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1.4. La administración como profesión 1.4.1 Roles y funciones del administrador La Administración como Profesión. Administración La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Ésta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio. En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc. Gerente Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.
- Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes esta sujeta a la otra.
- Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal. Administradores Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:
- Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados.
- Los administradores dirigen las actividades de otras gentes. Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva. Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo. Los administradores se clasifican en:
- Los administradores de primera línea por lo general los llamamos supervisores.
- Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de departamentos o de oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o gerente divisional. Los administradores por lo común ostentan títulos de vicepresidente, presidente, canciller, director administrativo, director general etc. La Administración como Profesión. En cuanto a la profesión nos dice: “no podemos decir que técnicamente la administración es una profesión, de acuerdo con los criterios establecidos, a pesar de que sin duda su profesionalismo y por tanto su aceptación, aumentará en el futuro. El grado de adelanto del progreso hacia la profesionalización dependerá de la adopción del enfoque científico o de sistemas para la administración, así como de la teoría de la organización, de la aclaración de los fines del negocio, del grado en que los gerentes y las organizaciones participen en los sistemas de los que forman parte y de la conveniencia del profesionalismo entre los gerentes”. La diferencia de un profesionista y un profesional. *** Profesionista** : es aquel que aplica la administración sustentada en conocimientos y hechos comprobables. *** Profesional:** es aquel que se base en experiencias para optimizar recursos y obtener beneficios. **Diferencia entre administración y organización.
- Administración. Es un proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que se lleven a cabo eficientemente y eficazmente con todas las personas que trabaja dentro de una organización. *** Organización. Es una agrupación deliberada de personas para el logro de propósitos específicos. Inicialmente el trabajo humano se limitaba a la adquisición y suministro de los elementos necesarios para la vida cotidiana, pero la creación de núcleos humanos cada vez más numerosos, creo la diversidad de oficios y necesidades; llevó a la diferenciación de las tareas y por consiguiente a la especialización y dedicación para quienes las debían cumplir. Empezó así la génesis de los oficios y en la medida de que a tales oficios se les exigía
Objetivos Específicos Dotar al profesional de la administración de: Los conocimientos que le permiten poner en práctica opciones estratégicas que coadyuven al logro de los objetivos de la organización. Los conocimientos en las áreas funcionales de la empresa, que le faciliten la comprensión de estas áreas y la actualización permanente en estos campos del saber administrativo. Capacidad de liderazgo, a través de la cual pueda coordinar los diferentes recursos de la organización de manera más eficiente. Las herramientas necesarias para que esté en capacidad de tomar decisiones en las diferentes condiciones que se le presenten. Una comprensión de la importancia del ente humano como catalizador del desarrollo de las organizaciones. Poseer la capacidad de interactuar con otros sujetos sociales, para crear las condiciones ambientales necesarias para cumplir con los objetivos de la organización. En un principio el administrador sé tenia como una persona que supervisaba otras tareas, con la aplicación del método científico se encontró que mediante este método se podían observar los hechos externos estudiarlos y con base en esto tomar decisiones. La Administración como Profesión. En un principio el administrador sé tenia como una persona que supervisaba otras tareas, con la aplicación del método científico se encontró que mediante este método se podían observar los hechos externos estudiarlos y con base en esto tomar decisiones. Con la aplicación de estas técnicas en administración se mejoro notoriamente este arte. El administrador profesional, en principio, domina de manera superior la técnica de administrar y, además, es experto conocedor de la situación de empresas o gobiernos (según su especialidad), la cual puede explicar con bases científicas. Además está capacitado para innovar las organizaciones y producir nuevos conocimientos, es decir para contribuir a desarrollar la profesión. Complementario al nivel licenciatura existen las maestrías, orientadas a profundizar el dominio de la disciplina y capacitar para la comunicación del
conocimiento; existen los doctorados cuya finalidad es, en esencia, desarrollar la capacidad de innovación y la producción de nuevos conocimientos. En consecuencia también es administrador quien posee el conocimiento, profesión u oficio de administrar. En esto deberá actualizarse el significado del término. Al ampliarse el concepto del administrador se amplía el campo de acción correspondiente. Además de administrar, el administrador profesional puede desempeñarse como docente, investigador, asesor, prestador de servicios de su especialidad, escritor y periodista en materia de empresas y gobiernos, etc. Estas posibilidades profesionales deben ser tomadas en consideración al diseñar los planes de estudio correspondientes. La diferenciación precisa de los niveles de formación de los administradores servirá para definir con claridad y exactitud los objetivos de cada nivel de instrucción, así como el perfil de conocimientos necesarios al administrador profesional o técnico. 1.4.1 Roles y funciones del administrador Definición de rol Rol en sociología se refiera al conjunto de funciones, normas, comportamientos y derechos definidos social y culturalmente que se esperan de una persona (actor social) cumpla o ejerza de acuerdo a su estatus social adquirido o atribuido. En pocas palabras el rol es el papel desempeñado por las personas en la sociedad. Roles Administrativos Existe en el mundo de la teoría administrativa la discusión sobre qué es un administrador, qué es un líder, qué es un gerente; si todos equivalen a lo mismo o si existen diferencias, haremos algunas precisiones antes de ocuparnos de las labores de un administrador. A fines década de los años 60, Henry Mintzberg realizó un cuidadoso estudio sobre las labores cinco principales funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió varias nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un administrador. Por ejemplo, a diferencia de los puntos de vista predominantes en aquel tiempo de que los administradores eran pensadores reflexivos que de manera cuidadosa y sistemática procesaban la información antes de tomar decisiones, Mintzberg encontró que los administradores que estudió se ocupaban de gran número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos y de corta duración. Había poco tiempo para pensar en forma reflexiva porque los administradores sufrían constantes interrupciones. La mitad de las actividades de estos administradores duraban menos de nueve minutos. Pero, además de
CUADRO DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS ROLES DEL ADMINISTRADOR 1.4.1 Roles y funciones del administrador Las funciones del administrador varían de acuerdo con la posición (nivel jerárquico) que ocupa en la estructura organizativa. Ser responsable de los resultados tiene como consecuencias que el trabajo del administrador deba desarrollarse dentro de dos dimensiones básicas. La eficiencia: es el uso adecuado de los recursos para lograr los resultados que se le asignan al administrador, mientras que la eficacia es el logro real en comparación con los resultados planeados. La realidad es que los principios y técnicas administrativas modernas deben aplicarse al uso racional de los recursos para el logro eficiente de resultados, por lo que todo administrador le corresponde contribuir, valiéndose de sus conocimientos profesionales, a que el organismo en que presta sus servicios, publico o privado, lucrativo o no, alcance sus metas en forma eficiente, mediante estructuración y coordinación adecuadas de los recursos disponibles. ¿Qué es calidad? Calidad es hacer las cosas bien, tarea que requiere disciplina, ciencia teoría, arte y técnica.
La definición de Juran es: cumplir con todos los requisitos. Calidad es estar dentro de control. Control viene del francés: de contra el rol. Rol significa: papel, proyecto, lista, lo que debe ser. Productividad como la define la organización internacional del trabajo (OIT) es, la relación entre lo producido y lo consumido. ROLES DEL ADMINISTRADOR Henry Mintzberg, uno de los pioneros en el análisis de las tareas de los administradores/gerentes, recurre al término rol, al que se entiende como "un conjunto organizado de comportamientos correspondientes a un oficio o puesto determinado". En un estudio realizado en 1968, sobre cinco administradores generales, utilizando la observación directa y llevando un registro de las actividades diarias de los mismos, fundamentalmente a partir de una pregunta básica: Mintzberg infirió que los administradores desempeñan diez (10) roles, los cuales pueden ser agrupados en tres categorías básicas: los correspondientes a las relaciones interpersonales (roles interpersonales) que abarca a su vez tres roles (figura directiva o cabeza visible, líder, y, enlace); los que tratan principalmente con la transmisión de información (roles informativos), también en número de tres (monitor, difusor y portavoz), y los esencialmente dedicados a la toma de decisión (roles de decisión), que son cuatro (emprendedor, piloto de tormentas, asignado de recursos, y negociador). ROLES INTERPERSONALES. Abarcan una serie de funciones que tienen que ver con el contacto entre el director y las personas tanto internas como externas a la organización. Rol de figura directiva, Cabeza visible o emblemático. El directivo como consecuencia de la posición que ocupa debe cumplir ciertas obligaciones que parecen triviales, pero son indispensables desde el punto de vista legal (por ej. su consentimiento es indispensable en ciertos contratos) o social (por ej. su presencia en un acto protocolar es deseable). Rol de Líder: Como los dirigentes trabajan con la gente y a través de ella son responsables de las acciones de los subordinados así como de las suyas propias de lo cual deben rendir cuentas. De hecho el éxito o el fracasó. Puesto que los administradores tienen subordinados y otros recursos son capaces de lograr más que los que son administradores lo cual desde luego significa que se espere que logren más que otros miembros de la organización. Rol de Enlace : Al igual que los políticos los administradores deben aprender a trabajar dentro o afuera de la organización con cualquier persona que puedan ayudarles a lograr los objetivos de la organización. Todos los administradores efectivos “juegan ala política” en el sentido de que forman redes de obligaciones reciprocas con otros
administrador. El administrador es responsable de asegurar que los subordinados dispongan de la información necesaria para desempeñar sus funciones. VOCERO: Los administradores también transmiten información a gente ajena a sus propias áreas de trabajo mantener bien informados a los superiores es importante este rol. Al igual que algunos diplomáticos los administradores pueden hablar de su trabajo dentro de la organización o bien representar a toda la organización al trata con clientes, contratistas, y funcionarios públicos. Roles de Toma de Decisiones: Por último, Mintzberg identifico cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisión. Como emprendedores, los administradores inician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de su organización. Como manejadores de disturbios, toman acciones correctivas en respuestas a los problemas no previstos con anterioridad. Como asignadores de recursos, los administradores son responsables de distribuir los recursos humanos, físicos y monetarios. Por último, los administradores se desempeñan como negociadores cuando analizan y negocian con otros grupos y así obtener ventajas para sus propias unidades. Los administradores usan la información que reciben para decidir cuando y cómo comprometer a su organización en nuevas metas y acciones. Los roles de toma de decisiones son quizá los más importantes entre las tres clases de roles. Es decir: “el material básico para los administradores que toman decisiones quienes desempeñan cuatro roles en la toma de decisiones”. Rol Emprendedor. Implica diseñar y poner en marcha un nuevo proyecto empresa o negocio. El rol del emprendedor también puede desempeñarse en una organización ya existente cuando ésta lo promueve. Este caso se conoce como actividad de intraemprendedores. Rol de Manejo de dificultades. Los administradores desempeñan este rol cuando enfrentan problemas y cambios más allá de su inmediato control. A veces surgen dificultades a causa de que un administrador ineficaz ignora una situación hasta que ésta se convierte en crisis. Rol de asignación de recursos. Supone elegir entre demandas rivales de dinero, equipo, personal, tiempo del administrador y otros recursos organizacionales. Rol de negociador. Se relaciona estrechamente con el de asignación de recursos. Los administradores se reúnen con individuos o grupos para discutir sus diferencias llegar a un acuerdo. Las negociaciones forman parte integral de la labor de un administrador. Los Roles de Toma de Decisiones también se clasifican con otros nombres similares (es el mismo significado): EMPRENDEDOR: Los administradores buscan sus unidades. Por ejemplo cuando tienen algo en mente pueden lanzar un proyecto de desarrollo para hacerlo realidad. En este papel inician el cambio por voluntad propia.
MANEJO DE CONTRATIEMPOS: También se le conoce como componedor, ninguna organización funciona sin problemas todo el tiempo. Es de esperar que los administradores lo resuelvan todo y sigan adelante aun en base a decisiones populares. Para tomar estas decisiones difíciles los administradores deben tener la capacidad para pensar en forma analítica y conceptual. El pensamiento analítico implica dividir en problema en sus componentes analizarlos y después discutir una solución factible. La habilidad para pensar en forma conceptual es aun más importante significa considerar toda una tarea en abstracto y vincularla con otras labores. La capacidad para apreciar las principales implicaciones de una decisión es esencial si el administrador debe cumplir los objetivos tanto de una unidad de trabajo como de una organización mayor. ASIGNADOR: Cualquier administrador afronta gran cantidad de objetos organizacionales, los cuales compiten por tiempo y recursos. Como tales recursos son siempre limitados. Cada administrador debe lograr balancear diversos objetivos y múltiple necesidades. NEGOCIAR: En este rol los administradores son los responsables de representar los intereses de la organización con respecto a los negocios. Los administradores emplean gran parte de su tiempo en negociar porque solo ellos poseen la capacidad y los conocimientos que este rol exige. Algunas de estas negociaciones atañen a organizaciones externas. NOTA: Toda la información antes descrita es una recopilación de materiales de diferentes colecciones de autores que se encuentran en diversas páginas web.
