Investigacion hecha en clase, Apuntes de Investigación de Operaciones

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4.0 Administración de Inventarios.

 Por cada tipo de artículo que se mantenga en inventario, alguien deberá responder las dos preguntas clave sobre este particular ( 1 ) ¿Cuándo se deberá hacer un pedido para reabastecer sus existencias? Y ( 2 ) ¿Cuál tendrá que ser la cantidad ordenada? Multitud de factores se combinan para hacer que este problema resulte difícil. Algunas de las consideraciones más importantes son:  1. El grado en el cual se conoce cuál será la demanda futura.  2. El costo de los faltantes y la política de la administración (trabajar por pedido o por inventario).  3. Los costos de los pedidos y el mantenimiento del inventario.  4. La posibilidad de largos tiempos de entrega.  5. La posibilidad de planes de compra por descuento por cantidad.

 2. La posibilidad de mantener un inventario contribuye a menudo a reducir los costos de producción, porque es más económico producir algunos artículos en grandes partidas aun cuando no existan pedidos inmediatos para esos bienes.  3. Los inventarios son un medio para almacenar trabajo. Por ejemplo, la disponibilidad de mano de obra para la producción puede llegar a constituir una restricción obligatoria en algún periodo posterior, pero representa una holgura en los periodos anteriores. La posibilidad de producir algunos excedentes en esos periodos previos y mantener existencias del producto en inventario, libera mano de obra que puede emplearse para otros menesteres en los periodos posteriores.  4. Finalmente, el inventario es un recurso para ofrecer servicio rápido a la clientela en el momento en que esta necesite esos productos, y en realidad los clientes están dispuestos a pagar por esta comodidad.

 DESVENTAJAS DE LOS INVENTARIOS.

 Productos defectuosos.  Si bien resulta económico hacer pedidos muy grandes para aprovechar descuentos, también se corre el riesgo de recibir un lote enorme de materiales defectuosos que no servirán y que ya se habrá pagado.  Productos obsoletos.  Si se guarda algo por mucho tiempo se puede presentar la situación de que salga algo al mercado que haga exactamente lo mismo, pero con un mayor atractivo y funciones adicionales, de modo que todos los productos en el inventario quedarían obsoletos y las posibilidades de venderlos se reducirían, generando espacio ocupado y muchas perdidas.  Costoso mantenerlo.  En este sentido hay varios factores involucrados, ya que, si la capacidad de almacenaje es reducida o llega a su máxima capacidad, se perderían ofertas en cantidad y habría perdidas por no poder adquirir más cosas. También está la posibilidad de que se continué la fabricación o se aprovechen los materiales que ya se tienen, pero como el lugar es reducido, se tendría que alquilar más espacio, lo que al largo plazo elevaría los precios.

 ´ Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.   ´ Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.  Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la producción.   ´ Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

 PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO

 1. Identificar los bienes a inventariar : El primer paso es tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.  2. Determinar los lugares a inventariar : Una vez aclarado cuáles son los bienes que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están para no omitirlos. Otra recomendación de índoles metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar reiteraciones u omisiones.  3. Armar un equipo de trabajo : Consideramos de suma importancia este tema porque además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del almacén.  4. Recorrido, recuento y registro : Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese ítem ya fue contado.

Costos de los pedidos: Cada vez que una empresa hace un pedido para reabastecer sus inventarios, incurre en un costo del pedido. Este costo es independiente de la cantidad del pedido, está relacionado con la cantidad de tiempo empleado en preparar documentación y llevar la contabilidad correspondiente a la presentación del pedido, y es una función directa del costo del personal involucrado. Costos de faltantes: Un faltante significa que la empresa se ha quedado sin inventario. En la mayoría de las aplicaciones técnicas, el término faltante se refiere a un fenómeno más específico, consiste en que los pedidos llegan después de que el inventario se ha agotado. En este costo se podrían incluir las ganancias perdidas por no realizar la venta o por retraso en la entrega, y también descuentos por varios factores más intangibles, como el costo que implicaría la posible pérdida de clientes y el descrédito de un mal expediente de mal servicio trae consigo.

 4. 3. 2 Clasificación ABC.  Es sabido que en cada operación solamente un pequeño porcentaje de cosas acapara la mayor parte de la actividad, como lo dice la conocida regla del 80 - 20 y la actividad de un almacén no es una excepción a la regla. Basándose en esta idea el análisis ABC clasifica a los materiales por la importancia que tienen dentro del almacén, dándoles una clasificación de A al reducido número de artículos con mayor importancia por el elevado costo o la gran actividad que representan, B para los moderadamente importantes y C al resto de los materiales que representan un porcentaje bajo de la inversión total del inventario o que representan poca rotación.  Un punto importante es conocer cuáles son los materiales de mayor Importancia dentro de un almacén, ya que dentro de este son muchos los materiales que se manejan, pero no todos tienen el mismo valor o importancia.  En realidad, si una empresa quisiera controlar estrictamente cada uno de sus artículos almacenados, sería prácticamente imposible debido a tan alto costo que esto representa.

La finalidad de este análisis fue dar unas bases para saber a qué artículos se le va a dedicar más inversión y más atención por parte del personal para de esta forma llevar un control eficiente de los materiales sin elevar el costo que esto representa. Los artículos tipo A deben ser objeto de una vigilancia constante y estar muy atentos a la frecuencia con que se deben adquirir. Los artículos tipo B requieren menos control que los tipo A y más control que los tipo C, es recomendable establecer máximos y mínimos. Los materiales tipo C requieren una limitada supervisión, el control es mínimo e incluso puede hacerse mediante un stock de seguridad.

 4. 3. 3 Importancia de la exactitud de los registros.  La importancia de los registros radica en la veracidad de los resultados, si “x” artículo sale del almacén el día de hoy y no se registra (El almacenista puede decir que al rato lo registra, pero por algún descuido no se hace….), puede ocasionar problemas en la empresa, debido a que la información que se tiene esta errónea. Sin mencionar que para el manejo de inventarios el tiempo es muy importante, debido a que todo tiene un tiempo de entrega.  4. 3. 4 Recuento cíclico.  El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio.  Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales.   El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos, por ejemplo.

 4. 4 Modelos de inventarios determinísticos.  Asume que la demanda y el tiempo de entrega son conocidos y fijos, la producción también es conocida y fija después de que se hizo el pedido.  4. 4. 1 Modelos de Cantidad Optima del Pedido.  Mejor conocido como modelo de la cantidad económica de pedido (CEP).  En su forma más sencilla, el modelo CEP supone que:  1. No se permiten faltantes. Es decir, cada nuevo pedido llega (en su totalidad) en cuanto el nivel del inventario llega a cero.  2. Hay una tasa de demanda constante.  3. Los costos relevantes son los costos del pedido y los costos de mantenimiento de existencia.  El propósito del modelo CEP consiste en encontrar la cantidad óptima de pedido, definida como aquella cantidad que, considerando las tres suposiciones anteriores, minimiza el costo anual total por concepto de pedido de “x” artículo y su mantenimiento en inventario.