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Este documento discute a importância da gestão de projetos em empresas de comunicação e marketing, especificamente em agências de publicidade. O texto aborda as vantagens e desvantagens de diferentes estruturas organizacionais para gerenciamento de projetos, baseado no livro de kerzner (2006). Além disso, o documento apresenta um caso de estudos sobre a gestão de projetos em uma empresa de publicidade localizada em joão pessoa-pb, incluindo análises de diagnóstico organizacional e a existência de áreas críticas para a excelência na gestão de projetos.
Tipologia: Notas de aula
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Não perca as partes importantes!
Diagnóstico da Gestão de Projetos: Estudo de caso em uma empresa de publicidade
João Pessoa 2017
Diagnóstico da Gestão de Projetos: Estudo de caso em uma empresa de publicidade
CURSO apresentado ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba (IFPB), curso Superior de Bacharelado em Administração, como requisito institucional para a obtenção do Grau de Bacharel(a) em ADMINISTRAÇÃO.
Orientador(a) :______________________________________________________
Diagnóstico da Gestão de Projetos: Estudo de caso em uma empresa de publicidade
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO apresentado ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba (IFPB), curso Superior de Bacharelado em Administração, como requisito institucional para a obtenção do Grau de Bacharel(a) em ADMINISTRAÇÃO
Profa. Me. Agnes Campêllo (IFPB) Orientadora
Profa. Dra. Elaine Cristina Batista de Oliveira (IFPB) Examinadora
Prof. Dr. Jimmy Léllis (IFPB) Examinador
Dedico este trabalho primeiramente а Deus, autor do meu destino, a quem eu procuro e agradeço por todos os momentos da minha vida. Aos meus familiares, principalmente meus pais e avós. Aos meus amigos que me deram força para alcançar meus objetivos. E a minha orientadora Agnes Campêllo, por toda força e apoio que me deu durante toda jornada da pesquisa.
especial ao Sr. Francisco Maciel, responsável pela minha formação ética e profissional. A empresa de Comunicação, por me proporcionar mostrar os conhecimentos para benefícios da empresa. A Central VIP Academia por me fazerem acreditar que tudo é psicológico e que um peso a mais ou a menos não fará diferença se você não se esforçar alcançar os objetivos. À todos vocês, o meu muito obrigada!
"Não são as respostas que movem o mundo, são as perguntas". Albert Einstein
The projects of a company must be properly planned and controlled for the good progress of its results. The present general objective of this research is to diagnose the good practices of project management used in an advertising company in the municipality of João Pessoa / PB. It is a case study, as far as the criteria is a field research and the descriptive type, with a qualitative approach through a structured interview. The study was based on the six areas of excellence for Kerzner project management (Integrated Processes, Culture, Management Support, Training and Development, Informal Management and Behavioral Excellence). It is possible to verify that the company studied presents critical levels in the areas of excellence in project management. It is concluded that the organization does not know concepts about subjects related to the administrative areas important for the good management of projects and staff.
Key Words: Processes. Excellence in management. Business Management
A busca por um lugar no mercado é desejável por todos aqueles que levam consigo nomes de empresas, marcas e produtos. Alcançar o sucesso pode ser um caminho árduo e cheio de armadilhas, em que apenas os considerados mais fortes conseguem se estabilizar. O mundo passa por mudanças, seja ela ambiental ou econômica, de toda forma estamos sujeitos aos impactos ocorridos pela adaptação. No meio organizacional não é diferente, as empresas precisam se adaptar as mudanças do mercado para continuarem a caminhada em direção aos objetivos. Ser resiliente em um mercado que está a toda hora com demandas diferenciadas é fundamental, saber gerenciar essas demandas é indispensável. Os avanços tecnológicos estão trazendo séries de mudanças para o ambiente organizacional, além disso, os consumidores tornaram-se exigentes e estão atrás de bons serviços e atendimento de qualidade (SILVA, GÓIS, OLIVEIRA, 2009). As empresas precisam alinhar suas estratégias para atender a todos os meios envolvidos, seja o ambiente externo e interno, satisfazendo as necessidades de seus clientes e colaboradores. Como afirma Silva (2001), a empresa precisa aprimorar seus processos de modo que haja integração entre suas competências, tornando o sistema mais dinâmico e flexível. Projetos devem ser considerados a base importante para a integração dos resultados com equipe. De acordo com Kerzner (2006), o ambiente empresarial está cada vez mais reconhecendo a importância do gerenciamento de projetos e seu impacto na lucratividade da empresa. As empresas do ramo de comunicação e marketing como as agências de publicidade, normalmente trabalham com projetos simultâneos, e por estarem ligados às imagens públicas de pessoas ou empresas precisam ter um bom gerenciamento e controle de seus projetos. Segundo a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE-7311-4), as agências de publicidade englobam as atividades de criação e produção de campanhas publicitárias para qualquer finalidade (ABAP, 2009). No ano de 2009, o mercado de propaganda e promoção gerou uma receita líquida de R$ 9 bilhões, de acordo com Pesquisa de Serviços de Publicidade e Promoção (PSPP) realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e
Estatística (IBGE) junto com a Associação Brasileira de Agências de Publicidade (ABAP). Mudar é preciso, alinhar processos às estratégias é essencial, os gestores devem ter conhecimento de como a empresa está até o momento, e onde sua organização pode chegar. Para isso, é viável fazer uma análise organizacional para responder suas dúvidas e objetivos. Newman e Warren (1980 apud GOMES et al, 2007) consideram que diagnóstico organizacional é um processo que tem como finalidade analisar a empresa ou determinado processo como um todo, além de analisar condições internas e externas, ou seja, diagnosticar quais são as falhas da empresa e suas oportunidades. Foram observados na empresa estudada alguns problemas gerenciais, por ser uma organização aparentemente nova no mercado os processos estratégicos estão perdidos, faltando foco de mercado, tendo em vista que a mesma opera com um mix de serviços diferenciados, liderança para equipe de trabalho e processos formalizados.
1.1. JUSTIFICATIVA
As empresas tem que acompanhar as mudanças de mercado, alinhar seus processos com seus objetivos faz com que a mesma consiga passar para a todos da empresa quais são seus objetivos e missão. A presente pesquisa, surgiu a partir da identificação de gargalos no gerenciamento de projetos de uma empresa do ramo de publicidade. Para a autora, a pesquisa é relevante por possibilitar mais conhecimentos da área, através de teorias detalhadas e informações vivenciadas na prática, ajudando no desenvolvimento acadêmico e de futuro no mercado. Para o mercado e as organizações, a pesquisa ajudará no entendimento de conceitos sobre as áreas de gerenciamento e controle, apresentando temas relevantes para se alcançar resultados positivos para a excelência em gestão. No mercado publicitário, a pesquisa é importante, pois não há publicações ou estudos na área desde o ano de 2009, sendo considerada uma pesquisa de caráter inédito. Vê-se então a importância dos conhecimentos básicos das áreas de excelência para administrar de forma positiva os projetos da empresa, gerando
A pesquisa apresenta, em sua estrutura, divisões de tópicos voltados em capítulos, em que, o capítulo 1, contextualizará o tema escolhido para a pesquisa, Boas Práticas de Gestão de Projetos: Estudo de caso em uma empresa de publicidade, apresentando a justificativa da realização do trabalho e seus objetivos, e registrada a questão problema que abarca toda pesquisa; o capítulo 2, exporá a metodologia a ser utilizada, apontando o tipo de pesquisa e sua classificação, além de sua abordagem. Apresenta o universo estudado e explica os meios utilizados para a coleta de resultados; no capítulo 3, descreverá o referencial teórico, promovendo discussões de autores acerca dos assuntos necessários para o entendimento da pesquisa; o capítulo 4, promoverá a detalhadamente a descrição dos resultados obtidos através do instrumento de coleta de dados, bem como sua análise junto com a teoria apresentada; o capítulo 5, descreverá as considerações finais do autor a respeito dos resultados obtidos na pesquisa, junto com a conclusão dos objetivos atingidos e a resposta para a questão problema. Apresentará recomendações para novas pesquisas sobre o tema.
O presente trabalho é desenvolvido seguindo os seguintes critérios de pesquisa: quanto aos meios é classificado como uma pesquisa de campo, baseada em observações de fatos ocorridos, com o intuito de coletar informações para o desenvolvimento da pesquisa. De acordo com Vergara (2009), a pesquisa de campo é uma investigação baseada na experiência realizada no local onde ocorre ou ocorreu um fato e/ou que dispõe de elementos para explicá-los. Quanto aos fins, trata-se de uma pesquisa do tipo descritiva, que tem como objetivo principal a descrição das características da população escolhida ou a implantação de relações entre variáveis (GIL, 2008). Considerada um estudo de caso, a presente pesquisa mostra fatos que acontecem na rotina de uma organização, conforme Yin (2005, apud GIL, 2008), o estudo de caso é um estudo empírico com a finalidade de investigar um acontecimento atual dentro da realidade. Quanto à abordagem, a pesquisa é reconhecida como qualitativa. Gerhardt e Silveira (2009), afirmam que a pesquisa qualitativa não se preocupa com valores numéricos, mas, sim, com a investigação da compreensão de um determinado grupo social.
2.2. UNIVERSO, AMOSTRAGEM E AMOSTRA
Em questões metodológicas, universo de uma pesquisa é definido por GIL (2008), como um conjunto determinado de elementos que possuem certas características. O presente trabalho foi feito na organização onde a pesquisadora realizou o estágio supervisionado obrigatório. Já com relação à amostra, o autor afirma que é o subconjunto do universo da população, onde se avaliam as características do universo. Devido à problemática encontrada, foi realizado um Diagnóstico Organizacional, e por princípio, foi voltado apenas para o gerente geral. Com isso, a amostragem é não probabilística intencional, que se embasa em
Fundada no ano de 2011 organização escolhida teve como atividade principal a criação de serviços publicitários, como criação de propagandas, designer de promoções, entre outros, mas ao longo dos anos começou a exercer atividades secundárias como os serviços de: Impressão de material para uso publicitário; Promoção de vendas; Marketing direto; Consultoria em publicidade; Seleção e agenciamento de mão-de-obra; Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros; Serviços combinados de escritório e apoio administrativo; Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativos; Serviços de organização de feiras, congressos, exposições e festas.
O segmento de mercado da empresa é caracterizado pelo CNAE (2016) como agência de publicidade, que por estar inserida no setor econômico terciário, sua finalidade é prestar serviços de criações publicitárias, como mídias, designer de promoções e propagandas. Como atividades secundárias, empresa presta serviços de Assessoria de Recursos Humanos para outras empresas, caracterizado por ser extremamente dependente do cliente, o serviço demanda de recrutamento e seleção de novos funcionários e todos os quesitos burocráticos de admissão, contratação e demissão. Outro tipo de serviço realizado frequentemente na empresa é a de reformas de Pontos de Vendas (PDV‟s) personalizados para empresas clientes, onde os mesmo são restruturados de acordo com a nova imagem que as empresas contratantes querem transmitir aos seus clientes. A organização atua com sete funcionários, com cargos que vão desde a direção geral até o auxiliar de serviços gerais, além de duas estagiárias, que atendem as áreas de finanças e recursos humanos. Ademais, tem um suporte de assessorias terceirizadas de serviços contábeis e jurídicos. O organograma da empresa não existe formalmente, sendo apresentado na Figura 1 um organograma
de criação própria, de acordo com observações e conhecimentos adquiridos na empresa.
Figura 1: Organograma da organização
Fonte: Produção própria (2016)
A Direção geral da empresa compõe o nível estratégico, responsável por manter os processos da empresa, formular novas estratégias de aquisição de clientes e novos serviços e manter relações com clientes e parceiros. É quem faz a comunicação com a Contabilidade e Assessoria Jurídica. Os cargos de Gerências da empresa formam o nível tático da organização: Gerente administrativo: responsável pela parte administrativa da empresa, com relação ao RH, Marketing, Financeiro, Produção, Tecnologia da Informação, Logística.
Gerente de criação: responsável pela parte de criação de artes/desenhos é ocupado por um funcionário com capacidade técnica na realização das atividades.
Gerente de produção: é responsável pelo controle da produção, organização da equipe de produção, controle de entradas e saídas do estoque, compras de
