Guia para manual de procedimientos, Ejercicios de Administración de Empresas

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DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

GUIA TÉCNICA PARA LA

ELABORACIÓN DE MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS

DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

IV. ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

• Insumos
• Resultados
• Interacción con otros procedimientos
• Políticas
• Desarrollo
• Diagramación
• Medición
• Formatos e instructivos
  • 3.6 Simbología
  • 3.7 Registro de Ediciones
  • 3.8 Distribución
  • 3.9 Validación
  • 4.1 Cubierta o portada
  • 4.2 Portada interior o portadilla
  • 4.3 Forma de hoja
  • 4.4 Indice
• BIBLIOGRAFIA

DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PRESENTACION

La administración pública es el elemento básico para convertir los objetivos, planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades más apremiantes de nuestra sociedad.

Por ello, en el Plan de Desarrollo del Estado de México 1999-2005, se estableció como reto de esta administración, impulsar un gobierno democrático, cercano a la comunidad y con sentido humano; que garantice el Estado de Derecho, la integridad y el patrimonio de las personas, la paz social y la justicia, a través del desarrollo integral de la entidad. Para lograrlo se definieron ocho ejes rectores, entre los cuales se destaca el de Modernización Integral de la Administración Pública.

Este eje rector tiene entre sus objetivos “mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la población para contribuir a elevar sus niveles de vida, mediante el incremento de la eficiencia de los procesos, la reducción de los tiempos de respuesta, la eliminación de requisitos innecesarios y el acercamiento de las instancias gestoras.”

En este sentido, es preciso que la administración pública estatal revise permanentemente sus trámites y servicios, a efecto de rediseñar y documentar los procesos de trabajo, medir y mejorar la calidad de los servicios, disminuir instancias de gestión, atender con oportunidad las solicitudes y demandas ciudadanas, y reducir el manejo de documentación a lo estrictamente necesario. Estas acciones contribuirán a que el vínculo sociedad-gobierno se lleve a cabo de forma más sencilla, ágil, directa y transparente.

Para contribuir al logro de este fin, la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración ha formulado la presente Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, la cual, realizada bajo el enfoque de Sistemas de Gestión de Calidad, proporciona a los servidores públicos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos públicos los lineamientos generales para

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I. OBJETIVO DE LA GUIA

Ampliar los conocimientos técnicos de los servidores públicos para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administración pública estatal, mediante el establecimiento y divulgación de la metodología básica para la integración de estos instrumentos administrativos.

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II. GENERALIDADES

2.1 Los procedimientos administrativos

Las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la Administración Pública del Estado de México cuentan con diversos procedimientos para la ejecución de las funciones que tienen encomendadas, así como para la obtención de los resultados establecidos en los programas operativos de trabajo.

2.1.1 Definición

El procedimiento administrativo es un plan o método de trabajo que establece una sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que tienen como propósito la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación para la obtención de un resultado concreto.

El procedimiento determina, de manera específica y detallada, el cómo se realizan las actividades de transformación de insumos en productos. En consecuencia, en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de información que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo.

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e. Enfoque de sistema para la gestión: Implica entender las relaciones de los procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformación y resultados.

f. Mejora continua: La organización debe en todo momento revisar y mejorar sus procesos para elaborar el desempeño de la organización.

g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis de información documentada para la adecuada toma de decisiones.

h. Relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor: Las relaciones interdependientes entre la organización y sus proveedores deben considerarse mutuamente provechosas, para ampliar la capacidad de ambos en relación a la creación de valor.

Se entiende por gestión de la calidad a toda actividad que emprende una organización para garantizar la eficiencia de los procesos y asegurar el cumplimiento de los requerimientos que demandan los usuarios con relación a los bienes y servicios que reciben.

De acuerdo a las normas ISO 9001:2000 todas aquellas organizaciones que pretenden demostrar su capacidad para producir bienes y servicios que satisfagan los requerimientos de sus clientes y aspiren a aumentar esa satisfacción, deben “establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de calidad”. 2

El sistema de gestión de calidad se integra por la documentación siguiente: 3

a) Política y objetivos de calidad; b) Manual de calidad

2 Instituto Mexicano de Normalización y Certificación AC. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos, apartado 4. Requisitos generales, p.6/35. 3 Ibid.p7/

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c) Procedimientos Documentados; d) Documentos para la planificación, operación y control de procesos; y e) Registros

Con esta guía se pretende contribuir a la integración del apartado del sistema de gestión de calidad relativo a la documentación de los procedimientos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administración pública estatal.

2.3 Procedimientos documentados(Manual de Procedimientos)

Las unidades administrativas deben documentad sus procedimientos; es decir, establece por escrito, implementarlos y mejorarlos,

Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de Procedimientos, en la cual se constituye en un documento independiente del manual de calidad, pero complementario. Mientras que el manual de calidad describe el sistema de gestión de calidad de la organización, el Manual de Procedimientos considera la descripción de las actividades y métodos de trabajo como parte del sistema.

Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos siguientes:

a. Que se justifiquen; b. Que tengan antecedentes históricos consolidados; c. Que tengan alcances y límites precisos; d. Que contribuyan al desarrollo de un proceso; e. Que existan responsables de su ejecución; y f. Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.

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Criterios Reglamento Interior Manual de Organización Manual de Procedimientos Por su naturaleza

Es un ordenamiento jurídico que se deriva de una ley o cualquier acto jurídico.

Es un documento administrativo que contiene información sobre la organización y funcionamiento de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.

Es un documento administrativo que contiene información relacionada con el conjunto de operaciones o actividades que deben realizarse para la generación de bienes y servicios.

Por su propósito

Determina las atribuciones encomendadas a las unidades administrativas de primer, segundo y, en su caso, tercer nivel de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.

Describe los objetivos y las funciones que deben realizar cada una de las unidades administrativas que integren la estructura de organización de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.

Detalla las operaciones o actividades que deben realizarse de manera secuencial e interrelacionada para dar cumplimiento a una función que coadyuve a la generación de bienes o servicios.

Unidades Administrativas que incluyen

Unicamente las unidades administrativas básicas; es decir, aquellas que emiten actos de autoridad o cuyas funciones se relacionan directamente con el cumplimiento del objetivo de la dependencia, organismo auxiliar fideicomiso al que se adscribe. En una dependencia se contemplan a los niveles de secretaría, subsecretaría y dirección general, así como otras unidades administrativas que emitan actos de autoridad. En un organismo auxiliar contempla a las unidades administrativas de nivel jerárquico inmediato inferior al del titular del organismo.

Incluye todas las unidades administrativas consideradas en el organigrama autorizado de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.

Considera las unidades administrativas y puestos de carácter interno o externo a la organización, que intervienen en los procesos de trabajo.

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Criterios Reglamento Interior Manual de Organización Manual de Procedimientos Responsables de su expedición

Cuando se trata de unidades orgánicas del sector central, debe ser aprobado por el titular del poder ejecutivo. Cuando se trata de un organismo auxiliar, la aprobación corresponde al órgano de gobierno.

Es aprobado por el titular de la dependencia o coordinador de sector, por el titular del organismo auxiliar, las autoridades normativas de la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración.

Es aprobado por el titular de la dependencia o coordinador de sector, por el titular del organismo auxiliar y por las autoridades normativas de la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración.

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3.1 Presentación

Deberá contener una explicación de los que el documento, cuáles son sus propósitos y a quienes se dirigen, así como su ámbito de aplicación. Por lo general, la presentación no deberá exceder de dos cuartillas y su redacción deberá ser clara y sencilla.

Es conveniente que se resalte la importancia del manual, a través de un mensaje de la autoridad de mayor rango de la institución, así como hacer notar el papel que debe desempeñar los servidores públicos en la aplicación del mismo, ya que sin su participación todos los esfuerzos de mejoramiento administrativo no tendrán los resultados deseados.

Ejemplo:

PRESENTACIÓN La administración pública del Estado de México es el instrumento del Gobierno, porsociedad demanda. Por ello, su organización, método y sistema de trabajo medio por el cual se materializan las aspiraciones que la deben revisarse y modernizarse permanentemente, a fin de garantizar que lagestión pública sea eficiente en su desempeño. EnConstitucional del Estado de México, estableció como uno de los ejes rectores este contexto, el Licenciado Arturo Montiel Rojas, Gobernador de su gestión de su modernización integral de la Administración Publica, conel propósito de que este tenga posibilidades de satisfacer las necesidades y expectativas de la población, a través de un Gobierno eficiente y eficaz en lasáreas sustantivas y de atención directa a la ciudadanía. Los principales retos de la modernización integral de la Administración Públicadel Estado de México son implantar un nuevo modelo de gestión pública, reconocido por su efectividad y su apertura hacia la participación social; mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la población, elevando laeficiencia de los procesos, reduciendo los tiempos de respuesta, eliminando requisitos y acercando las instancias gestoras; y vincular a la sociedad con laadministración pública estatal de forma más sencilla, directa y trasparente. Por lo anterior, la Dirección General de Innovación Estructura y Organizaciónelaboró el presenta Manual de Procedimientos, como un instrumento administrativo que permita agilizar sus tareas o eficientar sus actividades,delimitar las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo y definir los procesos administrativos en correspondencia con los programasque se ejecutan. (...)

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3.2 Objetivo general

Se deberá establecer el propósito que se desea alcanzar y los medios o acciones para lograrlo; es decir, qué se pretende lograr con la integración y aplicación del manual de procedimientos.

Para la redacción del objetivo general se recomienda lo siguiente:

ƒ Iniciar la descripción del objetivo general con un verbo en infinitivo que implique, inherentemente, alguna medición, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc.

ƒ Especificar con claridad qué se pretende con la integración del manual de procedimientos, así como las acciones que se llevarán a cabo para lograr el resultado esperado.

Ejemplo:

3.3 Identificación e interacción de procesos

De conformidad con el principio de que la organización tenga un enfoque basado en procesos, en este apartado se representarán de manera gráfica y en forma general, los procesos clave identificados que formarán parte del manual, así como las interacciones o relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de ellos.

Para este propósito se debe precisar qué es un proceso, cómo se identifica y cómo se representan sus interacciones en un mapa de procesos de alto nivel.

OBJETIVO GENERAL Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los trámites y servicios queproporcional la Dirección General del Registro Civil mediante la formalizacióntrabajo. y estandarización de los métodos y procedimientos de

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el resultado de valor lo recibe un usuario interno se hace referencia a procesos adjetivos.

Una vez determinados los estados inicial y final del proceso se debe definir el nombre de éste, el cual debe tomar en cuenta el trabajo que se realiza desde el principio hasta el fin

Ejemplo:

IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

ESTADO FINAL DELPROCESO ESTADO INICIAL (RESULTADO DE VALOR) DEL PROCESO USUARIO INTERNO USUARIO EXTERNO

NOMBRE DEL PROCESO Captación de solicitudes de admisión

Matriculación del alumno

Inscripción de alumnos

Solicitud de bienes y servicios

Suministro de bienes y servicios

Abastecimiento de bienes y servicios

La redacción de los procesos identificados deberá tener la estructura siguiente:

NOMBRE DELPROCESO ESTADO INICIAL ESTADO FINAL

Inscripción DE alumnos: De la captación de solicitudes de admisión a la matriculación del alumno.

Abastecimiento de bienes y servicios: De la solicitud al suministro de bienes y servicios.

Ejercicio:

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Identificar los procesos clave de la unidad administrativa que corresponda y redactarlas conforme a la estructura indica, mediante el uso del formato siguiente:

ESTADO FINAL DELPROCESO ESTADO INICIAL (RESULTADO DE VALOR) DEL PROCESO USUARIO INTERNO USUARIO EXTERNO

NOMBRE DEL PROCESO

Redacción de los procesos:

Mapa de procesos de alto nivel:

Una vez identificados los procesos se deberá diseñar un diagrama o mapa de procesos de alto nivel en el que se visualice la interacción y secuencia que