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CONTROL CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS (SISTEDA, SGC y MECI)
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
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NOMBRE DE LA AUDITORIA: De Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Auditoría No. 20 Evaluación a la implementación y/o mejora del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y realizada en la Auditoría No. 51 de 2017. Y Evaluación a la planificación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST).
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA
VIGENCIA: 2018 Nº. DE AUDITORIA: 26
FECHA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA: Inicio: 02/may/2018 Final:31/may/ FECHA ELABORACIÓN: 29/may/
DATOS DEL AUDITOR JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO: JAIME LOPEZ BONILLA
EQUIPO AUDITOR:
LÍDER: CRISTINA VEGA ORTIZ APOYO: NOBER MORENO MONTENEGRO YAMILETH HERNANDEZ BOTERO
MACROPROCESO: CONTROL
PROCESO: (^) CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
SUBPROCESO: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
DEPENDENCIA: (^) DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD
DATOS DEL AUDITADO
MACROPROCESO: (^) Gestión del Talento Humano
PROCESO: Gestión de Seguridad Social Integral
SUBPROCESO: (^) Seguridad y Salud en el Trabajo
PROCEDIMIENTO: No aplica
DEPENDENCIA: Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional
PERSONAL ENTREVISTADO: Fernando Secretario^ , GóZuleidy Muñozmez^ Ocampo- Contratista, Ma^ –^ Profesionaly^ erlyUniversitario, Estupiñan H. Araldy- Contratista^ Carabali^ Mina^ –
DATOS GENERALES DE LA AUDITORÍA
OBJETIVO GENERAL:
Verificar el cumplimiento de las acciones definidas en el Plan de Mejoramiento de la Auditoría No. 20 de la vigencia 2016 Evaluación a la implementación y/o mejora del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y revisado en la Auditoria No. 51 de 2017. Y evaluar el avance de la planificación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con la normatividad vigente.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
- Verificar la aplicación de las fases de adecuación, transición del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) con estándares mínimos según Resolución No.1111 de 2017. Fase 1 - Fase 2
- Verificar el cumplimiento del Plan Mejora establecido por la Administración
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Municipal de Santiago de Cali, para lograr la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Verificar el avance de la ejecución de Plan de anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) vigencia 2018. Fase 3.
ALCANCE:
Se verificará el Plan de Mejoramiento en los organismos que han suscrito acciones resultado de la auditoría de evaluación y revisado en la Auditoría de seguimiento. Se verificará en la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. PERIODO EVALUADO: 11/nov/2017 a la fecha de visita en sitio
CRITERIOS:
- Decreto 1072 de mayo 26 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo".
- Resolución No. 1111 de 2017 “Por la cual se definen los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes”.
- Plan de mejoramiento SG-SST
- Plan de Acción SG-SST 2018
- Plan de mejoramiento suscrito con Control Interno
- Caracterización del Proceso MATH02.07.02 Gestión de Seguridad Social Integral
METODOLOGÍA APLICADA: Entrevista, observación, revisión analítica, revisión documental, muestreo aleatorio
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Conclusión: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y los hallazgos de la auditoria. Conformidad (C): Cumplimiento de un requisito. Criterio: Lo que debe ser: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Descripción de la condición: Lo que se encontró: Se refiere al hecho determinado por el auditor, que debe ser sustentado y demostrado con evidencias. Efecto: Consecuencia real o potencial cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la condición. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgo: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidades o no conformidades con los criterios de auditoría. Limitante: Situación que dificulta el desarrollo de la auditoria. No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito. Oportunidad de Mejora (OM): Situación específica que no implica desviación, ni incumplimiento de requisitos, pero que constituye una oportunidad y necesidad de incrementar la capacidad del proceso. Recomendación: Sugerencia para corregir y/o mejorar debilidades en el proceso.
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SST.
Así mismo, se puso a disposición Certificación de capacitación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (50) horas virtuales, expedida por Positiva Compañía de Seguros S.A, en junio 24 y julio 5 de 2017 respectivamente para el Líder y el Coordinador del SG-SST. Cumpliendo con la Resolución No.1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.1 Estándar: Recursos financieros, técnicos humanos y de otra índole.
2. 1.1.6 Conformación COPASST / Vigía. La Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, cuenta con el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, actualizado según Acta de Constitución No. 4122.0.1.2-1 de octubre 6 de 2018 objetivo. Instalación del COPASST-2017-2019, conformado por cuatro principales y cuatro suplentes por parte de los trabajadores y 4 delegados del denominador. Es importante precisar, que para la elección de los representantes de los servidores públicos ante el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo del Municipio de Santiago de Cali, se realizó convocatoria mediante Decreto No. 4112.010.20.0532 de agosto 2 de 2017, en el cual se contempló la fecha de inscripción hasta el 10 de agosto de 2017 y la de elección para el día 6 de septiembre de 2017. Igualmente se observó la existencia del formato de inscripción debidamente diligenciado por diecisiete (17) candidatos al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo Municipio de Santiago de Cali y el registro de los aspirantes. Frente al proceso de elección, se puso a disposición del equipo auditor el Acta de escrutinio de la votación para la elección de los miembros al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se observó diecisiete (17) participantes, quedando como principales representantes de los trabajadores: Omar Romo, Harold Mondragón, Esperanza Parra, Ricardo Alvarado y suplentes Araldy Carabalí Mina, Enrique Orejuela Banderas, Francisco Octavio y Jhon Sevillano. Así mismo, se observó que para complementar la conformación del Comité, la Administración Central Municipal mediante el Decreto No. 4112.010.20.0646 de septiembre 29 de 2017, designó como sus representantes a los siguientes Directivos: Al Director Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, Secretario de Movilidad, Secretario de Salud, Secretario de Educación. Frente al cumplimiento de las funciones del comité se aportaron las siguientes Actas: - No.4122.0.1.2-2 de octubre 27 de 2017, objetivo. Reunión ordinaria del
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COPASST, sin firma con listado de asistencia diligenciado.
- No. 4122.0.1.2-3 de noviembre 22 de 2017, objetivo. Reunión ordinaria del COPASST, sin firma con listado de asistencia diligenciado
- No. 4122.0.1.2-4 de diciembre 20 de 2017, objetivo. Reunión ordinaria del COPASST, sin firma con listado de asistencia diligenciado
- No. 4122.0.-1.2-5 de enero 17 de 2018, objetivo. Reunión ordinaria del COPASST, sin firma con listado de asistencia diligenciado
- Sin número, de febrero 7 de 2018, objetivo. Realizar visita técnica de inspección a las instalaciones locativas de la Secretaría de Educación Municipal, sin firma con listado de asistencia diligenciado
- No. 4122.0.-1.2-5 de enero 17 de 2018, objetivo. Reunión ordinaria del COPASST, debidamente firmada y con listado de asistencia diligenciado.
- No. 4122.0.1.2-7 de marzo 14 de 2018, objetivo. Reunión ordinaria del COPASST, sin firma con listado de asistencia diligenciado
- Listado de asistencia de fecha abril 27 de 2018 con objetivo. Reunión ordinaria del COPASST, dado que el acta se encuentra en construcción.
En las actas anteriores se visualizó que se abordaron temas inherentes al funcionamiento del Comité. De igual forma se observó enlace en la intranet http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/conoce-las-funciones-del-copasst, con la publicación de las funciones del COPASST y la disposición de los siguientes canales para el contacto con los servidores públicos donde pueden enviar sugerencias, reportar incidentes, accidentes e inquietudes que tengan que ver con el tema de salud, higiene y seguridad en el trabajo: Correo electrónico copasst@cali.gov.co, Teléfono: 668 08 12 y Presencial: Centro Administrativo Municipal, piso 14, proceso de Seguridad Social Integral. Así como, el Acta de escrutinio de la votación para la elección de los miembros al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – Municipio Santiago de Cali. Cumpliendo con la Resolución No. 1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.1 Estándar: Recursos financieros, técnicos humanos y de otra índole.
3. 1.1.7 Capacitación COPASST / Vigía. Los auditados integrantes del COPASST, manifestaron que se recibió capacitación en temas relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo, lo cual se evidenció en los siguientes documentos: Listado de asistencia de
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Realizar jornada de capacitación de Inducción - Reinducción para servidores Públicos del Municipio de Santiago de Cali Trimestre 2018, con listado de asistencia de 15 personas. Frente a la acción 6. Continuar articulación con Gestión Organizacional para validación y aprobación del formato plan de capacitación del SG dela SST. Se observó formato programa de capacitación del SG-SST código MATH02.07.18.PR01, versión 1, entrada en vigencia 6 de abril de 2018 validado, el cual se encuentra en aplicación. Acción cumplida y efectiva. Cumpliendo con la Resolución No.1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.2 Estándar: Capacitación en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
5. 1.2.3 Responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST con curso (50) horas virtuales. Se evidenció certificación de capacitación, sobre el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (50) horas virtuales, expedida por Positiva Compañía de Seguros S.A, en junio 24 y julio 5 de 2017 respectivamente para el Líder y el Coordinador del SG-SST. Así mismo, se evidenció certificación expedida por el SENA para los dos (2) colaboradores del equipo de trabajo de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, registros No. 36248640 del 10 de julio de 2017 y No. 44905463 de julio 19 de 2017, certificados expedidos a personal de Apoyo Técnico y Profesional del equipo del SG-SST. Cumpliendo con la Resolución No.1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.2 Estándar: Capacitación en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 6. 2.3.1 Evaluación e identificación de prioridades. Se evidenció la realización de la evaluación inicial del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo, en los siguientes archivos digitales: - Evaluación Inicial mayo 2017 con un resultado total del 15,25% - Evaluación Inicial enero 2018 con un resultado total del 30%. Evaluaciones realizadas de acuerdo a los estándares mínimos SG-SST, aplicando la tabla de valores y calificación respectiva de la Resolución No.1111 de 2017. Se evidenció Acta N°4137.040.3.3.004 fecha 23/ene/2018 objetivo: Revisar la evaluación de los estándares para la implementación del Sistema y asignar actividades al equipo y establecer plan de acción, suscrita por el Líder y
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Coordinador del SG SST. Se observó la actualización de la Matriz legal, carpetas digitales 2016, 2017 y 2018 con las matrices de los centros de trabajo levantadas y/o actualizadas, planes de trabajo y planes de emergencia de estas vigencias, documentos base para la priorización del plan de acción 2018. Manifestó el auditado que se tuvo en cuenta el cubrimiento aproximado del 80% de la población de la organización, para establecer en el cronograma la terminación de los levantamientos de matrices de los centros de trabajo en el 2018, evidenciando la identificación de amenazas y análisis de vulnerabilidad en 42 listas de chequeo, 16 actas de visita y 5 informes de inspección de trabajo, los cuales reposan en expediente físico sin rotular. Se observó coherencia entre el resultado de la evaluación inicial y la formulación del plan de acción 2018. Así mismo, se evidenció la reciente validación del formato MEDE01.05.07.18.P07.F01 versión 1. “Formulación del Plan de Mejoramiento Por Procesos” entrada en vigencia 04/may/2018. Por lo anterior, la Acción 3. Contar con la evaluación inicial del SGSST para determinar las prioridades de necesidades sentidas de recursos Humanos, Tecnológicos, Financieros de acuerdo a las características y tamaño de la entidad de acuerdo a los estándares mínimos del SGSST. 12/jun/2017 - 31/dic/2017. Se encontró cumplida efectivamente.
Cumpliendo con la Resolución No. 1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar 2. Gestión Integral del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo. E2.3. Estándar: Evaluación inicial del Sistema de Gestión- Seguridad y Salud en el Trabajo.
7. 2.6.1 Rendición sobre el desempeño. Manifestó el auditado que con el fin de llevar a cabo la rendición de cuentas del SG-SST, se han realizado reuniones con la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, con el propósito de articular la rendición de cuentas al interior de la Entidad, lo cual se evidenció en las Actas No.4137.020.3.34.1 de marzo 5 de 2018, objetivo: Brindar capacitación de rendición de cuentas para los funcionarios del proceso de Seguridad Social Integral y Acta No.4137.020.3.35. de abril 13 de 2018, objetivo: Realizar reunión de trabajo con los delegados del equipo articulador de rendición de cuentas del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional. Se evidenció informe consolidado primer trimestre del 2018, referente a los avances del SG-SST, el cual manifestó el auditado será parte de la rendición de
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mesas de trabajo con los diferentes actores de la articulación del sistema. 12/jun/2017 - 31/dic/2017 se evidenció cumplida efectiva y la Acción 5. Socializar Formato de Autoreporte de condiciones de trabajo de salud. 20/jun/2017 - 20/dic/2017, actualizadas a: 30/nov/2017 – 31/may/2018. Cumplida efectiva teniendo en cuenta que es la etapa de planificación la evaluada.
Cumpliendo con la Resolución No. 1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar 2. Gestión Integral del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo. E2.8. Mecanismos de Comunicación.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
1. 2.7.1 Matriz legal. Se evidenció en el formato Normograma código MEDE01.05.02.18.P01.F14, versión 2, fecha de entrada en vigencia 23/dic/2014, la Matriz Legal del proceso Seguridad Social Integral con las siguientes columnas debidamente diligenciadas: tipo de norma, número/fecha, Acápite, Artículo, Aplicación Específica, Aplica al Subproceso, Aplica al procedimiento. En el Normograma se observaron 547 normas entre: Constitución Política de Colombia, Leyes, Decretos, Resoluciones y Circulares, organizadas de acuerdo a fecha de expedición. En el mismo archivo se evidenció hoja de Excel denominada “evaluación”, con las mismas columnas del Formato Normograma con la adición de la columna “Evaluación”, donde se observaron calificaciones del 100% de cumplimiento en todas las normas. Frente a la acción 1. “Aprobación y validación de la matriz legal (Normograma) por parte del proceso de Gestión Organizacional, cada vez que se actualice el Normograma” se evidenció radicado No. 201741370400096094, fecha 2017-12- 01, dirigido al Subdirector de Gestión Organizacional, asunto: Validación y aprobación del Normograma y Radicado No. 4137.020.14.12.187.000801, fecha: 11-12-2017, dirigido a: Jonny Ramos D., asunto: Respuesta solicitud validación Normograma, con la validación del mismo. Encontrándose cumplida y efectiva. Sin embargo manifestó el auditado, que los documentos relacionados con el SG- SST se encuentran actualmente en revisión y ajuste, los cuales contendrán la adopción de las normas técnicas requeridas, por lo cual se realizará su posterior inclusión en la matriz legal una vez sean estos validados, con el fin de dar a conocer en ella, la normatividad propia de la organización y las normas Técnicas adoptadas y aplicadas en su implementación. Incurriendo en el riesgo de incumplir con lo establecido en la Resolución No. 1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar 2. Gestión Integral del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo. E2.7. Estándar:
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Normatividad Nacional vigente y aplicable en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. Así como, no contar con la identificación de la normatividad aplicable al SG-SST, que permita su cumplimiento.
2. 2.9.1 Identificación, evaluación, para adquisición de productos y servicios en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Se evidenció diligenciamiento de la Matriz Elementos de Protección Personal, con el registro de Elementos de Protección Personal, especificaciones técnicas de los elementos de protección personal (EPP) y valores de los mismos, entre otros. formato que actualmente se encuentra en validación por parte de la Subdirección de Gestión Organizacional De igual forma, se evidenció el análisis de conveniencia donde se describen las características de los elementos de protección personal requeridos de acuerdo al análisis y priorización de la matriz, con el fin de realizar el proceso de contratación para la adquisición de los mismos de acuerdo al procedimiento de contratación de la entidad. Manifestó el auditado que se realizó reunión con el Departamento Administrativo de Contratación para actualizar la documentación aplicando de forma específica los requisitos del SST, no obstante a lo anterior, no se evidenció la determinación tomada referente al tema, quedando pendiente su fortalecimiento. De igual forma no se ha culminado el proceso para la adquisición de los EPP con las especificaciones técnicas requeridas por los mismos para llevar a cabo la evaluación y el registro de su resultado. Incurriendo en el riesgo de incumplir con lo establecido en la Resolución No. 1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar 2. Gestión Integral del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo. E2.9.Adquisiciones. Así como carecer de los elementos que garanticen el cumplimiento de las especificaciones de los productos o servicios utilizados para la Gestión del SST. 3. 2.11.1 Evaluación del impacto de cambios internos y externos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Se evidenció el procedimiento programa Gestión del Cambio diseñado para el subproceso Gestión de la Seguridad en el Trabajo con código MATH02.07.05.18.P01 entrada en vigencia abril 6 de 2018. Se observó el punto de control en la tarea N° 10: Verificar si los cambios efectuados relativos a la legislación en Seguridad y Salud en el Trabajo, de tecnología, de infraestructura, instalaciones y equipos, de personal, y nuevos procesos y ejecución de nuevos proyectos, generaron el impacto esperado en el SGSST. Sin embargo al estar en construcción la modelación y la formalización de los
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se encuentran trabajando con la Secretaría del Deporte y la Recreación, en la parte de escenarios deportivos, trabajo en alturas y se pretende culminar con el levantamiento del 100% de las matrices de los centros de trabajo identificados de la Administración Central Municipal, exceptuando las instituciones educativas, ya que no se ha definido la gestión a realizar o el tratamiento a aplicar en los centros de trabajo de la Secretaría de Educación, debido a la normatividad específica para estas en el tema de SST. Adicionalmente manifestó el auditado que no se están reportando los incidentes laborales por parte del personal, solo reportan en ocasiones los accidentes graves o con lesiones lo cual fortalecería la identificación de peligros y valoración de riesgos. Incurriendo en el riesgo de incumplir con lo establecido en los artículos No. 2.2.4.6.8 obligación de los empleadores, numeral 6, No.2.2.4.6.15 identificación de peligros y valoración de los riesgos y No. 2.2.4.6.23 gestión de los peligros y riesgos, del Decreto 1072 de mayo 26 de 2015. Así como, no establecer controles para gestionar los peligros y riesgos priorizados en los centros de trabajo.
NO CONFORMIDADES
1. 1.1.2. Responsabilidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST. Se evidenció comunicación oficial con radicado No.201841370200004454 fecha 09/05/2018, dirigida a Jonny Ramos Díaz Profesional Especializado, suscrita por el Subdirector de Gestión Organizacional, asunto: Respuesta validación estructura del Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo en formato MATH02.07.18.R01 versión 1, el cual fue validado y entró en vigencia a partir del 8 de mayo de 2018. Se observó la asignación de responsabilidades especificas en el SG- SST, en el "Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo" artículo N°3 “Obligaciones de la Alcaldía Municipal de Santiago de Cali”, pág.10 y artículo N° “Responsabilidades de los funcionarios públicos, trabajadores oficiales, contratistas y proveedores” pág.17. Reglamento con fecha abril 16 2018, firmado el día viernes 18 de mayo 2018 por el Director del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional. Sin embargo, no se ha llevado a cabo la comunicación de las responsabilidades especificas en Seguridad y salud en el trabajo (SST) a todos los niveles de la organización incluyendo la Alta Dirección, manifestó el auditado, que el reglamento será publicado en cada uno de los Centros de trabajo, una vez se lleve a cabo la contratación de la impresión del mismo.
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Es importante anotar que en el plan de acción del SG-SST del 2018, se observó para el cumplimiento de este elemento evaluado, el establecimiento de las actividades:
- “Firma del reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo por el Director de DADII y la socialización”, la cual se encuentra en desarrollo dentro del periodo establecido para su realización (febrero – mayo).
- “Asignar y documentar las responsabilidades específicas del SGSST a todos los niveles de la organización, para la implementación y la mejora continua, mediante publicación del reglamento de seguridad y salud en el trabajo enmarcado en todos los centros de trabajo, folletos, correos institucionales, página web de la entidad”, la cual se encuentra en desarrollo dentro del periodo establecido para su realización (febrero – junio). Referente a la acción 2, “Continuar con la articulación con la Subdirección de Gestión Organizacional para la validación y aprobación del reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo para su posterior socialización”, encontrándose la acción formulada en la vigencia 2016, cumplida a la fecha con efectividad parcial, al no ser suficiente para lograr el cumplimiento del elemento evaluado. Incumpliendo lo establecido en la Resolución No. 1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.1 Estándar: Recursos financieros, técnicos humanos y de otra índole. Incurriendo en el riesgo de no establecer el compromiso requerido por parte de los diferentes niveles de la organización para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 2. 1.1.3 Asignación de recursos para el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST. Con respecto a la definición y asignación de recursos se observó: Recursos financieros. Mediante el Decreto No. 4112.010.20.0871 de diciembre 26 de 2017 “Por medio del cual se liquida el presupuesto general de rentas y recursos de capital y apropiaciones para gastos del Municipio de Santiago de Cali”, para la vigencia comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2.018”, se observó el proyecto de Inversión BP-22047907 "Implementación del Sistema SG-SST en la Administración Central del Municipio de Cali”, por un monto de $100.000.000 millones, los cuales de acuerdo a la manifestado por el auditado, a la fecha no se han ejecutado. Así mismo se observó, el CDP No. 3500082256 de fecha 21.09.2017 por valor de $300.000.000, Análisis del Sector Económico indicando la cobertura y forma de pago de la implementación del Sistema en Seguridad y Salud en el Trabajo en la Alcaldía de Santiago de Cali, con su respectivo análisis de conveniencia.
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tecnológicos que le permitan a la entidad mantener disponible toda la documentación requerida por el sistema y la adecuación para conservar los documentos de soporte del SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos de todo daño, deterioro o perdida durante todo su ciclo de vida. Incumpliendo lo establecido en la Resolución No.1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.1 Estándar: Recursos financieros, técnicos humanos y de otra índole e incurriendo en el riesgo de no disponer de los recursos necesarios para la implementación de Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. 1.1.4 Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales. Con relación a la afiliación y el pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales de los servidores públicos de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, se seleccionó una muestra de 30 servidores públicos, los cuales fueron verificados en las planillas de los meses diciembre de 2017, enero, febrero, Marzo y abril de 2018, encontrándose el siguiente comportamiento: Cuadro No. Muestra treinta (30) servidores públicos
2017 2018 Diciembre enero febrero marzo abril No. Planilla 7678375442 7678332174 7678310235 7678674038
No. Planilla 7681337020 7680930542 1010862441
No. Planilla 7683539437 1011588443 7683539437
No. Planilla 7685451863 1012120148
No. Planilla 7688061888 7688063457 1012762960
Servidores Públicos Registrados
93% 100% 100% 100% 90% Servidores Públicos NO Registrados
7% 0% 0% 0% 10%
Evidenciándose inconsistencias en los pagos de dic 2017 y abril 2018. Así mismo, frente a la afiliación y el pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales se seleccionaron doce (12) contratistas con nivel de riesgos 4 y 5, porque conforme a lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto 723 de abril 15 de 2013, el pago de los mismos son competencia de la Administración Central Municipal, encontrándose registrado el pago del 100%, de la muestra. Incumpliendo lo establecido en la Resolución No.1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.1 Estándar: Recursos financieros, técnicos humanos y de otra índole. Incurriendo en el riesgo de desconocer los derechos de los trabajadores y no proporcionarles un cubrimiento adecuado al nivel de riesgos de sus actividades.
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4. 1.1.5 Pago de pensión trabajadores alto riesgo En la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, se tienen identificados con actividad de alto riesgo treinta y seis (36) trabajadores de la Secretaría de Infraestructura que ejecutan las tareas de demolición, bacheo y aplicación de asfalto en vía pública, según documento "Informe de Inspección de Seguridad-Secretaría de Infraestructura y Valorización de noviembre de 2016". Se aportó la comunicación No.201741370400007824 de febrero 7 de 2017, con la cual los líderes de los Subprocesos Protección y Servicios Complementarios y Seguridad y Salud en el Trabajo, presentan al Líder del Proceso Gestión de Seguridad Social Integral, el análisis del estado de la cotización en Pensión y ARL de los treinta y seis (36) trabajadores identificados como de Alto Riesgo. Así mismo, se observó la comunicación No.201741370400008074 de febrero 27 de 2018 dirigida a la Subdirección Estratégica del Talento Humano y remitida por el Líder del Proceso de Gestión de Seguridad Social Integral, en la cual se reitera la obligatoriedad del ajuste en la clasificación del nivel de riesgos, como también el aporte de los 10 puntos adicionales al fondo de pensiones de los trabajadores en Alto Riesgo. Es importante precisar, que a pesar de haber sido identificados los treinta y seis (36) trabajadores con actividades de alto riesgo desde la vigencia 2016, el auditado manifestó que a partir del mes de abril de 2018, se inició el pago de pensión con el ajuste del 26%, tal como lo establece el Decreto 2090 de julio 26 de 2003; evidenciado lo anterior en la planilla de pago No. 7688061888 así: Cuadro No. Pago seguridad mes de abril - Planilla No. 7688061888
Treinta y seis (36) trabajadores identificados con actividad de Alto Riesgo. Liquidados Con el 26% Liquidados 16% CC.
No encontrados CC. Veintiocho (28) Cuatro (4) 16686294 16641640 6114476 16717814
Cuatro (4) 2654044 14956497 16697018 16884845 Incumpliendo lo establecido en la Resolución No.1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.1 Estándar: Recursos financieros, técnicos humanos y de otra índole. Incurriendo en el riesgo de no cotizar adecuada y oportunamente en el régimen legal los valores establecidos para los trabajadores que laboran en actividades de alto riesgo.
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Manifestó el auditado que no existe evidencia sobre la participación del COPASST en la revisión anual del plan de capacitación. Incumpliendo lo establecido en la Resolución No.1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar I Recursos. E1.2 Estándar: Capacitación en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Incurriendo en el riesgo de no desarrollar de una adecuada cultura de prevención que permita mejorar las condiciones de trabajo y salud laboral de los trabajadores.
7. 2.1.1 Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG- SST firmada, fechada y comunicada al COPASST/Vigía. Se evidenció el Decreto No. 411.0.20.0687 de diciembre 16 de 2016 “Por medio del cual se adopta la política y los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali”, el cual se encuentra firmado por el señor Alcalde del Municipio de Santiago de Cali y fechada en diciembre 16 de 2016. Dicho documento se encuentra publicado en la intranet en el enlace http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/pol%C3%ADtica-y-objetivos-del-sistema-de- gesti%C3%B3n-de-la-seguridad-y-salud-en-el-trabajo-de-la, el documento expresa el compromiso de la Organización frente a la generación de una cultura de prevención y autocuidado para un ambiente sano y seguro, la responsabilidad de la Alta Dirección respecto a la designación de recursos que permitan mejorar las condiciones laborales en los centros de trabajo. Sin embargo, no se observó el compromiso frente al cumplimiento normativo y la integración con los Sistemas de Gestión; de igual forma, no se evidenció la revisión anual a la misma, la comunicación de la política del SG-SST al COPASST elegido para la vigencia 2017 - 2019 y su accesibilidad para todos los trabajadores y demás partes interesadas, en el lugar de trabajo. Se observó en la relación proporcionada por el auditado de los proyectos de competencia de la dependencia frente al Plan de Desarrollo, la actividad “Socialización de las Políticas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, a todos los niveles de la Administración Central Municipal en 198 centros de trabajo, por medio físico, virtual, cartelera”, con plazo a abril del 2018, actividad que no ha sido llevada a cabo. De igual forma manifestó el Coordinador del SG SST que no se ha llevado a cabo el ajuste de la política de SST, de acuerdo a lo registrado en el Plan de mejora 2017, donde se estableció la acción: "Ajustar la política del SST, ampliando el compromiso tácito del cumplimiento de marco legal en SST, de acuerdo al art, No.2.2.4.6.8, numeral 3 del Decreto 1072 de 2015". Plazo: Octubre - diciembre
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2017, debido a que se reprogramó la fecha de ejecución para la presente vigencia 2018 de enero – mayo, según lo registrado en el documento digital "Plan de Mejora de Seguridad y Salud en el Trabajo, Agosto 2018 Alcaldía Santiago de Cali". Incumpliendo lo establecido en la Resolución No.1111 de marzo 27 de 2017, anexo Técnico 1, fase I Planear. Estándar 2. Gestión Integral del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo. E2.1. Estándar: Política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Incurriendo en el riesgo de no establecer lineamientos claros para la ejecución, mantenimiento y mejora de las actividades en pro de la seguridad y salud en el trabajo.
8. 2.2.1 Objetivos definidos, claros, medibles, cuantificables, con metas, documentados, revisados del SG-SST. Se evidenció la definición de objetivos en el Decreto No.411.0.20.0687 de diciembre 16 de 2016 “Por medio del cual se adopta la política y los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali”, el cual se encuentra firmado por el señor Alcalde con fecha diciembre 16 de 2016, documento publicado en la intranet para la consulta de los empleados. Los objetivos que se definen en el artículo 2º del presente Decreto son: 1. Generar cultura de prevención y autocuidado, para la identificación de peligros y prevención de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades. 2. Desarrollar actividades que integran los subprogramas de medicina preventiva e higiene y seguridad industrial para la identificación, valoración y control de los riesgos asociados a las labores desarrolladas. 3. Mejorar las condiciones y medio ambiente de trabajo así como la seguridad y salud de los trabajadores, independientemente del tipo de vinculación mediante acciones preventivas que permitan reducir el ausentismo derivado de un accidente de trabajo o enfermedad laboral, en pro de la mejora continua, obteniendo mayores niveles de eficiencia. 4. Establecer los lineamientos y asignación de los recursos humanos, financieros y tecnológicos para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Los cuales son claros, medibles, cuantificables, compatibles con la normatividad vigente y coherentes con la política y el plan de trabajo anual. Sin embargo, no se evidenció la revisión anual a los mismos correspondiente a la vigencia 2017.
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