Solicitus de incapacidades medicas, Esquemas y mapas conceptuales de Derecho Laboral

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SOLICITUD DE INFORMACIÓN A LAS

ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD

SOBRE LAS INCAPACIDADES DE ORIGEN

COMÚN POR ENFERMEDAD GENERAL,

INCLUIDAS LAS DERIVADAS DEL

DIAGNOSTICO CONFIRMADO POR

CORONAVIRUS COVID

PERIODO SOLICITADO AÑO 2021

Dirección de Regulación de Beneficios, Costos y

Tarifas del Aseguramiento en Salud

Bogotá, diciembre de 2020

TABLA DE CONTENIDO

• 1. PROPÓSITO
• 2. ALCANCE
• 3. NORMATIVA
• 4. INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN
• 4.1. Información enviada por las EPS al Ministerio
• 4.1.1. Estructura y especificación del nombre de los archivos.
• 4.1.2. Contenido del archivo
• 4.1.2.1. Registro tipo 1 – Registro de control.
• período 4.1.2.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle de incapacidades pagadas durante el
• 4.2. Características de los archivos planos
• 4.5. Grupo de Calidades

1. PROPÓSITO

Con el propósito de realizar el estudio de las de incapacidades asociadas a enfermedades

generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por coronavirus

COVID19, el Ministerio por medio de las Direcciones de Financiamiento Sectorial y

Dirección Regulación de Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento solicitan

información a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás EOC del Régimen

Contributivo y las del Régimen subsidiado que operan movilidad.

2. ALCANCE

Objetivo general

Determinar la necesidad de recursos económicos adicionales a las Entidades Promotoras

de Salud (EPS) y demás EOC, por concepto de incapacidades asociadas a enfermedades

generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por coronavirus

COVID19.

3. NORMATIVA

La Ley 100 de 1993^1 , creó el sistema de seguridad social integral definido como el conjunto

de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para

gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y

programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral

de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad

económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar

individual y la integración de la comunidad.

En el Libro Segundo, esta Ley contiene el Sistema General de Seguridad Social en Salud -

SGSSS, que contempla el modelo de aseguramiento mediante el cual a través de las EPS

el Estado brinda dos tipos de prestaciones a sus afiliados, a saber: i) asistencial, que

consiste en la prestación a la población de los regímenes contributivo y subsidiado, a través

de las EPS y su red de instituciones prestadoras de servicios de salud, de las coberturas

de un Plan Obligatorio de Salud, garantizado con un valor per cápita o Unidad de Pago por

Capitación – UPC, fijado anualmente por el organismo competente, que se financia con los

(^1) “Por el cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones”

aportes de los cotizantes y con los de las cajas de compensación familiar y otros de carácter

público, de acuerdo con el régimen de afiliación^2 ; ii) prestaciones económicas a los afiliados

cotizantes del régimen contributivo, el SGSSS reconoce y paga por medio de las EPS

incapacidades temporales por enfermedad general (riesgo común) y licencias de

maternidad y paternidad, que se financian con los recursos de la seguridad social en salud

que ingresan por los aportes de los afiliados al régimen contributivo^3.

Del contexto anterior se entiende que las EPS del régimen contributivo, de una parte,

prestan servicios asistenciales con cargo a los recursos que financian la UPC (aportes de

los afiliados) y de otra, pagan las prestaciones económicas con recursos que, si bien

provienen de la misma fuente, esto es, de la cotización, constituyen una asignación especial

diferente a la que el SGSSS les reconoce por concepto de UPC para la prestación del Plan

de Beneficios en Salud y su administración.

La actividad regulatoria del Ministerio de Salud y Protección Social en el marco de las

prestaciones asistenciales y económicas, se ejerce en uso de las competencias otorgadas

por el artículo 2º del Decreto 4107 de 2011, numeral 36, adicionado por el artículo 2º del

Decreto 2562 de 2012, para “definir el régimen que deberán aplicar las EPS para el

reconocimiento y pago de las incapacidades originadas en enfermedad general o en las

licencias de maternidad, según las normas del Régimen Contributivo”.

De tales prestaciones económicas, la licencia de maternidad se paga a través de las EPS,

según el fondeo hecho por la persona beneficiaria de la misma, cada vez que se origina un

derecho y va con cargo con recursos de la cotización del régimen contributivo, hoy de

manejo de la Administradora de los Recursos de la Seguridad Social en salud – ADRES^4.

La prestación económica de incapacidad por enfermedad general también se paga con los

recursos de la cotización al régimen contributivo, en el porcentaje que define el Ministerio

de Salud y Protección Social; se gira mensualmente a la EPS, independientemente de su

causación o no en el período, por lo que corresponde a la EPS hacer la reserva

correspondiente de modo que se preserve la garantía estatal de esta contingencia.

El manejo y la distribución responsable de los recursos destinados a la seguridad social en

salud reviste gran importancia en términos de impacto fiscal, máxime en lo relativo a la

prestación económica de incapacidad por enfermedad general o de origen común, que

cobra mayor relevancia por el amparo que la Ley 1753 de 2015 ha extendido a los titulares

(^2) De conformidad con el parágrafo del artículo 7º de la Ley 1122 de 2007 al cual remite el parágrafo del artículo 2º del Decreto 2562 de 2012, l as decisiones referidas al régimen contributivo deberán consultar el equilibrio financiero del sistema, de acuerdo con las proyecciones de sostenibilidad de mediano y largo plazo, y las referidas al régimen subsidiado, en cualquier caso, serán compatibles con el Marco Fiscal de Mediano Plazo. (^3) Las prestaciones económicas se reconocen sobre aportes sobre ingresos diferentes a los derivados de una pensión. (^4) La ADRES fue creada por el artículo 67 de la ley 1753 de 2015 para administrar los recursos definidos en el artículo 67 ib., conforme la aplicación específica allí consignada. (Decretos 1429 y 1432 de 2016)

Tabla 1 Normatividad aplicable al reconocimiento y pago de incapacidades de origen

común por enfermedad general a los afiliados del régimen contributivo y subsidiado

con movilidad al contributivo.

Norma Tema o asunto

Decreto 4107 de 2011 Presidencia Por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social. Decreto 2562 de 2012 Presidencia Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social, se crea una Comisión Asesora y se dictan otras disposiciones. Resolución 4480 de 2012 de Minsalud Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) del Plan Obligatorio de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado para el año 2013 y se dictan otras disposiciones Resolución 5522 de 2013 Minsalud Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) del Plan Obligatorio de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado para el año 2014 y se dictan otras disposiciones Resolución 5925 de 2014 Minsalud Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) del Plan Obligatorio de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado para el año 2015 y se dictan otras disposiciones. Resolución 5593 de 2015 Minsalud Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) para la cobertura del Plan obligatorio de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado para la vigencia 2016 y se dictan otras disposiciones. Decreto 780 de 2016 Presidencia Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social. Artículo 2.5.3.4.4 Mecanismos de pago aplicables a la compra de servicios de salud. Artículo 2.1.3.5 Documentos de identificación para efectuar la afiliación y reportar las novedades Resolución 6408 de 2016 Minsalud Por la cual se modifica el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la Unidad de Pago por Capitación (UPC) Resolución 6411 de 2016 Minsalud Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación - UPC para la cobertura del Plan de Beneficios en Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado en la vigencia 2017 y se dictan otras disposiciones Resolución 5268 de 2017 Minsalud Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación - UPC para el Plan de Beneficios en Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado para la vigencia 2018 y se dictan otras disposiciones Decreto 1333 de 2018 Presidencia Por el cual se sustituye el Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016, se reglamenta las incapacidades superiores a 540 días y se dictan otras disposiciones

Norma Tema o asunto

Resolución 5858 de 2018 Minsalud Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación - UPC para el Plan de Beneficios en Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado para la vigencia 2019 y se dictan otras disposiciones Resolución 3513 de 2019 Minsalud Por la cual se fijan los recursos de la Unidad de Pago por Capitación - UPC para financiar los servicios y tecnologías de salud, de los Regímenes Contributivo y Subsidiado para la vigencia 2020 y se dictan otras disposiciones Decreto Legislativo 538 de 2020 Presidencia Por el cual se adoptan medidas en el sector salud, para contener y mitigar la pandemia de COVID-19 y garantizar la prestación de los servicios de salud, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica. Resolución 741 de 20 20 Minsalud Por la cual se establece el reporte de información de las de incapacidades de origen común por enfermedad general incluidas las derivadas del diagnóstico confirmado por coronavirus COVID19. Fuente: Ministerio de Salud y Protección Social

Componente del Nombre de Archivo Valores Permitidos o Formato Descripción Longitud Fija Requerido Tipo de identificación de la entidad reportadora

NI

Tipo de identificación de la entidad que reporta de información: NI.

2 SI

Número de identificación de la entidad que reporta

Número de Identificación Tributaria (NIT) de la entidad que envía el archivo, sin dígito de verificación. Se debe utilizar el carácter CERO de relleno a la izquierda si se requiere para completar la longitud del campo. Ejemplo 000999999999.

12 SI

Consecutivo del número del archivo enviado

C

Corresponde al consecutivo del número de archivo que envía la entidad reporta, es decir 01, 02 en adelante hasta 99 Si envía un solo archivo debe colocar “01”. Si son varios colocar el consecutivo para cada uno.

3 SI

Extensión del archivo .TXT^ Extensión del archivo plano.^4 SI NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud Información de incapacidades expedidas de origen común, de los afiliados a salud de la vigencia 2021 IEG215HIEN AAAAMMDDNI999999999999C99.txt 39

4.1.2. Contenido del archivo

El archivo con la información está compuesto por único registro de control (Registro tipo 1)

utilizado para identificar la entidad fuente de información y varios tipos de registros de

detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contiene la totalidad de las incapacidades

de la vigencia 2021, así:

Registro Descripción Reporte Tipo 1 Registro de control Obligatorio Tipo 2 Registro de detalle de Información de incapacidades expedidas por origen común de los afiliados a salud Obligatorio 4.1.2.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

N

o. Nombre del Campo Longitud^ Máxima del Campo Tipo Valores Permitidos Requerid o 0 Tipo de registro 1 N 1: valor que significa que el registro es de control SI 1 Tipo de identificación de la entidad que reporta 2 A Tipo de identificación de la entidad que reporta la información: NI

SI

2 Número de identificación de la entidad que reporta 12 N Número de NIT de la entidad que reporta sin digito de verificación

SI

3 Código de la entidad que reporta 6 A Código asignado por la entidad competente a cada tipo de entidad

SI

4 Fecha inicial del período reportado 10 F En formato AAAA-MM-DD. Corresponde a la fecha de inicio del período de información reportada, corresponde a la de expedición de la incapacidad.

SI

5 Fecha final del período de la información reportada 10 F En formato AAAA-MM-DD. Corresponde a la fecha de final del período de información reportada y a la fecha de corte del nombre del archivo, corresponde a la de expedición de la incapacidad.

SI

6 Número total de registros de detalle contenidos en el archivo 10 N Debe corresponder a la cantidad de registros de detalle contenidos en el archivo enviado. Si existen varios tipos de registro de detalle será la suma de todos los registros

SI

4.1.2.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle de incapacidades pagadas

durante el período

Mediante el registro Tipo 2, las entidades reportan el detalle de la información de las

incapacidades pagadas durante el período reportado.

No. Nombre del Campo Longitud Máxima del^ Campo Tipo Valores Permitidos Requerido 7 Fecha de nacimiento de la persona con incapacidad 10 F Formato AAAA-MM-DD. No se permiten fechas anteriores a 1900- 01 - 01

SI

Sexo de la persona con incapacidad 1 A M: Mujer H: Hombre

SI

9 Tipo de cotizante 2 N Ver la tabla de referencia TRVTipoCotizante en web.sispro.gov.co donde encontrará los valores permitidos

SI

10 Régimen de afiliación 1 T Régimen de afiliación de la persona a quien le expidieron la incapacidad. C=Contributivo E=Especial P=Excepción S=Subsidiado Ver tabla de referencia TipoRegimenCSPE en web.sispro.gov.co donde encontrará los valores permitidos

NO

Código municipio - departamento

5 A

Corresponde al lugar de residencia de la persona a la que se le emitió una incapacidad. Tabla División Político- Administrativa de Colombia DIVIPOLA del DANE. Los dos (2) primeros dígitos corresponden al departamento y los tres (3) siguientes al municipio Ver la tabla de referencia Municipio en web.sispro.gov.co donde encontrará los valores permitidos

SI

12 Origen de incapacidad 1 N De acuerdo con el tipo de origen, toma estos valores: 1: Común , aplica solo para EPS 2: Laboral, aplica solo para ARL

NO

13 Diagnóstico principal 4 A Corresponde al diagnóstico principal, es decir, la enfermedad o afección diagnosticada al final del proceso de atención de la salud como la causante de la incapacidad Ver las tablas de referencia CIE10 o EnfermedadHuerfana en web.sispro.gov.co donde encontrará los valores válidos

SI

14 Fecha^ del^ accidente^ de trabajo o fecha en la que se 10 F En formato AAAA-MM-DD^ NO

No. Nombre del Campo Longitud Máxima del^ Campo Tipo Valores Permitidos Requerido realizó el diagnóstico de la enfermedad laboral No es obligatorio para EPS 15 Fecha de inicio de la incapacidad

10 F

En formato AAAA-MM-DD. Corresponde al día 1 de la incapacidad. En ningún caso esta fecha podrá ser posterior a la fecha de terminación de la incapacidad.

SI

Fecha final de la incapacidad

10 F

En formato AAAA-MM-DD. Fecha mayor o igual a la fecha de inicio de la incapacidad. Corresponde al último día de la incapacidad. Tenga en cuenta que la fecha final debe ser mayor o igual a la fecha inicial.

SI

17 Prórroga 1 N Debe corresponder con los siguientes valores: 0: NO 1: SI

SI

Días acumulados con la prórroga

4 N

Número de días acumulados de la incapacidad por diagnóstico principal Aplica si el campo “Prórroga” tiene un 1: SI

SI

19 Estado de la incapacidad 1 A Debe corresponder con los siguientes valores:

1. Pagada. Incapacidades que fueron pagadas por la EPS a la fecha de reporte
2. Glosada. Incapacidades con objeciones a la fecha del corte
3. En trámite. Incapacidades que fueron reconocidas, pero no han sido pagadas a la fecha de reporte, en los términos del artículo 2.2.3.1 del Decreto 780 de 2016
4. Asumida por el aportante. Solo aplica para incapacidades de 1 y 2 días
5. No reconocidas. Corresponde a incapacidades derivadas de los eventos señalados en el artículo 2.2.13.4 del Decreto 780 de 2016

SI

No. Nombre del Campo Longitud Máxima del^ Campo Tipo Valores Permitidos Requerido CC: Cédula de Ciudadanía CD: Carnet diplomático CE: Cédula de Extranjería NI: Nit PA: Pasaporte PE: Permiso Especial de Permanencia SC: Salvoconducto TI: Tarjeta de Identidad 27 Número de documento de identificación del empleador 17 A Número de identificación del empleador

SI

Tipo de documento de identificación del médico que emite la incapacidad

2 A

Debe corresponder con los siguientes valores: CC: Cédula de Ciudadanía CD: Carnet diplomático CE: Cédula de Extranjería NI: Nit PA: Pasaporte PE: Permiso Especial de Permanencia SC: Salvoconducto TI: Tarjeta de Identidad

SI

Número de documento de identificación del médico que emite la incapacidad

16 A

Número de identificación sin digito de verificación

SI

30 Tipo de pago 1 N Si el estado de la incapacidad es 1, pagada, indicar el tipo de pago: 1: Proceso normal. 2: Orden judicial o tutela. 0: No aplica: El estado de incapacidad es 2, 3, 4 o 5:

SI

Número de autorización de la incapacidad

15 A

Corresponde al número interno con el que la EPS autoriza la incapacidad reportada. 32 Indicador del registro de la incapacidad

1 A

Identifica si la incapacidad es igual, se actualizó o es nueva. I: Igual A: Actualizado N: Nuevo

SI

Fuente: Ministerio de Salud y Protección Social

ACLARACIONES PARA ALGUNOS CAMPOS

Campo Tipo de Identificación de la persona que recibió la prestación económica

Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el

cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía.

Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con el Pasaporte,

y para los residentes o con permiso de permanencia, es decir, no turistas, se deben

identificar con la cédula de extranjería.

Campo Número de Identificación de la persona que recibió la prestación económica

Las longitudes máximas según el tipo de documento:

CC = 10 posiciones CE = 6 posiciones PA = 16 posiciones TI = 11 posiciones CD = 10 posiciones

4.2. Características de los archivos planos

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes:

A-Alfanumérico N-Numérico, D-decimal, F-Fecha, T-Texto con caracteres especiales

b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI,

con extensión .txt

c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras

MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.

d. El separador de campos debe ser pipe (|;) y debe ser usado exclusivamente para este

fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial

pipe (|).

e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que

no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y

reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el

dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3.

f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter

especial.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente

Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación,

así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa

el estado de la recepción a la entidad que reporta.

• Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se

realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa a la

entidad que reporta el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea

exitosa.

Mesa de ayuda.

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de

datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene

dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

https://www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el

siguiente enlace:

https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Las inquietudes relacionadas con la solicitud de información pueden realizarse a la cuenta

de correo: estudiosuficiencia@minsalud.gov.co

Tratamiento de la información.

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán

responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos

relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley

Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del capítulo 25 del Título 2 del Libro 2

de la parte 2 del Decreto 1074 del 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o

sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad,

confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales

tiene acceso.

Seguridad de la información.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben

enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su

confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe

usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la

entidad competente.

4.4. Periodos de reporte y plazos

El reporte de información corresponderá a las incapacidades asociadas a enfermedades

generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por coronavirus

COVID19, expedidas durante el periodo 1 de enero al 31 de diciembre 2021. El reporte

se debe hacer de forma mensual así:

Periodo de la información reportada Periodo de recepción del archivo Fecha Inicial Fecha Final y Fecha de Corte Fecha inicial Fecha final 2021 - 01 - 01 2021 - 01 - 31 Febrero 22 de 2021 Febrero 26 de 2021 2021 - 02 - 01 2021 - 02 - 28 Marzo 24 de 2021 Marzo 31 de 2021 2021 - 03 - 01 2021 - 03 - 31 Abril 23 de 2021 Abril 30 de 2021 2021 - 04 - 01 2021 - 04 - 30 Mayo 24 de 202 1 Mayo 31 de 202 1 2021 - 05 - 01 2021 - 05 - 31 Junio 23 de 202 1 Junio 30 de 202 1 2021 - 06 - 01 2021 - 06 - 30 Julio 24 de 202 1 Julio 31 de 202 1 2021 - 07 - 01 2021 - 07 - 31 Agosto 24 de 202 1 Agosto 31 de 202 1 2021 - 08 - 01 2021 - 08 - 31 Septiembre 23 de 202 1 Septiembre 30 de 202 1 2021 - 09 - 01 2021 - 09 - 30 Octubre 23 de 202 1 Octubre 30 de 202 1 2021 - 10 - 01 2021 - 10 - 31 Noviembre 23 de 202 1 Noviembre 30 de 202 1 2021 - 11 - 01 2021 - 11 - 30 Diciembre 24 de 202 1 Diciembre 31 de 202 1 2021 - 12 - 01 2021 - 12 - 31 Enero 24 de 202 2 Enero 31 de 202 2