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Unidad 3 Logística del inventario 3.1Impacto de la gestión del inventario en las organizaciones ¿Qué es y por qué es importante la Gestión de Inventario? Un punto determinante en la estrategia de toda organización que maneja surtidos es la Gestión de Inventario. Las tareas relacionadas a este proceso tienen que ver con los métodos de registros, puntos de venta y los modelos que se pueden implementar en la cadena de suministro. En este artículo descubrirás todo lo que debes saber sobre este concepto y por qué es importante para tu compañía tenerla bajo control. Definición: ¿Qué es la gestión de inventario? La Gestión de Inventario es la acción de mantener en línea los activos no capitalizados, o inventario, y artículos de stock. Es por esto que es un componente de la gestión de la cadena de suministro y supervisa el flujo de mercancías desde los fabricantes hasta los almacenes y desde estas instalaciones hasta el punto de venta. Una función clave de la Gestión de stock es mantener un registro detallado de cada producto. Hay múltiples técnicas de g estión de inventario , y el uso correcto permite mantener los productos en la cantidad adecuada en el lugar y momento preciso. Por este motivo, el concepto se relaciona con la planificación y control de inventario, dando respuesta a cuándo hacer los pedidos y a cuánto ordenar, para no caer en gastos de sobre-stock ni venta perdida. ¿Por qué es importante la gestión de inventario?
El equilibrio entre la cantidad de inventario que entra y sale se mantiene bajo control con una gestión de stock eficaz. Las empresas pueden ahorrar miles de euros en las operaciones comerciales mientras mejor se controle el inventario. Una empresa que no controla su stock fácilmente puede alcanzar un exceso de existencias y esto se traduce en mantener dinero inmovilizado en el inventario, y por lo tanto, limitar el flujo de caja y potencialmente un déficit de presupuesto. El inventario con exceso de stock, que también se llama stock inmovilizado, a menudo se quedará almacenado, no se podrá vender y consumirá el margen de beneficio de una empresa. Por el contrario, si una empresa no tiene suficiente inventario, puede afectar negativamente el servicio al cliente. La falta de inventario significa que una empresa puede perder ventas. Técnicas de gestión de inventario Para mantener la cantidad adecuada de productos y satisfacer la demanda de los clientes para operar de manera rentable, se utilizan diferentes metodologías de gestión de inventario. Sin embargo, para las empresas que lidian con miles de SKU, esta no es una tarea sencilla, por lo que, en muchos casos, estas metodologías se utilizan en conjunto y no son excluyentes. La eficiencia de ellas dependerá de la manera en que se implementen en la compañía. Por ejemplo, ¿está tu empresa preparada para mitigar el efecto látigo o bullwhip effect en la cadena de suministro? Aquí enlistamos algunas de las metodologías más comunes que ocupan las empresas: Revisión de existencias Es la metodología de gestión de stock más simple y, en general, más atractiva para las empresas más pequeñas. La revisión de existencias implica un análisis
Metodología de cantidad mínima de pedido (MOQ) Para ejecutar esta metodología, se determina la cantidad más pequeña de producto que un proveedor está dispuesto a vender. Por ejemplo, si una empresa no puede comprar el mínimo, el proveedor no se lo venderá. Este método beneficia a los proveedores, permitiéndoles deshacerse rápidamente del inventario mientras eliminan a los compradores de ganga. Metodología de stock de seguridad Es en donde una empresa reserva inventario en caso de emergencia. El enfoque de existencias de seguridad también proporciona una señal de que es hora de reordenar antes de sumergirse en las existencias de seguridad. Es por esto que se recomienda incluir existencias de seguridad en su estrategia de gestión de almacenes en caso de que se interrumpa su cadena de suministro. Diferencias entre la gestión del inventario y el control de inventario Tanto la gestión de inventario como el control de inventario, son esenciales para ejecutar con éxito las ventas directas y la operación del canal. Por este motivo, la gestión de stock es la estrategia general para garantizar un inventario adecuado, y el control de inventario abarca los procesos y herramientas utilizados para rastrear el inventario existente. Las empresas pueden optar por utilizar un sistema de control de inventario por sí solo, pero se beneficiarán de utilizar ambos juntos. Aquí están las diferencias esenciales: La gestión de stock La gestión de Inventario es una estrategia que garantiza que las empresas siempre tengan la cantidad adecuada de inventario en el momento y lugar adecuados. Aquí algunos ejemplos de las herramientas de gestión de stock permiten a las empresas:
- Calcular el stock de seguridad;
- Calcular puntos de reorden;
- Realizar la planificación y previsión de la demanda;
- Identificar artículos obsoletos;
- Optimizar el diseño del almacén;
- Identificar el porcentaje de la tasa de llenado;
- y muchos otros. Control de inventario El control de inventario se ocupa del inventario que ya se encuentra en posesión de una empresa. Este funciona en la capa transaccional de un sistema ERP y permite a las empresas:
- Recibir inventario;
- Procesar transferencias;
- Procesar recibos;
- Empacar y enviar existencias;
- Procesar facturas de clientes; y
- Procesar órdenes de compra de proveedores. Sistemas de gestión de inventarios Un sistema de Gestión de Inventario puede ayudar a las empresas a encontrar el equilibrio entre falta y exceso de existencias para una eficiencia y rentabilidad óptimas. El software de gestión de Inventario puede profundizar en varios niveles e integrarse con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y contabilidad. Los sistemas realizan un seguimiento del surtido en el inventario, en varias ubicaciones de almacén y calculan los costos, a menudo en varias monedas, por lo que los sistemas de contabilidad siempre tienen una evaluación precisa del valor de los bienes. Algunos sistemas de software de gestión de Inventario están diseñados para grandes empresas y pueden personalizarse en gran medida para los requisitos
- Cuadrante III , menos importante y urgente: en este caso se concentran actividades repentinas que se prolongan y no tienen relación con tu área laboral. Suelen ser tareas que no van con tu propósito laboral y que no son urgentes para ti, pero sí para otras personas.
- Cuadrante IV , menos urgente y menos importante: presenta todas aquellas tareas que no son ni urgentes ni importantes. Muchas veces este cuadrante es un escape, son aquellas tareas que no nos aportan en un nivel secundario. Aplicación de la Matriz Covey en la gestión de inventarios Ahora que entendemos el concepto de esta matriz, podemos aplicarla a nuestra Cadena de Suministro. Este es un consejo ideal para momentos críticos y incertidumbre, donde el foco debe ser en clasificar tus tareas según importancia. A continuación, veamos como trabajar en gestión de stock aplicando esta matriz: La idea de esta matriz es proponer una técnica para identificar cuáles son las tareas fundamentales en las que deberías invertir tu tiempo y cuáles son aquellas que carecen de valor y afectan tu productividad. Conocer este tipo de métodos
es fundamental para mejorar tu desempeño en momentos de crisis, y saber exactamente donde, cuando y como atacar aquellos problemas urgentes. Cuadro de madurez en la gestión de inventario: los 7 ejes principales El Cuadro de Madurez es una herramienta orientada a analizar el nivel de desarrollo en el que se encuentra una empresa en relación a la gestión de su Cadena de Suministro. Este se divide en 3 niveles que van de la estrategia hacia la ejecución: a) Nivel Estratégico. Dentro del nivel estratégico con encontramos con 2 ejes enfocados a elaborar políticas y estrategias con objetivos a mediano y largo plazo.
- Estrategia corporativa
- Gestión de surtido. b) Nivel Táctico. En el nivel táctico se coordinan, organizan y se toman decisiones sobre actividades específicas del área en cuestión. Aquí nos encontramos con:
- Gestión de inventario
- Gestión de proveedores c) Nivel Operativo. Este nivel consiste en realizar las tareas rutinarias programadas en el nivel anterior. A este pertenecen los ejes:
- Gestión de operaciones
- Gestión de datos
- Indicadores de rendimiento En total, el Cuadro de Madurez cuenta con 7 ejes fundamentales , los cuales apuntan a actividades que se deben realizar en una empresa para gestionar de manera correcta una Cadena de Suministro. Para un mayor entendimiento, a continuación describiremos cual sería el estado en que se encontraría la empresa según cada ponderación.
Tips de buenas prácticas en gestión del stock
- Tener todos tus datos en un solo lugar. La recomendación tradicional ha sido siempre mantener toda información en un único lugar que, por idoneidad, era el propio ERP. Sin embargo, la realidad es que según las dimensiones de la organización cabe la posibilidad de integrar diferentes sistemas que permitan obtener un dato “limpio”. Poder evaluar esto en una fase previa es muy valioso para el éxito del sistema de gestión.
- Resultados de principio a fin. Tal vez no sea una necesidad imperante, pero contar con esta posibilidad ofrece confianza y garantía al cliente. Cuando una solución de gestión permite tomar el dato, convertirlo, utilizarlo y generar un resultado para luego ser medido, es porque realmente cubre un proceso de negocio y genera valor.
- Amplias posibilidades de reportes. El reporte informático en diferentes formatos (csv, pdf, xls, etc.) se mantiene como una de las funcionalidades más valoradas por las organizaciones, ya que no solo permite compartir información a nivel horizontal dentro del departamento, sino que facilita la comprensión vertical por parte de la organización, emitiendo reportes personalizados de forma automática o a demanda del usuario.
- Cuadro de control. Tener un control sobre lo que conocemos y, sobre todo, conocer los datos en el momento justo y en el nivel de detalle que realmente importa es imprescindible. Una buena herramienta de gestión del inventario debe permitirnos entender el impacto de lo que está generando desviaciones en nuestros resultados sin hacernos perder el tiempo y esfuerzo en otros campos.
- Evaluación gráfica y de datos. Visualizar la información de manera gráfica siempre será la mejor forma de expresar tanto una situación como una solución. Es por esto que integrar los gráficos con el dato en bruto propicia una gran ventaja para identificar situaciones y proponer soluciones.
- Diferentes escalas de producto. Los resultados y los análisis deben hacerse a diferentes escalas de producto y de negocio. Es decir, que el hecho
de que el análisis te permita acceder a una categoría en particular dentro de una región específica de la estructura comercial demuestra que hay habilidad para tomar decisiones y acertar en las acciones.
- Proceso estándar. Emplear procedimientos uniformes ahorra tiempo y dinero, además de facilitar el entrenamiento en nuevos recursos que posibiliten el movimiento de las personas dentro de la organización. Existen muchas reglas comunes de inventario que, bien utilizadas, maximizan la eficiencia de la actividad.
- Escenarios: ¿Qué hacer si…? Adelantarse a los impactos que puedan tener el cambio en una política de gestión del inventario es de gran ayuda para tomar decisiones. En la actualidad, las organizaciones no se pueden permitir disponer de días para actualizar un ERP y ver los resultados al día siguiente. El escenario actual exige rapidez y flexibilidad. Gestiona inventarios con Slimstock Con un robusto sistema de Gestión de Inventario como Slim4 de Slimstock, puedes aumentar la rentabilidad del inventario y también ayudar a tu negocio a gestionar la capacidad de reducir costos y de esa manera aumentar las ganancias, la digitalización es la respuesta a muchos puntos débiles de la administración de inventario. Al respaldar los procesos y la estrategia actuales de la cadena de suministro, una buena solución de Gestión de Inventario aumentará invariablemente la eficiencia y facilitará la vida de todos los involucrados en la empresa. La solución adecuada hará que sea fácilmente posible lograr el equilibrio adecuado entre el capital de trabajo, los costos operativos y el nivel de servicio óptimo para los clientes, lo que finalmente dará como resultado un negocio más rentable. Con una alta tasa de retención de clientes del 96%, Slimstock confía en que el retorno de una inversión se obtendrá en un año.
- Inventario cíclico. (también conocido como inventario rotativo). Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias. A diferencia del inventario periódico, se prioriza el conteo de unas referencias sobre otras (en función de su valor, rotación, fecha de caducidad, etc.).
- I nventario permanente (también conocido como inventario perpetuo). Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible. Es el tipo de inventario que fomenta la logística 4.0con una gestión digital de la información gracias a un SGA y a la implementación de sistemas de almacenaje automáticos. Cada empresa determinará la periodicidad con la que lleva a cabo sus inventarios en función de sus necesidades y recursos. Con los almacenes automáticos se mantiene un inventario permanentemente actualizado y sin errores Inventario según el tipo de producto El inventario también está sujeto al tipo de producto almacenado. En consecuencia, podemos distinguir entre:
- Inventario de materias primas. Sirve para determinar el stock disponible de las materias primas que se utilizan para la fabricación del producto final.
- Inventario de suministros de fábrica. Registra aquellos materiales empleados en el proceso de producción que por su naturaleza no pueden ser cuantificados con exactitud como, por ejemplo, tuercas o pintura.
- Inventario de productos en proceso de fabricación. Contempla los productos semielaborados, es decir, aquellos que todavía forman parte del proceso de producción.
- Inventario de productos terminados. Recoge los productos ya finalizados y disponibles para la venta.
- Inventario de mercancías. Lo integran los bienes adquiridos para ser vendidos con posterioridad, sin que se les realicen modificaciones. Es evidente que el tipo de producto condiciona desde la elección del sistema de almacenaje hasta la actividad de cada una de las operativas, e incluyendo el tipo de inventario. Inventario según su función Ciertos tipos de inventario se clasifican de acuerdo con la función que se les asigna. En este sentido, diferenciamos entre:
- Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos). Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores. A veces, si el flujo de mercancía es lento, debe recorrer grandes distancias o involucra muchos niveles, el inventario en ductos puede sobrepasar al almacenado.
- Inventario de seguridad o de reserva. Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallos en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda. Este inventario constituye el stock de seguridad de la compañía, cuyo objetivo es evitar caer en roturas de stock.
- Inventario de previsión o estacional. Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales. Esta predictibilidad lo diferencia del inventario de seguridad, destinado a cubrir contingencias inesperadas.
- Inventario de desacoplamiento. Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes. De ese modo, cada proceso funciona de forma independiente y con una cantidad de mercancía determinada. Todo inventario cumple una función específica y, al mismo tiempo, satisface una necesidad logística determinada, por ejemplo, abastecer a producción, recibir mercancía de los proveedores o afrontar un aumento de la demanda.
La aplicación de un tipo de inventario en detrimento de otro dependerá tanto de las necesidades de cada empresa como de los recursos con los que cuenta para ejecutarlo. Por ese motivo, antes de decidir qué inventario llevar a cabo se deben analizar una serie de aspectos, como el objetivo o la finalidad del mismo, el tipo de referencias almacenadas, la actividad de la empresa y las dinámicas específicas de sus operaciones. En un almacén con pocas referencias y un flujo de movimientos muy bajo, por ejemplo, probablemente bastará con practicar un inventario periódico con una cierta regularidad. Por el contrario, si existen muchas referencias y la actividad diaria es elevada, será conveniente recurrir a un inventario permanente, a fin de prevenir errores que impacten en la operativa del almacén. Un software de gestión de almacenes optimiza la realización de distintos tipos de inventario Optimizar la eficiencia, objetivo común para los distintos tipos de inventario Como hemos visto, existen diferentes tipos de inventario (según función, periodicidad, tipo de producto, etc.). No obstante, si algo tienen en común todos ellos es su propósito final: optimizar el almacenamiento y la gestión del stock para asegurar el mejor servicio posible. Por esa razón, el principal desafío logístico de cualquier empresa es escoger el tipo de inventario que le ayude a incrementar al máximo la eficiencia.
En este sentido, y a pesar de las múltiples necesidades logísticas que existen, la apuesta por la automatización puede suponer una auténtica ventaja competitiva. Por un lado, porque aumenta el control y la eficiencia y, por el otro, porque optimiza el tiempo destinado a esta tarea. La implementación de un software de gestión de almacenes como Easy WMS, por ejemplo, garantiza la automatización de varias clases de inventarios, facilitando el propósito de hacer un inventario rápido y efectivo. Preparación de pedidos: claves para una operativa eficiente La preparación de pedidos es una de las actividades centrales de un almacén, pues el objetivo final de la logística es poder entregar el mayor número de pedidos a un mínimo costo y en el menor tiempo. Los costos destinados a la preparación de pedidos pueden superar el 60% de los costos totales de explotación de un almacén. Por ese motivo, reducir su impacto puede asegurar el éxito de una empresa. O todo lo contrario en caso de no conseguirlo. En este artículo analizamos al detalle los entresijos que se esconden detrás de la preparación de pedidos con el objetivo de conseguir una cadena logística dinámica y productiva. ¿Qué es la preparación de pedidos? La preparación de pedidos es la operativa que se encarga de acondicionar los productos demandados por los clientes para que sean expedidos en forma de pedidos. Estos pueden ser enviados al cliente final, al centro de producción o a otros almacenes o tiendas de la compañía. Es muy común utilizar el término picking como sinónimo de preparación de pedidos , pero eso no es del todo correcto. Entendemos como picking el proceso de extraer productos de una unidad de carga (como un contenedor) que contiene más artículos de esa misma referencia y depositarlos en otra unidad de carga (un carrito de preparación de pedidos). En otras palabras, es la recogida y combinación de los artículos que conforman el pedido de un cliente, por lo que podemos afirmar que el picking es una operativa más dentro de la preparación de pedidos. También existe una diferencia significativa entre la unidad de carga y la unidad de pedido. Los productos se agrupan en unidades de carga (por ejemplo, tarimas, cajas o contenedores) que facilitan su manipulación y traslado a lo largo de las etapas de la cadena de suministro. Por su parte, la unidad de pedido serían las divisiones de la unidad de carga que pueden incluirse en un pedido. Por ejemplo , en un contenedor del almacén tenemos 100 blísters de pilas (cada blíster contiene 4 pilas). Aquí hay 1 unidad de carga (el contenedor), 100 unidades de pedido (solo se pueden comprar los blísters, no las pilas individuales) y 400 unidades de productos (las pilas).
- Zona de picking: para definir cómo debe ser la zona de picking es básico analizar las características del propio pedido, el tamaño de las unidades de carga, su peso, las distancias que los operarios tienen que recorrer y la ubicación y posición de la mercancía.
- Estanterías: en el diseño de un almacén, una de las prioridades de toda compañía es realizar una óptima gestión de los productos de mayor rotación. De acuerdo con el método ABC, se deben almacenar los artículos de tipo A en sistemas de almacenaje que ofrezcan acceso directo a fin de agilizar la operativa.
- Envase y embalaje: hace referencia al contenedor que se utiliza para alojar temporalmente el producto y/o productos de los que se ha hecho picking. Es primordial que facilite la manipulación y el transporte de los artículos.
- Dispositivos de ayuda para picking: el voice picking, los dispositivos luminosos pick- to - light y put-to-light o las estaciones de picking de alto rendimiento son ideales para minimizar errores, puesto que indican a los operarios dónde y qué cantidad de unidades manipular en todo momento.
- WMS: implementar un sistema de gestión de almacénes (como Easy WMS de Mecalux) es indispensable para alcanzar una preparación de pedidos eficiente. Optimiza las rutas de picking de los operarios, distribuye la mercancía en función de las necesidades, digitaliza la gestión de la información, etc. Lo más habitual es combinar distintos sistemas de almacenaje y métodos de preparación de pedidos que optimicen los procesos y saquen un mayor partido al trabajo de los operarios. El sistema voice picking ayuda a los operarios a preparar los pedidos
Fases de la preparación de pedidos Es imposible disponer de una cadena logística exitosa si no conocemos las principales fases de la preparación de pedidos:
- Planificación previa: es esencial para gestionar y asignar los recursos disponibles. Si dispones de un WMS, el propio software prioriza las órdenes de pedido y define el reparto de tareas.
- Recorridos y desplazamientos: es el proceso al cual se destina más tiempo y recursos, siempre y cuando se emplee el criterio “producto a hombre”. Un layout del almacén eficiente es el mejor aliado.
- Recogida o extracción de la mercancía: es donde se producen la mayoría de errores en los procesos de picking. Un inventario actualizado y la ayuda de terminales de radio frecuencia o dispositivos de ayuda como el voice picking , entre otros, disminuyen las equivocaciones.
- Verificación y preparación del pedido para su expedición: la última fase del picking hace referencia a la verificación de las unidades recogidas, acondicionado del pedido, traslado a la zona de expediciones, impresión de la documentación relacionada con el pedido, etc. Las distintas fases de la preparación de pedidos que se desarrollan en un almacén pueden variar en función del tipo de producto, del criterio de preparación de pedidos o de las características de cada pedido. Documentación logística para la preparación de pedidos Los pedidos se acompañan de una documentación básica que garantice su preparación, control y entrega al destinatario final:
- Orden de picking: también conocida como picking list , es el documento en el que se detallan los productos, cantidad, ubicación, pasillo, estantería y el recorrido que tiene que hacer el operario encargado de preparar el pedido.
- Albarán o nota de entrega: es un documento mercantil que sirve para que el destinatario compruebe que lo que ha recibido coincide con lo solicitado. Para el vendedor, constituye una prueba de que el comprador ha recibido el pedido y, para el transportista, es el justificante de que la entrega ha sido realizada. En la actualidad, cada vez son más las empresas que trabajan con la prueba de entrega electrónica (PEE), a fin de controlar digitalmente toda la información relacionada con la entrega de un pedido.
- Packing list : relevante en la etapa del packing, este documento detalla los productos de un paquete, así como sus características.
- Hoja de ruta: indica al transportista los destinos en los que debe entregar los pedidos, organizados previamente por rutas de reparto.
- Número de seguimiento: también conocido como tracking number , es el número que se utiliza para identificar y monitorear los envíos desde que salen del almacén hasta que llegan al cliente.
