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FACET- Faculdade de Educação Superior de Timbaúba
Disciplina: ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
"Conjunto de princípios e normas que têm por objetivo planejar, organizar, dirigir, coordenar e controlar os esforços de grupos de indivíduos que se associam para atingir um resultado comum." G.L. Heilborn
Administrar uma Empresa é conseguir estabelecer e reunir uma série de condições favoráveis para que um grupo organizado de pessoas possa atingir um ou mais objetivos pré-determinados, visando, a cada etapa do processo administrativo, a melhoria da produtividade! Por que a melhoria da produtividade?
Se não visássemos a melhoria da produtividade, a administração seria uma mera reunião de condições para o desempenho de pessoas que operam uma Empresa.
Dentro dessa visão a Organização é uma decorrência da função administrar. Todo empreendimento que exige o esforço coordenado de um conjunto de pessoas necessita de alguma organização para ser executado, cujo sucesso depende da qualidade de sua administração. É o que chamamos de Organização como função administrativa.
Um outro aspecto a considerar, é a Organização no sentido de Empresa que congrega recursos humanos e materiais, visando ao alcance de um objetivo. Cada Organização tem a sua própria cultura, suas normas, tabus, costumes e crenças.
A Organização existe desde as épocas mais remotas, enquanto atividade contínua e permanente, uma vez que o homem sempre procurou, embora de forma empírica, racionalizar, aperfeiçoar e simplificar suas ações, para conseguir maior rendimento ou o máximo de bem estar com o mínimo de esforço. Este é o princípio básico e o objetivo final da Organização.
O conceito de organização dentro do campo administrativo é de gerir capital, recursos humanos, equipamentos e processos com o objetivo de se atingir um determinado resultado.
A Organização no sentido sistêmico ou no sentido puro da atividade de OSM é vista como o desenvolvimento ou adequação dos sistemas funcionais da Empresa, de forma a capacitá-la ao desenvolvimento de suas atividades dentro dos conceitos de produtividade.
Quanto ao Método, de forma mais prática, seria traduzido como a forma de executar os referidos sistemas com o menor dispêndio de energia e maior eficácia do executante.
Os Sistemas podem ser conceituados como um conjunto de métodos, procedimentos e/ou técnicas, que trabalhados geram informações necessárias ao processo decisório da Empresa.
Ele trabalha tanto as informações processadas no computador, quando as processadas manualmente.
Assim, definindo Organização, Sistemas e Métodos, teremos como seu objetivo principal a procura de sistemas racionais, que executem as várias tarefas da empresa dentro do parâmetro de produtividade e eficiência garantindo, assim, a segurança de tais procedimentos e das informações envolvidas.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO: história, relacionamento sistêmico.
Dentro dos princípios da Escola Clássica de Administração, o pioneirismo ditava o desenvolvimento dos métodos de trabalho a ser cumprido rigidamente por seus executores, dando ênfase, exclusivamente, à forma de se fazer o trabalho e à forma final do produto.
A função da área de OSM era voltada para o desenvolvimento de um sistema "entre quatro paredes" para as várias unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia a implantação.
A prática mostrou inviável esta forma de atuação uma vez que:
Não havia comprometimento das unidades com o sistema implantado; o sistema era imposto "de cima para baixo" e, não raras vezes, deixado de lado depois de algum tempo; os empregados não se sentiam parte integrante da Empresa, uma vez que não eram ouvidos no desenvolvimento de sistemas que afetavam diretamente suas atividades; depois de implantado, verificava-se que o sistema não atendia ao usuário, cuja visão e conhecimento específico não eram levados em consideração; choque de poder entre as unidades, com a área de OSM sendo vista como impostora.
Na atualidade, analisa-se o homem como peça fundamental do processo, estuda-se o comportamento das funções e o comportamento do indivíduo.
Assim, as normas ou métodos de trabalho deixa de ser trilhos rígidos e passam a ser trilhas orientadoras. Abre-se espaço para a criatividade e para as metas desafiadoras, jogando-se com estes mecanismos motivacionais para o atingimento dos propósitos da Organização, aliado ao desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados.
Atualmente é considerado o ideal que os sistemas sejam desenvolvidos "pelas" várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do princípio sistêmico da área de Sistemas, Organização e Métodos.
Esta filosofia de atuação propicia, entre outros aspectos:
Melhor entrosamento entre as unidades organizacionais usuárias de um sistema; maior qualidade do sistema, pois os próprios usuários estarão
As atividades da área de OSM têm sofrido um enriquecimento importante, com o advento da filosofia sistêmica, de um lado, e a generalização da informática, de outro, passando a abranger até o estudo das informações estratégicas e táticas utilizadas pela Organização.
A variedade, maior ou menor, dos trabalhos desenvolvidos pela área de OSM, vai depender do porte da Empresa da complexidade do seu fluxo decisório do processo produtivo utilizado, do produto final que é comercializado e do tamanho do mercado que é atingido.
Deve ser ressaltado que, independente dessas variáveis, todo e qualquer estudo organizacional, não obstante a sua amplitude, deve ser visto de forma sistêmica, devendo-se analisar as influências e dependências dos outros sistemas, suas implicações na conjuntura da Empresa e seus reflexos gerais ante os recursos humanos, instalações e quaisquer outras alterações que mudem o contexto da Instituição.
Deixando essas variáveis em segundo plano, pode-se dizer que uma área de OSM desenvolve os trabalhos de:
1 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, bem como acompanhar a respectiva execução. Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades organizacionais. Divulgar, nos níveis competentes, os trabalhos desenvolvidos por OSM. Implantar, emitir e divulgar in loco os trabalhos desenvolvidos por OSM.
Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários.
2 - RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO
Definir a movimentação de documentos. Definir o fluxo de decisões dos sistemas. Elaborar e acompanhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas. Modificar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas. Atualizar as técnicas administrativas e dos sistemas de trabalho. Definir os formulários e demais instrumentos que acompanhem e complementem as soluções operacionais, administrativas , funcionais adotadas. Fazer pesquisas sobre evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas. Desenvolver internamente novas opções tecnológicas.
3 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
Estudar e definir os ciclos organizacionais. Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional. Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos.
4 - CONTROLE DE SISTEMAS
Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas. Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento. Avaliação de equipamentos, instrumentos e ferramentas à disposição.
5 - SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais contemplados. Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações transacionais. Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerenciais. Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio à decisão.
6 - CONSULTORIA EXTERNA
Acompanhamento e eventual participação nos contratos com consultores (ou analistas) externos. Controlar os serviços prestados por terceiros em sua área de atuação, qual seja OSM.
Nota-se uma tendência atual no sentido de, cada vez mais, enriquecer a função da área de OSM, que é compatível e acompanha a evolução e sofisticação do meio ambiente onde a empresa se insere.
Naturalmente, esta visão não é casuística. Ela é originária do enfoque sistêmico descrito anteriormente. POSICIONAMENTO DA ÁREA DE ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS NA ESTRUTURA DA EMPRESA
Competem à própria área de OSM em sua função de estruturação organizacional, indicar racionalmente qual a melhor posição, de acordo com os recursos disponíveis, as formas de atuação e o ambiente interno e externo.
Essas relações profissionais podem ser classificadas em três categorias:
Linha:
A área de OSM constituiria um departamento ou divisão ou diretoria como as demais, todos subordinados a um único diretor ou superintendente ou presidente.
Vantagens:
Possui o mesmo poder de negociação que todos os demais; estabelece cronogramas de trabalho de acordo com os recursos disponíveis.
Desvantagens: tendência a priorizar os "melhores" sistemas.
Assessoria:
A habilidade humana consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz.
Para os profissionais de OSM, esta habilidade é de grande importância, pois saber ouvir, observar e argumentar é necessário para a ação de influenciar terceiros, convencendo-os das vantagens de suas recomendações. Neste sentido deve estar apto também para treinar usuários, sabendo lidar com suas resistências.
Além destas características a criatividade é de suma importância na solução de problemas, que é uma função do analista de OSM.
A habilidade conceitual consiste na habilidade para compreender as complexidades da Empresa como um todo e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da estrutura organizacional da Empresa, promovendo ajustamentos necessários que são evidenciados através do levantamento e da análise de dados dos sistemas administrativos.
Se o emprego de uma metodologia imprópria pode comprometer os trabalhos de OSM, não menos prejuízos advirão da utilização inadequada de uma metodologia correta.
A maneira de utilizar as técnicas organizacionais, ou seja, a forma de se conduzir um trabalho é tão importante quanto a definição da metodologia e de seu respectivo instrumental. Assim sendo, para garantir seu sucesso, o Analista de OSM deve certificar-se da forma correta de dirigir seus trabalhos, observando alguns pressupostos básicos quanto ao seu comportamento e relacionamento com os demais órgãos da Empresa.
Em primeiro lugar o Analista deve aceitar e entender o fenômeno da sinergia. Os esforços do Analista e do Usuário serão mais eficazes se forem coordenados em função de um objetivo comum. O somatório das idéias de um e de outro fortalecerá qualquer projeto em desenvolvimento, além de criar um ambiente mais propício ao trabalho. Cabe, contudo, ao Analista de OSM saber captar as boas idéias advindas de seu Usuário e aceitá-las em sua forma integral ou não, abdicando de posições radicais em prol de um maior rendimento.
Em segundo lugar, o Analista de OSM deve dedicar um cuidado especial a seu relacionamento com o Usuário, despertando o interesse deste pelo trabalho, uma vez que o Usuário é o elemento mais importante em um trabalho de OSM, e, na maioria das vezes, conhecerá o assunto abordado de maneira mais técnica e profunda que o Analista.
Nesse acesso ao Usuário e a seus conhecimentos, em nenhuma hipótese o Analista pode permitir que se formassem bloqueios, resistências e barreiras de origem pessoal e que interfiram em seu trabalho. Ele deve conseguir gerar empatia e simpatia em seu Usuário, de forma a facilitar os entendimentos e ser bem.
Para atingir seus objetivos o Analista deve se preparar, introduzindo em sua bagagem técnica conhecimentos sobre Relações Humanas, Psicologia, bem como ter um gênio paciente e bem humorado, sem esquecer a perseverança e a garra profissionais necessárias para se levar um trabalho a bom termo. Em síntese, o Analista deve saber se posicionar no meio ambiente.
Estas são as ferramentas mais adequadas para o tratamento com seres humanos e que irão auxiliar o Analista a manter uma postura congruente perante os Usuários do seu trabalho.
O outro item que deverá merecer a atenção do Analista de OSM é a hierarquia existente em sua Empresa. O trabalho organizacional deve percorrer todos os níveis hierárquicos envolvidos, começando sempre nos escalões inferiores. Assim sendo, o Analista terá uma massa de informações cada vez mais sólida e consistente, à medida que acompanha a escala hierárquica, e economizará o tempo dos dirigentes. Além disso, com esta atitude o Analista irá sentir todos os problemas no próprio local de sua ação.
Quanto à bagagem teórica do Analista de OSM, é importante que ele conheça os aspectos técnicos básicos da matéria a ser abordada, antes mesmo de contatar o Usuário. Assim, ambos poderão conversar na mesma linguagem e terão um entrosamento maior.
Na maioria das empresas é comum um Analista de OSM encontrar certas barreiras na execução de seu trabalho.
Existe um desconhecimento generalizado do verdadeiro significado de OSM, bem como dos serviços e vantagens trazidos por esta atividade, o que logicamente acarreta maior dificuldade quanto à aceitação dos trabalhos de cunho organizacional.
Devido a estas dissonâncias, é aconselhável que em uma empresa toda a equipe de OSM esteja direcionada a criar nos demais órgãos uma mentalidade favorável aos seus trabalhos, provando os benefícios para a empresa e para os empregados em geral.
Podem-se apontar como maiores dificuldades no trabalho de OSM:
O órgão de OSM é tido como elemento normatizador, "fazedor de leis".
O ser humano, por sua própria natureza, é avesso a quaisquer normas ou regulamentos. Essa atitude é naturalmente desfavorável à receptividade de OSM numa Empresa. Contudo, é importante ressaltar que, se o órgão de OSM normatiza e até mesmo burocratiza os procedimentos funcionais, este trabalho será sempre feito dentro de parâmetros racionais, o que acarretará maiores vantagens e, principalmente, maior produtividade e eficiência do que um simples "laissez-faire".
O órgão de OSM é visto como um órgão que comete ingerência nos departamentos alheios.
