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Índice Página
- 0.1 – Introdução............................................................................................
- 1.0 – Estruturas dos PAP’s............................................................................
- 1.1 – Como Gerar as Estruturas dos PAP’s.......................................
- 1.2 – Visualizando as Estruturas de um Projeto.................................
- 2.0 – Controle de Gastos Realizados..............................................................
- 3.0 – Controle de Compromissos em Aberto.................................................
- 4.0 – Controle de Verbas................................................................................
- 4.1 – Distribuição de Verbas...............................................................
- 4.2 – Follow-up de Verbas Disponíveis..............................................
0.1 – Introdução
O intuito deste manual é fornecer subsídios para que gestores de projetos consigam exercer as principais funcionalidades de manuseio dos “Planos Estruturados de Projetos” (PEP’s). Ao final da leitura, o usuário será capaz de efetuar o controle das estruturas dos PEP’s, o acompanhamento dos gastos realizados e compromissos em aberto, além do controle e distribuição de verbas nos coletores dos projetos.
1.0 – Estruturas dos PEP’s
Os Elementos PEP (Plano Estruturado de Projeto) são a ferramenta adequada para a gestão de um projeto, seja ele de grande ou pequena complexidade.
Devido à sua versatilidade é possível estruturar o seu projeto até o menor nível de controle possível e imaginável, seja ele por localização, atividade, tipo de gasto, etc, tudo com a vantagem de poder alocar verba em todos os seus níveis.
1.1 – Como Gerar as Estruturas dos Elementos PEP
A geração das estruturas dos Elementos PEP é feita através da transação CN43N do SAP.
Ao acessar a transação, será solicitado o “Perfil BD”. Este campo deverá ser preenchido conforme ilustração abaixo:
Uma vez preenchido, o usuário deverá clicar em.
Exemplo 2 (Elementos PEP Múltiplos):
Uma vez preenchido, o usuário deve clicar sob o botão “Transferir” -
Voltando à tela inicial da transação, o usuário deverá informar um layout base para a extração. Este layout poderá ser modificado, de modo a atender diferentes demandas das áreas. A sugestão é que seja utilizado, a princípio, o layout “/AFABREU”. Na seqüência, deve-se
clicar em para processar.
Feita a extração, o usuário poderá acrescentar novas informações à tabela, clicando em
e selecionando “Modificar Layout”.
Janela “Modificar layout”
Selecione dentro de “Lista Colunas” as informações adicionais que necessitar e clique
em e para incorporar ao relatório.
Por fim, para extrair o relatório para o Excel, clique em e selecione a opção “File
Local”. Depois, selecione o formato “Planilha Eletrônica” e salve no diretório que convir.
1.2 – Visualizando as Estruturas de um Projeto
Além da transação CN43N, existe uma maneira simplificada de buscar informações de um determinado projeto e seus subníveis. Para tal, faz-se necessário a utilização da transação CJ20N.
No campo superior esquerdo, encontra-se a “árvore” da estrutura do projeto. Contudo, é necessário expandi-la, clicando na seta assinalada em vermelho.
Visão expandida do projeto:
Estando a árvore expandida, o próximo passo é clicar em cima do subnível desejado e navegar através das abas do canto superior direito.
- Aba “Ddsbásicos”: Informações relevantes: Centro de custo e Status do sistema.
Obs: Lembrando que para cada elemento PEP diferente de um projeto pode haver centros de custo e status de sistema diferentes.
- Aba “Atribuições”: Informações relevantes: Divisão, Centro e Centro de Lucro.
Informar na aba “Atribuições” a divisão, centro, área funcional e centro de lucro.
Para a Área funcional, deverá ser seguida a tabela de códigos abaixo:
Na aba “Controle”, informe no campo “Perfil de investim.” o código “YBR001”.
Na aba “Campos usuário”, informar o número da Solicitação de Investimento de origem do projeto (apenas para projetos tipo PAP).
Os usuários que não tiverem este acesso deverão solicitar à área de Controle de Investimentos / Patrimonial da sede que libere o elemento PEP criado.
Por fim, salve o trabalho clicando em.
2.0 – Controle de Gastos Realizados
Este tópico trará como extrair um relatório contendo os todos os gastos realizados de um projeto. Isto se faz necessário para que o gestor consiga controlar a sua verba de maneira eficiente.
A transação utilizada será a CJI3 que, assim como na transação CN43N, solicitará ao usuário o “Perfil BD” ao acessá-la.
Informar o perfil “000000000001” e clicar em
Transação CJI
Nesta transação, o usuário deverá informar se quer extrair os gastos realizados de um ou mais projetos, um ou mais Elementos PEP preenchendo os campos “Projeto” ou “Elemento PEP” respectivamente.
Para que a busca traga mais de uma opção de projeto/elemento PEP, o usuário deve
clicar no botão “Seleções Múltiplas” - , preenchendo a janela da maneira que segue.
Exemplo 1 (Projetos Múltiplos):
Exemplo 2 (Elementos PEP Múltiplos):
Em seguida, clique em e, ao voltar à tela inicial, processe o relatório em.
Feita a extração, o usuário poderá acrescentar novas informações à tabela, clicando em e
selecionando “Modificar Layout”.
Janela “Modificar layout”
Selecione, dentro de “Lista Colunas”, as informações adicionais que necessitar e clique
em e para incorporar ao relatório.
Por fim, para extrair o relatório para o Excel, clique em. Depois, selecione o formato “Planilha Eletrônica” e salve no diretório que convir.
3.0 – Controle de Compromissos em Aberto
O controle de compromissos é feito de maneira bastante análoga ao controle dos gastos realizados. A transação utilizada é a CJI5.
Transação CJI
Nesta transação, o usuário deverá informar se quer extrair os compromissos de um ou mais projetos, um ou mais Elementos PEP ou diagramas de rede preenchendo os campos “Projeto” ou “Elemento PEP” respectivamente.
Para que a busca traga mais de uma opção de projeto/elemento PEP, o usuário deve
clicar no botão “Seleções Múltiplas” - , preenchendo a janela da maneira que segue.
Exemplo 1 (Projetos Múltiplos):
Em seguida, clique em e, ao voltar à tela inicial, processe o relatório em.
Feita a extração, o usuário poderá acrescentar novas informações à tabela, clicando em e
selecionando “Modificar Layout”.
Janela “Modificar layout”
Selecione, dentro de “Lista Colunas”, as informações adicionais que necessitar e clique
em e para incorporar ao relatório.
Por fim, para extrair o relatório para o Excel, clique em. Depois, selecione o formato “Planilha Eletrônica” e salve no diretório que convir.
4.0 – Controle de Verbas
O controle de verba é feito pela transação CJ30. Nela, podemos alocar a verba do projeto nos diversos elementos PEP conforme a necessidade, assim como consultar orçamentos, e verbas disponíveis.
.4.1– Distribuição de Verbas
Antes de iniciarmos o procedimento para este tópico, precisamos estabelecer algumas regras importantes que precisam ser seguidas quando o usuário fizer a alocação de orçamentos:
- Toda a verba disposta no nível 1 do projeto deverá SEMPRE estar distribuída nos níveis inferiores.
- Todo o elemento PEP que tiver um subnível inferior (ex: Um projeto PDE-2013-0001. com o subnível inferior PDE-2013-0001.1100) deverá ter toda a verba alocada no último nível (Neste caso, no PDE-2013-0001.1100).
- A dinâmica de distribuição de verbas é a mesma para PAP’s, PDE’s e PPD’s. Assim, o mesmo procedimento atenderá os três tipos de projetos. Por convenção, utilizaremos alguns PDE’s para ilustrar os exemplos;
- O termo “Orçamento Atual” refere-se ao orçamento que está atrelado ao elemento PEP em referência;
- O termo “Distribuído” refere-se à quanto foi repassado de verba dos níveis superiores para o nível em questão;
- O termo “Distribuível” refere-se à quanto da verba devo alocar nos níveis inferiores;
- O termo “Disposto” refere-se à verba que já foi gasta ou já está comprometida. Isto é, é a soma dos gastos realizados totais do ano com os compromissos em aberto do ano (esses valores deverão bater com o valor extraído das transações CJI3 e CJI5).
