Baixe Implementação de um PMO na Argo Menthor: Um Estudo de Caso em Gerenciamento de Portfólio e outras Provas em PDF para Gerenciamento de Suprimentos, somente na Docsity!
ATIVIDADE INDIVIDUAL
Matriz de atividade individual Disciplina: Gerenciamento de Portfólio e PMO Módulo: 0422-2_
Aluno: Leiseany Lécia de Lima e Silva Turma: ONL021ZX-POPRJRS16T
Tarefa: Implantação do PMO na Argo Menthor Introdução As organizações são compostas por projetos que guiam o seu crescimento e a resolução de questões internas e externas, porém, à medida que a empresa vai aumentando, torna-se cada vez mais difícil, para a liderança, manter todos os processos de escolha e controle dos projetos dentro de sua própria alçada. Dados afirmam que empresas com um bom gerenciamento de projetos assumem menos resultados e alcançam melhores resultados. De acordo com comparação do Pulse of the profession (PMI, 2017), o percentual médio de projetos que alcançaram os seus objetivos de negócios por empresas de alta maturidade é de 92% contra 33% de empresas de baixa maturidade. Dessa forma, dar início a um escritório de projetos (PMO) torna-se essencial para a supervisão e gerenciamento dos projetos da organização. Nesse escritório ou departamento, é possível operar em um alto nível, utilizando-se de KPIs (indicadores-chave de desempenho) e adotando os métodos de padronização da gestão de projetos. Para a Argo Menthor, uma empresa de pesquisa bioquímica multinacional voltada essencialmente para a promoção da saúde humana, a necessidade surge em virtude da necessidade de otimizar o alinhamento dos projetos às estratégias da empresa e o alcance dos objetivos organizacionais. A organização também espera que a gestão eficiente dos projetos colabore com a busca pela inovação, a reputação da empresa no mercado e a cultura de alto desempenho, que são pilares considerados como DNA da empresa. A Argo Menthor busca o alinhamento entre inovação e um forte compromisso com a responsabilidade social, sendo uma das indústrias mais importantes do mundo e pioneira na área de pesquisa bioquímica. Por ocupar a posição de liderança global na pesquisa e no lançamento de novos compostos utilizáveis na indústria farmacêutica, cosmética e agrícola, a empresa lida, diariamente, com uma grande quantidade de projetos que precisam de um gerenciamento rigoroso e eficiente. Caso esse gerenciamento não aconteça, a empresa precisará lidar com problemas de desempenho, como taxas de sucesso de projetos muito baixas e taxas altas de projetos atrasados 1
e que estouram o orçamento. Tudo isso leva a uma baixa satisfação dos clientes e reflete a baixa maturidade da organização em gerenciamento de projetos. Diante dos vários projetos e estratégias da organização, tornou-se necessário levantar uma gestão de portfólios, pois, através dela, será possível verificar a lucratividade e a eficiência do projeto, e se ele está em sintonia com os objetivos estratégicos da Argo Menthor. A empresa realizou o processo de benchmarking (análise da concorrência) e percebeu que essa é uma prática já utilizada por diversas empresas do mercado. O desejo da Argo Menthor é alcançar o nível de maturidade de gerenciamento de projetos da concorrência, a partir de uma metodologia de gestão de projetos, programas e portfólios padronizada. Para isso, é necessário criar uma central única de projeto, que garanta uma melhor alocação dos recursos, a capacitação das equipes na área e a criação de uma cultura de gerenciamento de projeto. Além da necessidade de alinhamento entre inovação e estratégia, a empresa está em processo de construção de uma unidade no Brasil, sendo o principal objetivo constituir uma equipe de trabalho de alto potencial. A busca pelo crescimento da organização, deve ser aliada com o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores, pois a empresa possui uma política de recursos humanos consistente, voltada para o alto desempenho e aliada a responsabilidade social. Sendo assim, o Diretor-Presidente e CEO da empresa, Jason Higgins, solicitou o desenvolvimento de um rigoroso processo de gerenciamento de portfólio e, para isso, deve ser criado um Project Management Office (PMO) corporativo, que será responsável por responder diretamente a um Diretor de Projetos, que esteja ligado hierarquicamente à Presidência. Diante da quantidade de projetos a serem desenvolvidos, urge a necessidade da estruturação de um portfólio, que consiste basicamente da coleção dos projetos, programas, subportfólios e operações em andamento na organização, relacionado com o seu alcance em relação aos objetivos da instituição. Sendo bem estruturado, o portfólio gera uma visão consolidada dos projetos e, para isso, somam-se as atividades:
- Administração dos recursos envolvidos nos projetos;
- Seleção e priorização dos projetos;
- Supervisão do andamento dos projetos;
- Antecipação das tendências em relação aos projetos;
- Comunicação dos resultados às partes interessadas;
- Realização de intervenções e correções nos projetos. A construção do portfólio de projetos é um passo essencial para que a empresa alcance os seus objetivos estratégicos, e além disso, é possível citar uma série de outros benefícios que um gerenciamento de portfólio eficaz pode trazer para a empresa, como:
- Alinhamento estratégico, garantindo que o investimento traga retorno à organização e entregue valor aos clientes; 2
planejado previamente. Diante desse dado, torna-se evidente a necessidade de um processo de implementação de um PMO (Escritório de Projetos) dentro da Argo Menthor, pois, apenas dessa forma, a empresa conseguirá ter uma maior gerência em relação aos projetos em andamento. Para a Argo Menthor, será implementado um PMO corporativo, responsável por estabelecer os padrões da gestão de projetos de toda organização, porém, ainda subordinado à presidência. A função desse escritório de projetos é ligar a estratégia organizacional com todos os procedimentos que a ajudem a alcançar os objetivos estabelecidos, gerando valor para a empresa como um todo. Caso seja bem implementado, o PMO ajudará a empresa a aumentar as taxas de sucesso e a aprimorar os resultados, em rentabilidade, em processos e em entregas. No caso da Argo Menthor, os principais papéis que serão atribuídos ao escritório de projetos, são:
- Promover, identificar, selecionar, priorizar, planejar e gerenciar o portfólio de projetos e programas da instituição, apoiando o planejamento estratégico da empresa.
- Desenvolver metodologias padrões inerentes ao gerenciamento de projetos, gerando relatórios e utilizando ferramentas, técnicas, modelos e formulários para monitoramento e controle do desempenho do próprio PMO e dos projetos.
- Comunicação direta com a alta gerência para informar o status dos projetos, provendo mentoring para os Gerentes de Projetos e aconselhamento à alta gerência.
- Consultoria interna, fornecendo orientação e padronização dos métodos de gerenciamento, e desenvolvendo as competências dos profissionais envolvidos, incluindo treinamento.
- Implementar e operar os sistemas de informações dos projetos, de forma a criar um banco de dados de lições aprendidas e gerenciar esse arquivo de documentação. A Argo Menthor irá se apoiar no PMBok (PROJECT…, 2012) para a construção do seu escritório de projetos, portanto, ele deve possuir características padrões, como ser responsável pela metodologia, pelo apoio e mentoring, pelo controle de prazos, pelo sistema de informações gerenciais, pelo controle financeiro e pela gestão de benefícios, além de atuar, de forma limitada, nos treinamentos realizados na empresa. Ao optar pela construção de PMO dentro da instituição, a empresa possui alguns objetivos estratégicos a serem conquistados. A Argo Menthor busca por uma melhoria dos seus resultados e por uma redução de custos, e por isso estabelece processos de priorização de iniciativas para que possam investir naquelas que realmente trarão o retorno esperado. A ideia da empresa é gerar uma mentalidade orientada para valor, através dos princípios de controle, suporte, alinhamento estratégico e melhoria contínua dos processos e produtos. A posição hierárquica do PMO, dentro da Argo Menthor, consiste na linha entre o CEO da empresa e os diretores estratégicos de cada área. O CEO fica no topo da pirâmide da empresa, e o PMO de suporte estratégico, no qual são tomadas as decisões finais, fica entre ele e os diretores, sendo a Diretoria Financeira, a Diretoria de Projetos, a Diretoria de Sistemas e Informações e a Diretoria de Recursos Humanos. Na linha das diretorias, são feitas as estratégias e os planos a serem 4
executados. Abaixo, se concentra a parte tática, composta pela gerência, que será responsável por executar as funções de acordo com o plano estabelecido. O acompanhamento dos projetos deve ser feito semanalmente pela diretoria específica de cada um e mensalmente pelo CEO da empresa, durante uma reunião de apresentação de desempenho, no qual serão vistas as métricas alcançadas pelos KPI’s específicos de cada objetivo estratégico. As informações de cada projeto devem ser documentadas, a fim de gerar um histórico de boas práticas, e serão utilizadas ferramentas tecnológicas de gestão para auxiliar as equipes no monitoramento e nos processos. De início, para a Argo Menthor, será utilizada a ferramenta do RunRun.it, porém a expectativa é que, com o crescimento do departamento, seja adotado o sistema de CA Clarity. Pelo RunRun.it será possível personalizar os fluxos de trabalho, criar cronogramas e gerenciar a produtividade das equipes. A ferramenta facilitará a divisão das tarefas entre as equipes e ajudará a liderança a ter uma visão estratégica do todo do projeto, armazenando tudo em um só lugar. Apesar de ser uma ferramenta eficiente, a ideia é que, com o aumento da profissionalização do PMO, passe para o CA Clarity que garante uma execução com mais rigor, fornecendo ferramentas de tomada de decisões ágeis, que responde ao avaliar o portfólio da empresa. Diante dos projetos apresentados pelos departamentos, surge para o escritório de projetos a necessidade de priorizar e selecionar quais devem ser levados a frente. Durante o processo, as iniciativas de cada setor da empresa são identificadas, apresentadas e analisadas, através de um ranking de relevância de projetos, que deve seguir como critério principal alcançar os objetivos estratégicos da organização. Esse processo define o portfólio da organização e engloba todos os projetos e programas que deverão ganhar atenção naquele período. Para isso, são seguidas algumas etapas:
- O PMO da Argo Menthor deve receber todas as ideias de projetos, construídas pelos departamentos, e organizá-las como projetos candidatos.
- Com esses projetos, o escritório seleciona aqueles que serão realizados, juntamente com uma triagem focada em priorização.
- O processo de priorização depende da definição dos critérios de avaliação, sendo estes diferentes para cada meta que a empresa deseja alcançar, podendo ser objetivos de negócios, benefícios financeiros, alinhamento estratégico, entre outros.
- Após a avaliação dos componentes em cada critério, é criado um portfólio priorizado e esse deve ser seguido pelo PMO, com acompanhamento do CEO. Para auxiliar esse processo de priorização, a Argo Menthor deverá utilizar o Método AHP (Analytic Hierarchy Process), A metodologia se apoia em conceitos da matemática e da psicologia, e por meio dele são quantificadas as variáveis envolvidas no projeto em uma hierarquia de critérios ponderados por preferências. A partir da comparação desses critérios entre si, auxiliadas pelo peso que é dado a cada um deles, será possível converter as preferências da equipe em valores e garantir que elementos distintos sejam comparados entre si de forma eficaz. Para que a construção do PMO venha a contribuir com o alcance dos objetivos estratégicos da empresa, foram definidos objetivos e metodologias a serem utilizadas por cada patrocinador, e a seguir vamos abordar cada uma delas.
- Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores : O escritório de projetos, assim como toda a empresa, depende de profissionais engajados e satisfeitos para que sejam feitas entregas eficientes e que as metas sejam batidas. Dessa forma, o PMO utilizará o Índice de Satisfação dos Funcionários (ESI), para avaliar se os profissionais estão satisfeitos, e dessa forma, criar ferramentas e estratégias para engajar as equipes. O ESI (do inglês, Employee Satisfaction Index), é composto a partir da realização de 3 questões que devem ser feitas aos colaboradores, sendo elas:
- Você está, no momento, satisfeito com o seu local de trabalho?
- Suas expectativas são atingidas aqui, no seu local de trabalho?
- O quão próximo (ou distante) esse ambiente está do que você considera ideal? Cada resposta deve ser mensurada em um sistema de notas (de 0 a 10, por exemplo) e elas servirão para ajudar a equipe a prever possíveis problemas que possam ocorrer no futuro. Após a aplicação do questionário quantitativo, serão utilizadas estratégias, como aplicar a cultura do feedback, reconhecer o esforço dos colaboradores através de sistemas de gamificação, melhorar os ambientes internos da empresa, aplicar sessões de mentoring e dinâmicas com a equipe.
OBJETIVO ESTRATÉGICO PATROCINADOR
Aumentar a receita com os projetos. Diretor Financeiro
Aumentar o índice de lucratividade dos projetos. Diretora de Projetos
Melhorar o índice de satisfação dos clientes.
Diretor de Sistemas de
Informação
Melhorar o índice de satisfação dos
colaboradores.
Diretora de Recursos Humanos
Considerações finais Os processos de gestão de programas e portfólios dentro da Argo Menthor ainda possuem um nível de maturidade baixo, se encontrando ainda em um estágio inicial, de acordo com formulário do modelo MMGP (Modelo de Maturidade em Gestão de Projetos). Os processos ocorrem sem planejamento, controle, padronização e procedimentos adequados e os projetos são executados na base da “boa vontade”, fazendo com que a empresa perca dinheiro e não consiga entregar valor para os seus clientes e colaboradores. Partindo desse princípio, foi detectada a necessidade da construção de um escritório de projetos dentro da empresa, a fim de aumentar o nível de maturidade na entrega dos projetos. A meta da
empresa é alcançar o estágio 5, possuindo um PMO otimizado, ou seja, com gestão do conhecimento dentro da empresa e uma melhoria dos resultados que possa ser detectada por meio dos indicadores de desempenho. A ideia é que, a partir do uso adequado das ferramentas sofisticadas pelo PMO, conseguiremos garantir a otimização dos processos e a eliminação máxima dos desperdícios. Além disso, a meta é criar um banco de dados dos projetos, para que esse histórico possa registrar as "melhores práticas” dentro dos projetos. O escritório deve andar alinhado com a diretoria, para que consiga a alta confiança da gestão e gerar decisões mais assertivas para as ações. Manter esses processos e essa padronização pode ser encarado como um desafio para as empresas, porém o esforço vale a pena, pois implementar um PMO leva a diversas conquistas, como a diminuição do número de projetos cancelados, a garantia da satisfação das partes interessadas e a melhoria da qualidade dos produtos gerados, gerando valor para o público-alvo da organização. Além disso, a empresa conquista um melhor fluxo da comunicação entre as equipes e as partes interessadas, evitando possíveis falhas e ruídos. As decisões passam a ser baseadas nos objetivos estratégicos da organização como um todo, e não em departamentos individuais, garantindo maior clareza na percepção dos impactos dos projetos por todos os colaboradores. O meio externo também cobra que a empresa se organize em sua gestão de projetos para que consiga sobreviver no mercado, pois cada vez mais observados o aumento da concorrência, o fluxo de informações cada vez mais rápido, a escassez de recursos e a complexidade do mundo empresarial dentro da globalização. Para estruturar o PMO dentro da Argo Menthor, primeiramente irão se definir as metodologias e processos a serem utilizados. Após o desenho dessas práticas, serão definidas as ferramentas e a tecnologia adotada, pois são elas que ajudarão a organizar a metodologia e os processos definidos na etapa anterior. Por fim, deverá haver uma capacitação da equipe do projeto para garantir que todos estejam alinhados com as melhores práticas e metodologias mundialmente aceitas dentro do gerenciamento de projetos. A geração de valor é a principal motivação para a criação do PMO e, caso esse objetivo não seja atendido, o escritório acabará perdendo apoio ou até mesmo sendo extinto a médio ou longo prazo. O escritório de projetos se propõe em entregar resultados que atendam às expectativas dos objetivos estratégicos da empresa e quanto melhor for essa entrega dos projetos, maior será a percepção de valor gerado. Com base nisso, podemos concluir que a construção do escritório de projetos dentro da Argo Menthor é essencial para que ela alcance os seus objetivos e entregue valor real para as partes interessadas. Inicialmente a sua implementação dentro da empresa pode enfrentar algumas barreiras por gerar mudança em procedimentos e metodologias, porém, após vencer essa resistência inicial, um PMO bem estruturado pode garantir maior fluidez para os processos e uma maior lucratividade dentro do setor de atuação. 8
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