Excel 2003, Notas de estudo de Microsoft Excel

Baixe Excel 2003 e outras Notas de estudo em PDF para Microsoft Excel, somente na Docsity!

José A. Cancela

2 (^34) 5

S

(^1) S

0

1

2

3

4

5

6

7

**-

-** -

0

5

10

15

20

25

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Índice Analítico

Microsoft Excel XP Jan/

Microsoft Excel 2003

1. Introdução

O Microsoft Excel é um programa que integra as funções de Planilha Eletrônica , Gráficos e Banco de Dados.

1.1 Planilha Eletrônica

Planilha Eletrônica consiste de uma grade com linhas e colunas. As colunas são identificadas por letras e as linhas por números. (Fig.1.1.a).

A interseção de uma linha com uma coluna recebe o nome de célula. O endereço de uma célula e dado pela letra da coluna e pelo número da linha. Assim, são endereços válidos A1, B3, C7, etc. Não é válido o endereço 3B nem 7C.

Uma célula pode conter dois tipos de dados

**_1. Valor Constante

2. Fórmula_**^ Fig. 1.1.a

1.1.1 Valor Constante:

Os valores constantes podem ser de dois tipos:

1. **_Texto

2. Numérico._**

O tipo numérico contém um número num dos seguintes formatos: a) número b) data c) hora d) moeda

e) percentagem f) fração g) notação científica

Explo: a) 1.245, b) 10/12/ c) 10: d) R$ 12.365, e) 25,32%

f) 0, g) 12,5E

O tipo Texto é composto por uma combinação de caracteres alfanuméricos. Explo: Casa branca, menina bonita, 102-B, 10B41/C

1.1.2 Fórmula:

Fórmula é uma seqüência de valores, referência de células, nomes, funções ou operadores que produz um novo valor a partir dos valores existentes.

Explo:

=10B5 + 4(A3-D3) / C12+ 4*SIN(A2)^

1.2 Gráfico:

Gráfico é uma forma prática de visualizar as informações através de figuras de linhas, colunas, barras, tortas, etc. No quadro ao lados, é mostrado um gráfico de colunas 3-D.

Os gráficos são construídos a partir dos valores constantes nas células das planilhas. O Microsoft Excel possibilita a construção de gráficos bastante elaborados e de forma simples e automática, como veremos mais ao final.

1.3 Banco de Dados:

Banco de dados é o instrumento adequado para gerenciar uma massa razoável de dados, que são armazenados em arquivos segundo características peculiares. Sobre esta massa de dados podem-se realizar operações de pesquisa, classificação, exclusão, etc.

2. Pasta de Trabalho e Planilha

A pasta de trabalho é um documento ou arquivo normal do Excel, o equivalente eletrônico de um fichário.

Dentro das pastas de trabalho encontram-se as planilhas , que podem ser planilhas de trabalho ou folhas de gráfico.

Pode-se mover ou copiar planilhas entre pastas de trabalho ou mover e reorganizar planilhas em uma mesma pasta de trabalho

A Fig.2.a mostra uma planilha do Excel, que aparece quando o programa é ativado, com legendas identificando todos os componentes da Planilha.

3. Iniciando o Microsoft Excel

Para iniciar o Microsoft Excel dê um duplo click no ícone do Excel (Fig. 3.a), ou então selecione na barra de tarefas as seguintes opções:

• Iniciar - Programas - Microsoft Excel. Ao ser iniciado, o Excel apresenta a pasta de trabalho mostrada na Fig.3.a., automaticamente identificada pelo Excel como Plan1. Este nome será mantido até que a pasta de trabalho seja salva, quando então assumirá o nome dado pelo usuário.

No Microsoft Excel o padrão é de 3 planilhas por pasta de trabalho. Contudo, este número pode ser aumentado conforme as necessidades do usuário, de forma que pode-se ter em uma mesma Pasta de Trabalho tantas Planilhas em paralelo quanto forem necessárias.

Fig. 3.a

As planilhas são automaticamente nomeadas como Plan1, Plan2 , etc. Contudo, estes nomes podem ser alterados para personaliza-las, colocando-se outros mais adequados ao conteúdo de cada uma delas.

3.1 Navegando na Planilha.

Para se mover de uma célula para outra existem dois recursos: o teclado e o mouse.

• Para se mover usando o mouse basta dar um click na célula de destino.
• Para se mover usando o teclado , usam-se as quatro teclas de movimentação. A cada toque da tecla move-se uma célula na direção indicada pela seta. Se uma planilha for muito grande e não couber na tela, usa-se também as barras de rolagem para colocar na tela as células desejadas.

Movendo-se através dos processos acima, estaremos sempre com uma única célula ativa, onde serão inseridos os dados digitados. A célula ativa é identificada pela sua borda mais espessa e seu endereço é sempre mostrado no canto esquerdo da Barra de Fórmulas.

3.2 Digitando um texto

Para digitar um texto, selecione a célula desejada e escreva o texto. Qualquer coisa que se digite e que não seja interpretada como número, fórmula, data ou hora , será considerado texto.

O texto pode conter até 255 caracteres e será sempre alinhado à esquerda da célula. Caso o texto digitado seja maior que a largura da coluna , uma das coisas acontecerá:

1. texto ocupará as células seguintes, caso estejam vazias.
2. texto será truncado caso a coluna seguinte esteja preenchida.

3.3 Digitando números:

Para digitar um número como valor constante, selecione a célula e digite-o. Os números são constituídos dos caracteres numéricos (0 a 9) e qualquer dos símbolos a seguir:

Exemplo: a) 25 b) - c) -45,

d) 43,7% e) (12,5) f) -0,

Ao digitar números deve-se ter em mente que:

a) A vírgula indica sinal decimal;

b) Os sinais de adição digitados antes dos números são ignorados;

c) Nos números negativos digita-se primeiro o sinal menos ( - ) e depois

o número, ou coloca-se o número entre parênteses.

a janela Salvar Como.

• Na janela Salvar Como selecione :

¾ Nome do Arquivo: escreva EXPLO ¾ Salvar em: Selecione Disco Flexível 3½ (A: )

• Click o botão Salvar.

Quando fazemos alterações em uma planilha e escolhemos a opção Salvar as alterações serão salvas no mesmo arquivo. Se estivermos operando com uma planilha que acabamos de criar, e que nunca tenha sido salva, o Excel pedirá um nome para a planilha.

Salvar Como é usado quando se quer fazer uma cópia da planilha em uso. Assim, esta opção pedirá o nome com que a nova planilha será salva. Haverá, então, duas planilhas iguais em dois arquivos.

4.2 Fechando uma Planilha.

Como esta sessão está terminada, feche seu arquivo conforme abaixo:

• Na barra de menus, selecione Arquivo - Fechar.

A planilha será fechada. Se alguma alteração tiver sido feita desde o último salvamento, o Excel perguntará se deseja salvar as alterações.

4.3 Fechando o Excel.

Se quiser sair do Excel agora, proceda conforme abaixo:

• Na barra de menus, selecione Arquivo. Aparecerá novamente a janela da Fig.4.2.a.
• Selecione Sair.
• O Microsoft Excel será fechado e voltaremos para a tela Iniciar, do Windows. 5. Abrindo uma Planilha Existente

Objetivo:

Abrir o arquivo EXPLO1.XLS que foi salvo no disquete.

Para isto, proceda da seguinte forma:

• Caso você tenha saído do Excel, reabra-o.
• Na barra de menus, selecione Arquivo.
• Quando aparecer a janela da Fig.4.2.a selecione Abrir.
• Aparecerá a janela Abrir da Fig.5.a. No quadro Examinar em selecione o drive em que está seu diskette (geralmente drive A).
• Serão mostrados todos os arquivos Excel (sufixo .XLS) existentes no diretório selecionado. Click no nome do arquivo desejado e depois click o botão Abrir ou, em vez de um click, dê um duplo click no nome do arquivo. Seu arquivo aparecerá da forma que foi gravado da última vez, tendo a aparência da Fig.4.b.

Obviamente, esta arquivo não tem uma aparência das melhores, pois contém. Algumas colunas maiores que o necessário e outras que nem permitem ler todo o conteúdo digitado. Torna-se indispensável então formatar a planilha, conforme será estudado no próximo item. (^) Fig. 5.a

Existem três formas de variar a altura de uma linha, conforme descrito a seguir:

1 a^ Forma:

• Leve o cursor do mouse até a barra de títulos das linhas e posicione-o na linha divisória da linha que quer variar e a seguinte. Nesta posição, o cursor do mouse mudará de forma. Pressione então a botão esquerdo e, mantendo-o pressionado, arraste o mouse para baixo até a linha ter a altura desejada.
• Feche o arquivo TEMP.XLS sem salva-lo.

2 a^ Forma:

• Abra o arquivo TEMP.XLS
• Na barra de menus, selecione a opção Formatar - Linha - Altura. Digite a altura deseja (a altura padrão é 12,75) e depois click o botão OK.
• Feche o arquivo TEMP.XLS sem salva-lo.

3 a^ Forma:

• Abra o arquivo TEMP.XLS
• Na barra de menus selecione a opção Formatar - Linha - Auto Ajuste.
• Feche o arquivo TEMP.XLS sem salva-lo.

Objetivo:

Formatar a altura das linhas do arquivo EXPLO1.XLS com o tamanho 13.

• Abra o arquivo EXPLO1.XLS
• Selecione as linhas 1 até 9.
• Selecione na barra de menus Formatar - Linha - Altura
• Na janela Altura da linha digite 13 e click OK.
• Salve o arquivo e feche-o.

6.3 Alinhamento de Texto em Células:

Ao digitar valores em uma célula, estes são automaticamente alinhados a esquerda, caso se digite números, ou a direita, no caso de texto. Este alinhamento pode contudo ser alterado, podendo ser alinhado a direita , a esquerda ou centralizado na célula ou em colunas, independentemente de se digitar texto ou número. Este alinhamento pode ser conseguido através da opção Formatar da barra de menus ou através dos ícones de alinhamento da barra de ferramentas (Fig.6.3.a)

Fig. 6.3.a

Objetivo:

Colocar os títulos Matrícula, Nome, P1 e P2 do arquivo EXPLO1.XLS

centralizados nas respectivas células.

Existem duas maneiras de realizar esta tarefa: usando os Ícones de Alinhamento (Fig.6.3.a) ou o comando Formatar Células (Fig.6.3.b).

a) Usando os Ícones de Alinhamento :

• Abra o arquivo EXPLO1.XLS
• Selecione as células A1 a D.
• Click no ícone Centralizar (Fig.6.3.a)
• Selecione Editar – Desfazer entrada e passe para o ítem b.

b) Usando o comando Formatar Células:

• Selecione as células A1 a D.

Fig. 6.3.b

• Na barra de menus, selecione Formatar - Células. Aparecerá a janela Formatar Células mostrada na Fig.6.3.b. Caso a pasta Alinhamento não esteja visível, selecione-a dando um click em cima do nome da pasta ( Alinhamento ).
• Na opção Horizontal selecione Centralizado.
• Click o botão OK.
• Salve o arquivo e feche-o.

6.4 Escolhendo a Fonte

Objetivo:

Escrever os títulos Matrícula, Nome, P1 e P2 do arquivo EXPLO1. XLS com o tipo

de letra Times New Roman , tamanho 12 , negrito , itálico , cor vermelha

• Abra o arquivo EXPLO
• Selecione as células A1 a D.
• Na barra de menus, selecione Formatar - Células. Aparecerá a janela Formatar Células mostrada na Fig.6.4.b. Caso a pasta Fonte não esteja visível, selecione-a dando um click em cima do nome da pasta ( Fonte ) e preencha-a conforme abaixo: ¾ Na opção Fonte selecione o tipo Times New Roman ¾ Na opção Estilo selecione Negrito. ¾ Na opção Tamanho selecione 12. ¾ Na opção Cor escolha Vermelho. ¾ Na opção Sublinhado selecione Nenhum. Fig. 6.4.a

¾ Horizontal : Centro ¾ Vertical : Centro

Fig. 6.6.a

¾ Controle de Texto: Retorno automático do texto e Mesclar células

• Click OK. A planilha deve estar com a mesma aparência da Fig. 6.6.a.
• Salve o arquivo e feche-o.

6.7 Inserindo, Excluindo e Limpando Células

Nas tarefas desenvolvidas com planilhas é bastante comum surgir a necessidade de incluir novas colunas ou linhas entre as já existentes, bem como excluir outras que se tornaram desnecessárias. Estas tarefas rotineiras são bastantes simples no Excel, conforme veremos a seguir.

6.7.1 Inserindo Colunas.

Objetivo:

Abra uma nova coluna no arquivo EXPLO1.XLS , entre MATRÍCULA e NOME

para acrescentar TURMA , como na Fig.6.7.1.a.

• Selecione a coluna B dando um click na letra B identificadora da coluna.
• Selecione Inserir – Coluna.
• Preencha conforme Fig.6.7.1.a.
• Salve o arquivo como EXPLO2.XLS
• Feche o arquivo

Fig. 6.7.1.a

6.7.2 Excluindo Colunas.

Para excluir colunas de uma tabela, basta seleciona-las e, na barra de menus, selecionar Editar - Excluir.

Objetivo:

Excluir as colunas B e C do arquivo EXPLO2.XLS.

• Abra o arquivo EXPLO2.XLS e salve-o como TEMP.XLS
• Selecione as colunas B e C.
• Selecione Editar - Excluir.
• Feche o arquivo sem gravar as alterações.

6.7.3 Inserindo Linhas

Para acrescentar linhas a uma planilha, proceda da seguinte forma :

• Dê um click no número identificador da linha.
• Selecione na barra de menus Inserir - Linhas.

Objetivo:

Incluir três novos nomes no arquivo EXPLO2.XLS, após o aluno MANOEL DE

SOUZA.

• Abra o arquivo EXPLO2.XLS.
• Selecione as linhas 7, 8 e 9.
• Na barra de menus, selecione Inserir - Linhas
• Preencha as novas linhas como na Fig.6.7.3.
• Salve o arquivo como EXPLO3.XLS

Fig. 6.7.

6.7.4 Excluindo Linhas

Para excluir linhas de uma tabela, proceda da seguinte forma:

• Selecione as linhas que se deseja excluir,
• Selecione Editar - Excluir.

Objetivo:

Excluir do arquivo EXPLO3.XLS os alunos MÁRCIO DE CASTRO e ROBERTO

DA SILVA.

• Abra o arquivo EXPLO3.XLS e salve-o como TEMP.XLS

¾ Sublinhado : Nenhum

• Ative a pasta Borda e selecione as opções abaixo:

¾ Cor: Vermelha ¾ Estilo: Média contínua. (Fig.6.8.b) ¾ Predefinições: Contorno

• Ative a pasta Padrões e selecione as opções abaixo:

¾ Cor : Amarelo claro ¾ Padrão: Automática

• OK
• Salve o arquivo.

b) Linha 2

• Selecione a linha 2, dando um click no número 2.
• Selecione Formatar - Linha - Altura
• Na caixa Altura da Linha digite 18
• Click OK.
• Selecione as células A2 : E****.
• Selecione na barra de menus Formatar - Células – Fonte e selecione as opções abaixo:. ¾ Fonte : Times New Roman ¾ Tamanho : 11 ¾ Estilo da fonte : Negrito Itálico ¾ Cor: Azul ¾ Sublinhado: Nenhum
• Ative a pasta Borda e selecione as opções abaixo:.

Fig. 6.8.b

¾ Cor: Azul escuro ¾ Estilo: Média contínua (Fig.6.8.b) ¾ Borda : Contorno e Interna.

• Ative a pasta Padrões e selecione as opções abaixo: ¾ Cor: Verde claro ¾ Padrão: Automático
• Click OK.
• Salve o arquivo.

b) Linha 3 a 13

• Selecione as células A3 : E.
• Selecione na barra de menus Formatar - Células – Fonte e selecione as opções abaixo:. ¾ Fonte : Arial ¾ Tamanho : 10

¾ Estilo da fonte: Normal ¾ Cor : Automático ¾ Sublinhado: Nenhum

• Ative a pasta Borda e selecione as opções abaixo:.

¾ Cor: Automático ¾ Estilo : Fina contínua (Fig.6.8.b) ¾ Borda: Contorno e Interna.

• Ative a pasta Padrões e selecione as opções abaixo:

¾ Cor: Azul claro ¾ Padrão: Automática

• Click OK.
• Salve o arquivo e feche-o.