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Gustavo Yuho Endo; Maria Inês Prerslak;Vinicius Thomas Back; Claudio Antonio Rojo
R. Intelig. Compet. , São Paulo, v. 8, n. 1, p. 266-283, jan./mar. 2018. ISSN: 2236-210X
RESULTADOS OBTIDOS COM A IMPLANTAÇÃO DO BUSINESS
INTELLIGENCE: O CASO DA EMPRESA ALFA
Gustavo Yuho Endo^1 Maria Inês Prerslak^2 Vinicius Thomas Back^3 Claudio Antonio Rojo^4
RESUMO
O objetivo deste relato técnico-científico é apresentar os resultados obtidos com a implantação do business intelligence na Empresa Alfa. Para que o objetivo desta pesquisa fosse alcançado foi selecionado o relato técnico, pois, descreve experiências das organizações e é uma forma de descrever o processo prático realizado nas organizações. A escolha se deve pela geração de conhecimento por parte do pesquisador e a interação entre as instituições de ensino superior e as organizações. Os resultados obtidos foram que a organização necessitava de uma melhor forma de gerenciamento de suas informações para o processo de tomada de decisão e, com a implantação do business intelligence as informações da organização foram bem trabalhadas, sendo possível o acesso instantâneo as informações, melhorando assim a gestão e dando maior suporte as decisões dos gestores. Os principais resultados obtidos destacados neste relato técnico-científico foram no planejamento e controle da produção, na controladoria e na gestão de vendas e, apresenta-se ainda um projeto na logística da organização. Destaca-se também a satisfação do diretor executivo com os resultados obtidos com a implantação do business intelligence.
Palavras chave: Informação. Tomada de decisão. Business intelligence.
(^1) Professor da Universidade do Oeste Paulista (UNOESTE); Mestre em Administração pela Universidade Estadual do 2 Oeste do Paraná (UNIOESTE)Mestre em Administração pela Universidade Estadual do Oeste do Paraná (UNIOESTE), Administradora e^ –^ E-mail: gustavo_endo@yahoo.com.br 3 Empreendedora^ –^ mariapresrlak@gmail.com Mestre em Administração e Graduação em Administração pela Universidade Estadual do Oeste do Paraná(UNIOESTE) e Graduação em Gestão Comercial para UNICESUMAR – E-mail: vini_back@hotmail.com (^4) Professor do Mestrado Profissional em Administração (PPGA) e do Mestrado em Contabilidade (PPGC), Líder do Grupo de Pesquisas em Estratégia e Competitividade (GPEC) da Universidade Estadual do Oeste do Paraná(UNIOESTE) – E-mail: rojo_1970@hotmail.com
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1 INTRODUÇÃO
Em um ambiente competitivo as empresas buscam formas para melhorarem seu desempenho perante a concorrência, e uma das formas é a implantação de ferramentas que auxiliem na gestão das organizações e, como consequência, aperfeiçoarem seus processos internos para que possam gerar informações vitais para que seus gestores melhorem a capacidade de tomada decisões (LACERDA; SALIBA; SOARES, 2011). O aumento da competitividade dos mercados globalizados, fez surgir a necessidade do aumento da velocidade e da criação de informações, com a descoberta de novas tecnologias surgiram novos entorno comerciais, econômicos e humanos, e a rapidez com que essas tecnologias surgem pode afetar qualquer tipo de processo. A falha na distribuição e interpretação das informações acarretam em custos extras às empresas, assim como a lentidão e imprecisão das informações geradas, dificultando a tomada de decisão (OLMO, 2001). O acirramento da concorrência entre empresas de porte mundial é um dos fatores que alavancou o crescimento da globalização, fato que levou as empresas a procurarem novos mercados para manter e aumentar seus níveis de resultados. Com isso as empresas estão remodelando suas estruturas, deixando-as mais concisas e com menor hierarquização, essas alterações associadas com a educação corporativa e a gestão do conhecimento organizacional deve auxiliar a manutenção da competitividade organizacional (BRUZZESI, 2014). A globalização dos mercados fez aumentar a competitividade e exigiu com que as empresas buscassem novas estratégias e posicionamentos, demandando mudanças na forma com que as empresas gerenciam suas atividades, levando em consideração vários aspectos do ambiente em que ela está inserida, desde o desempenho de seus concorrentes, o comportamento dos consumidores, análise dos stakeholders , análise organizacional interna e a elaboração de projetos futuros (GATI, 2015). Uma das ferramentas que vem sendo explorada pelas organizações é o business
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maior for o número de informação de determinados fatores chaves da atuação no mercado em qual a empresa está inserida, maior será a possibilidade de acertar as metas e objetivos traçados, o mapeamento de dados facilita o destaque na disputa mercadológica, tornando-se um diferencial (ROJO, 2005). Para implementação de um planejamento estratégico dentro de uma empresa, é necessário que exista uma cultura organizacional que busque motivar e encorajar as habilidades dos indivíduos que compõem a estrutura da empresa, para que as habilidades de planejamento estratégico sejam desempenhadas em todos os níveis da organização, apenas com esse pensamento disseminado por todos os níveis da organização, o planejamento estratégico pode tornar-se um diferencial competitivo (KICH, 2015). Conhecer as variáveis críticas do setor em que a instituição está inserida auxilia a sustentar uma visão de futuro e a criação de cenários mais confiáveis para desenvolver estratégias a fim de enfrentar a concorrência, tornar a instituição mais competitiva e auxiliar os gestores na tomada de decisão (ROJO, 2005). Em geral, ferramentas de estratégia são utilizadas para dar suporte para as organizações enfrentarem a complexa demanda do mercado competitivo, auxiliando a montar uma estratégia competitiva, transformando as melhores práticas possíveis em know-how , facilitando a elaboração de estratégias mais efetivas, a disseminação do conhecimento dentro da instituição e servindo de base para tomada de decisão (STENFORS; TANNER, 2007). É necessário esse alinhamento com as informações para que as organizações alcancem um posicionamento estratégico e é necessário que as organizações tenham o gerenciamento de informações que a partir disso pode-se criar um modelo decisório que auxilie na visualização e o entendimento do que vem acontecendo com a organização (SILVA; TERRA, 2015). Para o auxilio do gerenciamento das informações existem softwares que auxiliam os gestores a melhorem suas tomadas de decisões, e são considerados como elementos chaves aos processos estratégicos das organizações (BERTOLINI et. al. ,
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2015). É aconselhável a utilização de software que possui a ferramenta business intelligence , sendo que essa ferramenta é indicada para a realização de coletas e organização dos dados para facilitar a manipulação (SILVA; TERRA, 2015). Na década de 1950 iniciaram-se os primeiros estudos e citações do termo sistema de business intelligence , posteriormente, na década de 1970 surgiram estudos que apontaram a importância de sistematizar o processo de inteligência competitiva, porém a definição atual de business intelligence como um sistema de coleta e análise de dados externos e internos, para servir de apoio ao processo de tomada de decisão, só começou a ser utilizada na década de 1980 (ARISTIZÁBAL, 2016). O sistema de business intelligence pode ser definido como um sistema que possui a finalidade de analisar dados e elementos para a elaboração de relatórios de dados que irão fornecer aos gestores e componentes de vários níveis da empresa informações importantes, em prazos adequados, de maneira simplificada de fácil entendimento, possibilitando sua aplicação para o auxílio na tomada de decisão (ELBASHIR; COLLIER; DAVERN, 2008). Com a utilização da ferramenta business intelligence o gestor terá uma ampla visão de seu negócio e também com a utilização da ferramenta os dados são coletados e o gestor terá informações de qualidade para sua tomada de decisão, e o uso adequado da ferramenta pode trazer benefícios para as organizações facilitando o acesso as informações e com isso proporcionar alternativas no momento da tomada de decisão (SILVA; TERRA, 2015). Algumas das ferramentas mais importantes para utilização do business intelligence são a Data Warehouse que emite respostas rápidas para que sejam utilizadas na tomada de decisão, ferramentas de Query & Reporting servem para extração de informações de médio ou alto detalhamento, Online Analytical Processing que permite a análise de dados por diversas dimensões para avaliação do desempenho dos negócios, Data Mining que utiliza modelos matemáticos para buscar por padrões ocultos em meio aos dados, e é empregado para prever comportamentos e tendências futuras, monitoramento de desempenho como dashboards escorecards que fornecem
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âmbito social, da interação com pessoas, como no comunicacional, sendo uma pesquisa conjunta a uma intervenção, visando a descrição dos problemas e da criação de estratégias ou ações para solucionar esses problemas de determinados grupos (MACKE, 2006), esses grupos podem ser formados por uma gama de indivíduos, ou atividades de grupo, à margem de instituições ou coletividades, não tratando apenas da psicologia individual, e também, não é adequada ao tratamento macrossocial (THIOLLENT, 2011). Para que o objetivo desta pesquisa fosse alcançado foi selecionado o relato técnico-científico, pois, descreve experiências das organizações e é uma forma de descrever o processo prático realizado nas organizações (BIANCOLINO et. al. , 2012; ROJO; WALTER, 2014). A escolha se deve também pela geração de conhecimento por parte do pesquisador e a interação das instituições de ensino superior (IES) com as organizações (WALKER et. al. , 2008). Para que a pesquisa obtivesse fidedignidade foi realizada uma entrevista com o diretor executivo da Empresa Alfa, no dia 26 de outubro de 2015 às 13h30. A entrevista foi gravada, com consentimento do entrevistado na qual gerou 23 minutos e 13 segundos e, foi transcrita de forma integral para melhor analisar o conteúdo.
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS
Nesta seção será apresentada a descrição do entrevistado, descrição da empresa, descrição do problema, descrição da intervenção, descrição do software , descrição da implantação do business intelligence e os resultados obtidos com a implantação do business intelligence.
4.1 Descrição do Entrevistado
Para maior fidedignidade nas informações, nesta seção será apresentada uma breve descrição do executivo que concedeu a entrevista para colaboração desta
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pesquisa. O entrevistado é Diretor Executivo e Sócio da Empresa Alfa, formado em Administração. Possui MBA em Gestão Executiva e Mestrado em Engenharia de Produção. Além de ser Diretor Executivo e Sócio e estar na empresa há 18 anos, atualmente é professor de cursos de pós-graduação lato sensu.
4.2 Descrição da Empresa
Nesta seção é apresentada a descrição da Empresa Alfa, que foi fundada em 1990 e, em 2015 completou 25 anos. Iniciou-se na cidade de Maravilha em Santa Catarina e depois começou a se expandir no estado e no Paraná e Rio Grande do Sul. No Quadro 1, apresentam-se os locais que a Empresa Alfa possui filiais.
Quadro 1 - Filiais da Empresa Alfa. Estado Cidade Unidade Produtiva Truck Center
Santa Catarina
Maravilha X Videira X Chapecó X Concórdia X
Paraná
Toledo X Guarapuava X Marechal Cândido Rondon X Cascavel X
Rio Grande do Sul
Gravataí X Caxias do Sul X Lajeado X Total 5 6 Fonte : Elaborado pelos Autores (2015)
Conforme demonstrado na Tabela 1, a Empresa Alfa possui 5 unidades produtivas na Região Sul do Brasil e nessas unidade produtivas são os locais em que ocorrem as reformas de pneus. A Empresa Alfa possui também 6 truck centers na
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de acordo com o diretor executivo, com uma decisão pode-se mudar o rumo dos negócios rapidamente principalmente em ambientes competitivos.
4.4 Descrição da Intervenção
Visto a dificuldade encontrada pela Empresa Alfa em relação à obtenção de informações de forma precisa e ágil para tomada de decisão, a diretoria da Empresa Alfa se reuniu com consultores de uma empresa terceirizada que já prestavam serviços para a Empresa Alfa e expôs sua necessidade de melhorar a gestão das informações. Diante da situação apresentada pela diretoria, os consultores apresentaram o business intelligence. Apresentada a ferramenta, a Diretoria entendeu que a mesma atenderia a necessidade da Empresa Alfa. Assim, a proposta de intervenção foi a implantação do business intelligence na Empresa, visto que a mesma já possuía um Enterprise Resource Planning (ERP), que segundo Lacerda, Saliba e Soares (2011), deve estar relacionado aos processos de negócio da empresa. Com isso, O ERP ajudaria no momento da implantação do business intelligence , cuja escolha foi considerando que a gestão passaria a ter informações em tempo real, atendendo assim a necessidade da Empresa Alfa.
4.5 Descrição do Software
Os consultores, além de sugeriram a implantação do business intelligence , sugeriram também o software QlikView que é um tipo de software de business intelligence que é orientada ao usuário, que auxilia na tomada de decisões a partir das fontes diversas de conhecimento, dados, pessoas e ambiente. Esse software fornece informações e análises focadas precisamente nos problemas de negócios que as pessoas estão tentando resolver. As características do software foram de encontro com as
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necessidades da Empresa Alfa em pesquisa sobre software de business intelligence. Como resultado da análise, a Empresa Alfa verificou que é um dos melhores softwares que existe no mercado. Com a indicação do software , primeiramente a Empresa Alfa adquiriu uma licença gratuita para teste e verificação se atenderia suas necessidades. Após a realização dos testes, a Empresa Alfa adquiriu na época da implantação, em 2010, mais cinco licenças, investimento na época em torno de 15 mil dólares.
4.6 Descrição da Implantação do Business Intelligence
Após os consultores apresentarem o business intelligence e sendo aceito pela direção da Empresa Alfa, adentra-se ao processo de implantação do business intelligence na empresa. Chamou atenção a preocupação que o diretor executivo teve com a etapa da implantação do business intelligence , sendo como uma etapa importante, pois algumas empresas acabam ignoram a etapa da implantação e, como consequência, um conjunto de possibilidade e benefícios do sistema pode ser subaproveitado (LACERDA; SALIBA; SOARES, 2011). Inicialmente a grande dificuldade da implantação foi alinhar as informações do ERP com o business intelligence de acordo com as necessidades da direção da Empresa Alfa. Essa fase de integração do ERP e business intelligence é importante para que se obtenham informações de qualidade e é justificável essa preocupação, uma vez que as informações sendo de baixa qualidade, consequentemente, pode gerar custos internos adicionais e evidenciar baixo controle das informações (BARBIERI, 2011). Após a realização da integração do ERP com o business intelligence , partiu-se para a etapa da validação das informações, verificação se as informações fornecidas pelo business intelligence eram realmente confiáveis, o que foi feito pelo próprio diretor executivo por conhecer o histórico e feeling do negócio. A próxima etapa da implantação do business intelligence foi a construção dos
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saber o que teria para reformar no dia seguinte, quando os veículos da Empresa Alfa chegassem com os pneus e esses veículos normalmente chegavam à empresa no final do dia. Com a implantação do business intelligence , toda a equipe de vendas possuía smartphone integrado com o business intelligence e, conforme ocorria a coleta de pneus, automaticamente já aparecia na tela do business intelligence do gerente da produção a quantidade de pneus que teria para ser reformado no dia de seguinte. Com as informações em tempo real, o gerente da produção já podia antecipar o planejamento de produção para o dia seguinte, não sendo mais necessário ficar aguardando até o final do dia para saber o que teria para reformar no dia seguinte. Ou seja, com a implantação do business intelligence , o gerente de produção pode melhorar sua programação e a otimização dos processos e das pessoas. O diretor executivo destaca também a implantação de business intelligence no orçamento das unidades da Empresa Alfa, o que ocorria antes da implantação do business intelligence. Era necessário esperar realizar o fechamento do mês para verificar os gastos ocorridos e se estourou o orçamento do mês. Os gestores só ficavam sabendo dessas informações no fechamento do mês. Com o business intelligence foi desenvolvido um painel ( dashboard ) com os orçamentos, onde constava o quanto que cada gestor poderia gastar durante o mês, além da informação de quanto cada gestor já havia gastado no referente mês. Após a implantação do business intelligence no orçamento, os gestores das áreas, antes de autorizar a liberação de algum valor, consultam o business intelligence e verificam como está a situação do departamento no mês. Dependendo da saúde do seu orçamento, o gestor autoriza ou não o gasto. Essa implantação é algo recente na Empresa Alfa, faz aproximadamente quatro meses que ocorreu essa implantação e após isso, os orçamentos das unidades da empresa não haviam sido extrapolados em nenhum mês. Mais uma melhoria obtida com a implantação do business intelligence , foi em relação à gestão de vendas da Empresa Alfa. Conforme citado anteriormente, os vendedores da empresa possuíam smartphones integrados com o sistema de business intelligence. As equipes de vendas possuíam metas que deviam ser cumpridas durante o
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mês. A partir disso solicitou-se o desenvolvimento de um painel ( dashboard ) em qual constasse uma coluna com a meta de vendas das equipes e em outra coluna com o que já havia sido vendido, ou seja, o cruzamento entre a meta e realizado. Com isso, os gestores acompanhavam o andamento das vendas e o cumprimento da meta mensal. Com o business intelligence na gestão de vendas, foi possível também analisar melhor o mercado, avaliando preços médios, volume de vendas e históricos de vendas. De acordo com o diretor executivo, já está previsto um novo projeto de business intelligence , que será implantada na logística da organização. Atualmente a empresa possui uma frota de 100 veículos que realizam toda a logística da empresa. O projeto é integrar o business intelligence com o sistema de rastreamento de veículos da empresa e, com isso, ser possível visualizar pelo painel ( dashboard ) os locais onde os veículos se encontram, melhorando assim a segurança dos veículos e sendo possível o acompanhamento das entregas e coletas de pneus em tempo real. Diante disso, é possível verificar a importância que a implantação do business intelligence teve para a Empresa Alfa. Houve melhora e agilidade nas informações e, consequentemente, melhora nas tomadas de decisões. Os resultados estão sendo bastante satisfatórias para a empresa. Segundo o entrevistado, há empresas que atuam no mesmo segmento, que não são concorrentes diretos da Empresa Alfa, que realizam visitas na empresa para poder conhecer essa ferramenta. Por fim, no próximo tópico serão apresentadas as considerações finais do estudo, juntamente com propostas para trabalhos futuros.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Entende-se que objetivo proposto foi alcançado. Foram apresentados diversos resultados obtidos com a implantação do business intelligence na Empresa Alfa, em qual a organização necessitava de uma melhor forma de gerenciamento de suas informações para auxiliar na tomada de decisão e, com a implantação do business intelligence as informações da organização foram mais bem trabalhadas e com acesso
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instant access to the information, thus improving the management and giving greater support to the decisions of the managers. The main results obtained in this technical- scientific report were in the planning and control of production, in the control and Sales management, and a Project is presented in the logistics of the organization. The Executive Director’s satisfaction with the results obtained with the implementation of business intelligence is also highlighted.
Key-word: Information. Decision making. Business intelligence.
REFERÊNCIAS
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