5 S e Princípios de Melhoria Contínua no Ambiente de Trabalho, Trabalhos de Administração Empresarial

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5 ‘S’

BENEFÍCIOS DO SENSO DE AUTODISCIPLINA  Reduz a necessidade de controle;  (^) Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/ operação;  Traz a previsão do resultado final;  Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de cobranças e pressões;  (^) Cria o hábito de praticar as melhorias alcançadas nos processos;  Aperfeiçoa continuamente os processos;  Promove o crescimento pessoal.

MAS O QUE É 5 ‘S’?  (^) 5 ‘S’ é a implantação de ações de limpeza, ordenação, eliminação de desperdícios, saúde. Todos sustentados pela disciplina das pessoas na manutenção e melhoria do ambiente de trabalho, tornando-se um ‘bom hábito’.  (^) O termo 5 ‘S’ vem do Japão, que traduzido significa:  (^) Senso de Utilização - Seiri;  (^) Senso de Ordenação - Seiton;  (^) Senso de Limpeza - Seiso;  (^) Senso de Saúde - Seiketsu;  (^) Senso de Autodisciplina - Shitsuke. Os 5 ‘S’, então desenvolvem uma nova percepção e visão sobre os diversos ambiente encontrados na empresa, inclusive quanto às atitudes individuais e das equipes em relação à prática de bons hábitos.

Porém, o sucesso da implantação dos 5 ‘S’ dependerá, principalmente, da VONTADE e PERSISTÊNCIA de todos os membros da organização, que deverão aperfeiçoar constantemente conquistas alcançadas. O comprometimento e o envolvimento das pessoas – desde a mais alta liderança até os níveis operacionais – são fundamentais para o desenvolvimento das atividades. O trabalho é árduo, mas, compensador.

SENSO DE UTILIZAÇÃO O Senso de Utilização significa perceber e identificar os itens e materiais necessários e desnecessários de cada ambiente de trabalho, mantendo somente o que as pessoas precisam e usam. Além disso, neste Senso é necessário saber arrumar, separando o que presta do que não presta. Este é o ponto inicial dos 5 ‘S’, ter o senso, a percepção de saber o que é preciso estar presente no local de trabalho

COMO EXECUTAR O SENSO DE UTILIZAÇÃO

A execução do Senso de Utilização consiste, basicamente em selecionar o que é necessário no ambiente de trabalho, eliminando tudo que seja desnecessário. O que determina se o item é ou não descartável é a frequência de utilização dos materiais, equipamentos e outros bens analisados pelas equipes de trabalho. Desta forma, teremos os seguintes critérios:  (^) Aquilo que se utiliza constantemente deve ser mantido no próprio local de trabalho, cujo acesso deve ser de fácil alcance e o seu manuseio simplificado.  (^) Os itens que são utilizados ocasionalmente devem ser mantidos em local próximo, tais como: arquivos, depósitos, casa de ferramentas, entre outros. Assim, não poderão estar nas mesas ou gavetas, pois não são de uso constante.  (^) Se a utilização for somente em períodos eventuais, os bens devem ser guardados fora do ambiente de trabalho, em almoxarifados e depósitos.  (^) Se os itens não forem utilizados pela equipe, devem ser descartados.

DICAS IMPORTANTES SOBRE O SENSO

DE UTILIZAÇÃO:

 (^) Conceito de que “ um é o melhor”;  (^) Estoque mínimo é consequência de senso de utilização;  (^) Guardar coisas desnecessárias gera despesas;  (^) Tome providências sobres as causas que levam ao estoque ou à desarrumação;  (^) Tome cuidado para não descartar o que você precisa.  (^) Antes de iniciar a execução deste senso, planeje com os demais setores que são seus clientes ou fornecedores;  (^) Planeje antecipadamente as suas ações;  (^) Avalie e anote os resultado decorrentes da prática deste senso.

BENEFÍCIOS DO SENSO DE

UTILIZAÇÃO

 (^) Reduz a necessidade de espaço, estoque, gastos com sistemas de armazenamento, transporte e seguros;  (^) Facilita o trânsito interno, melhora o arranjo físico, o controle de processos e a execução do trabalho no tempo previsto;  (^) Eliminação de procedimentos dispensáveis;  (^) Evita a compra de materiais, máquinas e peças em duplicidade e também danos a materiais ou produtos armazenados;  (^) Reduz os tempos de procura e execução;  (^) Aumenta o retorno do capital investido;  (^) Aumenta a produtividade dos equipamentos e pessoas envolvidas;  (^) Proporciona maior organização e economia, menor cansaço físico, maior facilidade na execução das tarefas.

COMO EXECUTAR O SENSO DE

ORDENAÇÃO

No Senso de Ordenação procure, inicialmente, analisar a situação atual da sua área de trabalho, avaliando como e onde as coisas estão armazenadas, arquivadas ou dispostas. Avalie, também, o porquê de cada disposição física, forma de armazenagem ou arquivamento. Neste momento é importante definir um lugar para cada item necessário ao trabalho. Assim, é preciso adotar alguns critérios:  (^) A exemplo do Senso de Utilização, deve ser adotado o critério de “Frequência de Uso” para a definição dos locais onde serão guardadas as coisas.  (^) A identificação visual é indispensável para execução deste senso (identificar prateleiras, armários, pastas, áreas de trabalho, acessos ...)  (^) A definição de padrões é fundamenta para o Senso de Ordenação (padrões de arquivamento de documentos, identificação, sinalização, formas de estocagem, nomenclatura...)

Para facilitar a avaliação, faça as seguintes perguntas:  (^) O acesso aos itens necessários ao trabalho está desobstruído?  (^) Os nomes dos objetos estão padronizados?  (^) Os materiais e equipamentos estão nos locais adequados?  (^) Os bens estão devidamente identificados? Decida junto com a sua equipe como guardar e ordenar os itens necessários ao trabalho. Procure padronizar a organização de objetos, ferramentas, equipamentos, entre outros. Promova a identificação de pastas, arquivos, armários, área de trabalho, pois isto facilita a rápida localização. Não se esqueça de que os arquivos lógicos em microcomputadores também devem obedecer aos mesmos padrões estabelecidos neste senso.

BENEFÍCIOS DO SENO DE

ORDENAÇÃO

 (^) Menor tempo de busca na localização de papéis, carimbos, materiais de consumo, peças, entre outros;  (^) Menor necessidade de controles internos;  (^) Facilita o trânsito interno, controle de processos e execução de trabalho no prazo combinado;  (^) Evita a compra de materiais e componentes desnecessários e danos a materiais ou produtos armazenados;  (^) Aumenta o retorno do capital investido;  (^) Aumenta a produtividade da pessoas e equipamentos;  (^) Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente de trabalho.

SENSO DE LIMPEZA O Senso de Limpeza significa ter a consciência de deixar tudo limpo no ambiente de trabalho. Porém, este Senso não se limita em limpar somente o pó ou a sujeira. Limpar é, também, não forçar uma máquina, manter os bens e equipamentos em bom estados de conservação, não desperdiçar matéria-prima. Além disso, é muito importante que as pessoas dentro da empresa saibam como prevenir a sujeira. Por isso, “ MAIS IMPORTANTE QUE LIMPAR, É NÃO SUJAR” o ambiente de trabalho.

Planeje junto com a sua equipe ações para executar este senso, tais como:  (^) Deixar as ferramentas e utensílios limpos antes de guardá-los, em condições de serem usados novamente;  (^) Eliminar ou minimizar as fontes causadores de sujeira. Ex: poeira.  (^) Cobrir máquinas e equipamentos ao final do expediente;  (^) Utilizar cestos de lixo. Nada deve ser jogado no chão;  (^) Eliminar a sujeira de pisos, paredes, vidraças e banheiros;  (^) Definir os padrões de uso e manutenção de máquinas, veículos e equipamentos;  (^) Cuidar da própria aparência física e das condições psicológicas. Lembramos, novamente, que mais importante que limpar é evitar a sujeira na área de trabalho, pois, o ambiente mais limpo é o que menos se suja.

Dicas importantes sobre o Senso de Limpeza  (^) Mais importante que limpar é não sujar;  (^) Limpeza deve ser praticada diariamente;  (^) Questione constantemente as causas que geram sujeira e trabalhe sobre elas;  (^) Cada um é responsável pela limpeza de sua área;  (^) Todos são responsáveis pela limpeza das áreas comuns.  (^) Planeje e avalie as ações a serem implementadas. Benefícios do Senso de Limpeza  (^) Maior produtividade das pessoas, equipamentos e materiais, evitando o retrabalho;  (^) Maior vida útil dos equipamentos;  (^) Facilita a venda dos produtos e serviços;  (^) Evita perdas e danos de materiais e produtos;  (^) É fundamental para a imagem interna e externa da empresa.