Manual de Instruções para Emissão de Nota Fiscal Eletrônica em Rendas Municipais, Resumos de Eletrônica

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PREFEITURA

MUNICIPAL DE

GUARAPARI

Nota Fiscal Eletrônica

GUIA DO USUARIO

SUMÁRIO

• INTRODUÇÃO
• 1. CONHECENDO OS COMANDOS DO SISTEMA
     • 1.1 Tela Inicial do Sistema
     • 1.2 Navegador de registros
     • 1.3 Filtro de Registros
• 2. TELA DE LOGIN
     • 2.1 Consulta de Nota Fiscal
• 3. ALTERAR SENHA DE ACESSO
     • 3.1 Autorizar Usuário
• 4. PERSONALIZAR
• 5. GERAR NOTA FISCAL
• 6. LISTAR NOTA FISCAL
     • 6.1 Enviando Notas Fiscais para o Tomador
     • 6.2 Imprimir Lista
     • 6.3 Relação de Notas Fiscais por período
     • 6.4 Importar Notas Fiscais
     • 6.5 Exportar Notas
     • 6.6 Cancelar Nota Fiscal
     • 6.7 substituir nota fiscal
• 7.TOMADORES - 7.1 Lista de Tomadores - 7.2 Cadastrar Tomador
• 8. ITENS
     • 8.1 Lista de Itens
     • 8.2 Cadastrar Itens
• 9. GUIAS DE ISS
• 10. RPS
• 11. MENSAGENS
      • 11.1 Envio de Mensagem
• 12. MODELOS DE DOCUMENTOS
      • 12.1 Nota Fiscal
      • 12.2 RPS – Recibo Provisório de Serviço
  • 13. SUPORTE AO CONTRIBUINTE

1. CONHECENDO OS COMANDOS DO SISTEMA

Para uma melhor utilização do sistema, iremos mostrar como funciona, apresentando os menus, botões de navegação e recursos para o usuário. 1.1 Tela Inicial do Sistema O menu do sistema se encontra ao lado esquerdo e no centro da tela, a função do menu é facilitar e agilizar a navegação no sistema de nota fiscal eletrônica. Este ícone é possível gerar uma nota fiscal. Este icone é possivel listar as notas ja emitidas. Este icone permite a personalizar os parâmetros para emissão da nota fiscal. Este icone permite cadastrar tomadores. Este icone permite cadastrar itens de serviços. Este icone permite gerar as guias de ISS.

1.2 Navegador de registros O navegador de registros, normalmente está na parte superior das listas de registros. A função do navegador é permitir que o usuário navegue na lista de registros, avançando e retornando as páginas, também permite que adicione,copie, exclua, inclua os registros da lista. Filtro: Permite o usuário filtrar os registros da forma desejada; Primeira página: Vai para primeira página da lista; Página anterior: Vai para página anterior da lista; Próxima página: Vai para próxima página da lista; Ultima página: Vai para ultima página da lista; Incluir: Permite o usuário adicionar ou incluir um novo registro; Copiar: Permite o usuário copiar o registro selecionado; Apagar: Permite o usuário apagar os registros marcados; Alterar: Permite o usuário alterar o registro selecionado; Visualizar: Permite o usuário visualizar o registro selecionado; Atualizar: Permite o usuário atualizar a lista de registros; 1.3 Filtro de Registros A função do filtro é facilitar a busca na lista de registro. O filtro possui inúmeros recursos, como buscar pela palavra exata, conter a palavras, por faixa etc.Também podendo

ordenar a lista pelo campo desejado.

2. TELA DE LOGIN

CNPJ / CPF: Informar o CNPJ / CPF do declarante autorizado. Senha: é a senha para logar no sistema Nota Fiscal Eletrônica, que o contribuinte deve ter em mãos quando for acessar. Confirmar: carrega o Sistema após validar o CNPJ / CPF e Senha digitada. Cancelar: fecha a “janela“ que dá acesso ao sistema Nota Fiscal Eletrônica. Consultar Nota Fiscal: realiza consulta sobre a situação da nota fiscal emitida. 2.1 Consulta de Nota Fiscal É possível realizar a consulta sobre as notas fiscais pelo prestador, mediante a passagem de informações obrigatórias. Buscar pelo nro: Selecione o valor na qual deseja efetuar a busca. NFE (Número da Nota Fiscal Eletrônica) ou RPS (Recibo Provisório de Serviço); CNPJ do Prestador: número do CNPJ da empresa; Número da Nota Fiscal: número da nota fiscal; Chave de validação: chave da nota fiscal; RPS: número do RPS; CNPJ/CPF do Tomador: número do CNPJ/CPF do tomador;

3. ALTERAR SENHA DE ACESSO

Sempre que o usuário desejar, poderá alterar sua senha de acesso. Sendo necessário informar sua senha anterior e sua nova senha. Nova Senha: nova senha; Confirmar Senha: nova senha; 3.1 Autorizar Usuário É possível que a empresa, possa autorizar outros declarantes, para acessar o sistema com senhas diferentes. Através dessa tela permite a visualização de todos os usuários que estão autorizados a gerar nota fiscal para a empresa e autorizar novos usuários. Para autorizar um usuário basta preencher o campo em destaque na figura abaixo e em seguida clicar no botão “Autorizar”, ou pressionar o botão “enter”. O CNPJ/CPF do declarante já deve ser cadastrado na prefeitura, caso o cadastro ainda não exista na prefeitura será necessário efetuá-lo.

CEP: CEP correspondente ao endereço do prestador Endereço: Endereço correspondente ao estabelecimento do prestador Bairro: Bairro o qual o prestador esta estabelecido Cidade: Cidade no qual o prestador esta estabelecido Estado: Estado de origem do prestador Telefone: Telefone de contato do prestador RG/Inscrição Estadual: Numero do RG ou Inscrição Estadual E-mail: endereço eletrônico da empresa Informações para Valores da Nota Fiscal: Casas decimais itens Valor Unitário: Determina o numero de casas decimais contida no valor unitário da Nota Valor Total: Determina o numero de casas decimais contida no valor da Nota; Modelo: Corresponde ao modelo da Nota Fiscal, que poderá ser Simples ou Fatura no qual é possível informar vencimentos e quantidade de parcelas com o limite Maximo de ate 100 parcelas; IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte; PIS: Programa de Integração Social; COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social; CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Liquido; INSS: Imposto de Contribuição à Previdencia Social; Outros: Outros Impostos não especificados; ISS: ISS retido pelo tomador, onde o calculo é preenchido automático pelo sistema; Para inserção do logo é preciso salvar o arquivo em formato JPG e seguir as especificações de tamanho 205x105 pixels. As alíquotas devem ser informadas a porcentagem correspondente, para que o sistema possa fazer o calculo das deduções. Os campos do cabeçalho na nota que não estão editáveis para alteração, é preciso solicitar alteração junto ao cadastro mobiliário na prefeitura. A retenção do ISS deve ser informada através do campo CFPS (Código Fiscal de Prestação de Serviço).

5. GERAR NOTA FISCAL

Para emitir uma nova nota fiscal, mediante a passagem de informações obrigatórios, basta clicar em Gerar NF. Serviços Prestados: Código da atividade referente ao serviço prestado, onde o calculo do ISS será feito com base na atividade selecionada. (Obrigatório); CNPJ/CPF: CNPJ/CPF do tomador (Obrigatório); Tipo de Pessoa: Ao informar o CPF ou CNPJ o sistema já identifica automaticamente, caso o tomador seja do exterior deve ser informado como OUTROS, pois essa opção não verifica o campo CNPJ/CPF que para pessoa física e jurídica é campo obrigatório; Nome: Nome do tomador (Obrigatório); RG/InscrEstadual:Pode ser informado o RG ou Inscrição Estadual do tomador ( Não Obrigatório); CCM Tomador: Caso o tomador seja inscrito no município o campo é preenchido automaticamente, conforme a informação do CNPJ (Não Obrigatório); CEP-Endereço: Cep e endereço do tomador (Obrigatório) Bairro: Bairro do tomador (Obrigatório);

Total da Nota: A soma do valor total da nota. Preenchido automaticamente pelo sistema. (Obrigatório); Os campos Número RPS e Data RPS passam a ser obrigatórios o preenchimento se o documento for utilizado. : Permite a visualização da nota, antes de emiti-la; : Permite a confirmação da emissão da nota; : Retorna a tela principal;

6. LISTAR NOTA FISCAL Através dessa tela é possível visualizar todas as notas fiscais emitidas, como também reemitir uma nota, alterá-la, fazer correções e enviar para o tomador. Ao clicar no menu Listar NF será exibido o filtro para refinar a busca da nota fiscal. Filtro: Permite o usuário filtrar os registros da forma desejada; Incluir: Permite o usuário adicionar ou incluir um novo registro; Copiar: Permite o usuário copiar o registro selecionado; Visualizar: Permite o usuário visualizar o registro selecionado; Atualizar: Permite o usuário atualizar a lista de registros; Emitir Notas Fiscais: Marcando as notas fiscais desejadas e clicando no botão, será carregada uma nova janela com as notas fiscais para ser visualizadas e impressas;

Enviar Notas Fiscais por e-mail: Marcando as notas fiscais desejadas e clicando no botão, serão enviadas para o email de cada tomador suas respectivas notas; Imprimir Lista: É possível imprimir a relação de Notas Fiscais através de lista; Relação de NF por período: É possível emitir a relação de Notas Fiscais por período; Importar Notas Fiscais: Permite a importação de notas em lote,através de um arquivo em formato TXT; XML; Exportar Notas Fiscais: Permite a exportação de notas fiscais para arquivo formato Cancelar Nota: Clicando na imagem, é carregada uma janela pedindo para que seja informado a data e o motivo do cancelamento da nota; Substituir Nota Fiscal: Executa a substituição da nota fiscal, cancelando a nota que foi substituída, e a vincula à nova nota emitida. 6.1 Enviando Notas Fiscais para o Tomador Para que uma nota seja enviada por email para o tomador, é necessário que no momento da emissão o email seja informado na nota. Ao clicar no ícone enviar notas fiscais por email, o sistema gera uma mensagem que a nota foi enviada com sucesso. 6.2 Imprimir Lista Apresenta as notas emitidas através de uma lista, no qual os campos podem ser ordenados conforme o usuário desejar.

importado. Basta salvar o arquivo no computador e em seguida inserir no sistema, como demonstra a figura abaixo: Após a validação do sistema, as notas fiscais estão importadas. Caso haja algum erro no arquivo a importação não será concluída, e é apontado o erro para correção. 6.5 Exportar Notas É possível a exportação das notas fiscais emitidas pelo sistema para formato XML, ao clicar na opção exportar notas fiscais marcadas para arquivo XML. Segue modelo de arquivo XML abaixo: 6.6 Cancelar Nota Fiscal É possível que o declarante possa cancelar a nota fiscal emitida, desde que não haja guia de ISS gerada para aquela nota. Em todo cancelamento é solicitado o motivo. Uma vez cancelada a nota não há como reverter o cancelamento. Somente emitindo uma nova nota.

Para cancelar é necessário selecionar a nota, clicar no ícone (X), informar o motivo do cancelamento e clicar no ícone Confirmar, para que a informação seja gravada no sistema. Data Cancelamento: Data do cancelamento da nota fiscal que sempre será a data do acesso. Motivo Cancelamento: Motivo do cancelamento da nota fiscal. (Obrigatório) 6.7 Substituir Nota Fiscal É possível que o declarante possa substituir a nota fiscal emitida, Todas as substituições são gravadas no banco de dados. Para substituir a nota é necessário clicar no ícone substituir nota fiscal, será exibida a tela para edição nos dados, após finalizar a edição clicar no ícone , a nota será cancelada e substituída, (^) segue demonstração abaixo. Os campos para correção da nota fiscal podem ser limitados, de acordo com cada município.

7.2 Cadastrar Tomador Através dessa tela é possível cadastrar um novo tomador, mediante a passagem de informações obrigatórias. Para incluir basta clicar no ícone incluir CCM Tomador: Inscrição Municipal do Tomador; CNPJ/CPF: CNPJ ou CPF do tomador; RG/ Inscrição Estadual: RG ou Inscrição Estadual do tomador; Nome: Nome do tomador; CEP: CEP do tomador; Endereço: Endereço do tomador; Bairro: Bairro do tomador; Cidade: Cidade do tomador; Estado: Estado do tomador; Endereço de Cobrança: Endereço para a cobrança do tomador; Email: Email do tomador; Confirmar: Confirmar o cadastro do tomador; Cancelar: Cancela o cadastro;

8. ITENS Assim como no cadastro de tomadores, o intuito desse menu é de facilitar o preenchimento da nota,otimizando o tempo,pois se o item estiver cadastrado o sistema já busca automaticamente a informação sendo necessário somente informar o numero do item na emissão da nota.

8.1 Lista de Itens Serão listados todos os itens cadastrados por essa empresa, sendo possível, incluir, alterar, e excluir a qualquer momento. 8.2 Cadastrar Itens Através dessa tela é possível cadastrar um novo código, referente a um novo item de serviço, com o objetivo de facilitar o preenchimento da nota.Pois uma vez cadastrado o item com o valor,o sistema já carrega automático a informação,bastando apenas informar o código cadastrado. Código: Informar um código para o produto; Descrição: Descrição do item; Unidade: Unidade do item; Valor: Valor do item; IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte; PIS: Programa de Integração Social. CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Liquido. INSS: Imposto de Contribuição à Previdência Social. COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social Confirmar: Confirmar o cadastro do tomador Cancelar: Cancela o cadastro