MANUAL PRÁTICO DOS CINCO SENSOS, Slides de Gestão da Qualidade

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MANUAL

PRÁTICO

Você sabe o que é 5S?

O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial. Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. 2 O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC - Controle da Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos conforme expectativa do cliente.

Saiba + sobre TQC:

O termo “controle da qualidade total” foi usado pela primeira vez por Armand Feigenbaum, em 1956, quando ele propôs a ideia de que a qualidade só poderá resultar de um trabalho em conjunto de todos os que estão envolvidos no desempenho da organização, não apenas de um grupo de pessoas. Embora ele também defendesse a criação de uma estrutura organizativa de suporte à qualidade, a Engenharia de Qualidade, que seria a responsável por resolver questões de qualidade que englobassem mais de uma área da empresa. O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambientes, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas. No princípio, o 5S era mais focado em liberar área e espaço, evitar desperdícios, resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios, inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu.

Toda empresa bem estruturada, segue padrões estabelecidos pela metodologia 5S. Esses padrões influenciam e muito, na performance da empresa, um ambiente limpo e bem organizado, remete a sensação de disciplina e disciplina, gera RESULTADOS. seisou seiketsu SEIRI

SHITSUKE seiton 4

= RESULTADOS O 5S pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado na rotina, contribuindo para a conquista da qualidade total e tendo como vantagem o fato de provocar mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos. Muitos dos conceitos da qualidade total se fundamentam na teoria da melhoria contínua (Kaizen: Kai, mudança e Zen, para melhor), pois a QT é um processo e não um fato que possa ser considerado concluído. Numa primeira etapa é necessário estabelecer a ordem para então buscar a QT. Para estabelecer a ordem usamos o 5S. Alguns objetivos desse programa são: ✓ Melhoria do ambiente de trabalho; ✓ Prevenção de acidentes; ✓ Incentivo à criatividade; ✓ Redução de custos; ✓ Eliminação de desperdício; ✓ Desenvolvimento do trabalho em equipe; ✓ Melhoria das relações humanas; ✓ Melhoria da qualidade de produtos e serviços.

1º SENSO seiri 5

SEIRI = SENSO DE UTILIZAÇÃO E DESCARTE

O primeiro senso do Programa 5S é o chamado Seiri ou Senso de Utilização. É o nosso ponto inicial para colocar o trabalho em ordem. É saber, antes de tudo, separar o que é útil do que é inútil e o que é necessário do que é desnecessário. Atente que inútil não significa que pode ser jogado fora, e sim que no momento não tem utilidade. O Senso de Utilização consiste em analisar os locais de trabalho e classificar todos os itens (objetos, materiais, informações, etc.) segundo critérios de utilidade ou frequência de uso, para depois retirar do ambiente tudo o que não precisa estar ali. Objetos inúteis precisam ser descartados, vendidos, doados ou jogados no lixo. Devemos procurar manter somente o necessário para as atividades na quantidade certa e em condições de uso. Vamos descartar tudo aquilo que foi usado nos últimos meses e que não há previsão de ser usado novamente. Somente o que tiver utilidade imediata deve estar na área de trabalho: coloque perto da máquina, bancada, mesa ou área de trabalho o que se usa toda hora; próximos ao local de trabalho devem ficar os materiais usados poucas vezes no dia; e, no armário, arquivo ou depósito deixamos os materiais usados de vez em quando. Nessa etapa, separamos os objetos e/ou materiais por grau, tipo ou tamanho.

Dica:

Uma boa maneira de fazer uma gestão visual do que vai ser descartado ou reaproveitado em outra área da empresa, é a fixação de etiquetas nas cores vermelha e amarela. Onde as vermelhas sinalizam descarte e amarelas reciclagem. 7

Com o primeiro S implantado, esperam-se os benefícios

abaixo:

✓ Facilidade nas informações e na procura de objetos; ✓ Diminuição da necessidade de espaço e de estoque de materiais; ✓ Diminuição do desperdício; ✓ Redução de custos; ✓ Melhor aproveitamento do tempo e de recursos; ✓ Maior organização; ✓ Aumento da produtividade

2º SENSO seiton 8

SEITON = SENSO DE ORDENAÇÃO

O segundo senso do Programa 5S é o chamado Seiton ou Senso de Organização ou de Ordenação. Ele consiste em arrumar objetos, materiais e informações úteis de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil ao que deseja. O lema desse senso é ter cada coisa em um lugar definido de forma a facilitar a localização por qualquer pessoa e a qualquer momento. Algo imprescindível para a implantação desse senso é a conscientização da importância de sermos pessoas organizadas. O que adianta organizar tudo, se depois vem alguém bagunçando tudo? Depois de reforçar esse aspecto, você precisa realizar uma pesquisa do layout adequado para o ambiente e de todos os objetos que o compõem. Um ponto interessante é se você documentar por fotos ou filmes o ambiente, assim poderá comparar o "antes" e o "depois" da implantação do segundo S. É chegada a hora de organizar os objetos. Arrume a disposição dos móveis, organize os materiais que restaram após a etapa de descarte e determine e identifique um lugar para cada objeto. Determine os locais apropriados e os critérios de estocagem de materiais, equipamentos, ferramentas e documentos.

Depois de organizar tudo, verifique se realmente o que precisava foi feito. Para isso, responda as seguintes perguntas: ✓ Há um local determinado para cada tipo de objeto? ✓ Os materiais/equipamentos estão organizados e identificados? ✓ Os materiais quando retirados e usados, são colocados no mesmo lugar? ✓ Todos os materiais e documentos em cima das mesas estão sendo 10 utilizados? Há excesso de materiais nas mesas, gavetas ou armários? Exemplo de Seiton Implantado:

Com o segundo S implantado, esperam-se os seguintes

benefícios:

✓ Facilidade para encontrar documentos, materiais e outros itens necessários ao trabalho; ✓ Diminuição de compras desnecessárias; ✓ O término do estresse de procurar algo e não encontrar; ✓ O aumento do fluxo das informações; ✓ Maior agilidade no trabalho; ✓ Melhoria na comunicação interna e externa; ✓ Melhora no aspecto visual dos ambientes.

3º SENSO seisou 11

SEISOU = SENSO DE LIMPEZA

O terceiro senso do Programa 5S é o chamado Seisou ou Senso de Limpeza. No dicionário, o termo "limpeza" possui os seguintes significados: qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento; coisa bem feita, acabada, caprichada. Nessa etapa é importante não só executar a limpeza do ambiente, mas também mantê-la. É chegada a hora de educar para não sujar e zelar por tudo que é de nossa responsabilidade. Ter senso de limpeza significa ter cuidado, eliminar a sujeira para manter o ambiente limpo. O mais importante não é o ato de limpar, mas o ato de não sujar. Além de limpar, precisamos identificar fontes de sujeira e as respectivas causas, para podermos bloqueá-las. O senso de limpeza é indispensável no refeitório e nos banheiros. Assim, quando se realiza a fase da Limpeza, verifica-se a situação geral da organização. Nesse momento, é possível detectar sujeiras e outros aspectos que possam agredir o homem e o meio ambiente.

Todos devem se comprometer com a limpeza de cada um e com a limpeza das áreas comuns. O sucesso dessa fase dependerá de todos. Após implantado, é chegado a hora de verificar se o 3º S foi realmente executado de forma eficiente. Pense nas seguintes perguntas: ✓ As paredes estão limpas? ✓ Os colaboradores realizam diariamente a limpeza do seu local de trabalho? ✓ Os computadores estão limpos? 13 ✓ As plantas existentes no ambiente estão adequadamente tratadas? ✓ O piso está limpo e bem conservado? ✓ Existe poeira sobre os armários, escrivaninhas e/ou bancadas? ✓ A apresentação pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio?

Se tudo está devidamente organizado e limpo, é só colher os

benefícios de mais uma etapa do Programa 5S. Dentre eles:

✓ Maior durabilidade dos equipamentos. ✓ Redução do índice de acidentes de trabalho. ✓ Ambiente mais higiênico. ✓ Ambiente de trabalho agradável e saudável. ✓ Diminuição do desperdício. ✓ Prevenção de poluição. ✓ Melhoria da imagem interna e externa da empresa.

4º SENSO seiketsu 14

SEIRI = SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

O 4º S do Programa 5S's é o Seiketsu ou Senso de Higiene e Saúde. O Seiketsu visa a melhoria da qualidade de vida, criando condições que favoreçam a saúde física, mental e emocional, a partir de práticas de higiene. O senso de higiene reforça a necessidade de uma mudança comportamental. É chegado o momento de organizar as suas atividades diárias: dedique um tempo só para você, um tempo para a família e os amigos e um tempo para organizar as idéias, os planos pessoais e os objetivos de vida. Cuidar da higiene é, além da sua limpeza pessoal, também cuidar da sua imagem e da mente. Para ter uma boa imagem pessoal, corte os cabelos, a barba e as unhas, e use sempre roupas e sapatos limpos. É também cuidar do cheiro que você exala. E, no aspecto psicológico, trabalhe a sua autoestima, administre problemas e conflitos emocionais, expulse os maus sentimentos e tenha empatia. Além disso, é preciso estar atento ao bem estar coletivo: mantenha um bom clima organizacional, zele pela qualidade das relações de trabalho e mantenha o local de trabalho e as áreas comuns organizados e limpos.

Manual Prático de 5 S – Volume 1 5º SENSO shitsuke 16

SEIRI = SENSO DE AUTODISCIPLINA

O Senso de Autodisciplina ou Shitsuke é o 5º S do Programa 5S’s. Esse senso indica o momento em que as pessoas se conscientizam da necessidade de buscar o autodesenvolvimento e consolidar as melhorias alcançadas com a prática dos “4S” anteriores. Para conquistar a ordem mantida é preciso exigir de cada pessoa uma autodisciplina constante, muita determinação para manter as conquistas das etapas anteriores e pontualidade nos compromissos assumidos. A ordem mantida é uma facilitadora para libertar a energia criativa e tem como objetivo levar à realização plena das coisas comuns. Nessa etapa, é preciso cumprir rigorosamente com aquilo que foi estabelecido. Esse senso exige: ✓ O comprometimento dos colaboradores; ✓ A ética em primeiro lugar; ✓ Ter educação, paciência e responsabilidade; ✓ Respeito às normas e procedimentos; ✓ Melhoras na comunicação.

Delegação de responsabilidades e atribuição de autoridades. Para começar a colocar em prática o 5º S: ✓ Crie procedimentos claros e possíveis de serem cumpridos; ✓ Seja claro e objetivo na comunicação; ✓ Cumpra os horários marcados para cada compromisso; ✓ Estabeleça sempre o porquê da execução de determinada tarefa. Com o Senso de Autodisciplina implantado, é chegada a hora de verificar se nada ficou para trás: (^17) ✓ Há algum material fora do lugar? ✓ Há material bom perto de objetos inúteis? ✓ Há excesso de material de expediente? ✓ Os materiais/equipamentos estão organizados, identificados e limpos? ✓ A apresentação do pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio? ✓ O relacionamento entre os colegas é bom? ✓ Os EPI’s estão sendo usados? Uma pitada de PDCA PDCA (do inglês: PLAN - DO - CHECK - ACT / Plan-Do-Check-Adjust) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo/ciclo/roda de Deming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, ou PDSA (plan-do-study-act). Outra versão do ciclo PDCA é o OPDCA, onde a letra agregada "O" significa observação ou como algumas versões dizem "Segure a condição atual". Esta ênfase na observação e na condição atual é utilizada frequentemente na produção enxuta (Lean Manufacturing / Toyota Production System) do Sistema Toyota de Produção. O 5º senso tem muita empregabilidade para o ciclo PDCA, pois na fase final de implantação da metodologia 5s é uma ótima oportunidade de enxergar as possíveis melhorias para a metodologia e fazer os ajustes necessários.

SUCESSO Veja as melhorias obtidas em diversos ambientes após a implantação da metodologia 5S.

Case 1

ANTES DEPOIS

1. Otimização de Espaço e área útil;
2. Melhoria na luminosidade do ambiente;
3. Aumento na agilidade do trabalho, proporcionado pela identificação dos volumes;
4. Facilidade na retirada de materiais.

Case 2

ANTES DEPOIS 20

1. Otimização do espaço interno;
2. Agilidade na realização de tarefas, proporcionada pela facilidade de encontrar matérias.

Case 3

ANTES DEPOIS

1. Otimização de espaço;
2. Melhoria na saúde laboral;
3. Ganho de tempo e agilidade nas atividades diárias;
4. Melhoria na imagem do ambiente;
5. Aumento na luminosidade;
6. Aumento do raio de ação do trabalhador.