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Gestión de Documentos Electrónicos y Expedientes Judiciales, Guías, Proyectos, Investigaciones de Gestión Tributaria
Este documento proporciona un protocolo detallado para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente judicial. Abarca desde la recepción de documentos hasta la creación y organización de archivos electrónicos, incluyendo lineamientos para la firma electrónica y la gestión de anexos masivos. El protocolo busca garantizar la integridad, disponibilidad y accesibilidad de la información judicial en el ámbito digital.
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
2024/2025
1 / 60
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Calle 12 No. 7 - 65 Conmutador - 5 658500 www.ramajudicial.gov.co Registro de versiones Versión No. Fecha de versión Descripción de la versión 02 18 - 02 - 2021 Actualización del documento
Tabla de contenido
- 1 Introducción...................................................................................................................
- 2 Referentes normativos y técnicos..................................................................................
- 3 Objetivo
- 4 Ámbito de aplicación y alcance
- 5 Niveles de responsabilidad............................................................................................
- 6 Definiciones................................................................................................................. - expediente 7 Lineamientos para la gestión de documentos electrónicos y conformación del
- 7.1 Producción de los documentos - 7.1.1 Recepción de documentos - 7.1.2 Creación o generación de documentos....................................................... - 7.1.3 Digitalización de documentos físicos
- 7.2 Conformación del expediente - 7.2.1 Pautas específicas para la conformación del expediente - 7.2.2 Pautas generales para la conformación del expediente
- 7.3 Identificación......................................................................................................
- 7.4 Integridad de los expedientes - 7.4.1 Foliado de documentos electrónicos - 7.4.2 Indice electrónico del expediente judicial
- 7.5 Almacenamiento, acceso y consulta
- 7.6 Cierre, retención y disposición final de los expedientes
- judiciales 8 Anexo No.1 Series y subseries documentales para la clasificación de los expedientes
- 9 Anexo No.2 Guía para guardar correos electrónicos en formato PDF
- 10 Anexo No.3 Guía para la digitalización de documentos
- 11 Anexo No.4 Formato de índice electrónico - carpetas a través de OneDrive 12 Anexo No.5 Protocolo de creación de carpetas, cargue y compartición de archivos y
y las comunicaciones, de preferencia institucionales, buscando optimizar los canales de acceso, consulta y publicidad de la información. Artículo 22. Aplicativos de recepción de tutelas y hábeas corpus y de firma electrónica. Mientras dure la suspensión de términos, así como cuando ésta se levante, el envío de acciones de tutela y hábeas corpus seguirá haciéndose de manera electrónica. Para las firmas de los actos, providencias y decisiones se atenderá lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 491 de 2020 o las demás disposiciones que regulen el particular. Los servidores judiciales con condición de firmante institucional en la Rama Judicial harán uso de los mecanismos y herramientas de firma disponibles. Artículo 27. Cuentas institucionales de correo electrónico. Cada uno de los despachos judiciales, secretarías, oficinas de apoyo, centros de servicios y demás dependencias y usuarios que así lo requieran, tienen la responsabilidad de usar la cuenta de correo electrónico institucional como herramienta tecnológica para el desarrollo de sus funciones. Artículo 28. Uso de medios tecnológicos en las actuaciones judiciales. Los jueces y magistrados utilizarán preferencialmente los medios tecnológicos para todas las actuaciones, comunicaciones, notificaciones, audiencias y diligencias, y permitirán a las partes, abogados, terceros e intervinientes actuar en los procesos mediante los medios tecnológicos disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades presenciales innecesarias. (…) Sin perjuicio del tipo de soporte documental de las distintas piezas procesales, será necesario mantener la integridad y unicidad del expediente, para lo cual se hará uso de las herramientas institucionales de almacenamiento disponibles”. Parágrafo 1. Antes del 1 de julio, El CENDOJ elaborará un protocolo estándar con las reglas, requerimientos, herramientas y responsabilidades para asegurar la descarga, almacenamiento, conformación, integridad, archivo, acceso, consulta y disponibilidad del expediente, teniendo en cuenta la diversidad de los tipos de soporte documental, en el marco de las políticas de gestión documental”. Artículo 33. Plan de digitalización. El Consejo Superior de la Judicatura, a través de a Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y del Centro de Documentación Judicial - CENDOJ-, diseñará el Plan de Digitalización de la Rama Judicial, estableciendo la priorización, lineamientos, criterios, responsables y, en general, condiciones de operativización de la digitalización, en el marco de la política e instrumentos de gestión documental.
“ Sin perjuicio del tipo de soporte
documental de las distintas piezas
procesales, será necesario mantener la
integridad y unicidad del expediente,
para lo cual se hará uso de las
herramientas institucionales de
almacenamiento disponibles”
Parágrafo. El Consejo Superior de la Judicatura, a través del CENDOJ, fijará los lineamientos funcionales generales de digitalización y control documental, acordes con las políticas de gestión documental institucionales y lo establecido en instrumentos técnicos como las tablas de retención documental. En este sentido, para asegurar la disponibilidad y oportunidad en el acceos a la información en los nuevos soportes de producción de los documentos, y ante la prevalencia de las TIC en los trámites judiciales, es necesario que la entidad se apoye en herramientas tecnológicas y se establezcan un conjunto de reglas y estándares para la adecuada producción, gestión, unidad y conservación de los documentos electrónicos, que incluye el proceso de digitalización (escaneo) de documentos o expedientes. Todo lo anterior como soporte y evidencia de la actividad judicial, desarrollada con el apoyo de tecnologías de la información y las comunicaciones, en el marco de las políticas institucionales de gestión documental y teniendo en cuenta la disponibilidad de herramientas actuales en la Rama Judicial y las posibilidades de incorporación de nuevas utilidades y funcionalidades, en el marco de la transformación digital de la Justicia. Así, mediante la Circular PCSJC20-27 del 21 de julio de 2020 del Consejo Superior de la Judicatura, se expidió la primera versión del Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente. Igualmente, mediante la Circular PCSJC20-32 del 22 de septiembre de 2020 del Consejo Superior de la Judicatura, se comunicó el Plan de Digitalización de Expedientes de la Rama Judicial 2020-2022 aprobado por el Consejo Superior de la Judicatura, en cumplimiento del Artículo 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 del 5 de junio de 2020, plan que incluye la Fase 1 de gestión interna a través de los recursos internos de la Rama Judicial y, la Fase 2 de gestión contratada con apoyo externo. A través del Acuerdo PCSJA20-11646 del 21 de octubre de 2020, fueron distribuidos los recursos a nivel nacional para el desarrollo de la fase 2 del Plan de Digitalización de Expedientes, con vigencias futuras 2021 y 2022 y la adquisición del servicio centralizado de Gestor Documental y Repositorio de Expedientes para todos los despachos judiciales del nivel nacional. Finalmente, vale la pena resaltar que por medio del Acuerdo PCSJA20-11631 del 22 de septiembre de 2020, el Consejo Superior de la Judicatura adoptó el Plan Estratégico de Transformación Digital de la Rama Judicial - PETD 2021- 2025, dentro del cual se contempla el programa de Expediente Electrónico y el proyecto complementario que incluye la digitalización de expedientes, como actividad de transición hacia la consolidación del expediente electrónico en la Rama Judicial.
Decreto 1287 de 2020, por el cual se reglamenta el Decreto 491 de 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia sanitaria. Disponible en: https://sidn.ramajudicial.gov.co/SIDN/NORMATIVA/TEXTOS_COMPLETOS/5_DECRETOS/DECR ETOS%202020/Decreto%201287%20de%202020.pdf Acuerdo PCSJA17- 1 0784, por el cual se establecen las políticas generales de gestión documental y archivo para la Rama Judicial y se dictan reglas para asegurar su implementación. Disponible en: https://www.ramajudicial.gov.co/documents/3196516/27884715/PCSJA17-10784.pdf/e9459c4f- ab93- 4642 - b8e9-02d6615ab4c Acuerdo PCSJA19-11314, por el cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Rama Judicial. Disponible en: https://www.ramajudicial.gov.co/documents/3196516/26794805/PCSJA19-11314.pdf/75621536- 80c1-4efa-813c-7ad9ee123b Modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos (MOREQ) de la Rama Judicial (Anexo Acuerdo PCSJA19-11314). Disponible en: https://www.ramajudicial.gov.co/documents/3196516/26794803/2.+MOREQ+Rama+Judicial.pdf/ 0edcaa-793a-4dcd-82df-67e302d05b Acuerdo PCSJA20-11567, por el cual se adoptan medidas para el levantamiento de los términos judiciales y se dictan otras disposiciones por motivos de salubridad pública y fuerza mayor. Disponible en: https://www.ramajudicial.gov.co/documents/36754668/39585801/ACU_CSDJ_11567.pdf/c9e002b0- c3ff-4db3-a7eb-4fc1e230f Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación de Colombia. Disponible en: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publica cionees/DocumentoOficialV1_GuiaDocumentoYExpedienteElectronico26_ENE%202018_v3.pdf Acuerdo PCSJA20-11631 Plan estratégico de transformación digital PETD 2021 – 2025. Disponible en: https://actosadministrativos.ramajudicial.gov.co/GetFile.ashx?url=%7e%2fApp_Data%2fUpload%2f PCSJA20-11631.pdf Circular PCSJC20-27, primera versión del Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente. Disponible en: https://actosadministrativos.ramajudicial.gov.co/GetFile.ashx?url=%7E%2FApp_Data%2FUpload% 2FPCSJC20-27.pdf Circular PCSJ20-32 de 2020 Plan de digitalización de expedientes de la Rama Judicial 2020 - 2022. Disponible en: https://www.ramajudicial.gov.co/documents/2302002/49086153/PCSJC20-32.pdf/32ec4e22-a82f- 4331 - 967e-188f1b248d7d
Circular DEAJC20-81 de 2020 Modelo operativo y de gestión del Plan de digitalización de expedientes.
3 Objetivo
Establecer parámetros y estándares técnicos y funcionales, a cumplir por parte de funcionarios y empleados de los despachos judiciales, para la producción, gestión y tratamiento estandarizado de los documentos y expedientes híbridos y electrónicos, con el fin de contribuir a garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad durante su ciclo de vida, en el marco de las medidas adoptadas por la propagación del COVID- 19 , la prospectiva de la transformación digital de la Justicia y las políticas institucionales de gestión documental. En este contexto, se incluyen además de los niveles de responsabilidad, los lineamientos técnicos y funcionales mínimos a cumplir en la digitalización de documentos y expedientes en soporte papel, que son aplicables a:
- Las actividades de digitalización de expedientes, sus documentos y contenidos, por parte de los despachos y dependencias judiciales o agentes externos de apoyo, que se contraten.
- La gestión y conformación de los expedientes, documentos y contenidos, durante su ciclo de vida.
4 Ámbito de aplicación y alcance
El Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente está dirigido a todos los servidores judiciales que desarrollan actividades de producción o generación, recepción, gestión, trámite y organización de documentos judiciales en soporte electrónico, en las diferentes jurisdicciones, áreas de atención y niveles de la Rama Judicial, así como a responsables de sistemas de información o desarrolladores de aplicaciones institucionales de gestión documental.
“ Brindar parámetros y estándares
técnicos y funcionales, a funcionarios
y empleados de los despachos
judiciales, para la producción,
gestión y tratamiento estandarizado
de los documentos y expedientes
híbridos y electrónicos”
• DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL – UNIDAD DE
INFORMATICA. Suministro, mantenimiento y monitoreo de la infraestructura tecnológica de comunicaciones y almacenamiento (repositorios de información) para los documentos electrónicos en sus diferentes formatos Administración de los aplicativos web de firma electrónica, de recepción de tutelas y hábeas corpus y gestor documental. Soporte técnico de la Página Web de la Rama Judicial. Coordinador operativo del plan de digitalización de expedientes de la Rama Judicial, a través del Grupo de Gestión de Proyectos Especiales. Implementación de políticas y controles de seguridad de la información. Generación de mecanismos de registro y mantenimiento de datos de usuarios de consulta de documentos y contenidos de los expedientes electrónicos que se conformen a partir de la digitalización.
- CONSEJOS Y DIRECCIONES SECCIONALES. Verificación y seguimiento al cumplimiento de los protocolos para la gestión de los documentos y del desarrollo del plan de digitalización de expedientes en cada seccional. Los ingenieros seccionales prestarán el apoyo técnico que requieran los servidores judiciales para el cumplimiento del presente protocolo, bajo la orientación de los directores seccionales de administración judicial, en el marco de las políticas y lineamientos expedidos por el nivel central.
- FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS JUDICIALES. Cumplimiento de la reglamentación, protocolos, estándares y lineamientos expedidos por el Consejo Superior de la Judicatura para la gestión de documentos y expedientes en sus diferentes formatos. Uso responsable de las herramientas tecnológicas existentes o que se implementen a futuro, para la producción, gestión, trámite, organización y conservación de los documentos judiciales en soporte electrónico.
6 Definiciones
Características o atributos de un documento electrónico de archivo:
- Autenticidad: Que puede demostrar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el tiempo que se ha afirmado.
- Integridad: Que se encuentra completo y sin alteraciones.
- Fiabilidad: Que refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades u operaciones.
- Disponibilidad: Que se puede localizar, recuperar, presentar e interpretar. Digitalización: Proceso mediante el cual se realiza la transformación de un documento tangible (físico o análogo) a datos digitales, con el propósito de que dichos datos digitales puedan ser accedidos, manipulados y aprovechados para diferentes fines a través de equipos de cómputo (computadores, dispositivos móviles, entre otros. Documento Digitalizado: Consiste en una representación digital, obtenida a partir de un documento registrado en un medio o soporte físico (como el papel), mediante un proceso de digitalización (escaneo). Es uno de los mecanismos de producción de documentos electrónicos. La digitalización de documentos de ninguna manera implica la eliminación o “destrucción” física de los originales, ni la modificación de los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental. Documento Electrónico: Se define como la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. La definición de documento electrónico es equivalente a la de mensaje de datos, establecida en el literal a. del artículo 2° Ley 527 de 1999 “ Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales”. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
archivar documentos con fines de preservación, pues contiene todos los elementos necesarios para reproducir el contenido tal como se generó, independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para su producción, almacenamiento y reproducción. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Las series y subseries documentales para cada tipo de despacho judicial, se encuentran registradas en las Tablas de Retención Documental aprobadas en el año 2019, y disponibles en el siguiente enlace: https://www.ramajudicial.gov.co/web/centro-de- documentacion-judicial/tablas-de-retencion-documental Estos son algunos ejemplos: Serie Subserie Acciones Constitucionales Acciones de Hábeas Corpus Acciones de Tutela Expedientes de Procesos Judiciales Expedientes de Procesos Judiciales Laborales Expedientes de Procesos Judiciales de Familia Expedientes de Procesos Judiciales Civiles de Mayor Cuantía Expedientes de Procesos Judiciales Penales Ley 600 de 2000 El listado completo de Series y Subseries se muestra en el ANEXO 1 SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES. Tabla de retención documental: Listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
7 Lineamientos para la gestión de
documentos electrónicos y
conformación del expediente
Para la gestión de los documentos electrónicos en sus diferentes etapas, los servidores judiciales deben atender los siguientes lineamientos:
7.1 Producción de los documentos
Los documentos que van a conformar el expediente judicial electrónico, se pueden obtener o producir por las siguientes vías: ➢ Recepción de documentos ➢ Creación o generación de documentos ➢ Digitalización de documentos físicos
7.1.1 Recepción de documentos
Se hace a través de los canales oficiales de comunicación para la recepción de documentos y actuaciones provenientes de las partes, abogados, terceros e intervinientes en los procesos, establecidos y que a futuro establezca el Consejo Superior de la Judicatura. De conformidad con el Artículo 26 del Acuerdo 11567, en el marco de las medidas por la emergencia COVID, los consejos seccionales de la judicatura en coordinación con las direcciones seccionales de administración judicial, deben definir, expedir y comunicar los medios y canales electrónicos institucionales disponibles para, entre otras finalidades, realizar la recepción de documentos por parte de los despachos judiciales, secretarías, oficinas de apoyo, centros de servicios y demás dependencias. Por ejemplo, para el trámite de las tutelas y hábeas corpus se estableció el aplicativo Web “ Recepción de Tutela y Hábeas Corpus En Línea ” (Circular PCSJC20-20) que redirige a correos institucionales para la recepción de la documentación. En general, salvo casos particulares, la recepción de demandas, memoriales y comunicaciones, se realiza por medio de la cuenta de correo electrónico institucional de dependencias y despachos
Tipo de contenido Formato Estándar Extensión Texto PDF .pdf Imagen JPG JPEG JPEG TIFF .jpeg, .jpg, .jpe .jpg2, .tiff Audio MP WAVE .mp 3 , .wav Video MPEG- 1 MPEG- 2 MPEG- 4 .mpg, mp1, .mp2, .mp3, .m1v, .m1a, .m2a, .mpa, .mpv, .mp4, .mpeg, .m4v El archivo PDF del correo y cada archivo anexo al mismo se deben incorporar en la carpeta electrónica que corresponda y se registran individualmente en su índice electrónico (en la columna de “observaciones” del índice se debe indicar que se trata de archivo anexo del correo electrónico de fecha AAAA-MM-DD). Los correos electrónicos recibidos con sus anexos deben conservarse en la cuenta de correo electrónico institucional del despacho hasta la culminación del proceso o la definición del repositorio documental de la fase 2 del plan de digitalización. 7.1.1.1 Anexos masivos Cuando se reciban anexos de un memorial o comunicación compuestos por un alto volumen de documentos (se sugiere considerar como anexo masivo más de 10 archivos), agrupados en una carpeta electrónica (allegada vía correo electrónico, disco CD, DVD), esta carpeta se podrá incorporar en el expediente electrónico nombrándola como “AnexosMemorialAAAAMMDD” Al registrar el memorial o documento remisorio en el índice electrónico, se registrará en la columna de observaciones la existencia de la carpeta de anexos asociada, indicando el número de archivos contenidos y los formatos de estos, sin que sea necesario registrarlos uno a uno. Si el anexo recibido se compone de varias subcarpetas, a consideración del despacho se podrán unificar todos los archivos contenidos en ellas en una sola carpeta que se registrará como se indicó anteriormente en el índice correspondiente. 7.1.1.2 información almacenada en repositorios digitales externos a la Rama Judicial Esta información puede provenir de las partes, terceros intervinientes, entidades públicas o privadas y tienen como destino el expediente electrónico del proceso judicial.
A través de correo electrónico se pueden recibir vínculos a documentos electrónicos almacenados en repositorios externos a la Rama Judicial ( Google Drive, Dropbox, iCloud, entre otros ), ello sucede generalmente cuando por su peso exceden la capacidad de adjuntar archivos desde la cuenta de correo electrónico del remitente, quien opta por enviar un enlace electrónico o vínculo como anexo del correo electrónico que dirige al despacho judicial. En este caso, es necesario realizar la descarga de estos documentos al momento de la recepción del correo para incorporarlos al expediente electrónico del proceso judicial en el repositorio definido para la Rama Judicial. 7.1.1.3 Archivos electrónicos en carpetas comprimidas Esta información puede provenir de las partes, terceros intervinientes, entidades públicas o privadas quienes optan por usar aplicaciones para comprimir archivos de gran tamaño y así viabilizar su remisión vía correo electrónico en carpetas adjuntas comprimidas. Es necesario descomprimir los archivos que se reciben en este tipo de carpetas para incorporarlos como archivos individuales al expediente electrónico del proceso judicial y de esta manera garantizar su disponibilidad y acceso a lo largo del tiempo.
7.1.2 Creación o generación de documentos
Para la generación o creación de documentos electrónicos en los despachos judiciales, se debe tener en cuenta:
- En todas las actuaciones y documentos que se elaboren en los despachos judiciales y requieran ser firmados electrónicamente, se utilizará el mecanismo de firma electrónica, establecido en la Circular PCSJC20- 19 u otros mecanismos que existan o se establezcan institucionalmente, incorporados o no a sistemas informáticos, de manera que se asegure la identidad del firmante, la integridad y no alteración del documento firmado y su disponibilidad.
- Una vez firmado electrónicamente, el documento es convertido automáticamente a formato PDF y enviado a través de un enlace a la cuenta de correo electrónico del firmante para ser descargado. El archivo firmado debe guardarse en la carpeta del expediente electrónico correspondiente. Los documentos así firmados deben vincularse, cuando sea necesario, a los sistemas de gestión procesal o a los espacios de los despachos en el Portal Web con fines de publicidad y consulta.
- Si durante el proceso de elaboración y revisión se generan diferentes versiones del documento, solo debe firmarse y convertir a PDF su última versión o versión definitiva.
Los criterios y requisitos mínimos de digitalización para las diferentes etapas de este proceso (alistamiento, captura, identificación, control de calidad, almacenamiento), se presentan en el ANEXO 3: GUÍA PARA LA DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) Y CONTROL DOCUMENTAL. Estos criterios y requisitos mínimos de digitalización aplican y deben cumplirse para la digitalización de expedientes, documentos y contenidos por parte de los despachos y dependencias judiciales o agentes externos de apoyo^1 y para las actividades propias de la gestión de los expedientes, documentos y contenidos en el ciclo de conformación y gestión documental del expediente.
7.2 Conformación del expediente
Esta etapa incluye el análisis de los documentos para identificar su clasificación, ubicación y archivo dentro del expediente electrónico correspondiente. De la misma manera como ocurre con los documentos en soporte papel, cada uno de los documentos electrónicos creados, recibidos o digitalizados, contiene información que refleja las actuaciones dentro de un proceso judicial, los cuales se van agrupando naturalmente como resultado del desarrollo de dicho proceso y se reúnen de manera ordenada en un expediente electrónico sin importar su origen o formato (texto, audio, imagen, video). El soporte de la información documental con que haya iniciado el expediente y las condiciones administrativas de cada despacho judicial, dan lugar a tres posibles maneras de conformar y gestionar el expediente judicial las cuales requieren pautas específicas de manejo.
7.2.1 Pautas específicas para la conformación del expediente
1. Si el expediente inició con documentos en soporte papel que no están digitalizados (escaneados). a. La parte del expediente que se encuentra en soporte papel se sigue conservando con las mismas pautas de gestión y control documental que vienen implementando los despachos y se conserva durante el plazo establecido en las Tablas de Retención Documental. (^1) Durante la fase 2 de Gestión de apoyo externa con expertos en gestión documental del Plan de Digitalización de la Rama Judicial, pueden ampliarse, modificarse o incorporarse requerimientos adicionales que incluyan actividades adicionales de la gestión documental.
b. Los documentos que dan continuidad al expediente, generados a partir de la entrada en vigencia de las normas que adoptan medidas para el uso de las TIC en las actuaciones judiciales, por regla general deben ser nativos electrónicos (elaborados desde un principio a través de medios electrónicos) y conservarse en este mismo medio durante todo su ciclo de vida, es decir, no deben imprimirse. c. Si en desarrollo del proceso se reciben nuevos documentos en soporte papel, deben en lo posible digitalizarse (escanearse) para ser incorporados en formato electrónico al expediente. d. Las dos partes del expediente del proceso (física y electrónica) forman una unidad documental denominada expediente híbrido y deben estar asociadas a través del índice electrónico del proceso como se describe en el numeral 7.4.2 de este protocolo.
2. Si el expediente inició con documentos en soporte papel, que fueron digitalizados. a. La parte del expediente que se encuentra en soporte papel debe administrarse con las pautas de gestión y control documental que vienen manejando los despachos previamente y se conserva durante el plazo establecido en las Tablas de Retención Documental. Por tratarse de documentos originales del expediente no pueden destruirse aunque se cuente con una reproducción de ellos en otro soporte. b. Los documentos digitalizados se guardan en la carpeta creada para el expediente electrónico y se registran en el formato de índice electrónico del proceso, según lo descrito en los numerales siguientes del presente protocolo. c. Los documentos que le dan continuidad al expediente, generados a partir de la entrada en vigencia de las normas que adoptan medidas para el uso de las TIC en las actuaciones judiciales, por regla general, deben ser nativos electrónicos (elaborados desde un principio a través de medios electrónicos) y conservarse en este mismo medio durante todo su ciclo de vida, es decir, no deben imprimirse. d. Si en desarrollo del proceso se reciben nuevos documentos en soporte papel, deben en lo posible digitalizarse (escanearse) para ser incorporados en formato electrónico al expediente.