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CONCURSO PÚBLICO 2013
INSTITUTO FEDERAL DE
MATO GROSSO DO SUL − IFMS
CONHECIMENTOS
ESPECÍFICOS
AUXILIAR EM ADMINISTRAÇÃO
TEORIA
E
115 QUESTÕES POR TÓPICOS
¾ Coordenação e Organização:
Î Mariane dos Reis
1ª Edição
JUL − 2013
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS. É vedada a reprodução total ou parcial deste material, por qualquer meio ou pro- cesso. A violação de direitos autorais é punível como crime, com pena de prisão e multa (art. 184 e parágrafos do Código Penal), conjuntamente com busca e apreensão e indenizações diversas (arts. 101 a 110 da Lei nº 9.610, de 19/02/98 – Lei dos Direitos Autorais).
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SUMÁRIO
- convite, convocação, edital, memorando, ofício, ordem de serviço, portaria, requerimento 1. DOCUMENTAÇÃO E REDAÇÃO OFICIAL; CONCEITUAÇÃO: ata, atestado, certidão, circular, comunicado,
- Questões de Provas de Concursos
- QUALIDADE NO ATENDIMENTO: comunicação telefônica e formas de atendimento.................................
- Questões de Provas de Concursos
- TIPO DE ORGANIZAÇÃO: estruturas organizacionais; departamentalização; organogramas e fluxogramas
- e controle............................................................................................................................................. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO E AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: planejamento, organização, direção
- Questões de Provas de Concursos
- NOÇÕES DE RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E CAPACITAÇÃO............................................................
- NOÇÕES DE LIDERANÇA, MOTIVAÇÃO E COMUNICAÇÃO..........................................................
- Questões de Provas de Concursos
- NOÇÕES DE PROTOCOLO
- Questões de Provas de Concursos
- CONCEITOS BÁSICOS DE PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO
- Questões de Provas de Concursos
- GABARITOS
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
1
DOCUMENTAÇÃO E REDAÇÃO OFICIAL;
CONCEITUAÇÃO: ata, atestado, certidão, circular, comunicado, convite, convocação, edital, memorando, ofício, ordem de serviço, portaria, requerimento.
CONCEITOS
Maiores detalhes poderão ser encontrados no:
f Manual de Redação da Presidência da República www.planalto.gov.br f Manual de Correspondências e de Atos Oficiais da UFMS http://www.ufms.br/padroniza/documentos/Manu al%20de%20Correspondencias%20e%20Atos%20Ofi ciais%20-%20UFMS%20-%202007.pdf.
Segundo o Manual da Presidência da República, redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos nor- mativos e comunicações.
ATRIBUTOS DA REDAÇÃO OFICIAL
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
- CORREÇÃO: evite os erros gramaticais, as gírias e a lingua- gem complicada. Consulte um dicionário e/ou uma boa gramática sempre que tiver dúvidas.
- PRECISÃO: cuidado com o uso de sinônimos. Na reda- ção técnica, as palavras geralmente têm um signifi- cado diferenciador. Sua troca pode trazer outro en- tendimento.
- OBJETIVIDADE e IMPESSOALIDADE: use somente as palavras necessárias ao perfeito entendimento da mensagem. Cada frase deve ter sua presença justificada. Evite as palavras vazias e as bajulações. O objetivo é expressar e não impressionar.
- CLAREZA: faça períodos curtos e diretos. Procure se ex- pressar de uma forma que não deixe dúvidas na inter- pretação.
- HARMONIA: evite o emprego de cacofonias (Ex.: "la ti- nha" - "latinha"), de palavras rimadas ou ecos (repeti- ção sucessiva de finais idênticos). São falhas desagra- dáveis que se percebe lendo o texto em voz alta.
- POLIDEZ: faça uma redação simples e respeitosa, sem intimidades ou ironias. Evite palavras agressivas e sem cordialidade. Até as censuras são feitas com elevação, sem insultos. É importante lembrar que qualquer cor- respondência é sigilosa e a discrição, ou seja, os co- mentários desnecessários, dentro ou fora do serviço, devem ser evitados.
AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
Esse ponto abordará os diversos tipos de correspondências ou expedientes utilizados pelo serviço público.
Antes de passarmos à sua análise, vejamos os aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário.
PRONOMES DE TRATAMENTO
Concordância com os pronomes de tratamento
Concordância de gênero
Com as formas de tratamento, faz-se a concordância com o sexo das pessoas a que se referem:
- Vossa Senhoria está sendo convidado (homem) a assistir ao III Seminário da FALE.
- Vossa Excelência será informada (mulher) a res- peito das conclusões do III Seminário da FALE.
Concordância de pessoa
Embora tenham a palavra "Vossa" na expressão, as formas de tratamento exigem verbos e pronomes refe- rentes a elas na terceira pessoa:
- Vossa Excelência solicitou...
- Vossa Senhoria informou...
- Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria e sua equipe para... Na oportunidade, teremos a honra de ouvi-los...
A pessoa do emissor
O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo, poderá utilizar a primeira pessoa do singular ou a primei- ra do plural (plural de modéstia). Não pode, no entanto, misturar as duas opções ao longo do texto:
- Tenho a honra de comunicar a Vossa Excelência...
- Temos a honra de comunicar a Vossa Excelência...
- Cabe-me ainda esclarecer a Vossa Excelência...
- Cabe-nos ainda esclarecer a Vossa Excelência...
Emprego de Vossa e Sua
- Vossa − É tratamento direto. Usa-se para dirigir- se a pessoa com quem se fala, ou a quem se di- rige a correspondência Exs.: Vossa Excelência, Vossa Senhoria, Vossa Eminência.
- Sua − Em relação à pessoa de quem se fala Exs.: Sua Excelência, Suaa Senhoria, Sua Eminência.
Abreviatura das formas de tratamento
A forma por extenso demonstra maior respeito, maior deferência, sendo de rigor em correspondência diri- gida ao Presidente da República. Fique claro, no en- tanto, que qualquer forma de tratamento pode ser es- crita por extenso, independentemente do cargo ocu- pado pelo destinatário.
Vossa Excelência
Poder Executivo
Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Ar- madas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secre- tários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais.
Poder Legislativo
Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Con- selheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.
Poder Judiciário
Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar.
Outros Pronomes de Tratamento Vossa Magnificência Reitor
Vossa Santidade Papa
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima
Cardeal
Vossa Excelência Reverendíssima Arcebispo e Bispo
Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima
Monsenhor, Cônego e superiores religiosos
Vossa Reverência sacerdotes,e demais religiosos.^ clérigos
Vossa Senhoria As demais autoridades e particulares que não foram ci- tados acima.
VOCATIVO
Tratamento e cargo ou função do destinatário.
Aparece antes do corpo do expediente.
Ex. : (...) Senhor Secretário , (...)
Vocativos Especiais:
1. Chefes de Poder
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Se- nhor , seguido do cargo respectivo:
Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,
Para esses três cargos, todas as expressões devem vir por extenso: Vossa Excelência e Excelentíssimo Senhor
2. Reitor Magnífico Reitor, 3. Papa Santíssimo Padre, 4. Cardeal Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
Observação:
Para os particulares e demais autoridades não enquadradas nos casos acima, serão tratados com o vocativo Senhor ou Senhora , seguido do respectivo cargo ou do nome:
Exemplos : Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, Senhora Diretora, Senhor Fulano de Tal,
ENDEREÇAMENTO NO ENVELOPE
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência , terá a se- guinte forma:
Ex. 1:
A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça 70.064-900 – Brasília. DF
Ex. 2:
A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70.165-900 – Brasília. DF
Ex. 3:
A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cível Rua ABC, no 12301.010-000 – São Paulo. SP
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamen- to digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista ante- rior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qual- quer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evo- cação.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de do- cumentos a estrutura é a seguinte:
- introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar , indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que tra- ta), e a razão pela qual está sendo encaminhado, se- gundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agri- cultura, a respeito de projeto de modernização de téc- nicas agrícolas na região Nordeste.”
- desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento ; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.
f) fecho
g) assinatura
h) identificação do signatário
OFÍCIO
Definição e Finalidade
Modalidade de correspondência oficial utilizada para comunicação externa. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, também com particulares.
Forma e Estrutura
Segue o modelo do padrão ofício , com acréscimo do vocativo , que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
É o único, entre os três textos, que traz a identificação com- pleta do destinatário ( nome , cargo e endereço )
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:
- nome do órgão ou setor;
- endereço postal;
- telefone e endereço de correio eletrônico.
Exemplo de Ofício
AVISO
Definição
Expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ou seja, utilizado por ministros de Estado para comunicação com outros minis- tros.
Forma e Estrutura
Segue o modelo do padrão ofício , com acréscimo do vocativo , que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
Traz o destinatário identificado apenas pelo nome e o cargo.
Exemplo de Aviso
MEMORANDO
Definição
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação emi- nentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a se- rem adotados por determinado setor do serviço público.
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de co- municações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de es- paço, em folha de continuação. Esse procedimento permi- te formar uma espécie de processo simplificado, assegu- rando maior transparência à tomada de decisões, e permi- tindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício , com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Exemplo de Memorando
TELEGRAMA
Definição e Finalidade
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os
procedimentos burocráticos, passa a receber o título de
telegrama toda comunicação oficial expedida por meio
de telegrafia, telex, etc.
Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos
cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-
se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não
seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a
urgência justifique sua utilização e, também em razão
de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve
pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza ).
Forma e Estrutura
Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a
estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos
Correios e em seu sítio na Internet.
FAX
Definição e Finalidade
O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile ) é
uma forma de comunicação que está sendo menos usada
devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para
a transmissão de mensagens urgentes e para o envio an-
tecipado de documentos, de cujo conhecimento há pre-
mência, quando não há condições de envio do documen-
to por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele
segue posteriormente pela via e na forma de praxe.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com có-
pia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em
certos modelos, se deteriora rapidamente.
Forma e Estrutura
Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a
estrutura que lhes são inerentes.
É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto , i. é. , de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser en- viada, conforme exemplo a seguir:
Exemplo de Fax
CORREIO ELETRÔNICO
Definição e finalidade
O correio eletrônico ( “e-mail ”), por seu baixo custo e ce- leridade, transformou-se na principal forma de comuni- cação para transmissão de documentos.
Forma e Estrutura
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígi- da para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação ofi- cial.
O campo assunto do formulário de correio eletrônico men- sagem deve ser preenchido de modo a facilitar a orga- nização documental tanto do destinatário quanto do remetente.
Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mí- nimas sobre seu conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de con- firmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
Valor documental
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental , i. é, para que possa ser aceito como documento original, é ne- cessário existir certificação digital que ateste a identida- de do remetente, na forma estabelecida em lei.
OUTROS DOCUMENTOS OFICIAIS
f Ata
f Atestado
f Certidão
f Circular
f Comunicado
f Convite
f Convocação
f Ordem de Serviço
f Portaria
f Requerimento
ATA
Definição:
É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos, con- gregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulga- da. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.
O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocu- pando cada linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, du- rante a redação, usar-se-á a palavra digo ; se for consta- tado erro ou omissão, depois de escrito o texto, usar-se-á a expressão em tempo. Quem redige a ata é o secretá- rio (efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reu- nião). A ata vai assinada por todos os presentes, ou so- mente pelo presidente e pelo secretário, quando houver registro específico de freqüência.
Observações:
Com o advento do computador, as atas têm sido elabo- radas e digitadas, para posterior encadernação em li- vros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura e fechamento, rubricando-se as páginas e mantendo-se os mesmos cuidados referentes às atas manuscritas. Dispensam-se as correções do texto, como indicado anteriormente.
No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou imprecisão numa ata, faz-se a ressalva , apresentando no- va redação para o trecho. Assim, submetida novamente à aprovação do plenário, ficará consagrada. O novo texto será exarado na ata do dia em que foi aprovado, mencionando-se a ata e o trecho original.
Estrutura:
Cabeçalho , onde aparece o número (ordinal) da ata e o nome do órgão que a subscreve.
Texto sem delimitação de parágrafos, que se inicia pela enunciação da data, horário e local de realização da reunião, por extenso, objeto da lavratura da Ata.
Fecho , seguido da assinatura de presidente e secretário, e dos presentes, se for o caso.
Exemplo de Ata
GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA CONSELHO ESTADUAL DE CULTURA ATA da 1022ª Sessão Plenária do Conselho Estadual de Cultura Aos dezenove dias do mês de maio de mil novecentos e noventa e nove, às dez horas, em sua sede na Avenida Erasmo Braga, cento e dezoito, décimo andar, realizou- se a milésima vigésima segunda Sessão Plenária do Con- selho Estadual de Cultura, presentes os Senhores Conse- lheiros Moacyr Werneck de Castro - no exercício da Pre- sidência, Caíque Botkay, Dina Lerner, Edino Krieger, Faus- to Wolff, Fernando Cotta Portella, João Leão Sattamini
Netto, José Lewgoy, Léa Garcia, Martha Carvalho Ro- cha, Paulo Roberto Menezes Direito, Ubiratan Corrêa e - Suplentes - Luiz Carlos Ribeiro Prestes e Frederico Augusto Liberalli de Góes. Justificaram a ausência os Senhores conselheiros Luiz Emygdio de Mello Filho - Presidente, Ana Arruda Callado - Vice-Presidente, Arthur Moreira Li- ma, Beth Carvalho, Carlos Heitor Cony, Lena Frias, Nélida Piñon e Oscar Niemeyer. No expediente: ata da sessão anterior - aprovada; convite do MinC, para a exposição "KENE", convite da UFRJ, para a exposição de fotos e tex- tos "Dois séculos de poesia"; comunicado da Academia Brasileira de Música, com programação de evento, em continuidade à Série Brasiliana; Ofício do MinC, encami- nhando resposta ao Ofício vinte, de noventa e nove, deste Conselho, que solicitava uma ação daquele Minis- tério sobre a retenção das obras de Frans Krajeberg; nas Publicações: JORNAL DA CÂMARA, cinqüenta e nove a sessenta e um; CULTURA DE HOJE, sessenta; NOTÍCIAS DE ANGOLA, cento e quatro; INFORMATIVO FILATÉLICO, qua- tro. Iniciando os trabalhos, o Senhor Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, dizendo-se constrangido em assumir a Presidência dos trabalhos, em função do dispositivo regimental que atribuía ao Conselheiro com mais idade aquela substituição, passou à apreciação da Ordem do Dia - Visitas do Conselho a instituições culturais e de per- sonalidades da Cultura ao Conselho. Declarando haver um número excessivo de convites para a realização de Sessões em outras localidades e, com isso, segundo en- tendia, tais reuniões, embora proveitosas, deixaram o Plenário com dificuldades para tratar dos problemas que lhe diziam respeito. A Conselheira Dina Lerner, com a pa- lavra, declarou que considerava contraproducente rea- lizar as Sessões fora da sede do Conselho, dizendo que, no caso especial da ida à Ilha Fiscal - apesar de aquela recuperação ter sido um ganho extraordinário para o Estado -, os realizadores de tal obra não haviam seguido as orientações do INEPAC e que estariam ainda em dí- vida com o Estado, por não entregarem o dossiê sobre a restauração realizada. Em aparte, o Conselheiro Luiz Carlos Ribeiro Prestes, concordando com as palavras da Con- selheira Dina Lerner, sugeriu que o órgão responsável pe- la obra realizada na Ilha Fiscal mantivesse contato com o Conselho de Cultura, opinando, ainda, no sentido de que as visitas fossem realizadas em dias diferentes dos das Sessões Plenárias. O Conselheiro Moacyr Werneck, intervindo, considerou uma questão diplomática a ação de solicitar o projeto de recuperação da Ilha Fiscal e que sua preocupação, no momento, cingia-se à perio- dicidade das visitas. O Conselheiro Fernando Portella, no uso da palavra, indagou a Presidência sobre possíveis assuntos submetidos pela Secretaria de Estado de Cultu- ra à apreciação do Conselho, declarando que, se tal ação não acontecesse, o Conselho somente produziria para consumo interno. Retomando a palavra, o Conse- lheiro Moacyr Werneck de Castro foi de opinião de que a atividade do Conselho não dependeria somente de matéria encaminhada pela Secretaria de Estado de Cul- tura, mas também de estudos e tarefas inerentes à fun- ção de assessoramento, levando propostas e sugestões às autoridades superiores. A seguir, ainda sobre as visitas do Conselho já relacionadas, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, dado que alguns dos Conselheiros não poderiam dispor de outros horários para realizá-las, sugeriu que fosse designada uma Comissão para com- parecer aos locais programados, apresentando, posteri- ormente, relato em Plenário. Como segunda opção, su- geriu que fossem consideradas voluntárias as adesões às
texto: transcrição do que foi requerido e encontrado re- ferente ao pedido. Não deve conter emendas nem rasu- ras. Qualquer engano ou erro poderá ser retificado, em- pregando-se a palavra “digo” ou “em tempo: na linha ..., onde se lê ..., leia-se ....”.;
local e data: preenchimento do campo local e data (por extenso);
assinatura: nome ou carimbo do emitente e visto da au- toridade responsável pela emissão.
Exemplo de Certidão
CERTIDÃO n.º 254/
Certifico, em cumprimento do despacho exarado em qua- tro de outubro de mil novecentos e oitenta e nove pelo Senhor Diretor do Departamento de Cadastro da Supe- rintendência Central de Recursos Humanos desta Secre- taria de Estado de Administração e Reestruturação, no processo autuado sob o número E-03/22743/99, em adi- tamento à certidão número 076, datada de 11/05/87, para fins de prova junto à Câmara Municipal do Rio de Janeiro, que, de acordo com o consignado no processo número E-03/0000/66, a ex-servidora Maria José da Silva, matrícula 000, gozou 6 (seis) meses de licença especial de 7/8 a 6/11/71, 3 (três) meses e de 16/2 a 15/5/72, 3 (três) meses referentes ao período-base de tempo de serviço apurado entre 07/04/60 a 04/04/70. E, por nada mais cons- tar, eu José da Silva, Agente Administrativo, matrícula nú- mero 000-0, datilografei a presente certidão que dato e assino.
Rio de Janeiro, 15 de janeiro de 1999
Confere
JOSÉ DA SILVA Agente Administrativo
Visto
ANTÔNIO DE SOUSA Diretor do Departamento de Cadastro
CIRCULAR
Definição:
Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados fun- cionários.
Estrutura:
Título (a palavra CIRCULAR), em letras maiúsculas, sigla do órgão que o expede e número, à esquerda da folha.
2. Local e data à direita da folha, e por extenso, na mesma linha do título. 3. Destinatário , após a palavra Para (com inicial maiúscu- la). 4. Assunto , expressado sinteticamente.
Texto paragrafado , contendo a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da Circular. Fecho de cortesia , seguido do advérbio Atenciosamente. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a Circular.
Exemplo de Circular
CIRCULAR SUPDIN / n.º 227 Salvador, 10 de abril de 1999
Para: Titulares de Órgãos Públicos
Assunto: Manual de Organização do Poder Executivo A Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação deverá elaborar, no prazo de 90 (noventa) dias, o Ma- nual de Organização do Poder Executivo, conforme o art. 9º do Decreto n.º 25.205 de 05 de março de 1999.
Para este fim, solicito encaminhar à Superintendência de Desenvolvimento Institucional, unidade administrativa daquela Secretaria e responsável pela organização do citado Manual, documentos referentes à estrutura bási- ca, competência e organogramas para subsidiar os tra- balhos de edição.
Atenciosamente
MARIA JOSÉ DA SILVA Superintendente de Desenvolvimento Institucional
COMUNICADO
Definição:
O comunicado é um tipo de aviso ou recado oficial, que é utilizado com o objetivo de passar uma determinada informação. Uma empresa, um colégio, órgãos da adminis- tração pública, entre outros costumam promover even- tos, reuniões, etc., com divulgação nos meios de comuni- cação. Essa divulgação é feita através do comunicado.
O comunicado apresenta duas formas de circulação que podem ser interna ou externa, de acordo com o objetivo.
A comunicação interna circula dentro da própria institu- ição e apresenta um formato semelhante ao formato do memorando.
Já a comunicação externa é divulgada para outras insti- tuições e apresenta um formato semelhante ao formato do edital.
Estrutura:
Nome dos organizadores: Exemplo: Prefeitura Municipal de Natal; Escola de Pesca do Rio Grande do Norte. Objetivo: Exemplo: A inauguração do Centro de Integração foi transferida para outra data. Local e data: Exemplo: Natal, 15 de maio de 2007. Assinatura: Exemplo: Fulano de Tal/ Cargo
Exemplos de Comunicado
Exemplo 1
No Exemplo 1, temos o modelo de um comunicado externo. Esse comunicado tem o objetivo de informar a mudança de datas de um determinado evento de inauguração.
Exemplo 2
No Exemplo 2, temos um modelo de comunicado interno. Perceba que, no início, logo após o nome da instituição, temos o nome comunicado interno, o número do comuni- cado e o ano. Logo após, temos a ordem de quem está mandando o comunicado e para quem é destinada es- ta informação. Após, temos no corpo do texto as infor- mações essenciais atingindo o objetivo do comunicado, que é informar.
CONVITE
É um instrumento de comunicação escrita por meio do qual se chama, convoca ou solicita o comparecimento de alguém a algum local, em horário marcado, e com finalidade determinada.
Estrutura:
f A redação deste documento limita-se a dizer o essen- cial: a) Nome do órgão, instituição ou pessoa que convida; b) Formulação do convite; c) Nome dos convidados; d) Indicação do evento; e) Dia, hora e local em que o evento ocorrerá.
f Nos convites de cerimônias de casamento, formatu- ra e outros do gênero, o nome dos convidados só constam escrito no envelope.
f O Convite deve ser redigido em papel timbrado quan- do for emitido por entidade, instituições e/ou empre- sas.
Exemplo de Convite
3.1.1 - Terá o mesmo valor da inscrição no Registro Cen- tral de Fornecedores do Estado, de que trata o item 3.1, o original da declaração exarada pela Superintendên- cia de Suprimentos, específica para esta licitação, que ateste o atendimento de todas as condições exigidas pa- ra o cadastramento e que deverá ser obtida até 72 (se- tenta e duas) horas antes da data de realização da lici- tação.
3.2 - Estes documentos que habilitam a participação na licitação deverão ser entregues em envelope opaco ta- manho ofício, fechado, denominado DOCUMENTAÇÃO, com identificação do proponente e da licitação, na sa- la 1313 onde se realizará a licitação, ou na sala 7777, Departamento de Material, até 30 (trinta) minutos antes da abertura do pleito, contra recibo.
3.3 - As empresas participantes da Tomada de Preços poderão ser representadas por representante legalmen- te habilitado, desde que apresentado o instrumento ha- bilitatório, com firma reconhecida, ou ainda original ou cópia autenticada do ato constitutivo acompanhado de Carteira de Identidade, na hipótese de Sócio ou Dire- tor.
4 - PREÇOS
4.1 - O preço proposto deverá corresponder ao pratica-
do pelo licitante à data da realização da presente To-
mada de Preços, englobando todas as despesas relati-
vas à prestação de serviços, inclusive os gastos com a
troca de qualquer peça do equipamento, para paga-
mento à vista, vedado embutir no preço a expectativa
inflacionária ou quaisquer formas de compensação fi-
nanceira em razão das obrigações de pagamento por
parte da Administração.
4.2 - O valor proposto será irreajustável durante o perío-
do de vigência do contrato, de acordo com a legisla-
ção em vigor.
4.3 - Caso surjam dúvidas, de qualquer natureza, quanto aos valores apresentados por qualquer licitante, a Comis- são poderá solicitar que eles sejam demonstrados medi- ante planilhas.
5 - IMPRESSO PADRONIZADO PROPOSTA-DETALHE
5.1 - O impresso deverá ser preenchido rigorosamente
em conformidade com as observações nele constantes,
sendo assinado pelo representante legal da empresa.
5.2 - O licitante deverá apor a razão social, o endereço
comercial, o C.G.C., a Inscrição Estadual e Municipal, o
número de inscrição no RCF e o número do certificado
do ano, Resolução SARE/n.º 100/99.
5.3 - A Proposta-Detalhe deverá ser entregue em envelope opaco tamanho ofício, fechado, denominado PROPOSTA, com identificação do proponente e da licitação, na sala 1313 onde se realizará a licitação, ou na sala 7777, onde foi retirada, até 30 (trinta) minutos antes da abertura do pleito, devidamente recibado. Não serão considerados os envelopes entregues em local diferente ou após o ho- rário previsto.
5.4 - Os preços por extenso serão apostos na coluna des- tinada à especificação, prevalecendo, em caso de dis- cordância, estes valores sobre os expressos em algaris- mos.
6 - ABERTURA E JULGAMENTO
6.1 - No dia, hora e local mencionados no preâmbulo des- ta Tomada de Preços, após atendidas as exigências de habilitação enumeradas no item 3, os envelopes PROPOSTA dos licitantes habilitados serão abertos à vista de todos os interessados presentes e por todos rubricados, procla- mando-se de imediato o vencedor, se outras diligências não forem necessárias, a juízo da Comissão, ou se hou- ver desistência expressa de interposição de recurso.
6.2 - O critério de julgamento das propostas será o de menor preço, observadas as especificações da Propos- ta-Detalhe deste Edital, e das normas e princípios estabele- cidos pela legislação vigente, inclusive a compatibilida- de das cotações com os preços correntes de mercado.
6.3 - Em caso de empate entre duas ou mais propostas, procederá a Comissão em conformidade com o dispos- to no parágrafo 2º do art. 3º da Lei Federal n.º 8666/93, observada a Emenda Constitucional n.º 06, publicada no DOU de 16-08-95; caso persista a igualdade na classi- ficação, será realizado sorteio, em ato público, para o qual todos os licitantes serão convocados.
6.3.1 - Na hipótese de o julgamento ocorrer na sessão de abertura das propostas, será realizado de imediato o sor- teio.
7 - PRAZO
7.1 - O prazo para a prestação dos serviços será de 12 (doze) meses, a partir da data da assinatura do contrato.
8 - PAGAMENTO
8.1 - O pagamento será efetuado obrigatoriamente, mediante crédito, em conta no BANCO S.A., cujo nume- rário e agência deverão ser informados pelo licitante vencedor no prazo de 10 (dez) dias, contados da homo- logação do resultado.
8.2 - Os pagamentos dos valores contratados dar-se-ão em 30 (trinta) dias a contar da data final de cada perío- do de aferição, a qual coincidirá com o último dia útil de cada mês de execução dos serviços, mediante apre- sentação da correspondente fatura devidamente ates- tada por dois funcionários da Divisão de Serviços Gráfi- cos/DGA/SARE, que não seja o Ordenador de Despesa.
8.3 - Para fins do disposto no art. 40, inciso XIV, alínea "d" da Lei n.º 8666, de 21.06.93, fica estabelecido o seguinte:
a)havendo atraso no pagamento, incidirá sobre os valores respectivos, compensação financeira, "pro rata tempore" , pela variação diária da TR, limitada ao percentual de 1% ao mês;
b) nas eventuais antecipações de pagamento, incidirão sobre os valores respectivos descontos "pro rata tempore", pela variação da TR, limitada ao percentual de 1% ao mês.
9 - OBRIGAÇÕES DA SARE
A SARE fica obrigada a:
a) oferecer condições de fácil acesso às dependências da Secretaria de Estado de Administração e Reestrutu- ração aos empregados da CONTRATADA, para a exe- cução dos serviços pertinentes; b) manter ação fiscalizadora para verificar a perfeita exe- cução dos serviços no rigoroso cumprimento do Contrato.
10 - RESPONSABILIDADE DA CONTRATADA
10.1 - A contratada assume, como exclusivamente seus, os riscos e as despesas decorrentes com a eletromecâ- nica, assistência técnica, fornecimento de peças origi- nais, transporte e com todo material necessário ao bom funcionamento dos equipamentos.
10.2 - Responsabiliza-se, também, pela idoneidade e pe- lo comportamento de seus empregados, prepostos ou subordinados, e ainda por quaisquer prejuízos que sejam causados ao ESTADO, ou a terceiros.
11 - SANÇÕES ADMINISTRATIVAS:
11.1 - Aos licitantes, adjudicatários ou contratados ina- dimplentes, serão aplicadas as sanções administrativas constantes na Lei n.º 8666/93 (artigos 86 a 88) e da Reso- lução SARE n.º 2150, de 20.05.93, normatizada pela Por- taria AMT n.º 38, de 02.07.93.
11.2 - As penalidades mencionadas no item anterior dar- se-ão sem prejuízo das mencionadas na Seção III do Capítulo IV da Lei Federal n.º 8666/93.
11.3 - O licitante, adjudicatário ou contratado que ele- var arbitrariamente os preços, prestar serviço diferente do previsto, ou ainda tornar injustamente mais onerosa a proposta, ficará sujeito a pena de detenção de 03 (três) a 06 (seis) anos e multa, mediante ação penal pública incondicionada, promovida pelo Ministério Público.
12 - DISPOSIÇÕES FINAIS
12.1 - O vencedor deverá apresentar-se ao Departa- mento de Material do Departamento Geral de
Administração da SARE, no prazo de até 03 (três) dias úteis, contados de sua convocação, prorrogável por i- gual período, para a assinatura do Contrato, sob pena de decair do direito à contratação, sem prejuízo das sanções cabíveis.
12.2 - Na hipótese do não-comparecimento, procederá a Administração conforme o disposto no parágrafo 2º do artigo 64 da Lei Federal n.º 8666/93.
12.3 - Constituem anexos a este Edital de Tomada de Preços a Proposta-Detalhe e o Anexo, em 05 (cinco) vias e a minuta de Contrato.
12.4 - Os esclarecimentos e informações complementa- res relativos a esta licitação poderão ser obtidos no De- partamento de Material, na Av. Erasmo Braga, 118, sala 7777, tel.: 513-7777, Fax: 577-1313, das 10 às 17 horas.
Rio de Janeiro, de de 1999
JOSÉ DA SILVA Presidente Comissão Permanente de Licitação DGA/SARE
ORDEM DE SERVIÇO
Definição:
Ato por que se baixam instruções a respeito de normas de serviço ou de administração de pessoal. São objeto de ordens de serviço, datadas e numeradas, as deter- minações administrativas de caráter específico e as de- cisões relativas a pessoal, desde que não sejam estas objeto de portarias.
Estrutura:
Título (a expressão ORDEM DE SERVIÇO), número e data, por extenso, em letras maiúsculas e negrito. Preâmbulo:
- denominação da autoridade expedidora, em letras maiúsculas e negrito;
- fundamento legal e a matéria em pauta;
- a palavra RESOLVE, em letras maiúsculas e negrito, se- guida de dois pontos, à esquerda da página. Texto: explicitação da matéria desdobrada em artigos, parágrafos, alíneas e incisos, se for o caso. Local e data. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que ex- pede a Ordem de Serviço.
Exemplo de Ordem de Serviço
ORDEM DE SERVIÇO SUCTOF N.º 001, DE 7 DE ABRIL DE 1999
O SUPERINTENDENTE CENTRAL DE TRANSPORTES OFICIAIS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO , no uso de suas atribui- ções legais e tendo em vista a necessidade de discipli- nar a distribuição das quotas de combustível,
RESOLVE:
Art. 1º - A entrega da quota mensal de combustível ao órgão participante do sistema de controle de combustí- vel será feita a pessoa credenciada, mediante ofício do órgão participante, indicando o quantitativo desejado, que só será liberado após análise desta SUCTOF.
Art. 2º - Esta Ordem de Serviço entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em con- trário.
Rio de Janeiro, 7 de abril de 1999
Antônio Carlos G. de Lima Superintendente Central de Transportes Oficiais
