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SISTEMAS DE REGISTRO
Un sistema de registro contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos propiamente contables como financieros. Gracias a esto es posible entender la situación económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día.
Normalmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que permiten que cualquier persona de la empresa pueda entender la información que en ellos se contiene, si bien quizá no es posible que todas las personas que van a tenerlo en sus manos vayan a entender todos los conceptos contables, pero la idea es que si se puedan ver de manera clara y concisa cual es la situación financiera de la misma. Así pues, por lo general, en un sistema contable encontramos los siguientes elementos:
Actividad financiera: consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la empresa. Como recordaréis hemos dicho que la contabilidad consiste en convertir la actividad diaria en dinero para poder entender cuál es su situación, debiéndose registrar en los libros de contabilidad.
Orden de la información: es muy importante establecer un orden de la información que va llegando a la empresa. pensando que si no se establece un orden coherente será imposible clasificar todos los movimientos contables. Es por eso, que existe la figura del libro diario, donde cada día se apuntan las entradas de dinero, mercancías, de primeras materias, etc. para después ordenarlo todo en el libro mayor para conocer a final de año cual ha sido el balance de la empresa. Además, es fundamental crear un sistema de numeración de las facturas, ya sea para conocer por ejemplo si están o no sujetas a IVA, o si son clientes de dudoso cobro o anticipos a cuenta de productos que vamos a tener que pagar más tarde. Se trate de la operación que se trate, los sistemas contables las ordenan y le asignan un valor monetario. Existe, además, un resumen de toda la información para que sea sencillo comprenderla para las personas que posteriormente deberán trabajar con ella.
los sistemas de registro de contabilidad deben tener una serie de características básicas para que estén bien formulados:
Comprensibles: Los sistemas contables deben ser comprensibles, como hemos ido reiterando, no solo debes ser comprensible para contables expertos sino para cualquier persona de la empresa que necesite apoyarse en él para cualquier proyecto que quiera emprender.
Útiles: Interrelacionado con el punto anterior, nos encontramos con la necesidad de que estos sistemas sean útiles. Como ya sabréis ahora, es fundamental que
mediante los mismos conozcamos de forma rápida y eficaz la situación de la empresa.
Fiables: Es fundamental que los datos con los que se elaboran los sistemas contables sean fiables y contengan información veraz, para que los responsables de la toma de decisiones de las empresas puedan basarlas en los mismos sin miedo a estar trabajando con información falsa.
5.1 SISTEMA DE REGISTRO DE MERCANCÍAS
El Sistema de registro de Mercancía ya que tal registro depende la existencia de la utilidad o pérdida en ventas.
Para el registro de operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- Capacidad económica del negocio.
- Volumen de operaciones.
- Claridad en el registro. Los procedimientos para registrar mercancías son 3:
- Mercancías Generales.
- Método Analítico o pormenorizado.
- Método Perpetuo.
Los factores que intervienen para manejar las mercancías son: Giro de la empresa.
- Magnitud de la empresa.
- Número de empleados.
- Número de clientes y proveedores.
- Patrimonio (capital).
5.1.1 SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS
El sistema de inventarios perpetuos, es un método para el control de compra y venta de mercancías, que nos va a permitir un adecuado manejo de las compras y ventas de mercancías y que se observa claramente el registro de las mismas.
Las cuentas del sistema de inventarios perpetuos son: almacén, ventas y costo de venta.
En la cuenta de almacén, se va a cargar por las compras de mercancías, gastos que se originen de la compra, por el inventario inicial, por la devolución a precio de costo y se va abonar por la devolución sobre compras, por un descuento sobre compras y es de saldo deudor. En la cuenta de ventas, se va a abonar por las ventas de mercancías, y se va a cargar por la devolución sobre venta, por un
términos monetarios. Se presentarán 4 métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas:
Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario están individualmente identificadas.
Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en inglés FIFO): los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.
Últimas entradas primeras salidas (UEPS) (en inglés LIFO): El método UEPS para calcular el costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este método no debe costearse un material a un precio diferente sino hasta que la partida más reciente de artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en almacén una nueva partida, automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas.
Costo Promedio: Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio unitario de los artículos.
5.3 BALANZA DE COMPROBACIÓN
Es un documento por medio del cual se comprueba que los asientos del Libro Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor.
Se puede decir que el Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente.
PARTES DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN:
Encabezamiento: Comprender el nombre de la empresa, la denominación del documento y la fecha.
Contenido: Es la relación o lista de cuentas del Mayor Principal con sus respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos.
5.4 CATÁLOGO DE CUENTAS
El catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.
CONCEPTO DE CATALOGO. - Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas”.
