Encontro de Jovens Com Cristo (EJC)
Igreja Presbiteriana das Graças
COORDENAÇÃO DE FICHAS
Finalidade:
1. Fazer o controle das inscrições para o EJC e fazer banco de dados dos ENCONTRISTAS
com informações básicas que serão usadas por outras equipes.
2. A Equipe de Fichas é responsável pelas Equipes de Fotos, Pais Adotivos, Secretaria, Criação
e a estas repassará as devidas orientações.
Responsabilidades:
1. Entregar as fichas de inscrição após os três cultos e reuniões, juntamente com as instruções
básicas para o convite. Essas instruções não devem ser grampeadas na folha da ficha. De
acordo com estas instruções, após as fichas serem selecionadas, as mesmas só terão sua
aprovação final na condição das fotos terem sido entregues a Coordenação de Fichas pelo
pessoa que esta convidando o Encontrista.
2. Fazer uma planilha de controle das fichas devolvidas (previamente numeradas). Constar
nome da pessoa que esta convidando o Encontrista, número da ficha, data da devolução,
confirmação do pagamento e entrega das fotos do Encontrista.
3. Providenciar envelopes para as fotos.
4. Todas as fotos que chegarem da pessoa que esta convidando o Encontrista deverão ser
recebidas mediante protocolo, da mesma forma repassada para a Equipe de Foto,
protocolada. Atenção: Muito cuidado com as fotos recebidas para não haver perda das
mesmas.
5. Promover a reunião para a seleção das fichas com o Grupo Dirigente. Porém a aprovação
final da ficha está condicionada a entrega das fotos pela pessoa que esta convidando o
Encontrista.
6. Entregar cópias das fichas aprovadas para os Coordenadores de Pais Adotivos e
Coordenadores de Círculos.
7. Solicitar ao responsável pelo boletim da igreja que divulgue todos os domingos sobre a
entrega e o retorno das fichas de acordo com o cronograma.
8. Repassar as notas fiscais das cópias para a Coordenação de Patrimônio e Finanças.
9. Elaborar uma simples prestação de contas dos valores do total das fichas recebidas, dos
valores que foram arrecadados e autorizações para dispensas de pagamentos das fichas.
10. Verificar se existem dietas especiais nas fichas dos Encontristas para repassar a equipe de
cozinha e garçons.
11. Repassar para os pastores e coordenadores de círculos informações confidenciais para
oração e condução nos assuntos dos círculos.
12. Orientar o trabalho das Equipe de Secretaria, Pais Adotivos e Fotos segundo as orientações
das pastas.
13. Promover uma reunião com as Equipe de Pais e Secretaria na quinta-feira a noite que
antecede o Encontro para a atualização de todos os dados para crachás, listagem, etc.
14. Providenciar uma relação por ordem alfabética dos Encontristas para a Secretaria.
15. Receber da Secretaria até a reunião da quinta-feira, véspera do EJC, uma listagem +
envelopes contendo crachás e nomes dos pais adotivos para organizar na mesa da recepção
onde os pais irão receber os crachás dos filhos.
16. Organizar a mesa com os crachás dos Encontristas em ordem alfabética pelo nome dos pais
adotivos.
