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Uma pesquisa qualitativo-exploratória sobre os desafios na implementação do balanced scorecard (bsc) como ferramenta de gestão orçamentária no instituto federal de educação, ciência e tecnologia de goiás (ifg). A pesquisa identifica problemas relacionados à estrutura de controle e capacitação, falta de comunicação, acúmulo de execuções e morosidade no processo de licitação, entre outros.
Tipologia: Teses (TCC)
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Dissertação apresentada à banca de Defesa do Mestrado Profissional das Faculdades Alves Faria (ALFA), para obtenção do título de Mestre em Administração, sob a orientação do Professor Doutor Paulo Cesar Bontempo. Linha de Pesquisa: Gestão Integrada de Mercados. GOIÂNIA-GO 2014
Dedico este trabalho: Ao meu amado, companheiro e amigo esposo, Rodrigo Damasio Lima, e à minha filha, Alícia E. de Araújo Damasio, que me apoiaram e compreenderam a minha ausência ao longo do período de elaboração deste trabalho. Ao meu querido e eterno exemplo de vida, meu herói, meu pai: sem ele não conseguiria chegar ao fim desta realização pessoal e profissional. Às fadas, guerreiras e iluminadas, as mulheres da minha vida: minha mãe, Maria Aparecida, minha tia, Cristina Bragança, minha sogra, Laurentina Lopes, minha sempre pequenina irmã, Syomara Bragança. Aos meus heróis do Olimpo – meus irmãos. A todas as pessoas que amo e que estiveram comigo, direta ou indiretamente, na realização de mais um passo de minha vida.
Ao meu orientador, pela preocupação e dedicação na condução desta pesquisa, possibilitando o amadurecimento e a finalização desta. À equipe de Contabilidade do Instituto Federal de Goiás e aos gestores da instituição, pelo apoio, pela dedicação, pela participação nas pesquisas, pela apresentação dos documentos e por me proporcionarem a oportunidade de apresentar a força do Balanced Scorecard como uma poderosa ferramenta de gestão. Aos especialistas consultados, pelos ensinamentos e experiências proporcionados no desenvolvimento da pesquisa. A todos os professores do Programa de Mestrado Profissional em Administração das Faculdades Alves Faria e aos nossos colegas de turma, pela excepcional experiência vivenciada na busca pelo conhecimento. A todos os nossos familiares e amigos, que proporcionaram o apoio necessário para a finalização deste trabalho. MUITO OBRIGADA!
Gráfico 1: Importância do uso do Balanced Scorecard como ferramenta de gestão orçamentária ............................................................................. 112 Gráfico 2: Estrutura de implementação do BSC como ferramenta de gestão orçamentária ......................................................................................... 115 Gráfico 3: Por que o Balanced Scorecard pode contribuir na gestão orçamentária ......................................................................................... 118 Gráfico 4: Como o Balanced Scorecard contribui na gestão orçamentária .......... 119
BSC Balanced Scorecard CEFET-GO Centro Federal de Educação Tecnológica de Goiás CIS Comissão Interna de Supervisão do Plano de Carreira dos Cargos Técnico-administrativos CONCEFET Conselho de Dirigentes dos Centros Federais de Educação Tecnológica CONIF Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica. CPA Comissão Própria de Avaliação CPPD Comissão Permanente de Pessoal Docente EPT Educação Profissional e Tecnólogica ETFG Escola Técnica Federal de Goiás ETFs Escolas Técnicas Federais FIC Formação Inicial e Continuada FORPLAN Fórum dos Diretores de Administração e Planejamento FORPROF Programa de Ações Articuladas para Formação de Professores IFET Instituições Federais de Educação Tecnológica IFG Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Goiás LC Lei Complementar LDA Lei de Diretrizes Orçamentárias LDB Lei de Diretrizes e Bases da Educação LOA Lei Orçamentária Anual LRF Lei de Responsabilidade Fiscal NIT Núcleo de Inovação Tecnológica OCC Outros custeios correntes ONU Organização das Nações Unidas PARFOR Programa de Ações Articuladas para Formação de Professores PIBIC Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica PIBID Programa Institucional de Bolsa de Iniciação à Docência
A presente pesquisa tem como objeto identificar os desafios na implementação do Balanced Scorecard (BSC) como ferramenta de gestão orçamentária no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Goiás (IFG). A abordagem utilizada foi qualitativa e quantitativa para interpretar, registrar e compreender a importância de um processo de mudanças. Para tanto, foi utilizada a técnica de estudo de caso. Quanto à modalidade, esta foi exploratória, descritiva e aplicada, porquanto, respectivamente, visa levantar pesquisas bibliográficas em torno do tema para: diagnosticar e mapear os processos orçamentários; registrar e identificar os desafios da introdução de mudanças; e, por fim, propor a aplicação do BSC. Ademais, busca averiguar sua importância perante os gestores e compreender como e porque essa ferramenta contribui na gestão do orçamento. Consequentemente, ante os propósitos institucionais, foi moldado o BSC e o mapa estratégico orçamentário, que propõem o alinhamento das estratégias com foco nos meios, com o objetivo de garantir a maximização e a alocação eficiente, eficaz e com efetividade dos recursos. A resposta à problemática da pesquisa foi a identificação dos desafios para a implantação do BSC na gestão do orçamento público e obteve-se como resultados questões de importância da estrutura da implementação, de porque e como o BSC pode contribuir. Os principais desafios identificados foram: assegurar- se da aprovação dos gestores; fornecer a estrutura adequada; dispor de líderes e multiplicadores capacitados; gerir a resistência interna; promover o comprometimento; elaborar um plano de implementação com a definição das responsabilidades; promover o treinamento e implantar um sistema de apoio à informação; provar a contribuição do BSC na gerência do orçamento por meio da leitura dos indicadores de desempenho e da composição de objetivos estratégicos adequados. Este estudo aborda a aplicação do BSC em um processo, ou setor, no caso em questão no orçamento público, com a concepção de scorecard departamental ou micro-scorecard, visto que há limitações bibliográficas no desdobramento do BSC por setores. Portanto torna-se uma contribuição para pesquisas futuras a utilização do BSC com foco na visão micro, mas com o fim macro. Logo, ao invés de um único mapa estratégico, que sejam utilizados mapas departamentais, alinhados estrategicamente ao mapa organizacional. Palavras-chave : Balanced Scorecard, Mapa Estratégico, Orçamento Público.
This research aims to identify the challenges in the implementation of the Balanced Scorecard (BSC) as a budget management tool at the Federal Institute of Education, Science and Technology of Goiás (IFG). The approach used was to qualitatively and quantitatively interpret, record, and understand the importance of a process of change. Therefore, the case study technique was used. As for modality, this was exploratory, descriptive and applied, and it aimed to raise bibliographic review about the topic to diagnose and map budgeting processes; log and identify the challenges of introducing change; and finally proposing the BSC. Moreover, it seeks to ascertain its importance before the managers and understand how and why this tool helps in managing the budget. Consequently, due to institutional purposes, BSC strategy map and budget were molded offering the alignment of strategies with a focus in the media, in order to ensure maximum, efficient and effective resource allocation. The research aimed to identify the challenges for the implementation of the BSC in the management of public budget and obtained results as issues of importance in the structure of the implementation, why and how the BSC can contribute. The main challenges identified were: to ensure the approval of managers; provide the appropriate structure; have trained leaders and multipliers; managing internal resistance; promote commitment; develop an implementation plan with defined responsibilities; promote training and deploying a system supporting information; prove the contribution of the BSC in the management of the budget through the reading of the performance indicators and composition of appropriate strategic objectives. This study addresses the application of the BSC in a process, or industry, in this case in the public budget, with the design of micro - departmental scorecard or scorecard, since there is limited literature on the BSC split by sectors. Therefore it is a contribution to the use of future research with a focus on BSC micro view, but with the macro. Therefore, instead of a single strategic map we suggest the use of departmental maps, strategically aligned to organizational maps. Keywords : Balanced Scorecard , Strategy Map , Public Budget.
As autarquias federais compõem a administração pública indireta. Logo, são entidades que integram a administração descentralizada. Freire (2004, p. 6) as caracteriza como entidades com personalidade jurídica própria, por serem criadas ou autorizadas por leis específicas e vinculadas à administração pública direta. Assim, são titulares de direitos e obrigações, possuem patrimônio próprio, são autônomas e detém gestão administrativa e financeira para executar atividades típicas da administração pública. Uma dessas atividades típicas da administração pública é oferecer o acesso à educação por meio da administração descentralizada pelas autarquias. Para tanto, foram instituídos os Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia, com personalidade jurídica autárquica, para compor a rede pública federal de educação, tendo sido criados pelo Projeto de Lei 3.775/2008, de 16 de julho de 2008, que instituiu os 38 primeiros institutos federais de educação no Brasil. Por conseguinte, o projeto foi aprovado na forma da Lei 11.892, sancionada em 29 de dezembro de 2008 pelo então presidente Luiz Inácio Lula da Silva. A função social dos institutos é oferecer diversos níveis e modalidades de ensino, promover pesquisa, conduzir extensão, além da oferta especializada de cursos de educação profissional e tecnológica. Os Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia possuem estrutura multicampi e multicurriculares, que passa a exigir uma organização administrativa e acadêmica regida por uma Reitoria, materializada em um processo de inserção regional que respeita a complexidade de cada região. Apesar dos Institutos Federais de Educação serem entidades autárquicas, e, portanto, possuírem autonomia administrativa, patrimonial, didático-pedagógica e disciplinar, bem como recursos próprios, estão vinculados e são mantidos pelo Ministério da Educação, conforme estabelece a Lei 11.892/2008. Desse modo, estão submetidos à descentralização de créditos orçamentários e de repasses de recursos financeiros, conforme aprovação da Lei Orçamentária Anual (LOA). Um dos grandes desafios dos gestores públicos é gerir o orçamento público de forma eficiente, eficaz e com efetividade, buscando garantir, de forma maximizada, a alocação de recursos para os itens e serviços já orçados. Igualmente, a elaboração da proposta orçamentária pela Reitoria/Pró-Reitoria de Administração 17
Ainda, para os autores, o mapa estratégico ilustra a relação de causa e efeito que conecta os resultados almejados, além de identificar as competências específicas dos ativos intangíveis necessários para o desempenho nos processos críticos. Logo, é possível visualizar os desvios e propor a utilização de medidas corretivas por meio dos planos de ações, os quais fornecem recursos para iniciativas estratégicas, que devem estar alinhados em torno dos temas estratégicos, e não como um grupo de projetos isolados. Para cada tema estratégico deve desenvolver- se um plano de negócio autossuficiente. Diante da demanda por uma gestão orçamentária e da oferta de uma ferramenta de execução e controle da estratégia, o tema da presente pesquisa consiste em quais os desafios da implementação do BSC como ferramenta de gestão do orçamento público no âmbito de uma entidade autárquica federal. Dessa maneira, constitui-se a problemática da pesquisa nos desafios encontrados na implementação do Balanced Scorecard na gestão orçamentária do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Goiás (IFG). Assim, para este estudo foi estabelecido, como objetivo geral, a identificação dos desafios da implementação do Balanced Scorecard como ferramenta de gestão orçamentária no IFG. Para tanto, esse objetivo estará subsidiado por questões complementares, denominadas de objetivos específicos, sendo eles: construir o BSC e o mapa estratégico do IFG; identificar se os gestores do IFG consideram o BSC importante para a gestão orçamentária; identificar como o BSC pode ser implementado na organização; identificar como e por que o BSC pode contribuir como ferramenta de gestão orçamentária. Diante do exposto anteriormente e com foco na problemática proposta, é perceptível que uma ferramenta de controle integrada à estratégia faz emergir um sentimento de mudanças. Conforme Epstein e Manzoni (1998), o uso do BSC em uma organização representa a introdução de mudanças. Estas nem sempre são vistas de forma positiva, pois não são bem aceitas quando se tratam de problemas de desempenho e quando mexem com o equilíbrio do poder dentro das empresas. Ainda para Epstein e Manzoni (1998), as principais dificuldades no processo de implementação da estratégia são: dificuldades de percepção da alta gestão, aumento de carga de trabalho e receio dos resultados dos indicadores que podem 19
significar uma ameaça. No entanto, para Luzio (2010, p. 186), nesse contexto sempre haverá barreiras a vencer, que naturalmente surgem em processos de mudanças. Esse processo exigirá muito trabalho, dedicação e comprometimento, independente da organização ou do setor. Dessa forma, conforme Hrebiniak (2008, p. 33-40), para identificar os principais obstáculos à implementação bem-sucedida da estratégia foi elaborado um roteiro de entrevista para pesquisa de campo, a ser realizada na organização estudada. Esse modelo foi definido pelo autor por meio de pesquisas de campo realizadas com 443 gestores da Wharton School –Gartner Group e da Wharton School. Os desafios para a implementação da estratégia, mapeados por Hrebiniak, serão aqueles ponderados e empreendidos neste estudo com adaptações ao orçamento público. Sobretudo, justifica-se a investigação empírica do fenômeno causado pela introdução de mudanças, no caso em questão, à proposição da implantação do Balanced Scorecard (BSC) como ferramenta de controle orçamentário, devido à importância da identificação das barreiras de entrada, bem como as comportamentais e/ou estruturais. Portanto, conhecer os principais desafios proporcionará aos gestores públicos a oportunidade de vencê-los com planos de ações corretivos ou estruturais. Busca-se, ademais, conhecer e vencer os desafios na implantação do BSC como ferramenta de gestão orçamentária por ele proporcionar mais controle em relação à avaliação e à orientação pelos critérios de efetividade, eficácia e eficiência para execução orçamentária. Logo, o gestor público poderá orientar-se por meio dos resultados apresentados pelos indicadores para a tomada de decisões antecipadas, de forma a garantir a maximização e a realocação dos recursos orçamentários. Segundo Kaplan e Norton (1997, p. 197), nas empresas sem fins lucrativos o Balanced Scorecard pode proporcionar foco, motivação e responsabilidades significativas. O BSC oferece a estrutura lógica para a existência dessas organizações, as quais priorizam servir o seu cliente e as partes interessadas, bem como manter os gastos dentro dos limites orçados. Por fim, possibilita a comunicação dos resultados e dos vetores de desempenho pelos quais a organização realizará sua missão e viabilizará seus objetivos estratégicos. Não obstante, na avaliação das ações orçadas com as realizadas no setor público é preciso um sistema de medição de desempenho, além dos relatórios 20
