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/ JOÃO JOSÉ VIANA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Um Enfoque Prático SÃO PAULO EDITORA ATLAS S.A. - 2006 te e mm F 28] - BIBLIOTECA € 1999 by EDITORA ATLAS S.A. 1. ed. 2000; 6: reimpressão 2006 AQUISIÇÃO cai = Capa: Aldo Catelli Composição: Style Up Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Viana, João José Administração de materiais : um enfoque prático / João José Viana. — 2. ed. - 6º reimpressão - São Paulo : Atlas, 2006. Bibliografia. ISBN 85-224-2395-4 1. Administração de materiais 1. Título. 99-3468 CDD-658.7 Índice para catálogo sistemático: 1. Administração de materiais 658.7 TODOS OS DIREITOS RESERVADOS - É proibida a reprodução total ou parcial, de qualquer forma ou por qualquer meio. A violação dos direitos de autor (Lei nº 9.610/98) é crime estabelecido pelo artigo 184 do Código Penal. Depósito legal na Biblioteca Nacional conforme Decreto nº 1.825, de 20 de dezembro de 1907. Impresso no Brasil/Printed in Brazil Apresentação, 25 Prefácio, 27 SUMÁRIO h A Agradecimentos, 29 Homenagem, 33 Introdução, 35 1 A AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS, 37 1 Conceitos práticos de administração, 37 1.1 Os dez mandamentos da boa administração, 38 1.2 As empresas e seus recursos, 39 1.3 As empresas e a administração de materiais, 39 1.4 O administrador de materiais, 40 1.5 Procedimentos fundamentais de administração de materiais, 40 1.5.1 Cadastramento, 42 1.5.2 Gestão, 42 1.5.3 Compras, 42 1.5.4 Recebimento, 43 1.5.5 Almoxarifado, 43 1.5.6 Inventário físico, 43 2 Estrutura organizacional, 43 8 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 3 Evolução e mudanças significativas na área de administração de materiais, 45 3.1 A logística e a administração de materiais, 45 3.2 Técnicas de administração japonesas, 47 3.3 Código de barras, 48 3.4 Informática, 49 4 Principais desafios do administrador de materiais na empresa atual, 49 4.1 Problema da manutenção do estoque, 49 4.2 O que futuro nos espera, 50 2 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS, 51 1 Conceituação, 51 2 Atributos para classificação de materiais, 52 2.1 Abrangência, 52 2.2 Flexibilidade, 52 2.3 Praticidade, 52 3 Tipos de classificação, 52 3.1 Por tipo de demanda, 52 3.1.1 Materiais de estoque, 52 3.1.2 Materiais não de estoque, 55 3.2 Materiais críticos, 56 3.3 Perecibilidade, 58 3.4 Periculosidade, 59 3.5 Possibilidade de fazer ou comprar, 60 3.6 Tipos de estocagem, 60 3.7 Dificuldade de aquisição, 60 3.8 Mercado fornecedor, 61 4 Metodologia de cálculo da curva ABC, 64 4.1 Técnica de montagem da curva ABC, 66 4.1.1 Tabela mestra para construção da curva ABC, 67 4.1.2 Cálculo da percentagem sobre o valor acumulado, 67 4.1.3 Construção do gráfico, 68 4.1.4 Resumo de percentuais, 69 4.1.5 Faixa de valores, 69 4.1.6 Interpretação, 70 5 Questões e exercícios, 71 10 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 3.3 Chambre Syndicale de la Sidérurgie Française (CSSF), 98 3.3.1 Materiais normalizados, 98 3.3.2 Materiais específicos, 98 4 Aplicação prática — montagem de um plano de codificação, 103 5 Questões e exercícios, 106 5 FUNDAMENTOS DO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES, 107 1 Considerações iniciais, 107 2 Definições importantes, 109 2.1 Estoque, 109 2.2 Consumo, 110 2.2.1 Consumo regular, 110 2.2.2 Consumo irregular, 111 2.2.3 Consumo sazonal, 112 23 Demanda, 112 24 Previsão da demanda, 112 3 Inclusão de itens no estoque, 112 3.1 Informações do usuário, 114 3.2 Atribuições do gerenciamento, 114 Solicitação de materiais não de estoque, 114 Razões para a existência dos estoques, 115 Natureza dos estoques, 116 Fundamentos da gestão, 117 7.1 Política de gerenciamento de estoques, 118 7.2 Análise do comportamento de consumo, 118 7.3 Modelos de gerenciamento de estoques, 120 8 Formação dos estoques, 121 8.1 Influências internas, 121 8.2 Influências externas, 122 9 Acompanhamento de consumo por meio do sistema de cotas, 122 10 | Materiais sujeitos a recondicionamento, 124 10.1 Sistema de recondicionamento, 125 10.2 Variáveis do sistema de recondicionamento, 129 10.2.1 Materiais similares, 129 10.2.2 Recondicionamento parcial, 129 10.2.3 Sucatamento do material, 129 10.2.4 Sucata nobre, 130 11 Obsolescência e alienação de materiais inservíveis, 130 11.1 Experiência da Cosipa no beneficiamento de materiais, 131 Jows 12 13 14 SUMÁRIO 11.2 Natureza dos materiais a alienar, 131 11.2.1 Material excedente, 131 11.2.2 Material obsoleto, 132 11.2.3 Material sucatado, 132 11.2.4 Material inservível, 132 11.3 O processo de alienação, 132 11.3.1 Alienação de materiais em estoque, 136 11.3.2 Alienação de bens patrimoniais, 136 11.3.3 Alienação de materiais fora do estoque, 137 Controles nas atividades de administração de materiais, 137 12.1 Índices de avaliação na gestão, 138 12.2 Índices de avaliação em compras, 138 12.3 Índices de avaliação na armazenagem, 139 Custos nas atividades de administração de materiais, 139 13.1 Custo de comprar, 141 13.2 Custo de armazenar, 142 13.3 Custo total, 143 Questões e exercicios, 143 SISTEMAS DE GESTÃO DE ESTOQUES, 144 1 2 Considerações iniciais, 144 Problemática da formação de estoques, 145 2.1 Demanda, 147 22 Processo de obtenção do material, 147 2.3 Processo de decisão, 148 2.4 Tempo de obtenção do material, 148 Parâmetros e modelos matemáticos de ressuprimento, 149 3.1 EM- Estoque máximo, 149 3.2 ES - Estoque de segurança, 150 3.3 K- Fator de segurança, 151 3.4 ER- Estoque real, 151 3.5 EV- Estoque virtual, 152 3.6 EC - Estoque de cobertura, 152 3.7 NR- Nível de reposição, 152 3.8 TR- Tempo de ressuprimento, 155 3.9 PR-Ponto de ruptura, 156 3.10 IC- Intervalo de cobertura, 156 3.11 QC - Quantidade a comprar, 157 3.11.1 Pedido inicial, 157 1 8 SUMÁRIO 5.2 Compra em emergência, 179 Como comprar, 180 6.1 Por meio de concorrências repetitivas, 181 6.1.1 Inconstantes, 181 6.1.2 Constantes, 181 6.2 Por meio de contratos de longo prazo, 181 6.2.1 Vantagens, 181 6.2.2 Desenvolvimento, 182 6.2.3 Resultados obtidos pela Cosipa em contratações de longo prazo, 183 Regulamento de compras da empresa — manual de compras, 184 7.1 Prefácio, 185 7.2 Cadastro de fornecedores, 185 7.3 Autoridade de compras, 185 7.4 Concorrência, 186 7.5 Dispensa de concorrência, 186 7.6 Relações com fornecedores, 186 7.7 Propostas, 186 7.8 Avaliação das propostas, 187 7.9 Formas de contratação, 187 7.10 Reajuste, 187 7.11 Penalidades, 188 Questões e exercícios, 188 8 CADASTRO DE FORNECEDORES, 189 1 2 Considerações iniciais, 189 Critérios de cadastramento, 191 2.1 Critérios políticos, 191 2.2 Critérios técnicos, 191 2.3 Critérios legais, 192 Procedimentos para cadastramento, 192 3.1 Fase inicial - análise preliminar, 192 3.1.1 Análise social, 193 3.1.2 Análise econômico-financeira, 193 3.1.3 Análise técnica preliminar, 193 3.2 Fase final - análise complementar, 193 3.2.1 Análise jurídica, 194 3.2.2 Análise técnica conclusiva, 194 Aprovação do cadastro, 196 13 14 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS a 9 Classificação de fornecedores, 196 Seleção de fornecedores para a concorrência, 197 Avaliação de fornecedores, 197 7.1 Desempenho comercial, 197 7.2 Cumprimento dos prazos de entrega, 198 7.3 Qualidade do produto, 198 7.4 Desempenho do produto em serviço, 198 A experiência da Companhia do Metropolitano de São Paulo — Metrô — na qualificação técnica de fornecedores, 200 8.1 Nível de aplicação, 200 8.2 Pontuação, 201 8.3 Planilha de avaliação, 201 8.4 Metodologia para a tabulação da planilha de avaliação, 201 8.4.1 Organização geral, 201 8.4.2 Recursos humanos, 203 8.4.3 Engenharia do produto, 203 8.4.4 Engenharia industrial, 204 8.4.5 Matéria-prima, 205 8.4.6 Armazenagem, manuseio e expedição, 205 8.4.7 Produção, 206 8.4.8 Organização do controle de qualidade, 206 8.4.9 Planejamento do controle de qualidade, 207 8.4.10 Aferição dos instrumentos de inspeção, 207 8.4.11 Seleção e controle de fornecedores e subcontratados, 208 8.4.12 Inspeção de amostras e peças iniciais de produção, 209 8.4.13 Inspeção na fabricação, 209 8.4.14 Inspeção final, 210 8.4.15 Materiais discrepantes, 210 8.4.16 Confiabilidade no produto final, 211 8.5 Resultado final, 211 Questões e exercícios, 211 9 CONCORRÊNCIA, 212 1 2 Considerações iniciais, 212 Modalidades de coleta de preços, 213 2.1 Coleta de preços normal, 213 2.2 Coleta de preços em emergência, 213 2.3 Coleta de preços para contratação mediante autorização de fornecimento, 213 16 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 5 4.2.1 Atuação Preventiva, 245 4.2.2 Atuação curativa, 246 4.2.3 Procedimentos especiais, 246 Questões e exercícios, 247 11 COMPRAS NO SERVIÇO PÚBLICO, 248 1 Considerações iniciais, 248 11 Pesquisa por objeto, 249 1.2 Pesquisa por data de entrada, 250 1.3 Pesquisa por data de entrega do edital, 250 1.4 Pesquisa por número de controle, 250 15 Pesquisa genérica, 250 Licitação — aspectos importantes, 250 21 Conceito, 250 2.2 Finalidade, 251 2.3 Princípios, 251 Objeto da licitação — aspectos importantes, 252 3.1 Definição, 252 3.2 Obra, 253 3.3 Serviço, 253 3.4 Compra, 254 Modalidades de licitação — aspectos importantes, 254 41 Concorrência, 254 4.2 Tomada de preços, 255 4.3 Convite, 255 Limites de valor para licitação, 255 Edital de licitação, 256 6.1 Documentação necessária para cadastramento, 256 6.1.1 Habilitação jurídica, 256 6.1.2 Qualificação técnica, 256 6.1.3 Qualificação econômico- financeira, 257 6.1.4 Regularidade fiscal, 257 6.2 Preâmbulo, 257 6.3 Exemplos de edital, 258 6.3.1 Modelo de edital da Sabesp, 259 6.3.2 Modelo de Edital da Comissão Nacional de Energia Nuclear, 266 Questões e exercícios, 270 SUMÁRIO 12 NOÇÕES BÁSICAS DE ALMOXARIFADO, 271 Histórico, 271 Conceituação, 272 Eficiência do almoxarifado, 273 Organização do almoxarifado, 273 4.1 Controle, 275 42 Recebimento, 275 4.3 Armazenagem, 277 44 Distribuição, 278 4.5 Documentos utilizados, 278 Perfil do almoxarife, 280 Questões e exercícios, 280 13 1 2 3 4 5 6 RECEBIMENTO, 281 1 2 Conceituação, 281 Nota fiscal, 284 2.1 Fatura, 284 2.2 Duplicata, 284 2.3 Nota fiscal fatura, 285 2.4 Transportador/volumes transportados, 285 2.5 Dados adicionais, 285 2.6 Canhoto da Nota Fiscal, 286 Entrada de materiais, 286 3.1 Na portaria da empresa, 286 3.11 Cadastramento dos dados de recepção, 287 3.2 No almoxarifado, 287 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.24 Exame de avarias e conferência de volumes, 288 Recusa do recebimento, 288 Liberação do transportador, 289 Descarga, 289 Conferência quantitativa, 289 Conferência qualitativa, 294 5.1 Modalidades de inspeção de materiais, 295 5.2 Roteiro segiiencial de inspeção, 295 5.21 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 Documentos para inspeção, 295 Seleção do tipo de inspeção, 296 Preparação do material para inspeção, 297 Análise visual, 297 Análise dimensional, 297 17 a Lao ao 15 10 1 12 13 14 15 sumário 19 8.3 Outros tipos de estrutura porta-palete, 334 8.3.1 Driveiin, 335 8.3.2 Drive-trough, 336 8.3.3 Armazenagem dinâmica, 336 8.3.4 Push back, 338 8.4 Armazenagem pelo sistema flow rack, 340 8.5 Estrutura cantilever, 342 Acessórios para armazenagem, 343 Equipamentos para manuseio de materiais, 345 Técnicas de conservação de materiais armazenados, 347 11.1 Conceitos, 348 11.2 Desenvolvimento de critérios, 348 11.3 A experiência da Cosipa em preservação, 351 Esquema de localização, 352 12.1 Esquema de localização da Companhia Siderúrgica Nacional (CSN), 356 Atendimento às requisições de material, 357 13.1 Tipos de requisição de material, 359 13.2 Controle de cotas por usuário, 359 Controle físico dos estoques, 359 Questões e exercícios, 362 DISTRIBUIÇÃO, 363 1 ron Objetivos, 363 1.1 Natureza dos produtos a transportar, 363 1.2 Origem dos recursos de transporte, 364 Características de transporte, 364 Seleção da modalidade de transporte, 366 Estrutura para a distribuição, 366 Transporte de produtos perigosos, 368 5.1 Classificação, 369 5.2 Identificação das unidades de transporte, 370 5.2.1 Rótulos de risco, 370 5.2.2 Números de risco, 371 Contrato de transporte, 371 A experiência da Cosipa na distribuição interna de materiais, 376 7.1 Considerações iniciais, 376 7.2 Evolução do sistema de distribuição de materiais, 376 7.3 Fundamentos do sistema trator x carreta, 377 20 — ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 8 74 Programação, 379 7.5 Resultados obtidos, 380 Questões e exercícios, 380 16 INVENTÁRIO FÍSICO, 381 17 1 2 vaum Conceituação, 381 Origem das divergências nos estoques, 382 2.1 Procedimentos, 382 2.2 Recebimento, 382 2.3 Localização, 383 2.4 Conferência de embarque, 383 Épocas indicadas para o inventário, 383 Inventário rotativo, 384 4.1 Inventário automático, 384 4.2 Inventário programado, 384 4.3 Inventário a pedido, 385 Metodologia para realização do inventário, 385 Avaliação e controle, 388 A experiência da Acesita em inventário, 392 Questões e exercícios, 393 VENDA DE MATERIAIS ALIENADOS, 394 QUA o Considerações iniciais, 394 Modalidades de venda, 394 Procedimentos para venda em leilão, 396 Considerações históricas. Origens do leilão, 397 Organização do leilão, 398 Determinação dos preços mínimos, 398 6.1 Sucata ferrosa, 398 6.2 Sucata nobre, 398 6.3 Materiais sucatados diversos, 400 6.4 Materiais usados diversos, 400 6.5 Materiais sem uso, 400 6.6 Materiais em estado precário, 400 6.7 Materiais de pouco valor, 401 Formação dos lotes, 401 Contratação de leiloeiro, 401 Atribuições do leiloeiro, 402 10 Condições do leilão, 402 22 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 4.2 4.3 44 Gráficos comparativos e estatísticos, 416 4.21 4.2.2 423 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 Estoques/consumos, 416 Estoques/vendas, 417 Estoques/produção, 418 Estoques/capital social, 419 Evolução percentual anual, 420 Índice de atraso médio de compras vencidas, 421 Índice de entregas de compras no prazo, 422 Relatórios gerenciais, 422 4.31 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 4.3.8 4.3.9 Nível de atendimento, 422 Disposição dos materiais cadastrados, 423 Disposição de materiais com cota de consumo, 424 Tempo médio de compra de materiais, 425 Resumo quantitativo de compras pendentes, 425 Avaliação da carteira de recondicionamento, 426 Avaliação dos tempos de processamento de recebimento de materiais, 427 Avaliação de recebimentos pendentes não processados, 427 Avaliação da movimentação de materiais no almoxarifado, 427 4.3.10 Avaliação do inventário, 428 Relatórios operacionais, 428 441 4.4.2 44.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 44.7 4.4.8 4.4.9 Materiais de consumo irregular para análise, 428 Materiais de consumo regular sem movimentação, 429 Materiais com excesso de estoque, 429 Anormalidades de consumo de cotas de materiais, 429 Demonstrativo de cotas e consumo de materiais por usuário, 430 Liberação de cotas canceladas, 430 Carteira de recondicionamento, 430 Recebimentos de material com demanda não atendida, 430 Estocagem temporária por requisitante, 431 4.4.10 Compras em andamento, 431 4.4.11 Autorizações de fornecimento emitidas, 432 44.12 Materiais para ativação, 432 4.4.13 Recebimento de compras não aprovadas, 433 4.4.14 Materiais pendentes de regularização, 433 4.4.15 Acompanhamento de notas fiscais a liberar, 433 sumário 23 4.4.16 Pendências de regularização com pagamentos prestes a vencer, 434 4.4.17 Localização de materiais no almoxarifado, 434 4.4.18 Situação do estoque, 435 4.4.19 Requisições de material ainda não atendidas pelo almoxarifado, 435 4.4.20 Requisições de material efetuadas em emergência, 436 4.4.21 Requisições de material prejudicadas e canceladas por emergência, 436 44.22 Devoluções ainda não regularizadas pelo almoxarifado, 436 44.23 Devoluções de material ao fornecedor, 437 4.4.24 Inventário, 437 5 A Internet e a administração de materiais, 437 51 5.2 Conclusão, 441 Bibliografia, 443 O estoque zero, 438 5.1.1 A empresa Netflores, 438 5.1.2 A empresa Booknet, 438 A cotação eletrônica, 438 5.2.1 A empresa Volkswagen, 438 
