda estão em processo de construção) ou Fechamento (obras com projetos, memoriais e com prazo de entrega definido). Essa métrica auxilia no momento de definir o prazo de entrega do orçamento. Dando mais prioridade aos Fechamentos do que aos Estimativos. Ao receber a proposta os projetos são salvos no servidor e conferidos. Caso esteja faltando algum documento essencial para o levantamento de pontos, é então solicitado ao cliente. Para iniciar o levantamento, é preciso antes fazer uma leitura dinâmica nos memoriais enviados, assim torna o processo de levantar os pontos do projeto mais eficiente. O orçamentista conta exatamente os pontos dos sistemas solicitados nos memoriais, equalizando o tempo nesta etapa. Após o levantamento, começa o processo de orçar os sistemas com a melhor proposta e preço. Nesta etapa é indispensável os preços dos produtos estarem atualizados, pois, se a oportunidade for fechada, será efetuada a compra dos equipamentos. Se o orçamentista não tiver os preços, é necessário fazer uma solicitação de cotação por e-mail. Assim que este e-mail é respondido, os valores são atualizados e inicia a elaboração da Proposta Comercial.

Na Proposta Comercial está contida informações sobre cada sistema, valores de manutenção, prazo de entrega e finalização da integração dos sistemas, marca escolhida para os equipamentos e o valor final do orçamento. Com a Planilha Orçamentária e a Proposta Comercial devidamente preenchidas, é enviada como resposta para a solicitação do cliente e o preço é acrescido no PipeDrive. 3.3 Tempo de elaboração da proposta X Prazo a ser atendido A Autobras é uma empresa que buscar sempre entregar o melhor aos clientes e atender seus pedidos com seriedade e qualidade, entretanto, o tempo torna- se um dos principais motivos de desorganização e perda de serviços. 3.3.1 Tempo de elaboração da proposta Para a elaboração de uma proposta, tendo como base o exemplo citado no item 2.1. é necessário um tempo de dedicação para cada etapa do processo. Muitas vezes este tempo pode ultrapassar o prazo de 7 (sete) dias, pois, caso os projetos estejam fragmentados e/ ou falte informações nos memoriais, dependerá da resposta do cliente com o envio dos novos documentos. Isso pode atrasar o processo de elaboração da proposta e ultrapassar o prazo estipulado pelo cliente. Outro ponto significativo é a prioridade em que esta solicitação se identifica. Pode ocorrer um cenário, onde existam oportunidades de Fechamento, com grau de relevância maior e com um prazo mais curto. Nessa situação, esta oportunidade torna-se prioridade e o orçamentista deve estagnar o orçamento em andamento e iniciar este outro mais importante.

3- Prazo de entrega 4- Relação com o cliente 5- Histórico de negociações com o cliente Utilizando essa métrica será possível prever uma ordem de atendimento e evitar o congestionamento de solicitações.

5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Autobras Empresa Brasileira de Automação LTDA. Cases. 2022. Disponível em: https://autobras.com.br/cases.php. Acesso em: 11 de jan 2022 Verzani & Sandrini. V&S Blog. 2022. Disponível em: https://www.verzani.com.br/blog/automacao-predial/. Acesso em: 10 de jan 2022