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SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
RAD : 20-325267- -5- TRA : 348 EVALUACONTROL ACT : 375 INFORME FINAL ORI : 50 OFIC.CONTROLINTERNO
FECHA : 2020-12-18 17:24: EVE: 371 EVALUACION FOLIOS : 59 DES : 117 G.T.DESARR. HUMANO
MEMORANDO
Para ISABEL CRISTINA DIAZ VILLACOB COORDINADORA GRUPO DE TRABAJO DE DESARROLLO DE TALENTO HUMANO
De JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
Asunto : Radicación : 20-325267- -5- Trámite : 348 Evento : 371 Actuación : 375 Folios: 59
Respetada Doctora:
En su rol de asesoría y acompañamiento a la gestión institucional, acorde con la ley 87 de 1993 y en cumplimiento del Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno, me permito remitir el informe final de Auditoría de Gestión al Sistema de Seguridad y Salud del Trabajo, de la Superintendencia de Industria y Comercio.
En este informe de auditoría se detalla, tanto el resultado de las pruebas sustantivas de auditoría, como los hallazgos y oportunidades de mejora. Cabe anotar que los hallazgos están sujetos a la elaboración de un Plan de Mejoramiento, que debe ser enviado por el área a mas tardar el 16 de enero del
Atentamente,
GIOVANNY JAVIER CHAMORRO RUALES
Este documento fue firmado electrónicamente desde el Sistema de Trámites Código: 891177557
Elaboró:YUBELLY RAMIREZ VALBUENA Revisó: Giovanny Javier Chamorro Ruales Aprobó:Giovanny Javier Chamorro Ruales
Anexo: Informe Final
Diciembre 2020 Informe Final N°
Limitación al alcance de la auditoría
Con ocasión de la emergencia sanitaria originada por el brote del virus COVID-19, la Oficina de Control Interno, de manera concertada con el Grupo de Trabajo auditado, desarrolló la presente auditoría restringiendo las visitas presenciales en concordancia con las medidas de aislamiento preventivo y teletrabajo adoptadas por la entidad. Para el logro del objetivo, se hizo uso de las herramientas virtuales de comunicación y almacenamiento de Información dispuestas para el normal desempeño de las labores diarias.
4 CRITERIOS DE LA AUDITORÍA
➢ Se tendrán en consideración entre otros: Decreto 1072 de 2015 ➢ Decreto 2851 de 2013 ➢ Resolución 0312 de 2019 ➢ Resolución 1401 de 2007 ➢ Resolución 2346 de 2007 ➢ Resolución 652 de 2012 ➢ Políticas, manuales, planes y programas propios del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. ➢ SC04-P 02 Procedimiento para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles versión 3. ➢ Otros procedimientos, Instructivos y mapas de riesgos.
5 DESARROLLO
Se hicieron tres pedidos de información a la persona responsable del SG-SST en las siguientes fechas:
Fecha de pedido y temas Fecha de respuesta 7/10/2020: Gestión de recursos 13/10/ 19/10/2020: Gestión de Salud y Sistema de Integral de Gestión en SST 23/10/ 28/10/2020: Gestión de Peligros y Riesgos, Gestión de Amenazas, Mejoramiento y Verificación del sistema.
La información fue subida a una carpeta en Drive.
Se adelantaron entrevistas al Coordinador del Grupo de Desarrollo de Talento Humano y a la responsable del SG-SST de manera virtual a través de la herramienta MEET, en las siguientes fechas: 22 de octubre, 30 de octubre y 13 de noviembre. En estas sesiones se solicitó ampliación de información de la documentación aportada.
Diciembre 2020 Informe Final N°
Se coordinó con la responsable del SG-SST, la visita a tres Casas del Consumidor las cuales fueron seleccionadas previamente de manera aleatoria. Estas visitas se realizaron el 17 de noviembre.
Los días 19, 23 y 24 de noviembre se adelantaron visitas in situ, de acuerdo con la agenda concertada con el Coordinador del Grupo de Desarrollo de Talento Humano y la responsable del SG-SST.
5.1 HALLAZGOS
5.1.1 Hallazgo 1. Objetivos de SST
Se evidenció que los objetivos del SG-SST están actualizados, aprobados y firmados por el Representante Legal con fecha agosto de 2019. Así mismo, se evidenció banner publicado en la IntraSIC que data el 2 de octubre de 2019, divulgando los objetivos del SG-SST; sin embargo, al verificar el SC01-M01 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL-SIGI se observó que el numeral 3 prevé:
"Identificar, documentar, prevenir y mitigar los riesgos asociados a los procesos de la Entidad de acuerdo con lo establecido en la Política de Administración de Riesgo"
De lo anterior se concluye que este documento no se ha actualizado con los objetivos en mención. De igual forma se evidenció que los objetivos del SG-SST no se encuentran publicados en la página web de la entidad o en la INTRASIC de acuerdo con lo indicado en el numeral 7.4 del SC01-P01 PROCEDIMIENTO DOCUMENTACION Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION INSTITUCIONAL -SIGI.
Por otra parte, no se evidenció una revisión de la política y los objetivos del SG-SST para la vigencia 2020 de acuerdo con lo previsto en el Artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019:
“ (...) Definir los objetivos del Sistema de Gestión de SST de conformidad con la política de SST, los cuales deben ser claros, medibles, cuantificables y tener metas, coherentes con el plan de trabajo anual, compatibles con la normatividad vigente, se encuentran documentados, son comunicados a los trabajadores, son revisados y evaluados mínimo una vez al año, actualizados de ser necesario y se encuentran en documento firmado por el empleador. (...)” (subrayado fuera del texto).
5.1.2 Hallazgo 2. Medición de los objetivos de SST
Se evidenció que solamente el objetivo del SG-SST “ Implementar los sistemas de control requeridos para evitar efectos adversos en funcionarios, contratistas, visitantes e instalaciones, generados por la magnitud de los factores de riesgo”, está siendo sujeto de medición mediante los indicadores publicados en el SIGI. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el Artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 : “(...) Definir los objetivos del Sistema de Gestión de SST de conformidad con la política de SST, los cuales deben ser claros, medibles, cuantificables y tener metas, coherentes con el plan de trabajo anual. (...)”
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y jurisdiccionales, entre otras. Se recomienda hacer una identificación y valoración de peligros y riesgos de forma independiente por área o dependencia de manera tal que no se ignoren posibles focos de enfermedad y accidentalidad; similar situación ocurre con la matriz denominada “gestión operativa”.
Lo anterior incumple lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 artículo 2.2.4.6.15.:
“ (...) Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos. El empleador o contratante debe aplicar una metodología que sea sistemática, que tenga alcance sobre todos los procesos y actividades rutinarias y no rutinarias internas o externas, máquinas y equipos, todos los centros de trabajo y todos los trabajadores independientemente de su forma de contratación y vinculación, que le permita identificar los peligros y evaluar los riesgos en seguridad y salud en el trabajo, con el fin que pueda priorizarlos y establecer los controles necesarios, realizando mediciones ambientales cuando se requiera.(...)”(subrayado fuera del texto).
5.1.6 Hallazgo 6. Programa de capacitación Anual en SST
Se evidenció el Plan Anual de Capacitación 2020 elaborado por el Grupo de Desarrollo de Talento Humano, el cual incluye un componente de Riesgo Psicosocial a manera de descripción de los hallazgos del programa en el año 2019 pero no se encontró el Plan de Capacitación Anual 2020 específico del SG-SST en donde se detallen actividades, fechas y responsables entre otros.
Lo anterior incumple con el artículo 2.2.4.6.11 del Decreto 1072 de 2015:
“(...) Capacitación en seguridad y salud en el trabajo – SST. El empleador o contratante debe definir los requisitos de conocimiento y práctica en seguridad y salud en el trabajo necesarios para sus trabajadores, también debe adoptar y mantener disposiciones para que estos los cumplan en todos los aspectos de la ejecución de sus deberes u obligaciones, con el fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Para ello, debe desarrollar un programa de capacitación que proporcione conocimiento para identificar los peligros y controlar los riesgos relacionados con el trabajo, hacerlo extensivo a todos los niveles de la organización incluyendo a trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión, estar documentado, ser impartido por personal idóneo conforme a la normatividad vigente. (...)” (subrayado fuera del texto).
Incumple de igual forma con el artículo 16 de la resolución 0312 de 2019: “ (...) Elaborar y ejecutar el programa de capacitación en promoción y prevención, que incluye lo referente a los peligros/riesgos prioritarios y las medidas de prevención y control, extensivo a todos los niveles de la organización. (...)”
En consecuencia, no se pudo verificar la revisión del Plan Anual de Capacitación por parte del COPASST y el representante de la dirección para la vigencia 2020, lo cual incumple con lo previsto en el parágrafo 1° del artículo 2.2.4.6.11 del Decreto 1072 de 2015: “ (...)El programa de capacitación en seguridad y salud en el trabajo
- SST, debe ser revisado mínimo una (1) vez al año, con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y la alta dirección de la empresa: con el fin de identificar las acciones de mejora.(...)”
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5.1.7 Hallazgo 7. Rendición de cuentas
En general, la rendición de cuentas se define como: “Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su desempeño”^1_._
No se evidenció documento de Rendición de Cuentas del año 2019. El proceso aportó documento de Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión SIGI del año 2019, el cual incluye un capítulo para SG-SST. Este soporte no constituye una Rendición de Cuentas tal como lo requiere la normatividad vigente, lo cual genera un incumplimiento de lo consagrado en el numeral 3 del Artículo 2.2.4.6.8. del Decreto 1072 de 2015: “(...) Obligaciones de los empleadores. El empleador está obligado a la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde con lo establecido en la normatividad vigente. Dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en la empresa, el empleador tendrá entre otras, las siguientes obligaciones: (...) 3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada(...)” (subrayado fuera del texto).
Se incumple de igual forma con la Resolución 0312 de 2019 en el capítulo III Artículo 16 que establece: “ (...) Realizar anualmente la rendición de Cuentas del desarrollo del Sistema de Gestión de SST, que incluya a todos los niveles de la empresa (...)”.
Sin perjuicio de lo anterior, la Oficina de Control Interno pone de presente la reincidencia del hallazgo, como puede apreciarse en el informe de auditoría vigencia 2019, por lo cual es importante que se tomen las acciones y medidas tendientes a mitigar las causas generadoras del hallazgo.
5.1.8 Hallazgo 8. Identificación y evaluación para la adquisición de bienes y servicios
No se evidenció procedimiento para la identificación y evaluación de las especificaciones en SST de las compras o adquisición de productos y servicios y constatar su cumplimiento.
Lo anterior, constituye un incumplimiento del Artículo 2.2.4.6.27. “(…) Adquisiciones. El empleador debe establecer y mantener un procedimiento con el fin de garantizar que se identifiquen y evalúen en las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST por parte de la empresa. (…)”, como también el Artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019, la cual indica: “ (...)Establecer un procedimiento para la identificación y evaluación de las especificaciones en SST de las compras y adquisición de productos y servicios. (...)”
Por último, la Oficina de Control Interno, encontró reincidencia en esta situación, por lo cual se invita a tomar las medidas pertinentes a fin de eliminar la causa raíz de este hallazgo de manera definitiva.
(^1) DECRETO NÚMERO 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.2. Definiciones.
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Lo anterior contraviene lo dispuesto en la Resolución 0312 de 2019 en su artículo 16 “ (...)Realizar las evaluaciones médicas de acuerdo con la normatividad y los peligros/riesgos a los cuales se encuentre expuesto el trabajador.
Definir la frecuencia de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas según tipo, magnitud, frecuencia de exposición a cada peligro, el estado de salud del trabajador, las recomendaciones de los sistemas de vigilancia epidemiológica y la legislación vigente.
Comunicar por escrito al trabajador los resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales los cuales reposarán en su historia médica (...)”
5.1.13 Hallazgo 13. Custodia de las historias clínicas.
No se evidencia un documento que dé cuenta de la custodia de las historias clínicas de los trabajadores. Lo anterior contraviene el artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 “ (...) Tener la custodia de las historias clínicas a cargo de una institución prestadora de servicios en SST o del médico que practica las evaluaciones médicas ocupacionales. (...)”
5.1.14 Hallazgo 14. Restricciones y recomendaciones médico-laborales
No se evidenciaron en algunos casos, las acciones por parte de la entidad para acatar las recomendaciones y restricciones dadas a algunos servidores. Lo anterior, contraviene lo establecido en el artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 “ (...) Cumplir las restricciones y recomendaciones médicos laborales realizadas por parte de la Empresa Promotora de Salud (EPS) o Administradora de Riesgos Laborales (ARL) prescritas a los trabajadores para la realización de sus funciones.
Adecuar el puesto de trabajo, reubicar al trabajador o realizar la readaptación laboral cuando se requiera (...)”
5.1.15 Hallazgo 15. Reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Se evidenció un caso de reporte de accidente de trabajo de fecha del 13 de noviembre de 2019 de un funcionario el cual es reportado a la ARL POSITIVA en el formato para accidente de trabajo del empleador el día del 21 de noviembre de 2019, superando los días normativos para el debido reporte a la ARL.
Lo anterior, incumple con al artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 “ (...) Reportar a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y a la Entidad Promotora de Salud (EPS) todos los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales diagnosticadas.
Reportar a la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo que corresponda los accidentes graves y mortales, así como las enfermedades diagnosticadas como laborales.
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Estos reportes se realizan dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad (...)” (subrayado fuera del texto)
5.1.16 Hallazgo 16. Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo.
Se evidenció incidente laboral con fecha del 04 de septiembre de 2019, en donde se aprecia que la fecha de reporte fue el 31 de octubre de 2019 realizándose de manera extemporánea.
Adicionalmente, se observó que este no presenta las firmas correspondientes del Comité Investigador, lo cual contraviene lo dispuesto en el artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 “ (...) Llevar registro estadístico de los accidentes de trabajo que ocurren así como de las enfermedades laborales que se presentan; se analiza este registro y las conclusiones derivadas del estudio son usadas para el mejoramiento del Sistema de Gestión de SST (...)”, y el artículo 13 de la Resolución 1401 de 2007 “(...) Datos relativos a la investigación. En el informe se debe relacionar lugar, dirección, fecha(s) y hora(s) en que se realiza la investigación; nombres, cargos, identificación y firmas de los investigadores y del representante legal. (…)”
5.1.17 Hallazgo 17. Brigadas de Emergencia
Se evidenció un registro de capacitación de brigadistas adelantada el 30/10/2020 y dictada por ARL Positiva en el tema “Psicología de la Emergencia”. Se aportó como soporte, dos listados de asistencia en formato de ARL Positiva de fecha 31/07/2020 y 13/08/2020, los cuales no se pudieron validar al no contar con las firmas de los asistentes. No se aportó ningún otro tipo de evidencia tales como pantallazos de reunión virtual, contenidos, fotografías, etc. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el artículo 16 de la resolución 0312 de 2019: ” (...) Conformar, capacitar y dotar la brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias (primeros auxilios, contra incendios, evacuación, etc.), según las necesidades y el tamaño de la empresa (...)”.
La anterior situación constituye reincidencia, como quiera que en la vigencia 2019, solo se pudo verificar una actividad adelantada en el mes de agosto.
5.1.18 Hallazgo 18. Remisión de investigaciones
Se evidenció durante la vigencia 2020 que en el indicador de frecuencia de accidentes laborales se incluyó un accidente en el mes de marzo, sin embargo, no se evidenció reporte e investigación de este accidente.
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5.1.21 Hallazgo 21. Prevalencia de las Enfermedades Laborales
Se evidenció hoja de vida del indicador donde se encuentra la frecuencia mes a mes de la prevalencia de las enfermedades laborales para el año 2019 y lo corrido del año 2020, sin embargo, no se encontró evidencia de la clasificación del origen de la prevalencia de las enfermedades laborales en relación con los peligros/riesgos identificados, incumpliendo lo dispuesto en el artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019: “ (...) Medir la prevalencia de la enfermedad laboral como mínimo una 1) vez al año y realizar la clasificación del origen del peligro/riesgo que la generó (físico, químico, biológico, ergonómico o biomecánico, psicosocial, entre otros).(...)”
5.1.22 Hallazgo 22. Incidencia de la Enfermedad Laboral
Se evidenció en la hoja de vida del indicador la frecuencia mes a mes de la incidencia de la enfermedad laboral para los años 2019 y 2020, sin embargo, no se encontró evidencia de la clasificación del origen de la incidencia de las enfermedades laborales en relación con los peligros/riesgos identificados, incumpliendo el Artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019: “ (...) Medir la incidencia de la enfermedad laboral como mínimo una (1) vez al año y realizar la clasificación del origen del peligro/riesgo que la generó (físicos, químicos, biológicos, ergonómicos o biomecánicos, psicosociales, entre otros) (...)”
5.1.23 Hallazgo 23. Ausentismo Laboral
Se evidenció hoja de vida del indicador, donde se encuentra la frecuencia mes a mes del ausentismo laboral, pero no se observó la relación del evento con los peligros/riesgos identificados, incumpliendo el Artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 “ (...) Medir el ausentismo por incapacidad de origen laboral y común, como mínimo una (1) vez al mes y realizar la clasificación del origen del peligro/riesgo que lo generó (físicos, ergonómicos, o biomecánicos, químicos, de seguridad, públicos, psicosociales, entre otros) (...).”
5.1.24 Hallazgo 24. Plan Estratégico de Seguridad Vial
No se evidenció un Plan Estratégico de Seguridad Vial de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 2851 de 2013 “ (...) estarán obligados a implementar el Plan Estratégico de Seguridad Vial todas aquellas empresas, entidades u organizaciones bien sea del sector público o privado, que con el propósito de cumplir sus fines misionales o su actividad posean, fabriquen, ensamblen, comercialicen, contraten, o administren flotas de vehículos automotores o no automotores superiores a diez (10) unidades (...)”. Se incumple de igual forma con el Artículo 32 de la resolución 0312 de 2019 “ (...) Plan Estratégico de Seguridad Vial. Todo empleador y contratante que se encuentre obligado a implementar un Plan Estratégico de Seguridad Vial, deberá articularlo con el Sistema de Gestión de SST. (...) ”. Se observó que dicho documento está referenciado en el SIGI (en proceso de actualización), sin embargo, el vínculo en la página web que cita un documento en versión inicial del 30/06/2016, se encuentra roto.
5.1.25 Hallazgo 25. Mediciones Ambientales
En la matriz de riesgos y peligros “Gestión Administrativa “del año 2019 se identificaron como riesgos:
- incidencia de luz,
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- disconfort térmico y
- ruido intermitente.
Sin embargo, se observó que en el plan de trabajo de la vigencia 2020 no se incluyeron actividades de medición ambiental para todos los riesgos. Solamente se evidencian dos informes con fecha 21/05/2019, de visita de inspección higiénica cualitativa y monitoreo ambiental de iluminación “luxometrias”, adelantada por la empresa Quironprevencion Colombia S.A.S a la sedes principal y alterna. Esta medición se adelantó a 30 puntos de evaluación para cada sede, aun cuando este riesgo no está calificado como prioritario en la matriz de riesgos. No se evidenciaron otras mediciones ambientales. Lo anterior constituye un incumpliendo de la Resolución 0312 de 2019 en su artículo 16: “ (...) Realizar mediciones ambientales de los riesgos prioritarios, provenientes de peligros químicos, físicos y/o biológicos. (...)”
Por otro lado, no se evidenció un cronograma de las mediciones ambientales de acuerdo a lo descrito en el numeral 7 del Artículo 2.2.4.6.21 del Decreto 1072 (...) Indicadores que evalúan el proceso del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST. Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan el proceso, el empleador debe considerar entre otros: “(...) 7. Ejecución del cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus resultados, si aplica; (...)”
5.1.26 Hallazgo 26. Funcionamiento del Comité de Convivencia
No se pudo evidenciar programación y registros de las actividades adelantadas por el Comité de Convivencia durante la vigencia. A pesar del confinamiento producto de la emergencia sanitaria, se hubieran podido adelantar actividades de manera virtual, de manera tal que se dé cumplimiento a las funciones enumeradas en los artículos 6 al 8 de la Resolución 652 de 2012.
El no haber adelantado reuniones durante la vigencia contraviene lo dispuesto en la mencionada Resolución, la cual establece: “ (...) Artículo 9. Reuniones. El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente por lo menos una (1) vez al mes, sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes (...).”
Esta situación constituye reincidencia igual que en la de algunos de los hallazgos identificados, por lo que se hace extensiva la recomendación de efectuar el análisis de causas generadoras del mismo a fin de tomar las medidas y acciones correctivas a que hubiere lugar.
5.1.27 Hallazgo 27. Reinducción en SST
El grupo de trabajo presenta como registros de reinducción la base de datos “Reinducción MIPG del 19 de febrero de 2019” y un registro de asistencia con un total de sólo 10 personas, realizada en el mes de febrero por el Grupo de Desarrollo de Talento Humano. Esta evidencia no guarda relación con los temas a tratar en la inducción y reinducción en materia de SST ya que MIPG se refiere al Modelo Integrado de Planeación y Gestión; el registro de capacitación presentado no especifica el tema que se trató.
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Foto 1. Correspondencia: riesgo de electrocución y caídas Foto 2. Correspondencia: Orden y aseo; riesgo de caída de objetos.
Foto 3. Correspondencia: riesgo de caída de objetos Foto 4. Correspondencia: Obstrucción al acceso de implementos para la atención de emergencias.
Foto 5. Piso3: Orden y aseo; riesgo de caída Foto 6. Piso 3: Obstrucción de acceso. Riesgo de caídas.
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Foto 7. Piso 4: Orden y aseo; riesgo de caída de objetos. Foto 8. Piso 4: Orden y aseo. Obstrucción de acceso. Riesgo de caídas.
Foto 9. Piso 4: Orden y aseo; riesgo de caída de objetos. Foto 10. Piso 4: Orden y aseo. Riesgo de caída de objetos.
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Registro fotográfico
Foto 1. Imagen de instalaciones sin señalización Foto 2 – Imagen de Extintor bajo la mesa
5.2 RECOMENDACIONES
5.2.1 Revisión de los Objetivos de SST
Se recomienda que la revisión anual de los objetivos del SG-SST por parte del representante de la alta dirección se realice ante culminar la presente vigencia.
5.2.2 Autoevaluación y plan de mejora
Se recomienda por parte de la Oficina de Control Interno, tener en cuenta lo previsto en el Artículo 26 y 27 de la Resolución 0312 de 2019 de manera tal que no se configure a futuro, un incumplimiento normativo.
5.2.3 Normalización de documentos
Se evidencian los siguientes documentos, los cuales no se encuentran normalizados (codificados y aprobados por la OAP) y/o publicados en el SIGI:
- Formato de inspección de seguridad.
- Formato SC04-P10 Evaluación y Reevaluación de Contratistas: no se encuentra normalizado.
- Formato SC04-F41 Plan Estratégico de Seguridad Vial: A pesar de ser un plan, se codificó como formato.
- SC04-L02 Plan Estratégico de Seguridad Vial PESV: Documento desactualizado u obsoleto (30/06/2016) que sigue apareciendo en el SIGI.
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Se recomienda hacer una revisión general de la documentación del sistema para garantizar que todos los documentos estén debidamente normalizados y actualizados de acuerdo a los establecido en el procedimiento SC01-P01 Documentación y Actualización del Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI.
5.2.4 Actividades de prevención
Se sugiere planear y ejecutar actividades específicas de prevención para los funcionarios calificados como riesgos 4 y 5 por la ARL.
5.2.5 Participación de funcionarios en la identificación de peligros y riesgos
Si bien se evidencian registros de participación por parte de los funcionarios en la identificación de peligros y la evaluación y valoración de los riesgos (encuestas y Tarjeta Te Escucho), se reconoce la baja participación; para la vigencia 2020 solamente contestaron la encuesta 148 personas. Se recomienda continuar con estas campañas utilizando todas las herramientas a disposición y así fortalecer la matriz de peligros y riesgos.
5.2.6 Participación del COPASST en la formulación del plan anual de auditoría
Es importante enviar una comunicación con la debida antelación a Oficina de Control Interno, para que se haga partícipe al COPASST en la elaboración del programa anual de auditoría, en atención a lo definido en el Artículo 2.2.4.6.29 del Decreto 1072 de 2015.
5.2.7 Articulación del SG-SST en las Casas del Consumidor
Se recomienda que se diseñe un plan de acción para que se integren de manera efectiva al SG-SST las Casas del Consumidor a nivel nacional. Para ello es indispensable adelantar una revisión de las obligaciones contenidas en el acuerdo marco de manera tal que se garantice la prevención de accidentes y enfermedades laborales en el personal que atiende al público en estas instalaciones.
5.2.8 Reiteración de hallazgos
Se recomienda prestar especial atención a aquellos hallazgos que se reiteran desde la vigencia anterior ya que los planes de mejoramiento no pueden extenderse indefinidamente para solucionar las causas raíz. Se conmina al proceso y especialmente a la Coordinación del Grupo de Desarrollo de Talento Humano a tomar acciones efectivas para garantizar el cumplimiento normativo y prevenir así sanciones para la Entidad y los funcionarios responsables.
5.2.9 Disposición y apertura a los procesos de auditoría.
Se recomienda que las personas asignadas para atender las auditorías internas, así como las provenientes de los entes de control y vigilancia, tengan una mejor disposición y apertura frente al proceso. En el caso de la presente auditoría, se observó: demoras en la entrega de la información, dificultad en el acceso a los registros, falta de atención en las entrevistas y poca disposición.
