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Versión: 10 Fecha: 2016/06/28 Página 1 de 11 Código: MP-M-CP- 01
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MANUAL DEL
PROCESO DE CAPACITACIÓN
ELABORÓ Y AUTORIZÓ
(COMPONENTE TÉCNICO)
REVISÓ APROBÓ INCORPORÓ SGE
Nombre : Albert Ferney Giraldo Varón
Nombre : Helga Paola Pacheco Ríos
Nombre : Nelson José Valdés Castrillón
Nombre : Claudia Marcela Franco Domínguez
Nombre : Luz Stella Hernández Ruíz Cargo : Subdirector de Alto Gobierno
Cargo : Jefe Departamento de Capacitación
Cargo : Jefe Oficina Asesora Jurídica
Cargo : Directora Nacional (E)
Cargo : Jefe Oficina Asesora de Planeación
Firma : Copia, Original Firmado
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Versión: 10 Fecha: 2016/06/28 Página 2 de 11 Código: MP-M-CP- 01
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1. PRESENTACIÓN
En cumplimento de la NTCGP 1000:2009, las áreas que lideran el Proceso de Capacitación en la ESAP han elaborado el presente Manual, con el fin de contar con un documento actualizado de los procedimientos que integran el Proceso y detallar así las orientaciones para desarrollar las políticas de operación de cada uno de ellos.
Se entiende por políticas de operación al conjunto de condiciones necesarias para el óptimo funcionamiento de los procedimientos atendiendo a los requisitos de calidad.
Este Manual es la herramienta que orienta la labor de los equipos de trabajo responsables del desarrollo y seguimiento de las actividades del Proceso de Capacitación, tanto en la Subdirección de Alto Gobierno como en el Departamento de Capacitación.
El presente documento está estructurado a partir de los cuatro procedimientos del proceso y en cada uno de ellos se detallan los requisitos indispensables para su desarrollo. Al finalizar el mismo, se encuentra el glosario que precisa los elementos conceptuales que permiten la adecuada interpretación de las políticas de operación de cada procedimiento.
2. DEFINICIONES
Banco de Capacitadores: Base de datos articulada al Sistema de Información, Registro y Control de Capacitación, que contiene información sobre educación, formación, habilidades, experiencia y competencias de los aspirantes a desempeñarse como capacitadores de la ESAP, previo cumplimiento del proceso de verificación de competencias.
Banco de Programas: Documento digital organizado sistemáticamente que recoge los programas de capacitación ofrecidos por la ESAP. Es la fuente documental donde se encuentran las propuestas curriculares de las diferentes temáticas propias del saber administrativo público.
Componente académico: Instrumento académico que define los elementos del diseño curricular de un servicio de capacitación. (Integra estructura curricular y guía académica).
Cronograma: Consiste en una lista de todas las tareas, actividades y elementos terminales de un proceso y/o procedimiento con sus fechas previstas de comienzo y final. Permite planear y considerar dentro la gestión académica, la organización de temáticas o actividades asignándoles unos tiempos, espacios y considerar a la vez unos recursos, tanto humanos, financieros y físicos.
Currículo a la medida: Es la construcción del componente académico de un servicio de capacitación frente a una demanda de capacitación que consulta requisitos específicos del cliente o usuario para su diseño.
Versión: 10 Fecha: 2016/06/28 Página 4 de 11 Código: MP-M-CP- 01
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para el desarrollo de eventos de capacitación de diferente alcance e intensidad, impartidos a través de las diversas modalidades y clases de eventos establecidas.
Servicio de capacitación: Cualquiera de las actividades de naturaleza académica que adelantan las áreas responsables del proceso de capacitación en la ESAP, orientada a informar y/o actualizar a los servidores públicos con el propósito de promover aptitudes, habilidades y estimular las competencias laborales en sus diferentes dimensiones, a partir del abordaje de los diversos temas propios del saber administrativo público, que integra elementos pedagógicos, didácticos y logísticos para su desarrollo.
Servicio no conforme: Incumplimiento de un requisito establecido en el proceso y procedimientos, el cual es identificado por el responsable del mismo
Sistema de registro y control de eventos de capacitación: Es la herramienta informática que permite soportar y gestionar las actividades de ejecución, control y seguimiento del proceso de capacitación en sus cuatro procedimientos, facilitando la trazabilidad de los servicios de capacitación y el cumplimiento de lo establecido en la política de calidad institucional. Este sistema se llamará también aplicativo para efectos prácticos.
Streaming: Difusión de audio y video de un servicio de capacitación.
Tabla de control del servicio: Instrumento que permite controlar cada uno de los elementos de la producción y prestación del servicio, facilitando la identificación del estado de avance de cualquier evento y/o programa de capacitación que se encuentre en desarrollo. Herramienta de trazabilidad del procedimiento de implementación de programas y/o eventos de capacitación.
3. POLÍTICA DE OPERACIÓN
Con esta política la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP adopta los criterios y marco de actuación respecto al Proceso de Capacitación, como parte del direccionamiento estratégico de la entidad.
El proceso de capacitación de la ESAP en concordancia con los adelantos tecnológicos, la política de eficiencia administrativa y la política cero papel, adoptó mediante Resolución 1053 del 10 de mayo de 2016, el aplicativo mediante el cual se realiza el Registro y Control de Eventos de Capacitación.
La trazabilidad, registro y soportes de cada uno de los eventos de capacitación, como la finalidad misma de las actividades relacionadas con cada uno de los procedimientos, se gestionan a través del aplicativo, disponible para los equipos de trabajo responsables del Proceso en cada uno de los roles de las áreas ejecutoras, tanto a nivel nacional como territorial.
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3.1. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
Es el procedimiento inicial del Proceso de Capacitación, definido en el registro PT-M-CP-01 y para su adecuado desarrollo se precisan los siguientes aspectos indispensables a considerar:
a. Conocer en detalle los subproyectos de inversión de Alto Gobierno y Capacitación.
b. Comprender la relación de los subproyectos con los Planes estratégicos de la ESAP.
c. Para la actualización normativa y disciplinar se tendrán en cuenta lineamientos de política pública del orden nacional, sectorial y territorial que incidan o afecten la prestación de servicio de capacitación en cualquiera de sus componentes. La actualización del Banco de Programas atiende la dinámica del Procedimiento de Diseño de la capacitación
d. La Dirección Nacional de la ESAP definirá el procedimiento mediante el cual se actualice el Banco de Capacitadores.
Ver Descripción del Procedimiento PT-M-CP-
3.2. PROCEDIMIENTO DE DISEÑO CURRICULAR DE LA CAPACITACIÓN
Este procedimiento descrito en el registro PT-M-CP-02 detalla la manera como se desarrolla el diseño curricular del proceso de capacitación de la ESAP:
a. El diseño curricular se presenta en dos momentos o fases:
- El diseño de los Programas de capacitación que forman parte del Banco de Programas
- El diseño de los servicios de capacitación (eventos) o microdiseño, ya sean en modalidad presencial o a distancia.
b. El Banco de Programas tiene una estructura modular, lo que aporta mayor flexibilidad al momento de la construcción de los servicios por oferta o demanda.
c. La actualización del Banco de Programas es responsabilidad del nivel central y tendrá los siguientes mecanismos a través de los cuales se recogen las recomendaciones de las unidades ejecutoras del Proceso (Direcciones Territoriales y sede central):
- Observaciones o cambios frente al componente académico formuladas por los capacitadores.
- Incorporación de las observaciones para publicación de la agenda por parte del Coordinador del evento.
- Dicha incorporación se integra al Banco de Programas a través del análisis en la Sede Central sobre los cambios realizados.
Ver Descripción del Procedimiento PT-M-CP-02 y Manual del Aplicativo para el Capacitador
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los servicios de capacitación a través de la agenda académica que se diligenciará en el aplicativo. Por lo anterior estos eventos están exentos del cumplimiento de los pasos de diseño curricular en el aplicativo.
n. No es necesario registrar en el Banco de Capacitadores a los capacitadores, conferencistas o quien haga sus veces en los eventos tipo dos.
o. Para los capacitadores que representan a las entidades que hacen parte de convenios, alianzas, redes, etc., bastará con que su idoneidad académica, sea validada a través de acta en la cual se especifiquen los atributos por los cuales ha sido seleccionado.
3.3. PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
El objetivo de este procedimiento descrito en el registro PT-M-CP-03 es “ejecutar los eventos de capacitación garantizando las condiciones óptimas para el desarrollo de los mismos”. Por lo anterior, conecta con otros procedimientos de apoyo que permiten disponer de los recursos presupuestales, de infraestructura física, tecnológicos, de comunicación y el talento humano necesarios para dar cumplimiento al objetivo establecido.
Para el adecuado desarrollo del procedimiento de implementación de la capacitación se requiere:
- Constatar la disponibilidad de recursos presupuestales, infraestructura física, tecnológica y de talento humano. Este aspecto se complementa con el procedimiento de planeación de la capacitación y requiere de la articulación con los responsables de las áreas y procesos de apoyo en la ESAP.
- Participación y compromiso permanente de la Oficina de Sistemas o quien haga sus veces para garantizar el soporte técnico y tecnológico (equipos, plataformas informáticas, antenas satelitales, gestión de software y hardware, entre otros), así como la operatividad de los equipos requeridos para la realización de los eventos de capacitación tanto en las modalidades presencial y a distancia que adelanten las áreas competentes.
- Dentro de las condiciones iniciales, deberá informarse a los participantes sobre los requisitos para acceder a la certificación de su asistencia a los eventos.
- La actividad de convocatoria a los eventos o servicios de capacitación, se realizará mediante los medios con los que cuente la ESAP y que estén al alcance de las unidades ejecutoras.
Se mantienen por fuera del aplicativo los siguientes registros:
Tabla de Control del Servicio (RE-M-CP-26): Registro para garantizar la trazabilidad del proceso. Este
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registro se diligenciará en medio magnético y se ubicará en una carpeta compartida o en donde sea de fácil acceso a los integrantes de los equipos de Alto Gobierno o Capacitación para su consulta y monitoreo. Por cada unidad ejecutora solo deberá existir una tabla de control del servicio, en la cual cada coordinador debe diligenciar consecutivamente cada uno de los servicios de capacitación.
Formato de Asistencia a eventos de capacitación (RE-M-CP-07): La inscripción de participantes en los eventos de capacitación se realizará de manera prevalente a través del aplicativo. Se mantiene este registro excepcionalmente para los casos en que la capacitación se realice en lugares o circunstancias que impidan el acceso a la plataforma.
Importante: Las evidencias de cada una de las etapas de la realización de los eventos de capacitación deberán quedar soportadas en el aplicativo, por lo cual la información registrada en el formato de asistencia en físico debe ingresarse de acuerdo con lo establecido en el manual del aplicativo a la mayor brevedad.
Las siguientes actividades que corresponden al Procedimiento de Implementación de la capacitación se gestionan, validan y quedan como soporte en el aplicativo:
a. Creación de los eventos y publicación en página web para inscripción con el banner informativo.
b. Publicación automática de la agenda del evento.
c. Validación de la inscripción de las personas preinscritas en los eventos de capacitación. Para los casos en que se requiere la participación de un sector específico de la población objeto del área ejecutora del evento, será condición necesaria aceptar los términos y condiciones establecidos en la convocatoria.
d. Control de asistencia y verificación del cumplimiento de las condiciones mínimas establecidas para acceder a la certificación del participante.
e. Realización de evaluaciones en línea
f. Alimentación de indicadores de gestión y del proceso.
g. Generación de certificaciones o constancias de participación a los eventos, previo el cumplimiento de los requisitos que pide el mismo sistema.
Certificación
Las siguientes son condiciones mínimas para obtener el certificado de participación en un evento de capacitación:
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Este procedimiento se especifica en el registro PT-M-CP- 04 y tal como los anteriores, se realizará a través del aplicativo.
En concordancia con la mejora continua institucional, la evaluación de los eventos de capacitación tiene dos componentes:
- Evaluación de Satisfacción del Cliente que corresponde a la evaluación institucional articulada con los servicios misionales de la ESAP
- Evaluación del Capacitador que atañe a la evaluación del servicio específico de capacitación y al rol y desempeño del capacitador.
Estas dos evaluaciones se encuentran en el aplicativo y son requisito para la expedición del certificado para aquellos que hayan cumplido satisfactoriamente el porcentaje mínimo de asistencia al evento.
Para cumplir con el objetivo y alcance del procedimiento de evaluación y seguimiento de los programas se requiere:
a. Promover que los participantes o beneficiarios de los servicios de capacitación realicen las evaluaciones, con el fin de contar con una muestra significativa para el análisis respectivo.
b. Óptimo funcionamiento del aplicativo, o de la plataforma, principalmente para el módulo de usuarios, toda vez que ellos realizan las evaluaciones en línea.
El aplicativo arrojará, con la periodicidad que sea necesaria los respectivos reportes de evaluación, de acuerdo con lo establecido en el Manual del Gestor del Aplicativo.
Es importante indicar que como parte de la mejora continua del Proceso de Capacitación, la “Guía para Evaluar Resultados, Efectos e Impactos de la Capacitación” (DC-M-CP-02) entra en un periodo de revisión y ajustes a partir de los cuales se adoptarán nuevos modelos y etapas de evaluación progresivas hasta lograr la evaluación de impacto que establece el Sistema Nacional de Capacitación.
4. ANEXOS
Los siguientes documentos hacen parte integral del Manual del Proceso de Capacitación.
4.1. PROCESO DE CAPACITACIÓN
- PR-M-CP-01 Caracterización del Proceso de Capacitación
4.2. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN
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La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de consultarlo debe compararlo con
- PT-M-CP-01 Procedimiento planeación de la capacitación.
- PT-M-CP-02 Procedimiento diseño curricular de capacitación
- PT-M-CP-03 Procedimiento implementación de los programas o eventos de capacitación
- PT-M-CP-04 Procedimiento evaluación y seguimiento de los programas o eventos de capacitación
4.3. MANUALES DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN
SEGUIMIENTO
- Manual del Administrador
- Manual del gestor o coordinador
- Manual del capacitador
- Manual del usuario externo o participante
De acuerdo con la Resolución 1053 del 10 de mayo de 2016, los manuales del aplicativo para cada uno de los roles que intervienen en el Proceso de Capacitación son responsabilidad de la Oficina de Sistemas e informática de la ESAP, quien los actualizará de manera paralela a las actualizaciones que el Proceso de Capacitación requiera.
Estos Manuales hacen parte integral del aplicativo y se encuentran para consulta de los usuarios en la plataforma.
5. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del cambio 0.9 21/12/2012 Se incluyen las actualizaciones de los formatos y la metodología de aplicación de lo los mismos, en especial para garantizar la preservación del producto o servicio y la atención de la demanda de servicios por venta y por inversión social. 10 Este cambio obedece a la adaptación del proceso de capacitación al sistema de registro y control de los eventos de capacitación a través del aplicativo. Se realizó la sistematización de los cuatro procedimientos y por tanto la gestión de las etapas del proceso y se sustituyen los formatos en físico por los módulos del aplicativo.
