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sistemas informatizados para melhorar a eficiência e eficácia de um trabalho de auditoria. As ferramentas são instrumentos utilizados pelo auditor para ...
Tipologia: Notas de estudo
Compartilhado em 07/11/2022
4.5
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Trabalho de Conclusão do Curso apresentada ao Curso de Graduação em Ciências Contábeis do Instituto de Ciências Humanas e Sociais da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Prof. Me. Arlindo de Oliveira Freitas VOLTA REDONDA 2016
Resumo: No mundo atual, observamos a presença da informática em diversos segmentos da sociedade. O avanço tecnológico tem influenciado a contabilidade, e o propósito deste artigo é apresentar as ferramentas informatizadas utilizadas na auditoria e quais são os benefícios trazidos por elas. Esse artigo foi desenvolvido utilizando pesquisas bibliográficas em livros, periódicos e artigos já publicados, tanto nacionais, quanto internacionais. Essa pesquisa apresenta um ramo conhecido como Técnicas de Auditoria Assistidas por Computador (TAAC), que é o uso de sistemas informatizados para melhorar a eficiência e eficácia de um trabalho de auditoria. As ferramentas são instrumentos utilizados pelo auditor para atingir suas metas definidas no planejamento de auditoria, independente do tipo de auditoria praticada. A pesquisa também apresenta tipos de ferramentas que podem utilizadas em trabalhos de auditoria, com suas vantagens e desvantagens, a fim de trazer um compilado não só dos benefícios da automação da auditoria, mas também tipos de softwares. As ferramentas podem ser classificadas em generalistas, especializadas ou de utilidade geral. O software mais comumente utilizado é chamado de software generalista, como por exemplo, o ACL (Audit Command Language), presente no Brasil desde 1996 e utilizado por diversas empresas. Palavras-chave: auditoria, computador, software, ACL, TAAC Abstract: In today's world, we see the presence of informatics in various segments of society. The technological advance has influenced the accounting, and the purpose of this article is to present as computerized tools to use in auditing and the benefits brought by them. This article was developed using bibliographical research in books, periodicals and published articles, both national and international. This survey presented a report on Computer Assisted Audit Techniques (CAAT), which is the use of computerized systems to improve the efficiency and effectiveness of an audit work. The tools are instruments used by the auditor to achieve their defined goals in the audit planning, regardless of the type of audit practiced. The research also presents types of tools that can be used in auditing jobs with their advantages and disadvantages to bring a compiled not only the benefits of auditing automation but also types of software. The tools can be classified in general, specialized or of general utility. The software most commonly used through general software, such as the ACL (Audit Command Language), present in Brazil since 1996 and used by several companies. Keywords: audit, computer, software, ACL, CAAT
TAAC – Técnicas de Auditoria Assistidas por Computador. ACL – Audit Command Language. NBC – Normas Brasileiras de Contabilidade. ACCA – Association of Chartered Certified Accountants.
1.1 Apresentação A partir da década de 60, começaram a surgir sistemas informatizados, substituindo gradualmente os sistemas manuais de gerenciamento administrativo. Com isso, podemos observar a presença cada vez maior da tecnologia da informação e da comunicação em diversas áreas de uma empresa. O avanço tecnológico nos permite a utilização de sofisticados sistemas de informações, trazendo ferramentas que auxiliam nas rotinas de trabalho. O avanço tecnológico também pode ser observado em diversas áreas da contabilidade, e umas dessas áreas é a auditoria. As ferramentas informatizadas vêm exercendo um papel cada vez mais importante na auditoria contábil. As grandes empresas têm substituído seus procedimentos manuais por procedimentos eletrônicos, aprimorando assim a auditoria, a fim de otimizarem seu desempenho, pois dentre outros benefícios, com o uso de sistemas de informatizados o volume processado passa a ser maior. Visando essas mudanças tecnológicas, foi criado um ramo de estudos conhecido como técnicas de auditoria assistidas por computador (TAAC), que estuda os instrumentos informatizados utilizados para realizar uma atividade de auditoria. Existem diversos softwares desenvolvidos para auxiliar o trabalho da auditoria, neste artigo será avaliada a importância, as vantagens da utilização de ferramentas informatizadas e como sua utilização afeta a área de auditoria, utilizando como exemplo de ferramenta um software generalista, chamado de Audit Command Language (ACL). 1.2 Objetivos 1.1.1 Gerais Esse estudo tem como objetivo geral apresentar as vantagens da utilização de ferramentas informatizadas na auditoria e a importância de sua utilização na rotina das empresas desse ramo. 1.1.2 Específicos Para atingir o objetivo geral, será necessário:
a) apresentar os tipos de software, fazendo a diferenciação de cada um deles e suas vantagens e desvantagens; b) verificar como os procedimentos de auditoria podem ser aprimorados e simplificados com a utilização de ferramentas informatizadas para a área de auditoria; c) utilizar como exemplo uma ferramenta informatizada bastante utilizada. 1.3 Justificativa A principal motivação para este estudo se dá pela crescente importância que o uso de ferramentas eletrônicas tem em um procedimento de auditoria, facilitando o trabalho do auditor, aumentando a quantidade de amostras utilizadas, melhorando a realização do trabalho em si. Outra justificativa para a escolha do tema é que apesar de ser um assunto bastante conhecido e utilizado no meio da auditoria, há uma carência de estudos nesse tema, tanto que os principais livros de auditoria não englobam as ferramentas utilizadas. Os trabalhos já existentes sobre o tema o tratam de uma maneira muito específica e voltada para quem já os utiliza, não englobando os estudantes e interessados que não estão no meio. Um estudo realizado por OLIVEIRA e CARVALHO (2008), no qual tinha o intuito de analisar a produção científica sobre auditoria em periódicos, anais, dissertações e teses, revelou que considerando que o mundo dos negócios se dá, em sua maioria, em ambientes virtuais, ainda é baixa a publicação sobre auditoria de sistemas, auditorias em ambientes informatizados.
para proporcionar uma base razoável que possibilite o auditor concluir sobre toda a população”. O auditor pode aplicar procedimentos de auditoria com ou sem auxílio de sistemas informatizados, ou ainda uma combinação de ambos, a fim de obter evidências suficientes. A observação ou inspeção física de certos ativos pode tornar-se mais importante ou o auditor pode escolher usar técnicas de auditoria assistidas por computador para obter mais evidências a respeito de dados contidos em contas significativas ou arquivos eletrônicos de operações. (NBC TA 240 – RESPONSABILIDADE DO AUDITOR EM RELAÇÃO A FRAUDE, 2009) Grandes empresas de auditoria têm utilizado ferramentas informatizadas em seu processo de auditoria. Por isso, foi criado um ramo conhecido como Técnincas de Auditoria Assistidas por Computador (TAAC), que podem ser definidas como instrumentos computacionais projetados para melhorar a eficiência e eficácia da auditoria. Uma ferramenta para coletar e analisar os dados exigidos na auditoria. (BUDACIA, 2002). O computador é um instrumento que armazena, processa, distribui e comunica a informação. O programa de computador, ou software, é o conjunto de instruções que dirige o computador e sistema de informação como algo mais amplo, abrangendo as tecnologias, procedimentos organizacionais, práticas e políticas que geram informação e as pessoas que trabalham com esta informação (LAUDON e LAUDON, 1999). Para STAIR (1998), um software de computador consiste de instruções reprogramadas que coordenam os trabalhos dos componentes do hardware, para que executem os processos exigidos por cada sistema de informação. A utilização de um computador muda o processamento, armazenamento e comunicação das informações contábeis, e pode afetar os sistemas de controles internos e contábeis utilizados pela entidade. Em um artigo elaborado por MORGADO (2008), publicado na revista de contabilidade da UERJ, TAAC foi definido como Técnicas de Auditoria Asssistidas por Computador, que são sendo usadas nos últimos anos em uma escala crescente pela Big Six – no processo de automação – e mais recentemente, pela auditoria interna de grandes empresas.
As TAAC dão suporte ao trabalho de auditoria de forma a contribuir com melhorias significativas para sua execução, visando o aumento de produtividade. Também se tratando de sistemas informatizados utilizados no processo de auditoria, um trabalho de conclusão do curso de pós-graduação da universidade de Brasília, ARRIAL (2009), apontou que a utilização dos sistemas informatizados pode trazer uma série de vantagens competitivas, tais como: aprimorar o planejamento e o gerenciamento das auditorias; aumentar o escopo dos exames; possibilitar análises mais robustas da base de dados; concentrar esforços em áreas de maior risco; promover melhoria nos testes dos controles internos e nos testes substantivos, em condições quando há lacunas nas informações gerenciais (evidências nãovisíveis) ou a população e as dimensões das amostras são muito grandes; aprimorar a eficiência econômica dos trabalhos de auditoria, reduzindo o tempo gasto com testes manuais; aprimorar a efetividade dos procedimentos de auditoria, dando maior credibilidade ao parecer técnico.
informatizados. Os procedimentos e padrões de auditoria devem ser adaptados ao ambiente operacional e os auditores devem se manter atualizados a fim de executar um trabalho de qualidade (DIAS, 2000). 4.2 Técnicas de Auditoria Assistidas por Computador 4.2.1 Visão Geral e benefícios Para uma boa execução de um trabalho de auditoria as organizações têm utilizado diversas ferramentas informatizadas. A utilização de tais ferramentas funde-se ao núcleo de técnicas utilizadas pelo auditor nos procedimentos tradicionais de auditoria (BOYNTON, 2002). As ferramentas informatizadas podem ser utilizadas tanto na realização de auditorias internas quanto auditorias externas. De acordo com CASTRO (2014), em todo o trabalho da auditoria interna as ferramentas utilizadas no cumprimento de seus objetivos, são baseadas nos instrumentos desenvolvidos e aplicados na auditoria externa. A utilização de ferramentas em um trabalho de auditoria é conhecida como Técnicas de Auditoria Assistidas por Computador (TAAC). A TAAC se refere a qualquer programa de computador utilizado para melhorar o processo de auditoria. As TAAC são utilizadas para simplificar ou automatizar o processo de análise de dados, trazendo mais eficácia e eficiência. Entende-se por eficiência o uso ótimo dos recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros nos processos empresariais. A eficácia é demonstrada na utilidade das informações e do software, na forma e oportunidade que satisfaçam seus consumidores, usuários e clientes de informática (GIL, 2000). Essas ferramentas podem estar presentes em todas as etapas de uma auditoria, desde o planejamento até a geração do parecer. Com o emprego de ferramentas informatizadas, é possível utilizá-las para auxiliar no sorteio ou mesmo analisar toda a amostra, na seleção de dados e transações, na busca por falhas ou mesmo na detecção de fraude, nos testes analíticos, no relatório de análise de dados, entre outros usos. Grande parte das auditorias é feitas com base em amostras de transações para realizar seus testes. Com o uso de ferramentas automatizadas, torna-se mais fácil e viável avaliar todos os registros, ao invés de algumas amostras.
Historicamente, os auditores buscaram indicadores típicos de fraude, como pagamentos duplicados para faturas ou relatórios de despesas, fornecedores inválidos, pagamentos inusitadamente altos ou pagamentos que excedem os níveis de autoridade, entre outros (GRAND, 2001). Isto é, os auditores procuram as fraudes em transações ou contas específicas, não em todas. Com o uso de um software, é possível que os auditores utilizem ferramentas que também podem identificar padrões inesperados ou inexplicados em todos dados que possam indicar fraude. A capacidade de pesquisar informações em banco de dados ou outros registros de auditoria proporciona aos auditores grandes capacidade de coordenar seus esforços e examinar os resultados de auditorias anteriores, melhorando a consistência dos trabalhos de auditoria, garantindo que sejam considerados achados de projetos anteriores ou relacionados. O histórico de auditoria pode identificar problemas recorrentes ou não resolvidos, ou indicar áreas de risco. Algumas ferramentas de auditoria podem fornecer ligações automáticas entre o trabalho realizado, as informações coletadas, as avaliações de auditores e as informações usadas nos relatórios de auditoria ou que os suportam. Os relatórios de auditoria também podem fornecer automaticamente informações sobre seções de auditorias realizadas por auditores individuais à medida que são concluídas, para que o supervisor de auditoria possa conhecer o status atual dos projetos de auditoria. Esses relatórios permitem que o supervisor se concentre nos processos de auditoria que indicam problemas. O relatório de auditoria pode conter links para documentos de trabalho, planilhas e gráficos. Os arquivos de relatório podem ser compartilhados pelos membros da equipe de auditoria e pelo gerenciamento, implementando controles simples sobre acesso, como acesso de somente leitura para aqueles que não estão autorizados a alterar os arquivos. Os relatórios de auditoria podem ser distribuídos em formato eletrônico via e-mail, transferência de arquivos ou site de auditoria Além disso, os auditores podem definir parâmetros no software para identificar todos os registros que atendam a critérios de seleção. Pode-se usar uma ferramenta informatizada para testar riscos específicos, como por exemplo: uma mercadoria foi vendida com um desconto acima do praticado pela empresa. Ao realizar a auditoria em uma grande empresa, seria inviável verificar todas as vendas realizadas, com o uso da TAAC, toda a população pode ser verificada.
As vantagens das ferramentas especializadas é que estas atendem demandas ou clientes específicos, não contempladas por softwares generalistas ou utilitários. Outra vantagem, segundo IMONIANA (2008), é que o auditor que consegue desenvolver um software especializado numa área muito complexa, podendo utilizar isso como uma vantagem competitiva. No que se trata de desvantagens, as ferramentas especializadas podem ser muito caras visto que para o desenvolvimento é necessário estudos específicos e uma equipe ou profissional capacitado para o desenvolvimento e poderá ser utilizada por apenas por clientes específicos ou poucas operações. As atualizações deste software podem ser bastante complexas. Ferramentas de utilidade geral são aquelas que não foram desenvolvidas com o propósito de servirem como softwares de auditoria, executam funções comuns de processamento, como sortear arquivos, sumarizar e gerar relatórios. Podemos citar como exemplo o Excel, Access, SQL etc. A vantagem na utilização de ferramentas de uso geral está na capacidade de serem utilizados como substitutos na ausência de ferramentas próprias. Porém, a desvantagem é que esses programas não foram desenvolvidos para executar trabalho de auditoria, portanto, não terão todos os recursos oferecidos por ferramentas específicas, também pelo fato de poderá necessitar do auxílio de um funcionário da empresa para operar a ferramenta (no caso de ferramentas complexas, como banco de dados). 4.2.3 ACL (Audit Command Language) Dentre todas as técnicas computadorizadas de auditoria, o software generalista é o mais largamente usado (GRAMLING, 2012). Aprofundando nos softwares generalistas, um dos mais comuns é o ACL (Audit Command Language, ou, em português, Linguagem de Auditoria por Comandos), desenvolvido no Canadá, utilizado por mais de 14. organizações. Segundo IMONIANA (2008), Audit Command Language (ACL) é um software que auxilia auditores internos e externos na realização de testes em arquivos de dados. É uma das ferramentas mais modernas das disponíveis no mercado. Desenvolvido especificamente para fins de auditoria, permite a análise de dados em diferentes arquivos ou formatos (como por
exemplo: Excel, Access, arquivos de texto e outros) e com tamanho ilimitado, isso sem afetar a velocidade de processamento. Com a utilização do software ACL é possível, por exemplo, totalizar um arquivo, selecionar uma amostra, extrair, ordenar e sumarizar dados, obter estatísticas do arquivo, avaliar resultados estatísticos amostrais e executar técnicas de revisão analítica, descobrir quantas transações ou itens da população satisfazem certos critérios, verificar a existência de lacunas em sequências de processamento, verificar a ocorrência de duplicidade, fazer cálculos aritméticos, preparar relatórios especiais, analisar dados para validar um arquivo, analisar arquivos de dados em busca de padrões incomuns de números, entre outros. Um estudo realizado por uma empresa terceira chamada Forrester em 2015 apresentou os resultados obtidos por uma determinada empresa após a implantação do software ACL. Dentro os resultados obtidos, podemos destacar: a empresa que antes realizava 6 auditorias por ano passou a realizar de 11 a 15, sem acréscimos nas despesas, foi possível para a organização realizar e completar mais auditorias com a mesma quantidade de pessoas na equipe; melhoria na qualidade da prestação de auditoria e melhores resultados de auditoria; obtenção de um retorno de investimento de 156% e um payback de 11 meses; entre outros benefícios. As desvantagens do ACL estão no fato do software não ser compatível com computadores MAC (da Apple), é um software relativamente caro e possuí uma curva de aprendizado íngreme, sendo necessária a realização de constantes treinamentos. No Brasil, constata-se que a presença do ACL começou a surgir a partir de 1996, e desde então vem sendo cada vez mais presente no mercado de serviços de auditoria, com um aumento de usuários significativos a cada ano. 4.3 Futuro da Auditoria Em uma pesquisa realizada pela empresa de auditoria Deloitte em 2015, na qual foram entrevistados diversos auditores sobre o futuro da auditoria, afirmou-se que a expectativa é de que os auditores incorporem inteligência de negócios e tecnologias às suas obrigações regulamentadas, indo além das análises retroativas de demonstrações financeiras. Dois terços dos entrevistados, afinal, acreditam que os auditores não podem mais se limitar às informações contidas nos relatórios tradicionais. Da mesma forma, três entre quatro
está causando nos negócios e na profissão de auditoria. As tecnologias emergentes irão mudar continuamente a forma e a abordagem dos controles de negócios, e as abordagens e técnicas de auditoria devem mudar adequadamente. Este artigo não engloba todas as informações relacionadas aos usos de auditoria da tecnologia. É importante notar que não existe um modelo genérico para ferramentas tecnológicas aplicáveis a todas as organizações. A pesquisa realizada apresenta algumas limitações como o fato se ser baseada em uma pesquisa bibliográfica, no qual se restringe a base teórica. Como sugestão para futuras pesquisas recomenda-se entrevistas ou estudo de caso com empresas de auditoria que façam uso das Técnicas de Auditoria Assistidas por Computadores, assim poderá ser apresentado na prática as vantagens e a importância da utilização de softwares informatizados.
FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil: Normas De Auditoria, Procedimentos E Papéis De Trabalho – Programas De Auditoria – Relatórios De Auditoria. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2001. IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria: abordagem contemporânea. São Paulo: Associação de Ensino de Itapetininga, 2001. ARRIAL, Christian Ternes. Ferramentas computacionais aplicadas aos trabalhos de auditoria interna. Trabalho de conclusão de curso de pós-graduação. Instituto Serzedello Corrêa/TCU. Brasília, 2009. SCHNEIDER, Keline Heckler; SILVA, Sidnei Celerino da; GARCIA, Elias. Auditoria externa em ambientes informatizados: procedimentos, complexidades e riscos In: 5º CONTECSI - CONGRESSO INTERNACIONAL DE GESTÃO DA TECNOLOGIA E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, 2008, São Paulo. Anais do 5º Contecsi. São Paulo: 2008. p.78-92. GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas, 2002 LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de metodologia científica. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1995. OLIVEIRA, Edson. Contabilidade informatizada: teoria e prática. 4 ed. São Paulo: Atlas,
LYRA, Maurício Rocha. Segurança e auditoria de sistema de informação. 1 ed. Rio de Janeiro: Ciencia Moderna, 2009. IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria de Sistemas de Informação. São Paulo: Atlas,
CASTRO, Marcos de Arruda. Atuação da Auditoria Externa e Interna nas Empresas. São Paulo,