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IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA NAS
EMPRESAS
RESUMO: As organizações estão inseridas em ambientes vulneráveis e em constantes mudanças, nos quais a grande volatilidade de informações e a concorrência influenciam em seu desempenho, exigindo agilidade e competitividade. Devido a esta atual competitividade entre as organizações, somente as que se empenham e se destacam com as melhores estratégias e diferenciais sobreviverão. Por isso, valorizam-se cada vez mais qualidade e eficiência nos processos organizacionais, fatores que refletem diretamente nos produtos e serviços. A comunicação empresarial tem sido uma atividade estratégica em organizações com o desenvolvimento das novas tecnologias de informação e comunicação. O presente estudo procura analisar e apresentar a importância da comunicação interna. Promover a comunicação interna é algumas das sugestões que podem contribuir para o seu melhor desempenho e, consequentemente, melhores resultados. Palavras-Chave: Comunicação. Empresa. Resultados. SUMMARY : Organizations are inserted in vulnerable and changing environments, in which great information volatility and competition influence their performance, requiring agility and competitiveness. Due to this current competitiveness among organizations, only those that engage and stand out with the best strategies and differentials will survive. Therefore, more and more quality and efficiency are valued in organizational processes, factors that directly reflect on products and services. Business communication has been a strategic activity in organizations with the development of new information and communication technologies. The present study seeks to analyze and present the importance of internal communication. Promoting internal communication is some of the suggestions that can contribute to its best performance and, consequently, better results. Keywords: communication. Company. Results. 1 INTRODUÇÃO As organizações modernas possuem uma característica essencial para o sucesso, que é o contínuo processo de melhoria de todas as suas atividades, onde se torna indispensável o uso de uma boa comunicação. Esta, quando ocorre internamente, possibilita a todos os níveis organizacionais uma melhor interação no alcance das metas e dos objetivos, promovendo o desenvolvimento do conhecimento de cada colaborador de forma flexível, enriquecendo o
capital intelectual da empresa, motivando a força de trabalho em equipe e o comprometimento na obtenção de resultados, permitindo melhor adaptação às mudanças do mercado. Não basta ter uma boa equipe com profissionais talentosos e muito motivados, se esta equipe não estiver bem informada de todos os processos, produtos, serviços e atividades da empresa e se seus integrantes não se comunicarem adequadamente pois não será possível potencializar a força humana da empresa. Em um mercado globalizado onde a tecnologia é ferramenta vital, as empresas necessitam se lançar no mar da inovação, criatividade e competitividade adaptando-se às novas realidades de mercado. Essa tecnologia desempenha um papel fundamental na comunicação interna, proporcionando agilidade e eficiência que garantem a satisfação do mercado consumidor e para isso a informação repassada através de um processo de comunicação de qualidade é fundamental. Desta forma, capacitando o relacionamento entre funcionários e a pirâmide administrativa, o desempenho empresarial será aprimorado capacitando à organização alcançar uma presença mais marcante no mercado competitivo. 2 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Do latim, communicatione , o ato ou efeito de comunicar. É importante descrever o surgimento da comunicação empresarial para entender de forma mais clara sua importância nos dias atuais. No início do século XX ocorreram as primeiras ações de comunicação empresarial nos Estados Unidos. Em 1906, o jornalista Ivy Lee, que atuava em Nova Iorque, decidiu deixar a profissão de lado para montar o primeiro escritório de Relações Públicas (RP) de que se tem notícia (AMARAL, 1999). Por comunicação – dizem os sociólogos Loomis e Beagle – entendemos o processo pelo qual informação, decisões e diretivas circulam em um sistema social, e as formas em que o conhecimento, as opiniões e as atitudes são formadas ou modificadas. (LOOMIS e BEAGLE1 apud BORDENAVE, 1983). Nos anos 40 a área de relações públicas alcançou prestígio a partir da experiência nos Estados Unidos. Adentraram o Canadá, França, e na seguinte década dominaram países como Holanda, Inglaterra, Noruega, Itália, Bélgica, Suécia e Finlândia. No ano de 1958 foi a vez da Alemanha começar a ter contato com a área.
manutenção de um clima organizacional positivo, bastante propício ao cumprimento de metas estratégicas da organização e também ao crescimento continuado de suas atividades, serviços e linhas de produtos (RÊGO, 2002). Nassar e Figueiredo (2005, pp. 73-74) afirmam que a comunicação interna: [...]é uma ferramenta que vai permitir que a administração torne comum as mensagens destinadas a motivar, estimular, considerar, diferenciar, promover, premiar e agrupar os integrantes de uma organização”, visto que “a gestão e seu conjunto de valores, missão e visão de futuro proporcionam as condições para que a comunicação empresarial atue com eficácia. O autor ressalta que em um mundo cada vez mais rápido, competitivo, impessoal e desconfiado das mensagens dos gestores, não basta criar jornais, revistas internas, vídeos e intranets bem-feitas e repetir à exaustão, o mantra do foco no cliente para os empregados. “O momento, especialmente no relacionamento com os empregados, é de examinar como anda a comunicação interpessoal dos gestores e de ouvir a própria boca” (NASSAR, 2006, p. 2). Afirmam Tomasi e Medeiros (2007), os trabalhadores/colaboradores das organizações necessitam conhecer a organização em que trabalham sua visão, sua missão, suas estratégias, o espírito que a anima, pois sem esse conhecimento torna-se difícil estabelecer metas para serem alcançadas, se tornando igualmente difícil, sem que os colaboradores internos tenham esse nível de consciência, passar para a sociedade a imagem institucional da organização que se almeja ter. De acordo com Baldissera (2000), pode-se compreender que a comunicação empresarial interna é aquela dirigida ao público interno das organizações, especialmente aos funcionários, e cuja principal finalidade é promover a máxima integração entre a organização e seus funcionários. 4 CONSEQUÊNCIAS DA FALTA DE COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES Na qualidade de instrumento estratégico, compete à comunicação interna o desafio de ser uma função organizacional capaz de impulsionar o desempenho e o sucesso financeiro de uma empresa, deixando de ser somente uma simples propagadora de informações, para compartilhar a missão, a visão, a estratégia e os valores organizacionais de maneira a contribuir para o alcance dos objetivos estrategicamente planejados (MENEZES, 2011, p. 38).
A comunicação interna é um dos recursos mais importantes, para alcançar o sucesso entre ou dentro da organização. Ela contribui positivamente para conscientizar todos os funcionários sobre os objetivos críticos que devem ser alcançados para que a estratégia da empresa seja bem-sucedida, para que direcionem seus esforços na direção da mudança, do planejamento estratégico, pois, a estratégia corporativa somente será executada se todas as pessoas a conhecerem, se comprometerem e entenderem seu papel neste processo (NEVES, 2009). Uma comunicação interna inadequada pode causar ruídos, conflitos, maus negócios, discórdias, desperdícios de tempo, dinheiro e falta de oportunidades para a organização. Por isso no mercado atual, a boa comunicação torna-se um grande diferencial competitivo, constituindo a diferença marcante entre profissionais de sucesso e aqueles que estão no lugar comum. Não basta dominar as técnicas da escrita, é preciso mais que isso (MARCHIORI, 2001, p.26). Os fatores responsáveis pelas falhas de comunicação dentro das empresas segundo o autor foram falhas de percepção das lideranças nas pessoas coordenadas, atuando de forma única conforme as características cognitivas de cada indivíduo; falta de feedback sobre o serviço realizado, causando desmotivação; preconceito com os companheiros de trabalho (intolerância a erros); falta de modéstia para aceitar que ideias possam ser muito uteis para a melhoria de processos. 4.1 A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA NA GERAÇÃO DE RESULTADOS Brum (1998, p.38) alerta que as estratégias de endomarketing devem atentar-se para a situação atual da empresa, as quais podem ser modificadas ou adaptadas para melhor atender a situação temporária e/ou emergencial pela qual a empresa esteja passando. Cerqueira (2002, p.24) vai mais além quando fala que para se obter comprometimento e para que ações motivacionais tenham êxito, é necessário desenvolver a autoestima, a empatia e a afetividade nas relações. Grande parte das reclamações ou da insatisfação de funcionários está ligada à falta de informação e comunicação. Bekin (2004) apresenta dez pontos de questionamentos necessários para se cultivar o ambiente onde o empregado é o primeiro cliente.
são eles que estão na base dos grandes conflitos dentro das empresas. As pessoas, por não terem consciência da magnitude do desafio, acham que as dificuldades de comunicação são problemas menores, não relevantes. Passam a apontar os "grandes dramas" da empresa, investem grandes doses de energia, dinheiro, treinamento, atenção e preocupação nas consequências. Esta obra responde aos objetivos geral e específico, mostrando que a comunicação interna é uma arma poderosa quando usada de forma eficaz a favor do bem comum da empresa, desde que a equipe esteja qualificada. A comunicação no meio empresarial deve ser estrategicamente pensada para propagar os valores e a cultura da empresa, sua missão e visão de futuro e ainda multiplicar formadores de opiniões, que conferem legitimidade e prestígio às organizações e às equipes de trabalho. O estabelecimento de metas induz a um comportamento desejado. Quando essas metas são vinculadas ao alcance da estratégia, este também passa a ser o foco do trabalho de todos os colaboradores. Além disso, o alinhamento das metas ao longo dos níveis hierárquicos faz com que os colaboradores tenham uma visão clara do impacto de suas atribuições no alcance dos objetivos da organização. É de vital importância destacar que reconhecimento e recompensa vinculados à estratégia, faz com que metas e objetivos individuais alimentem um processo de avaliação de desempenho, a partir do qual é possível definir planos de desenvolvimento individuais, verificar potenciais à movimentação de cargos e compor remunerações variáveis. Esses processos, liderados normalmente pelo departamento de Recursos Humanos, faz com que as pessoas sejam percebidas e sintam-se partes fundamentais a implementação da estratégia da organização. Relacionamentos saudáveis tem por consequência a fluidez nas comunicações. Quanto mais a equipe estiver afinada com a missão e com as metas da empresa, mais a comunicação fluirá; e fluindo a comunicação, mais a empresa será competitiva. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Com o objetivo de demostrar a relevância do tema proposto, este artigo buscou apresentar não somente o imprescindível papel da comunicação interna nas organizações, mas
também o resultado catastrófico que a não utilização da mesma pode causar. O assunto pesquisado identificou que sem uma comunicação interna eficaz, as empresas não conseguem atingir seus objetivos. Em decorrência disso, nos últimos anos, ela passou a ser considerada de vital necessidade para as corporações, sendo valorizada e reconhecida como vantagem competitiva. O presente artigo contribui para as organizações, no eficaz desenvolvimento do Plano Integrado de Comunicação Empresarial, possibilitando grandes benefícios e vantagens, dentre as quais se destacam: contribuir para a manutenção de um clima positivo, propício ao cumprimento de metas estratégicas da organização e ao crescimento continuado de suas atividades e a expansão de suas linhas de serviços; motivação e integração do corpo funcional na cadeia de mudanças organizacionais, estabelecendo mecanismos e ferramentas de informação, persuasão e envolvimento e, por fim criação de climas favoráveis à mudança de realidade, tornando a organização sensível às transformações, graças à energia criativa de seus recursos humanos. No que se refere às limitações desta pesquisa, a complexidade dos desafios para a área de comunicação parece estar longe do fim. À medida que novos colaboradores integram o quadro de funcionários, com referenciais e culturas distintas oriundos de gerações diferentes, o cenário para a comunicação interna recebe e absorve esses impactos. A resposta deve ser dinâmica, no tempo acelerado do mundo corporativo, mas sem perder de vista a qualidade do conteúdo, a aderência ao público interno e ao alinhamento de expectativas entre os envolvidos. Ao se falar de sistemas de comunicação é comum perguntas em relação à quantidade ideal de canais. No entanto, o que gera valor é ter um sistema que funcione, fazendo com que a informação e o conhecimento cheguem no tempo certo e formato adequado. Esta monografia abre parâmetros para a continuação de estudos semelhantes, visto que o tema é não somente abrangente, mas parte do cotidiano de qualquer empresa. Com base nos fatos anteriormente expostos, a presente monografia sugere a realização de pesquisas futuras que explorem as dificuldades encontradas pelas empresas. Melhoria na comunicação interna, como a empresa enxerga o colaborador, e quais meios ela dispõe para investir no relacionamento interpessoal entre os funcionários. 7 REFERÊNCIAS
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