Historia y Desafíos de la Administración Documental en el Gobierno del Estado de México, Diapositivas de Administración de Empresas

¡Descarga Historia y Desafíos de la Administración Documental en el Gobierno del Estado de México y más Diapositivas en PDF de Administración de Empresas solo en Docsity!

UNIDAD 2 Planeación

Alumno: Nancy Pamela Muñoz Bárcenas

Asignatura: Proceso Administrativo

Asesor: CP. Pineda Aguirre Ángel Luis

Licenciatura: Archivonomía

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

• Dirección de Administración y

Servicios Documentales

Gobierno del Estado de México

La Dirección de Administración y Servicios Documentales es creada en el año de 2002, siendo

creada y adscrita a la Secretaría de Administración una Subdirección de Documentación, con

el propósito de establecer mecanismos para garantizar la adecuada producción, organización,

utilización y conservación del patrimonio documental del Gobierno del Estado de México, así

como coordinar el Sistema de Administración de Documentos de las Dependencias del

Ejecutivo Estatal (antecedente del actual Sistema Estatal de Documentación del Estado de

México), actividades que hasta entonces había venido realizando el entonces llamado Archivo

General del Estado de México.

En la actualidad la Dirección de Administración y Servicios Documentales atiende

sustancialmente la coordinación del funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación; el

establecimiento de las normas técnicas para el desarrollo de los procesos de gestión

documental y para la adecuada administración y funcionamiento de los archivos y de las

unidades documentales y auxiliares de la documentación del propio sistema; la capacitación y

profesionalización del personal adscrito a las unidades documentales; y la evaluación de la

eficiencia y la eficacia de los sistemas, métodos y procedimientos de trabajo implementados en

materia archivística y de administración de documentos.

Como ejemplo se presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico a

través del Sistema Institucional de Archivos de la Dirección de

Administración y Servicios Documentales del Secretaría de Finanzas del

Estado de México

Presentación

Investigaci ón

Fortalezas

-Contribuye al Desarrollo de

la Administración Púbica

Estatal en desarrollo

institucional.

-Modernización de sus

esquemas

de operación

-Control y uso de los

documentos a lo largo de

todo su ciclo vital

Oportunidades

Generación de soluciones

innovadoras en vinculación

ciudadana y administración

de documentos de la

Administración Pública

Estatal.

Debilidades

-Complejo marco normativo

en materia de gestión

documental y

administración de archivos

-Mejora de prácticas

documentales

-La escasa cultura

archivística en las

dependencias del Gobierno

del Estado de México

Amenazas

El nulo seguimiento de la

recuperación y devolución

de los archivos robados

Fundamentada en: Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México. Manual General de Organización de la Secretaría de Finanzas. Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México (decimoséptima edición). Acuerdo por el que se Establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Acuerdo por el que se Establecen las Políticas, Bases y Lineamientos, en materia de Adquisiciones, Enajenaciones y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Tribunales Administrativos del Poder Ejecutivo del Estado de México. Lineamientos para el trámite de la correspondencia de las unidades orgánicas del Poder Ejecutivo 2010. Lineamientos para la administración de documentos en el Estado de México. Lineamientos para la transferencia de expedientes de trámite concluido al Archivo General del Poder Ejecutivo 2009. Lineamientos para la valoración, selección y baja de los documentos, expedientes y series de trámite concluido en los archivos del Estado de México. Manual de Comunicación Formal de la Administración Pública Estatal. Medidas de austeridad y contención al gasto público del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México. Prontuario de Legislación en Administración de Documentos del Estado de México.

Investigación

De acuerdo a lo dicho en la Ley General de Archivos Capítulo IV. Del Sistema Institucional

de Archivos

Artículo 20 El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental. Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables. Artículo 21 El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por: I. Un área coordinadora de archivos, y II. II. Las áreas operativas siguientes: a) De correspondencia; b) Archivo de trámite, por área o unidad; c) Archivo de concentración, y d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado. Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán nombrados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate. Los encargados y responsables Artículo 22 Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables. El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior, deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos. Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de resguardo del archivo de concentración regional

Investigación

Forman parte de la organización de esta institución

Director General de Innovación

Director de Administración y Servicios Documentales

Subdirectora de Gestión y Administración del Patrimonio Documental

Subdirector de Normatividad, Desarrollo Archivístico y Difusión

Subdirectora de Coordinación con Sistemas Institucionales de Archivos y Administración de

Documentos

Subdirector de Tecnologías de la Información Archivística

Jefa del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de México

Jefe del Departamento de Normatividad y Proyectos Archivísticos

Jefe del Departamento de Coordinación con Sistemas Institucionales de Archivos

Jefe del Departamento de Correspondencia

Jefe del Departamento de Profesionalización Archivística

Jefe del Departamento de Valoración Disposición y Baja Documental

Investigación

Misión Contribuir al desarrollo e implementación de mejores prácticas para la innovación, modernización y calidad de la Administración Pública Estatal, en materia de desarrollo institucional, vinculación ciudadana y administración de documentos. Visión Consolidarnos como la instancia administrativa reguladora, facilitadora y consultora en materia de desarrollo institucional, vinculación ciudadana y administración de documentos, generadora de soluciones innovadoras para la Administración Pública Estatal. Objetivos Avanzar hacia un marco normativo en materia de gestión documental y administración de archivos, simplificado y armónico que promueva la transparencia de las actuaciones administrativas y la rendición de cuentas. Asegurar la adecuada administración y conservación de la memoria documental de la Administración Pública Estatal con el propósito de garantizar los derechos de acceso a la información y a la verdad. Consolidar los servicios de información archivísticos para garantizar una gestión eficaz, responsable y transparente, proteger los derechos de los ciudadanos y asegurar la memoria individual y colectiva de los mexiquenses para comprender el pasado, documentar el presente y preparar el futuro. Identificar y promover la incorporación de mejores prácticas documentales con la finalidad de asegurar un desarrollo eficiente y eficaz de la gestión documental y la administración de los archivos gubernamentales. Promover y fomentar en las y los servidores públicos con actividades documentales, una cultura archivística que contribuya a mejorar la gestión gubernamental.

Los objetivos en esta administración en el último trimestre son:

Desconcentrar los archivos de trámite concluidos de las dependencias

Recibir documentos en el Archivo General del Poder Ejecutivo del gobierno del Estado de

México

Depurar la documentación concentrada en los archivos del Poder Ejecutivo del gobierno

del Estado de México

Proporcionar servicios de información al público y distribuir la correspondencia oficial

Capacitar y asesorar a servidores públicos documentalistas

Elaborar y actualizar documentos técnicos en materia de Administración de Documentos

Coordinar normativa y técnicamente a las unidades documentales

Actualizar el Registro Estatal de Archivos del Estado de México

Elaborar diagnósticos integrales de archivos

De la comparativa realizada con respecto al documento Aguirre, A. L. (s.f.). Planeación

presentación en Power Point y lo registrado por Dirección de Administración y Servicios

Documentales, se puede decir que:

La planeación realizada para este proyecto esta basada en el Modelo del Programa Anual de

Desarrollo Archivístico, con la aplicación del Sistema Institucional de Archivos.

Cumple con los establecido en las etapas de la planeación con base en el resultado del PADA

No se encontraron datos sobre el presupuesto destinado a dicha institución, sin embargo en

el esto de avance de los objetivos del primer trimestre del año, se considera un avance

eficiente.

Conclusión

La planeación en materia de archivo, se considera el eje de actividades destinadas a las

mejoras de implementación, resguardo, recolección, preservación, y actividades

relacionadas con la Archivística mediante la asignación de recursos y la proyección de

objetivos en un tiempo determinado, después del cual se realiza entrega de resultados que

se esperan se encuentren en un rango satisfactorio de cumplimiento con respecto a su

proyección inicial.