Kaizen 5w2h ferramentas, Manuais, Projetos, Pesquisas de Gestão da Qualidade

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Marcelo Etiene

Nunes

Kaizen e 5W2H – WTF?

KAIZEN

Kaizen é uma palavra de origem japonesa que significa “mudança para melhor”. Consiste em uma filosofia em que se busca a melhoria constante. Sua aplicação pode se estender a todos os níveis e grupos sociais. Na administração, kaizen é uma ferramenta de gestão. Através dela, as empresas buscam o aprimoramento contínuo, por meio da identificação de pontos que podem ser melhorados. Esses pontos podem ser encontrados por toda a organização: em seus processos de produção, métodos, produtos, procedimentos, regras e etc. Para tanto, é necessária a participação de todos os colaboradores.

É interessante destacar que o kaizen não consiste em um indicador de desempenho que mede a porcentagem ou níveis de melhoramento. Ao contrário, ele deve ser encarado como um recurso que aponta como devem ocorrer ações de melhoria, bem como sua execução.

A adoção do Kaizen de forma bem sucedida depende muito da cultura organizacional, visto que essa ferramenta tem uma ênfase direta no colaborador. É muito importante que os funcionários e demais colaboradores tenham espaço para manifestar suas opiniões acerca do que deve ser melhorado na empresa e também suas ideias de como fazê-lo.

A implementação do kaizen se inicia a partir da identificação de um problema que pode ser descoberto através de reclamações, gráficos, indicadores, tabelas ou outros. É importante observar que, nesse primeiro passo, podemos identificar tanto um problema estabelecido, como também um problema potencial. Neste último caso, a ação será considerada como preventiva.

Detectado o problema, ou problema potencial, deve-se começar a investigar sua causa raiz, sem deixar nenhuma variável de fora. Portanto, é preciso checar se ela está na matéria prima, na mão de obra, nos processos, no maquinário ou outra fonte.

Descoberta a ou as causas, passa-se a pesquisar possíveis melhorias. Estas podem implicar tanto na manutenção, quando deve-se assegurar que os padrões implementados sejam realmente cumpridos, como também no aprimoramento, quando se deve aumentar os níveis dos padrões estabelecidos.

O Kaizen pode gerar vários benefícios para a organização. Dentre eles, é possível citar:

 Uma melhor qualidade dos produtos;  Redução de desperdícios;  Elevação dos níveis de produtividade;  Melhoria nos processos de produção;  Uma melhor capacitação e participação dos colaboradores;  Adaptação dos métodos de trabalho;

Ao ser utilizado e aplicado no local de trabalho, o Kaizen se refere às atividades que fomentam o aprimoramento dos funcionários. Também se aplica aos processos como compra e logística, que expandem as fronteiras organizacionais da cadeia de mercadorias.

Ele só é bem-sucedido quando todos os setores e trabalhadores do empreendimento estão engajados e focados em uma só meta. Em outras palavras, O Kaizen prega a melhoria contínua e o fato de que nenhum dia pode transcorrer sem que algo seja aprimorado.

Esse sistema de trabalho foi baseado na eliminação de desperdícios, no aperfeiçoamento dos processos e na manutenção contínua de máquinas e equipamentos. Ele também tem os seguintes objetivos:

 estabilidade financeira e emocional;  clima organizacional agradável;  ambiente de trabalho simples, funcional e organizado.

Qual é a sua origem?

O método foi implementado em empresas japonesas após a Segunda Guerra Mundial pela primeira vez. Após o término dos conflitos, a economia do país estava devastada e com grandes problemas para crescer e prosperar. Por causa das duras leis trabalhistas impostas pelos aliados, pouco progresso aconteceu entre 1945 e 1952.

Com o passar dos anos, os trabalhadores conseguiram melhores condições de trabalho, garantindo bonificações e salários mais adequados. À medida que o tempo passou, os processos industriais e administrativos aderiram à metodologia Kaizen.

Qual é a sua importância?

O Kaizen tornou-se tão presente no mundo corporativo que, dificilmente, pode ser considerado “só o clichê da vez”. Acredite! Ainda há quem pense assim.

Boa parte das empresas e seus altos executivos não sabem ao certo o significado de Kaizen e dão a ele o simplório objetivo de implantar projetos que utilizem métodos Lean.

Mas o Kaizen não é um conjunto de projetos ou eventos especiais; é parte integrante do dia a dia da organização. Ele deve e precisa ser tratado como filosofia organizacional, e não apenas como um simples método ou ferramenta de redução de custos.

É fato que, após semanas de implantação, mudanças estratégicas serão desencadeadas, por consequência; porém, não só em ações, e sim no modo de ver e entender o negócio.

Quais são seus objetivos?

O Kaizen bem implantado busca, continuamente, prevenir ou impedir que o inesperado aconteça, reagindo aos defeitos, falhas, acidentes ou desvios de processos que acontecem na rotina.

Dessa forma, o Kaizen não tem apenas o propósito de manter padrões, mas também de elevar o nível dos desafios.

Como ele deve ser implementado?

O método 5S é uma das bases do sucesso do Kaizen. Ele tem fundamentos de fácil compreensão e que podem ser aplicados em qualquer empreendimento, fazendo com que ganhe cada vez mais espaço no mercado. Ele é dividido em cinco princípios. Confira abaixo:

SEIRI – Senso de Utilização

Compreende o uso de ferramentas e equipamentos adequados às necessidades da gestão. Ele também preza pelo descarte ou realocação de tudo aquilo que não está sendo utilizado nas atividades. Dessa forma, os processos de limpeza são facilitados, o espaço físico é mais bem aproveitado e há redução de custos com manutenções de peças.

SEITON – Senso de Organização

Um ambiente de trabalho organizado é fundamental para o êxito de qualquer negócio, e não poderia ser diferente para o Kaizen.

Perder tempo procurando um documento ou uma ferramenta de trabalho apenas atrapalha a tomada de decisões e a performance da equipe. Portanto, tal Senso garante a melhoria dos processos e faz com que todos sejam mais rápidos.

A criação de um padrão para guardar e organizar esses utensílios faz com que todos tenham mais autonomia em suas funções. Painéis e etiquetas podem ajudar a manter todos os envolvidos sempre em alerta também.

A economia de tempo é uma das principais vantagens dessa etapa do Kaizen, mas a facilidade na localização de utensílios e a redução dos acidentes.

SEISO – Senso de Limpeza

A limpeza é outra questão essencial para a melhoria dos processos. Trabalhar em um local sujo e cheio de poeira atrapalha o desenvolvimento das atividades e coloca em risco a saúde dos funcionários. Esse Senso define a importância da eliminação dos resíduos, sujeiras e objetos estranhos em sua empresa.

A inspiração para melhorar cada vez mais

Ao falar de Kaizen, fazemos referência a um método japonês que surgiu a partir do declínio econômico que este país asiático sofreu no passado. É através dele que uma empresa busca integrar de forma ativa a todos os seus colaboradores com o objetivo mais qualidade no trabalho. Este método sempre está relacionado com processos de melhora contínua a partir das pequenas contribuições dos trabalhadores.

Embora sejam melhoras simples, a soma de cada uma é capaz de fazer com que as operações dentro de uma organização sejam realizadas de forma muito mais eficiente e, portanto, os resultados serão otimizados. Além disso, Kaizen não está relacionado apenas com a parte financeira ou econômica, mas também considera o social. Ou seja, através deste método é possível criar uma estrutura empresarial potente que garante que todas as contribuições dos empregados seguirão o ritmo estabelecido com uma participação ativa, com o objetivo primordial é a busca por soluções.

Investimento econômico ou humano?

Frequentemente costumamos cair no erro de pensar que para poder melhorar uma empresa é necessário um grande investimento econômico. Claro que o capital pode ter um papel muito importante, mas o método Kaizen nos ensina que o fato humano de uma empresa também é algo fundamental e que merece maior protagonismo. Neste aspecto, não falamos tanto de investir, mas de aproveitar os recursos humanos, principalmente intelectuais.

Dizem que a experiência é um diploma e esta é a mensagem de Kaizen, já que os trabalhadores levam muitos anos na empresa e sabem em que momento podem chegar as melhores oportunidades ou como otimizar os recursos ideais. Através do método Kaizen podemos aproveitar tudo isso e conseguir a melhora contínua sem que o investimento tenha um custo elevado.

Princípios e fundamentos Kaizen

Para entender a filosofia deste método e poder implantá-la em uma empresa é preciso conhecer os princípios fundamentais que o sustentam:

 Otimização: trata de aproveitar o máximo possível os recursos disponíveis na empresa conta em vez de investir em novos.  Rapidez: é preciso agilidade para encontrar soluções aos problemas que surjam na entidade para poder fixar os prazos de execução.  Baixo custo: um investimento exorbitante não faz falta. Com baixo custo é possível conseguir os melhores resultados.  Participação: os empregados devem formar parte da empresa de maneira ativa, contribuindo positivamente em todas as etapas do processo de melhoras.

Qual é a metodologia Kaizen?

Kaizen conta com quatro etapas fundamentais para poder desenvolver este método:

 Planejamento  Atuação  Verificação  Avaliação

Planejamento

É a primeira fase, onde devemos eleger o que é necessário melhorar e porque esta ação será realizada, definindo as metas ideais. Resumindo, nesta etapa a situação atual é analisada para o conhecimento dos dados do que deve ser melhorado para, finalmente, planejar o objetivo.

Atuação

Na segunda fase começam as propostas de trabalhos de melhora. Aqui devemos planejar soluções e definir quais são as modificações prioritárias no processo. Logo, estas medidas devem ser colocadas em prática.

Verificação

Uma vez que se inicie este processo, deve-se comprovar que os objetivos estão sendo alcançados, sempre com base na análise inicial realizada na primeira fase.

Nesta última fase é importante perseguir a padronização adotada com o processo de melhora, sabendo que os resultados estabelecidos foram alcançados e considerando em pensar sempre no que se pode continuar melhorando no futuro.

O método Kaizen foi a inspiração para que muitos negócios do mundo inteiro conseguissem seus objetivos e é uma perfeita demonstração da filosofia de trabalho procedente do Japão, que se destaca por ter muito a colaborar.

Descubra como a filosofia Kaizen pode ajudar sua gestão a reduzir custos e aumentar a produtividade

Pois sim: Kaizen vem do japonês, e significa “mudança para melhor”.

Hoje implica a ideia – na verdade, a filosofia de melhoria contínua na vida em geral – seja pessoal, familiar, social e profissional.

Claro que aqui daremos mais ênfase a este último caso.

Mas como posso aplicar o Kaizen à prática?

De acordo com os preceitos de Massaki Imai , existem três formas de se implementar as práticas no ambiente empresarial:

KAIZEN PARA ADMINISTRAÇÃO – envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na implantação e no moral do grupo. Segundo Massaki Imai , um gerente deve dedicar pelo menos 50% do seu tempo a este aprimoramento, que se relaciona às mais diversas práticas – desde utilizar papel de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes. Isto depende de seu perfil de empreendedor.

Enfim, você deve transformar estas práticas em padrão, e fazer com que todos da sua empresa o sigam. Se as pessoas são capazes de acompanhá-lo, mas não o fazem, você deve implementar a disciplina. Se elas não são capazes de seguir o padrão, o ideal é que sejam oferecidos treinamentos – ou que se revise o padrão para que a aplicação se torne mais fácil.

KAIZEN PARA O GRUPO – no ambiente de uma empresa, o processo de melhoria contínua está intimamente associado ao espírito de equipe. Isso implica o envolvimento de todas as pessoas da sua organização no aperfeiçoamento dos processos.

Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas de todas as áreas da sua empresa. E o objetivo aqui é aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas. Cada grupo deve ter um líder, que assumirá o papel de informar aos participantes sobre o andamento dos processos, além de transformar informações em ação.

Os grupos de Kaizen costumam atuar da seguinte forma: realiza-se um estudo de todos os problemas a serem solucionados. Deve se definir se as soluções são fáceis ou se haverá a necessidade de auxílio do ciclo PDCA - PLAN - DO - CHECK – ACTION (O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act)) , que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos na execução de uma gestão. E além do PDCA, outras ferramentas poderão ser utilizadas, como diagramas de causa e efeito e o 5W2H.

KAIZEN VOLTADO PARA PESSOAS – Ocorre na forma de sugestões. A ideia é estimular as pessoas a demonstrarem mais empenho em realizar as suas tarefas. Esse sistema deve ser bem dinâmico e funcional, servindo de avaliação de desempenho para funcionários de todas as esferas, sem exceção.

Ciclo PDCA: uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos

O Total Quality Control (Controle Total de Qualidade) surgiu nas grandes indústrias e tem por objetivo aplicar melhorias contínuas nos processos. Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA – responsável por planejar processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados. O Ciclo PDCA possui uma vasta área de aplicação, podendo ser útil a diferentes tipos de empreendimentos, pois atua em diversas frentes focando na melhoria contínua. Portanto, é útil para desde grandes indústrias a pequenos comércios.

Você já usa o PDCA na sua empresa, sabe para que ele serve e que vantagens essa ferramenta de gestão traz para a melhoria dos processos, projetos e produtos desenvolvidos por sua equipe? Conhecê-las é um sinal mais que claro de que você está realmente preocupado em trabalhar com mais eficiência, porém se ainda não utiliza, vou demonstrar porquê é importante conhecer esse ciclo.

Foco do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.

Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos corretos.

CHECAR

A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação, afinal, quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos. Nessa fase é preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente. Avaliar a metodologia de trabalho adotada também ajuda a verificar se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo para se obter mais êxito durante o decorrer do projeto.

Para esta fase, é de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.

AGIR

Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.

Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do ciclo PDCA mesmo sem ter o conhecimento da ferramenta. Provavelmente você já tenha executado pelo menos algumas das fases de maneira intuitiva. Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia, irá possibilitar que você e sua equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.

Processo de melhoria contínua

Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não prevê um fim para sua execução. Assim, a cada ciclo concluído dá-se início a outro, sucessivamente, até que seja possível encontrar um padrão mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa cada vez mais eficiente em seus processos.

Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou obter melhoria contínua, o próximo ciclo tende a ser mais complexo. O plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica mais difícil de aplicar. É necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja preparada para alcançar objetivos ambiciosos.

Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois a demora em uma fase qualquer do projeto pode impactar todas as demais. Então defina um padrão mínimo de qualidade e, quando atingi-lo, passe para a próxima etapa. Caso futuramente surja a oportunidade de implementar alguma melhoria a mais, você pode aproveitá-la em um novo projeto ou ainda sugerir ao cliente que faça a mudança, desde que não haja impacto nos custos ou no prazo do projeto.

O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do controle de qualidade. Por esse motivo, pode ser empregado com muito sucesso em casos de transição para uma administração voltada para a melhoria contínua.

Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Se você já conhecia o método PDCA e já utilizava em sua companhia antes de ler este post, talvez também tenha ouvido falar sobre o ciclo PDSA. No meio corporativo existe muita confusão com as nomenclaturas. Significam a mesma coisa? São métodos diferentes? Podemos dizer que ambos têm o mesmo objetivo – a melhoria contínua – entretanto, não significam a mesma coisa.

O PDSA foi introduzido após o PDCA, também por Deming. Este método surgiu da necessidade de aprendizado sobre processos e produtos. O método surgiu para complementar o PDCA adicionando uma etapa de desenvolvimento de estudo com o objetivo de agregar conhecimento.

Vamos analisar o significado das siglas:

PDCA

Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Check (Checar) – Act (Agir)

PDSA

Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Study (Estudar) – Act (Agir)

A diferença de um método para o outro se da na substituição da fase Check pela fase Study. Portanto, percebemos que a terceira etapa do ciclo passou a ser mais completa. Ao invés de apenas checar e conferir o que está sendo feito, é proposto que seja realizado um estudo, uma análise mais profunda sobre os fatos.

Podemos entender o ciclo PDSA como uma evolução natural do ciclo PDCA, pois propõe que as pessoas ponderem e compreendam mais ao invés de apenas checarem o andamento do projeto.

Adoção do Ciclo PDCA

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto, dos mais simples aos mais complexos, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e oportunidades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas.

Como fazer o Diagrama de Pareto?

 Identifique qual será o objetivo para construir o diagrama, ou seja, para que tipo de problema. Isso será feito através da coleta de dados por meio do SAC, pesquisa de satisfação, questionários, folhas de verificação, etc. Além disso, deve-se especificar o período para a coleta.  Saiba como os dados serão mostrados e classificados;  Numa tabela ou mesmo em folha de verificação organize cada dado de acordo com as categorias definidas na coleta de dados. Ex.: Empresa de Vendas de Eletrodomésticos.

 Realize cálculos de percentual e percentual acumulado;

O calculo do percentual é feito dividindo cada frequência com a quantidade total de frequências; Já

para o calculo do percentual acumulado, soma-se cada porcentagem à primeira porcentagem

acumulada e assim respectivamente. Ex.:

Porcentagem

 Defeito do Produto 75/174 = 0,4310… -> 43%  Demora na Montagem 49/174 = 0,2816… -> 28%  Mau Atendimento 30/174 = 0,1724… -> 17%  Problema Vendas do Site = 0,1149… -> 12%

Porcentagem Acumulada

 Defeito do Produto - o valor continua 43%  Demora na Montagem 28%+43%=71%  Mau Atendimento 17%+71%=88%  Problema Vendas do Site 12%+88%=100%

Faça o diagrama em qualquer programa que crie um gráfico de colunas, alinhado a um gráfico de

linhas. As fórmulas irão variar de acordo com o tipo de programa.

Essa sopa de LETRAS corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

5 W:

 What (o que será feito?)  Why (por que será feito?)  Where (onde será feito?)  When (quando?)  Who (por quem será feito?)

2 H:

 How (como será feito?)  How much (quanto vai custar?)

Ou seja, trata-se de uma metodologia que se baseia nas respostas para estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Mas é tão útil assim para a minha empresa?

Pode acreditar que é. O 5W2H ajuda – e muito – na execução e, sobretudo, no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos – afinal, quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade. Porque tudo ficará muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já falamos, é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.

Como aplico o 5W2H em meu dia a dia?

Antes de tudo, você precisa ter muita clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a ferramenta. Tomemos, como exemplo, a contratação de um novo gerente de marketing. O primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas que mencionamos acima – da forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação de um novo profissional; por que ou para quê? Gerenciar a área de marketing; Onde? Na matriz. E por aí vai.

Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área. Em suma, você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada uma das questões. Mas você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais embasadas.

Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

Em tese, o 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações – e não só na sua empresa, mas na sua vida também. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade. Imagine, por exemplo, organizar uma viagem com amigos: só o fato de montar uma tabela com a metodologia 5W2H vai te ajudar a ter muito mais controle de tudo, sobretudo dos gastos. Agora, pense na sua empresa. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. De acordo com o que temos observado, estes são outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:

 No planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;  Na manutenção de máquinas de uma indústria;  Na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;  No aumento da sua carteira de clientes.

Mas a minha empresa é muito pequena. Será que ainda assim devo usar?

Sem dúvida. Mesmo que você seja o único responsável por um projeto, pode experimentar: ao responder as questões propostas pelo 5W2H, você terá muito mais clareza a respeito de como proceder, de qual o melhor caminho a se trilhar para atingir um objetivo. E acredite: vai deixar de perder uma quantidade importante de tempo e recursos ao longo dos processos.

What – O que será feito (etapas)

Why – Por que será feito (justificativa)

Where – Onde será feito (local)

When – Quando será feito (tempo)

Who – Por quem será feito (responsabilidade)

How – Como será feito (método)

How much – Quanto custará fazer (custo)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.