Relaciones Públicas: Estrategias y Herramientas para la Comunicación, Apuntes de Marketing

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IMAGEN Objetivos de las relaciones con los medios de comunicación son para Valls ( 1992 : 157 ) los siguientes:

• Establecer de forma continuada y permanente un servicio informativo abierto a los medios de comunicación.
  • Crear y dirigir la operativa de los documentos, boletines, tanto en el ámbito interno de la empresa como, sobre todo, en el externo.
  • Estar en condiciones de dar respuestas a las preguntas que se plantean desde el exterior y suscitarlas.
• Hacer el seguimiento de las informaciones aparecidas para autoevaluar constantemente la imagen que se desprende.
  • Hacer la prospectiva y la previsión de los riesgos que se pueden producir con respecto a la imagen, para actuar con el tiempo suficiente para fijar en las mentes y en los archivos de los periodistas los registros, para que cuando se produzca alguna crisis no se rompa la relación establecida.

3.1 Los diferentes medios como herramienta

de las relaciones públicas

COMUNICADO DE PRENSA

El comunicado se elabora con la pretensión de que su contenido sea publicado estrictamente a como se ha remitido. Para ello se recomienda elaborarlo con criterios periodísticos. Las recomendaciones son:

1. Escribir por una sola cara, en papel personalizado de la organización (en la parte superior: el nombre de la entidad, la

dirección, el teléfono, el correo electrónico, o cualquier otra identificación).

2. Redactar a doble espacio y con márgenes bastante amplios (éstos pueden servir para que el periodista haga

anotaciones).

3. No subrayar ninguna palabra ni poner ningún destacado, porque al periodista le gusta decidir lo que le parece más

importante.

4. La extensión debe ser corta: no más de dos hojas.

5. La estructura interna del comunicado debe ser idéntica a la de la noticia. Cuantas más similitudes tenga con la noticia,

mayor credibilidad tendrá para el periodista.

6. Debemos identificarnos al principio del comunicado. Y al final de éste debemos añadir una línea con el teléfono

de contacto, por si el periodista desea que le ampliemos o aclaremos la información.

ENTREVISTA

Otra de las modalidades de acceso es conseguir que los propios medios nos ofrezcan la posibilidad de participar en el contenido del mismo a través de una entrevista, ya sea en un periódico, una radio o la televisión.

a) Periódico: Lo importante es que tras la entrevista, alguien del Gabinete hable con

el periodista para ver si hay alguna cuestión que desee ampliar, alguna duda o simplemente para conocer su impresión general. Lo beneficioso es que se tenga la posibilidad de modificar lo dicho.

b) Radio: El entrevistado debe contestar con frases cortas, argumentos claros, no

incidir demasiado en datos salvo los imprescindibles, transmitir amabilidad ante posibles preguntas negativas... En una entrevista en radio, hay que pensar en la fugacidad del medio y en la necesidad de adecuarnos al propio lenguaje radiofónico.

c) Televisión: Además de lo anterior, hay que tomar muy en cuenta la presencia

física, los gestos, etc. En televisión básicamente impera el lenguaje visual y eso nos

puede servir para incrementar nuestros argumentos pero también los puede limitar.

Las tecnologías de la comunicación en las relaciones públicas

Ayudar a que las actividades se realicen de manera más segmentada. Para Vera

( 2000 : 81 ) esa generalización va a significar una mejora de la estrategia de las

relaciones públicas:

“Internet es, para los profesionales de las relaciones públicas, el mejor canal

que ha existido nunca para desarrollar una profesión basada en la dirección

estratégica de la comunicación entre una organización y sus públicos”.

EVENTO : es una herramienta de gestión del área Relaciones Públicas y de una empresa o institución.

Debe ayudar a alcanzar los objetivos comerciales y a mejorar la imagen institucional

Noguero ( 1998 ) aborda la figura del evento, uno de los acontecimientos especiales mas utilizados en

relaciones publicas, definiéndolo como una reunión de personas con una afinidad basada en

actividades que comparten y que llevan a cabo mediante una participación coloquial; una serie de actos

que facilitan la cohesión del grupo para promocionar los intereses de los participantes.

3. 2 Acontecimientos especiales

Clasificación de los eventos

Actos privados: del ámbito de lo estrictamente familiar o intimo, organizados por personas físicas

independientemente de sus grados de representación o poder social, económico o político de la comunidad y

con finalidades estrictamente particulares ( bodas, cumpleaños reuniones familiares, cena de navidad, etc.) son

celebraciones a las que se acude por relaciones interpersonales de estricta consanguinidad amistad o

compromiso social, aunque su carácter privado no implica que se realicen en secreto o informalmente.

Actos públicos: del ámbito de la vida publica de personas físicas o jurídicas artistas, empresas, instituciones,

autoridades, asociaciones, religión , etc., se llevan a cabo en la vida de estas organizaciones y son

presentaciones, apertura o parlamentos , partidos de fut bol, procesiones, funerales, exposiciones o conciertos

ferias internacionales, etc., no todos los eventos son abiertos.

Planificación y organización de un evento:

1. Establecer el objetivo del evento. Ya sean tangibles o intangibles, lo primero que se debe hacer

antes de cualquier evento es definir los objetivos, con los cuales se podrán determinar las características

fundamentales del evento.

2. Fijar el público al que deseas llegar. Una vez que se estableció el objetivo del evento, hay que

saber cuál es el público al que deseas llegar. De esta manera, será más fácil identificar los medios

o influencers que se relacionan con la temática del evento.

3. Enlistar los recursos humanos y económicos. Es necesario establecer un presupuesto para los

recursos audiovisuales, catering, muebles, etcétera. Así, se podrá crear un cronograma de actividades y

los gastos que éstos conllevan.

4. Dar roles a cada persona involucrada en el evento. Aclarar las responsabilidades que tiene cada

persona, ya sea dentro de la empresa o externa, es esencial para evitar problemas de comunicación. No

se debe dar por hecho que cada persona sabe lo que debe hacer, esto es uno de las principales causas

de crisis en eventos.

5. Gestionar un análisis post-evento. Este reporte no sólo sirve para medir resultados, sino también

para darle seguimiento y difusión al evento el mayor tiempo posible, ya sea en redes sociales o en

medios de comunicación, dando mayor impacto al objetivo que se estableció inicialmente.

Los eventos organizados deben servir para perfeccionar la imagen institucional que queremos

proyectar. En ocasiones, A través de un evento se puede llamar la atención, despertar interés

y movilizar a todo nuestro público objetivo o a una parte del mismo sobre:

• Novedades de la empresa
• Productos o servicios
• Innovaciones o mejoras en los procesos de fabricación, distribución, comercialización, etc.
• Lanzamientos de productos o servicio
• Aspectos de nuestra organización que queremos resaltar