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IMPLANTAÇÃO DOS 5S NA EMPRESA 3C INFORMATICA DE PRIMEIRODE
MAIO-PR
Ronaldo Marchi ¹ Profª Dda Inês Cardin Bressan ²
RESUMO: A proposta do artigo foi mostrar as vantagens que a empresa poderá ter com a implantação do programa 5s na gestão de qualidade. Partindo da revisão de fundamentos conceituais o artigo evoluiu descrevendo um estudo de caso de uma empresa no ramo de informática, que iniciou a implantação do programa de 5s há pouco tempo e já começou a sentir as mudanças. Foi observado que a implantação do programa de 5s obtém um impacto visível na organização, no espaço físico da empresa e nos recursos humanos da empresa, uma vez que gera otimização de recursos e uma maior motivação aos colaboradores pela possibilidade de participação direta e pelo bem estar decorrente do ambiente de trabalho mais limpo e organizado. A implantação durou cerca de 1 ano e envolveu mais de 35 funcionários. No final a empresa conseguiu implantar os 5 sensos com um aproveitamento, com cerca 90% de efetividade. PALAVRAS-CHAVES: programa 5S; racionalização de recursos; movimentação; armazenagem; informática.
ABSTRACT: The purpose of the article was to show the advantages that the company get on with implementing the program 5s in quality management. Starting with a review of conceptual foundations of the article developed a case study describing a company in the field of information technology, which began implementing the program of 5s. It was observed that the fortification of 5s, one obtains a visible impact on organization, the company's physical space and human resources company, since it generates resource optimization and greater motivation to employees by the possibility of direct participation and well be due to the work environment more clean and organized. The deployment lasted about one year and involved more than 35 employees. In the end the company was able to deploy the five senses with a recovery of about 90% effectiveness. KEY-WORDS: 5S program, rationalization of resources; drive; storage; computer technology. 0 0 1 F
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¹Maicon Pulici e Ronaldo Marchi são graduandos do 5° período do curso de administração, pela Instituição faculdade Educacional de Cornélio Procópio faccrei faced. ²Ronaldo Graduando em administração, pela faculdade faccrei faced. ³Professora Inês Cardin Bressan é mestre pela universidade estadual paulista e doutoranda pela mesma instituição.
- INTRODUÇÃO
Segundo Chiavenato (1999) a palavra administração tem a sua origem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência). Em sua origem a palavra administração tem o significado de desenvolver uma ação sob o comando de outro, ou seja, é um serviço prestado a outra ou outras pessoas.
A função da administração é identificar os objetivos da empresa e transformá-lo em realidade, por meio de planejamento estratégico, sistemas organizacional, direção e controle, de todas as áreas e níveis da empresa, a fim de atingir todos os objetivos buscados pela empresa utilizando menos tempo para a execução das atividades e senso mais organizado com seu ambiente de trabalho. Para isto é muito importante que os administradores estejam ligados no que esta acontecendo no mundo, e não deverá ficar preso somente no que esta acontecendo com a sua empresa, fornecedores ou o que esta acontecendo na sua região. A administração atualmente é uma área do conhecimento humano cheio de complexidades e desafios. Por isso a administração é importante, não somente nas organizações, mas na vida de qualquer um que visa algum tipo de objetivo, lucro pra sua empresa, ou que queira crescer na vida profissional e que pense no seu futuro.
Chiavenato (2000) afirma que: Em uma época de complexidades, mudanças e incertezas como a que atravessamos hoje, a administração tornou-se uma das mais importantes áreas da atividade humana, vivemos em uma civilização na qual o esforço cooperativo do homem é a base fundamental da sociedade. E a tarefa básica da administração é a de fazer as coisas por meio das pessoas de maneira mais eficiente e eficaz (CHIAVENATO, 2000, P.5) Por haver tantas mudanças, é necessário que o administrador busque cada vez mais novos conhecimentos, sobre tudo que acontece no mercado de trabalho, para que possa sempre ficar um passo a frente dos outros administradores e para que ele possa saber o que esta fazendo na empresa, tendo certeza do que esta certo e o que esta errado, para que a empresa sempre esteja em um crescimento continuo.
2. RESPONSABILIDADES SÓCIO-AMBIENTAL
Segundo FISCHER, (2003) hoje em dia uma das maiores preocupações é com o ambiente, por isso a empresa tem um papel importante para cumprir em prol do meio ambiente. O gestor deve começar se preocupando, para onde vai o lixo da empresa, se ele é reciclável, orgânico ou se for poluente, se está indo para o lugar certo. Existem varias maneiras de acabar com o lixo da empresa sem prejudicar o meio ambiente, uma delas é o programa de reciclagem do lixo, muitas empresas já conscientes e que pensam no futuro não só da empresa como do mundo têm projetos nesta área, que esta cada vez mais abrangendo o setor industrial e o varejo fazendo a reciclagem além de evitar a derrubada de arvores, ajuda a diminuição do lixo que pode ser reaproveitavel. Estes projetos além de ajudar o meio ambiente, ajudam pessoas carentes, que na verdade são as mais importantes no processo, pois, elas são responsáveis pelo recolhimento, separação, e processamento, destes materiais descartados pela empresa. Muitas pessoas carentes param de catar papelão nas ruas, pois, estas empresas fornecem todo o material que para a empresa não tem valor algum, mas para o reciclador autônomo, (popularmente conhecido como catador de papelão) tem um grande valor agregado a este material. Se todas as empresas fossem conscientes e fizessem a sua parte, não haveria tantos problemas com o meio ambiente e ainda diminuiria o numero de pessoas com necessidades. Para isso o gestor deve começar a trabalhar dentro da empresa, começando pelo ambiente físico, onde deverá ter lixeiras ecológicas espalhadas no ambiente interno e externo da empresa, a empresa também deverá educar seus funcionários com cursos, palestras ou até mesmo visitas em empresas que possuem este tipo de sistema em seu ambiente de trabalho, e assim conscientizar seus
trabalho, eles irão produzir menos e produtos de pior qualidade, pois os funcionários ficam horas e mais horas fazendo suas atividades ou seus projetos, e muitas vezes não é reconhecido, isso faz com que eles se sintam mal, porque um funcionário para trabalhar bem tem quem gostar do que faz, assim consegue produzir mais do que o funcionário desanimado com seu ambiente de trabalho. Há estudos indicando que tudo no ambiente de trabalho tem influencia no desempenho dos funcionários, como por exemplo, a forma em que são posicionados os seus balcões, e os moveis, até mesmo a pintura das paredes, o incentivo dos outros funcionários e dos gerentes, são fundamentais para que aumente a auto-estima dos funcionários às vezes é bom ganhar elogios, porque nenhum funcionário vive somente de criticas, por mais simples que seja o elogio ajuda em muito no serviço do funcionário que vai trabalhar com mais vontade para poder ganhar mais elogios, porque assim ele ira ver que o trabalho dele é reconhecido na empresa, e que ele é importante também para a produção da empresa, e quem sem o trabalho dele a empresa poderia não ir pra frente.
5. A FIGURA DO ADMINISTRADOR NA EMPRESA
Segundo GUREVICH (2010) uma das principais ferramentas da administração deis de seu surgimento, é o administrador, seja trabalhando como um diretor, gerente, chefe de departamento, ou até mesmo lideres de grupo. A figura do administrador é extrema importância, pois sem ele, uma empresa não teria como administrar suas ideais. Muitas pequenas empresas não dão certo, pois, os donos não são administradores, são apenas donos de empresa, seus objetivos se limitam-se apenas em comprar barato e vender com o melhor preço e ganhar o melhor lucro possível. Uma empresa não precisa ser muita infra estrutura, capital, empregados de qualidades, logo no inicio de suas atividades, para ter uma boa lucratividade, basta ter um bom administrador, uma pessoa que saiba de onde começar, com suas metas e seus objetivos e que saiba aonde chegar com suas metodologias bem aplicadas. O administrador exerce diversas atividades estratégicas na empresa, ele desenvolve papéis fundamentais para o crescimento e sustentabilidade dos negócios. Para o administrador sustentar seu cargo, ele deve desenvolver varias habilidades e características para compor seu bom perfil de administrador, ele também deve ficar por dentro de tudo que acontece no mundo para que ele possa estar sempre bem informado, e possa sempre estar se inovando, para não ficar para traz dos outros, por que um bom administrador esta 24 horas por dia ligado na empresa, seja no trabalho, no convívio com as pessoas do seu ambiente de trabalho, até mesmo na sua vida pessoal, por estes e outros fatos o administrador deve manter um status, o que vem ser os papéis interpessoais do administrador de empresas. Estes papéis executados pelos administradores são divididos em partes: Símbolo; o administrador é o representante da empresa, ele deve estar presente em diversos eventos, cerimônias, até em casamentos; Líder: o administrador deve ser tomado como figura de proa, deve ser responsável pelos seus atos e de todos seus subordinados sem medo de errar, sempre sendo otimista para mostrar confiança; Elemento de Ligação: ele deve ser um intermediário entre pessoas que a curto e longo prazo irão gerar novos negócios ou facilitar os negócios já existentes. MEIRELES (2003) Afirma que: as organizações desejam profissionais de Administração com as seguintes características: Capacidade de identificar prioridades; Capacidade de operacionalizar idéias; Capacidade de delegar funções; Habilidade para identificar oportunidades;
Capacidade de comunicação, redação e criatividade; Capacidade de trabalho em equipe; Capacidade de liderança; Disposição para correr riscos e responsabilidade; Facilidade de relacionamento interpessoal; Domínio de métodos e técnicas de trabalho; Capacidade de adaptar-se a normas e procedimentos; Capacidade de estabelecer e consolidar relações; Capacidade de subordinar-se e obedecer à autoridade. MEIRELES (2003, p. 34).
6. A FIGURA DO GERENTE NA EMPRESA
Para Peabody (2005) O empreendedor ou administrador são aqueles alunos que não conseguiam a perfeição em suas notas, ou seja, não conseguiam tirar a nota máxima na faculdade, já o Gerente é aquele aluno que sempre tirou nota máxima nas provas e trabalho, não seria o aluno mais inteligente, mas sim o mais aplicado em suas tarefas. a idéia de Peabody esta correta, o Gerente tem que ser uma pessoa com grande responsabilidade, pois o gerente tem a empresa nas mãos, ele tem a obrigação de realizar tarefas que nem o empreendedor conseguiu, ou seja, o empreendedor ou o administrador pode ter dado a idéia, mas quem vai promover a realização da idéia do começo até o fim é o gerente, porque ele é quem tem o poder de estar mandando, e é ele que vai ter a responsabilidade de fazer o projeto dar certo evitando erros, por isso é ele quem promove a idéia. Para o gerente conseguir obter resultados, ele deverá conhecer profundamente o negócio: quem são os clientes, os concorrentes, a preferência dos clientes em relação aos produtos e serviços, sensibilidade de preços. o gerente deve buscar em sua equipe uma total sintonia, evitando que ocorra eventos que possa atrapalhar o bom andamento dos processos da empresa. a grande dificuldade é como ter este gerente, já que o Super Gerente não se encontra pronto e não se ensina apenas as regras da empresa. Por isto uma das maneiras de obter um gerente de excelência, é procurar uma pessoa de confiança e que tenha tirado boas notas na faculdade, e assim capacitá-lo com treinamentos especifico, e como um complemento, promover a participação em cursos, palestras, revistas especificas, internet, ou até mesmo visitar a loja do concorrente, por que a melhor maneira de saber ganhar é sabendo como seu concorrente está trabalhando para poder fazer melhor que ele, e atendendo melhor seus clientes, assim faz com que eles voltem e tragam cada vez mais clientes, porque a primeira impressão de cliente é a que fica. Em muitas empresas, principalmente em empresas pequenas, por falta de confiança ou até mesmo por não ter o poder aquisitivo de manter os funcionários, o Gerente, administrador e o dono da empresa são as mesmas pessoas em muitos casos esta combinação não é muito aproveitada, pois a outros que a vontade do proprietário em arrecadar valores monetários acaba atingindo a boa harmonia entre os colaboradores da empresa mais isto é muito difícil, por estes e outros fatores que podem ocorrer dentro da empresa, o melhor é ter uma segunda opinião, ou seja, ter outra pessoa para ajudar a administrar a empresa, e assim tem um Administrador e um Gerente capacitado a função dele, para que cada um faça seu trabalho sem prejudicar o outro, assim adiantando um trabalho que demoraria mais tempo, fazendo com que reduza seu tempo e diminua seus gastos.
7. A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE QUALIDADE NA EMPRESA.
Os 5s são conceitos simples e básicos mais sem eles é muito difícil a empresa continuar no mercado de trabalho, O programa é formado pelos 5 passos relacionados aos "5 Sensos", conforme a tabela abaixo indica:
Senso Significado Seiri Senso de Utilização Seiton Senso de Organização Seiso Senso de Limpeza Seiketsu Senso de Saúde Shitsuke Senso de Autodisciplina
Cada senso deve ser aplicado seqüencialmente, formando uma cadeia de processos, desta forma será possível alcançar o objetivo esperado. Será descrito a seguir cada senso e seu significado dentro do programa 5S:
SEIRI – Senso de utilização: O sentido do senso de utilização é saber utilizar sem desperdiçar, uma ação natural já que nosso corpo faz freqüentemente estes eventos, quando ingerimos alimentos o organismo retém as proteínas e o que não é utilizado é eliminado, seja na forma fecal ou urinaria. E dessa forma que deve ser dentro da empresa, saber utilizar sem desperdiçar, descartando ou remanejando o que não é mais útil para aquele setor, ou seja, jogar fora ou guardar em outro setor tudo aquilo que não esta sendo utilizado naquele local.
SEITON – Senso de organização: O conceito do senso de organização é saber utilizar sem desperdiçar e de uma forma organizada. A empresa deve buscar uma padronização, ou seja, deve deixar cada coisa em seu devido lugar, como por exemplo, utilizou uma ferramenta e não vai mais utilizá- la guarde em seu devido lugar, assim além de evitar perdas das ferramentas deixa o ambiente mais organizado, e agradável para o trabalho dos demais funcionários.
SEISO – Senso de limpeza: O senso de limpeza consiste em eliminar a sujeira ou objetos estranhos, que não esta em seu local de origem. Deve resolver o problema pela raiz, mantendo o ambiente físico limpo, ou seja, teve retirar toda a sujeira do ambiente para ficar mais fácil de se trabalhar.
SEIKETSU – Senso de saúde: Após a aplicação e consolidação dos três primeiros S, o senso de saúde será cumprido quando tiverem sido criadas condições favoráveis à saúde física e mental, garantindo um ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes de qualquer forma, abrangendo até a forma visual, ou seja, se os funcionários estiverem fazendo todos os outros sensos com certeza terá maiores condições de ter mais segurança no local de trabalho sem correr riscos.
SHITSUKE – Senso de autodisciplina: Este senso finaliza o ciclo do 5S, exigindo para seu cumprimento, a autodisciplina. Aqui os colaboradores entram com uma grande influência e importância. Eles devem seguir as regras e procedimentos criados pelos sensos anteriores, a fim de manter o Programa em funcionamento, ou seja, eles devem cumprir todos os outros sensos, porque dentro da empresa cumprir com os 5S é a mesma coisa que ser educado em suas casas, pois cumprindo isso tudo a empresa será um lugar melhor para se trabalhar. Os benefícios dos 5s são mais espaço livre, reaproveitamento de recursos, mais facilidade para encontrar objetos e informações, economia de tempo, diminuição do cansaço físico e mental, o bem estar pessoal, uma boa imagem para os clientes, redução de acidentes, mais disposição para fazer tarefas, um ambiente limpo e agradável, autocontrole dos funcionários e uma melhoria continua dos trabalhadores e da organização, com a implantação dos 5s a empresa só terá maiores rendimentos na produção e melhor vida de trabalho aos funcionários.
9. ESTUDO DE CASO - APLICAÇÃO DO PROGRAMA 5S EM UMA EMPRESA
NO RAMO DE INFORMÁTICA.
A empresa estudada nasceu em agosto de 1996, fundada por 3 irmãos, os irmãos Cremonez, uma empresa especializada no ramo de informática. Após alguns anos ocorreu uma difusão de um dos sócios, mas a empresa manteve a razão social que perpetua até hoje. O avanço da tecnologia e a visão dos seus fundadores incentivaram a empresa, a diversificar seus produtos e serviços, passando a atender a população com internet sem fio. Pouco tempo depois houve uma aquisição do sistema de internet via radio dos seus concorrentes, onde um dos sócios era seu irmão, antigo sócio da 3c-informática, com isso a empresa passou a atender 100% dos clientes que possuíam internet via radio na cidade de primeiro de maio. Em dez anos de crescimento e maturidade a empresa foi reestruturando seus sistema de internet e a sua estrutura física. O ano de 2002 foi marcado pela criação de um sistema de internet via radio e uma unidade de assistência técnica em Alvorada do Sul PR. Atualmente a empresa possui quinze estações de internet via radio, que atende varias cidades como: Primeiro de Maio, Alvorada do Sul, Pirai do Sul, Paranagi distrito de Sertaneja, e condomínios de luxo, como: Ilha do Sol na cidade de Sertaneja, Residencial Casagrande e Carvalho no distrito de Paranagi na cidade de Sertaneja, Marina 2000 na cidade de Primeiro de Maio, Eco vilas Lagos na cidade da Warta região metropolitana de Londrina. Hoje a empresa 3c informática é uma das maiores assistência técnica em servidores de internet via radio e manutenção em computadores e sistema de câmeras e alarmes monitorado via internet. A necessidade da aplicação do 5S surgiu após uma avaliação feita pelos sócios e colaboradores da empresa. Nesta avaliação foi verificado que entre vários outros aspectos o espaço físico da empresa, onde apresentaram problemas no estoque que embora os materiais fossem armazenados, esta desorganizados, o que encontra dificuldade em localizar rapidamente um produto e o posterior retorno do produto no estoque, também foi verificado a dificuldade em organização das ferramentas utilizadas pelos funcionários, e a falta de organização na utilização de materiais de apoio as tarefas desenvolvidas pelos funcionários da empresa.
seus mínimos detalhes, é um processo que deve ser feito em toda a área da empresa para assim poder diminuir os riscos de não dar certo. Os 5s além de ser um processo com grandes resultados é também um procedimento muito simples de fácil aprendizado e que pode mudar muito uma empresa tanto na utilização dos equipamentos, na organização do que está sendo utilizado, na limpeza do ambiente físico, melhoria de saúde para os funcionários e também na auto- disciplina dos funcionários. Os resultados da implantação dos 5s dependem de como todos os indivíduos se comporta, se está fazendo de forma correta o que está sendo pedido, caso contrario será um fracasso total.
11. REFERENCIAS:
CHIAVENATO, IDALBERTO. Introdução a teoria da Administração, edição compacta 4 ed, Rio de Janeiro: campus, 1999.
CHIAVENATO, IDALBERTO. Introdução a teoria da Administração, edição compacta 3 ed. Rio de Janeiro, Campus 2000
PEABODY. Bo. Sorte ou talento, Negócios, São Paulo, 2005.
MEIRELES, Manuel. Teorias da administração: clássicas e modernas. São Paulo: Futura, 2003.
CAMPOS, Vicente Falconi. Controle de Qualidade Total, 2 ed. São Paulo, Bloch editores 1992.
GUREVICH, Rubens Gustavo. Uma nova visão sobre o empreendedorismo. Disponível em: www.yourlife.com.br acesso em 15 mai.
FISCHER, Rosa Maria. A responsabilidade pelo desenvolvimento. São Paulo, 2003.
FALCONI, Vicente, TQC – Controle Total da Qualidade, 2.ed. Minas Gerais: INDG, 2004.
BERTAGLIA, Paulo R., Logística e Gerenciamento da Cadeia de bastecimento, 1.ed. São Paulo: Saraiva, 2003,
