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MAPEAMENTO DE PROCESSOS EMPRESARIAIS
CAPITALIS ASSESSORIA CONTABIL LTDA
Jessica Aparecida de Souza, 22949 , 3 ADM^1 Jéssica Ockner Nogueira, 24380 Kimberlain Alexsandra Conti Miguel, 24304 Luiza dos Santos de Souza, 24441 Luciana Alves de Oliveira Furquim, 24487
RESUMO
A Capitalis Assessoria Contábil é um escritório com sede própria na região de Sumaré, fazendo ligações entre as cidades de Campinas, Hortolândia e Paulínia. Com foco no comprometimento, profissionalismo, ética e confiança o escritório oferece multiplicidade de serviços, os quais são processados com excelência garantindo assim, excepcionais resultados para seus clientes e credibilidade no mercado.
O mapeamento de processos é uma técnica utilizada pelas empresas para compreender de forma sucinta como uma unidade de negócio está atuando, auxiliando assim, na melhoria de um processo já existente, ou desenvolvendo uma nova estrutura associada ao processo. Em relação à empresa Capitalis Assessoria Contábil, são múltiplos os processos existentes em cada departamento (Administrativo, Jurídico, Fiscal, Contábil e Recursos Humanos) e o mapeamento desses processos facilita que a empresa mantenha seus princípios, pois a análise e a compreensão de cada processo induzem a melhorias dos mesmos diminuindo os erros e aumentando o nível desempenho do empreendimento.
Palavras-chave Administração. Capitalis. Mapeamento. OSM. Processos.
Campinas, SP 2017
(^1) Auxiliar Jurídico, IESCAMP, Administração de Empresas, [juridico@capitaliscontabil.com.br e 19 3864-9660]
1 INTRODUÇÃO
Com o mercado cada dia mais competitivo, toda empresa que detenha o objetivo de se manter no mercado visando sua lucratividade necessita de alguém ou de uma empresa de contabilidade especializada para executar com responsabilidade os processos fiscais, contábeis, financeiros e de recursos humanos, afinal, o governo vem implementando cada vez mais obrigações e as empresas que não se atentarem a isso, podem acabar declarando falência, pois são diversas as multas referentes a ausência de entrega das obrigações.
Diante deste cenário, a Capitalis Assessoria Contábil conta com uma equipe de funcionários qualificados que zela pela qualidade e pela confiança depositada pelos clientes na empresa, visando não só o benefício para seus clientes, mas também a agregação de valor para o nome da empresa, afinal, como todo e qualquer negócio a Capitalis está buscando crescer cada vez mais e expandir o seu empreendimento.
Assim, ao longo deste trabalho serão apresentadas a estruturação e a organização da empresa, por meio de dados exemplificados por organogramas, fluxogramas, gráficos, indicadores, concorrentes, principais produtos, clientes e o mapeamento de cinco processos desenvolvidos pela empresa, recomendando-se melhorias, caso necessário, dos mesmos para que assim a Capitalis se torne a melhor opção no mercado voltado a assessoria contábil.
1.1 Tema Geral
Administração: Organização, Sistemas e Métodos.
administrativo, recursos humanos e contábil, buscando servir muito bem seus clientes.
2.1.5 Visão
“Levar aos clientes melhor consultoria empresarial e contábil, com o uso de tecnologia de ponta e disponibilizar os resultados de forma transparente e confiável dentro da ética profissional.” (CAPITALIS, 2010b).
2.1.6 Missão
“Prestar serviços de assessoria empresarial e contábil, colhendo informações, processando resultados e disponibilizando relatórios com transparência, ética e eficiência, para que empresários tomem as melhores decisões em prol de seu crescimento.” (CAPITALIS, 2010b).
2.1.7 Valores
Humildade Comprometimento Profissionalismo Ética Confiança
2.1.8 Porte
A Capitalis Assessoria Contábil possui um quadro de 8 funcionários e se classifica como empresa de pequeno porte, com um faturamento anual de aproximadamente R$ 1.300.000,00 (mil milhão e trezentos mil reais).
2.1.9 Organograma
Figura 1 Organograma da Empresa
Fonte Elaborado pelos autores (2017).
2.1.10 Principais Produtos/Serviços e/ou Linhas
Departamento Fiscal: Emissão e escrituração de notas, apuração de impostos, emissão declaração de faturamento e análise dos resultados. Departamento Jurídico: Abertura, alteração e encerramento de empresas, emissão de alvarás e licença de funcionamento. Departamento Contábil: Balancetes mensais, demonstrações contábeis, relacionamento legal com órgãos fiscalizadores.
2.1.11 Principais Clientes
Bandeirantes Serviços de Portaria Ltda – EPP M. J. M. de Miranda EPP J. da Silva Empreiteira – ME L. da Silva Albuquerque Sorvetes – ME Clínica Veterinária Pet Shop São Francisco Ltda - ME
Presidente
Diretor Contábil
Auxiliar Contábil
Financeiro^ Diretor
Auxiliar Financeiro
Diretor Fiscal
Auxiliar Fiscal I
Auxiliar Fiscal II
Diretor Júridico
Auxiliar Júridico
Diretor de Recursos Humanos Auxiliar de Recursos Humanos
Recepção
2.2 Processos
2.2.1 Processo A
Nome: Emissão de Nota Fiscal de Serviços Prestados. Descrição: Emitir notas fiscais conforme solicitação do cliente, por meio do site da prefeitura de Campinas. Entradas/Saídas: A entrada é a solicitação feita pelo cliente para a emissão da nota e a saída é a nota fiscal pronta conforme a solicitado. Exemplo de formulários utilizados: Vide ANEXO A - Página de seleção do Tomador do serviço, ANEXO B - Página de seleção do tipo de serviço prestado e ANEXO C - Página de Descrição dos itens e valor da nota. Tempo e custo despendido para a execução do processo: O tempo demandado é em média cinco minutos, variando de acordo com a velocidade da internet e o custo é de R$1,00 por nota emitida. Número de colaboradores envolvidos no processo: Apenas um colaborador. Áreas e departamentos envolvidos no processo: Departamento Fiscal.
Fluxograma Atual Figura 2 Fluxo de emissão de Nota Fiscal de Serviços Prestados.
Fonte Elaborado pelos autores (2017).
Fluxograma Atual Figura 3 Fluxo de escrituração de Nota Fiscal de serviço prestados no sistema.
Fonte Elaborado pelos autores (2017).
2.2.3 Processo C
Nome: Emissão de Nota Fiscal Online Descrição: Emissão da Nota Fiscal por meio do site da Secretaria da Fazenda perante solicitação do cliente, sendo da responsabilidade do mesmo o envio dos dados da nota. Entradas/Saídas: A entrada é a solicitação do cliente para que seja emitida a nota, e a saída é a nota fiscal emitida e entregue ao cliente. Exemplo de formulários utilizados : Vide ANEXO F - Tela de Emissão de Nota Fiscal Online. Tempo e custo despendido para a execução do processo: O tempo demandado é em média dez minutos, variando de acordo com a velocidade da internet e o custo é de R$2,00 por nota fiscal. Número de colaboradores envolvidos no processo : Apenas um colaborador. Áreas e departamentos envolvidos no processo : Departamento Fiscal.
2.2.4 Processo D
Nome: Abertura de empresa – Mei (Microempreendedor individual) Descrição: Abertura de uma microempresa. Entradas: Solicitação de abertura de empresa. Saída: Certificado de Mei. Exemplo de formulários utilizados : Vide anexo G – Tela abertura MEI. Tempo e custo despendido para a execução do processo: Aproximadamente 30 minutos para o preenchimento os dados no site, o custo é de R$20,00 por abertura, sendo repassado para o cliente por R$160,00 incluindo os honorários. Número de colaboradores envolvidos no processo: Apenas 1 colaborador. Áreas e departamentos envolvidos no processo: Departamento Jurídico e departamento financeiro.
Fluxograma Atual Figura 5 Fluxo de abertura de empresa – MEI.
Fonte Elaborado pelos autores (2017).
Fluxograma Atual Figura 6 Fluxo de emissão de boletos bancários.
INÍCIO
ENTRAR NOSISTEMA COBRANÇA CAIXA
PREENCHER DATADE VENCIMENTO
NÚMERO DOPREENCHER DOCUMENTO
PREENCHER VALOR
ESCOLHER SACADO
A
A
MODALIDADEREGISTRADA? MODALIDADE SEMCOLOCAR NÃO REGISTRO SIM
GRAVAR
IMPRIMIR BOLETO
FIM
PROTESTAVEL?TÍTULO
NÃO
SIMSIM ENVIAR PARACARTÓRIO
B
B
Fonte Elaborado pelos autores (2017).
3 CONCLUSÃO
Neste trabalho, houve a apresentação de uma empresa do ramo de contabilidade conhecida como Capitalis, onde foi mostrado como funciona cada setor dentro do escritório, como foi a criação da empresa e como hoje ela se tornou uma empresa de sucesso com mais de 20 anos no ramo de contabilidade na região onde atua.
Através de uma pesquisa de mercado, foi possível demonstrar que a Capitalis se destaca com um amplo número de clientes em relação aos seus concorrentes, sendo a localização da mesma um forte fator que influencia neste resultado. Foi demonstrado também, alguns dos principais processos executados dentro da empresa por meio de fluxogramas que detalham passo a passo cada tarefa.
Assim, ao longo deste trabalho, foi possível não só a apresentação de uma ampla gama de informações sobre a empresa Capitalis, como também, a colocação em prática de conteúdos vistos em sala, concluindo-se que métodos e adequações que visam melhorias nos processos executados dentro de uma empresa, são de extrema importância para que a mesma permaneça em desenvolvimento constante, aumentando sempre a sua lucratividade.
ANEXOS
ANEXO A – PÁGINA DE SELEÇÃO DO TOMADOR DO SERVIÇO
Figura 7 Página de seleção do tomador do serviço
Fonte: Site Nota Fiscal de Serviços de Campinas, 2017.
