Guía para escribir documentos claros en la Comisión Europea, Apuntes de Derecho

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claridad

Cómo

escribir con

Traducción

El personal de la Comisión Europea tiene que redactar muchos tipos distintos de documentos. Cualquiera que sea su tipo (actos legislativos, informes técnicos, actas de reuniones, comunicados de prensa o discursos), un documento que sea claro es siempre más efectivo y se entiende mejor y más rápidamente. Esta guía le va a ayudar a escribir con claridad tanto en su propia lengua como en cualquiera de las demás lenguas oficiales, todas las cuales son lenguas de trabajo de la Comisión según el Reglamento no^ 1/ del Consejo (¡que todavía hoy sigue vigente!). Lo que aquí se le ofrece, más que reglas, son consejos; para ponerlos en práctica deberá tener en cuenta el objetivo de su documento y el tipo de lectores al que se dirija. Tres buenas razones para que escriba usted con claridad:

• trabajar con otros de forma más eficaz;
• reducir la correspondencia innecesaria;
• crear una relación de entendimiento con sus lectores. Consejo 1: Piense antes de escribir ................................................................................................................Página 3 Consejo 2: Piense en el lector .............................................................................................................................Página 4 Consejo 3: Dé forma a su documento ...........................................................................................................Página 5 Consejo 4: Sea breve y conciso ..........................................................................................................................Página 6 Consejo 5: Dé sentido a sus frases ordenándolas correctamente ........................................Página 7 Consejo 6: Reduzca el número de sustantivos: las formas verbales dan fluidez al texto ................................................................................................................................................................................Página 8 Consejo 7: Utilice más activas que pasivas y no indique el sujeto si no es preciso .............................................................................................................................................................Página 9 Consejo 8: Sea concreto, no abstracto ......................................................................................................Página 10 Consejo 9: Cuidado con los falsos amigos, las jergas y las siglas y abreviaturas ............................................................................................................................................................Página 11 Consejo 10: Revise y compruebe lo que haya escrito ...................................................................Página 14 Ayudas en línea de la UE para la redacción de textos ..............................................................Página 15

Cómo

escribir con

claridad

Sea directo y gánese el interés

de quien le lea

Tenga siempre en cuenta a las personas a las que se dirija, que no son solo su jefe o el revisor de sus traducciones, sino también los destinatarios finales de su documento. Al igual que usted, también ellos tienen prisa. ¿Quiénes son? ¿Qué es lo que saben ya? ¿Qué tendría que explicarles? Trate de ver el tema desde el punto de vista de sus lectores:

• Haga que se sientan implicados dirigiéndose a ellos directamente (en los documentos de la Comisión Europea apenas se utiliza la palabra «usted»). - Imagine las preguntas que podrían hacer y asegúrese de que el documento las responde. Piense incluso en utilizar esas preguntas como subdivisiones de un capítulo o sección. Por ejemplo: «¿Qué cambios aportará esta nueva política?» «¿Por qué es necesaria?» «¿A quién afectará?» «¿Qué esperamos conseguir?». - Logre que se interesen. Deles solo la información que necesiten realmente. Omita en lo posible los pormenores de los procedimientos de la Comisión Europea y de las formalidades interinstitucionales. Esos pormenores carecen de interés para la mayoría de los lectores y no hacen sino reforzar la imagen de la Comisión como institución burocrática y distante. No obstante, si fuese realmente esencial indicarlos, explique brevemente el motivo.

2. Piense en el lector

Ahora ya puede empezar a esbozar el texto.

Dos problemas habituales en la Comisión Europea:

1. Reciclar un texto anterior sin adaptarlo bien

Los viejos modelos pueden estar escritos de forma poco clara, sin recoger las nuevas circunstancias ni las nuevas prácticas de redacción. No olvide realizar todas las adaptaciones que sean necesarias.

2. Recortar y pegar

Es posible que deba usted extraer fragmentos de documentos anteriores para elaborar un nuevo texto. Si tal es el caso, tenga cuidado de no utilizar términos incoherentes y de evitar repeticiones y omisiones: unos y otras pueden afectar negativamente a la lógica interna del texto y a la claridad del resultado final.

3. Dé forma a su documento

Al empezar

• Si su esbozo prevé un resumen, empiece por él: ¡quizás no haga falta nada más! Colóquelo al principio porque eso es lo primero (y a veces lo único) que la gente lee.
• Cuídese de dar a su documento un hilo conductor que ayude a los lectores a seguir la lógica de su razonamiento. Utilice títulos, remisiones y otras «señales» que permitan al lector encontrar con facilidad la información más importante y que le eviten a usted tener que repetirla a lo largo de todo el documento. Emplee títulos y subtítulos de carácter informativo que pongan de relieve los puntos más importantes del documento. Titular un capítulo como «Necesidad de vigilar estrechamente las fusiones» ofrece más información que «Vigilancia de las fusiones».
• Piense en la mejor forma de exponer sus ideas, haciendo que su documento sea fácil de leer. Para ello, es posible que le convenga utilizar imágenes, gráficos o cuadros en lugar de texto ; es posible también que necesite un glosario o una lista de definiciones.
• Después de los comienzos del texto, la siguiente parte que suele leerse con más frecuencia es la conclusión. No es raro que el lector se salte todo lo que hay en medio para llegar a ella directamente. Procure, pues, que sea clara, concisa y directa.
• En los documentos largos, muestre su estructura con un índice claro.

Al redactar

• Siga los consejos que le damos a continuación.
• Consulte las ayudas a la redacción que le ofrece la UE (vea la última página).
• ¡Corte todo lo superfluo! Sea implacable; pregúntese si cada uno de los capítulos y cada una de las palabras son realmente necesarios y elimine los que no lo sean, asegurándose de que el mensaje siga quedando claro: La fecha límite que debe respetarse para la presentación de las solicitudes es el 31 de marzo de 2017. La fecha límite para presentar las solicitudes es el 31 de marzo de 2017. Fecha límite para las solicitudes: 31 de marzo de 2017.

Una vez que haya terminado

Lea el consejo 10 sobre la revisión y comprobación.

Un estilo ágil y sencillo exige también:

... evitar ambigüedades Si usa usted la misma palabra para referirse a cosas distintas, puede confundir al lector: «Debe presentar su solicitud en un plazo de dos meses. También puede presentar una solicitud para que se prorrogue ese plazo. Su solicitud...». (¿De qué solicitud estamos hablando ahora?) «Debe presentar su solicitud en un plazo de dos meses. También puede pedir que se prorrogue ese plazo. Su solicitud...». ... no cambiar palabras por una simple cues- tión de «estilo» Quizás piense que puede hacer su documento me- nos monótono si usa palabras diferentes para refe- rirse a una misma cosa. Esto, sin embargo, puede confundir también al lector: «Debe presentar su solicitud en un plazo de dos meses. El comité podrá rechazar su petición...». (Quiere decir su «solicitud», ¿no?). «Debe presentar su solicitud en un plazo de dos meses. El comité podrá rechazarla...». ... usar la forma positiva, más que la nega- tiva «Dado que no es infrecuente que se rechacen solicitudes, no reclame a menos que esté seguro de que no ha rellenado la suya incorrectamente.». «Dado que es frecuente el rechazo de solicitudes, reclame solo si está seguro de que ha rellenado la suya correctamente.». Tal vez deba redactar (o mejorar) un texto que con- tenga gran número de datos o ideas. Aquí tiene al- gunas formas de ordenar esa información para que los lectores puedan comprender fácilmente cada frase.

Indique el sujeto de cada acción (cuando no

pueda obviarse) y coloque las acciones por el

orden en el que se produzcan.

«Su decisión sobre la concesión de ayuda de la UE se adoptará tras la recepción de todas las propuestas de proyectos en la reunión del Comité de Contratación.». «Una vez recibidas todas las propuestas de proyectos, 1 se reunirá el Comité de Contratación 2 para decidir 3 las ayudas de la UE que vayan a concederse .». 4

No permita que la información importante

pueda pasar desapercibida por colocarla en

mitad de la frase.

«Por lo que respecta a la reducción de las tarifas de itinerancia, la Comisión ha esbozado varias propuestas.». «La Comisión ha esbozado varias propuestas para reducir las tarifas de itinerancia.». «Según las previsiones, el precio de la vivienda registrará un fuerte aumento.». «Se prevé un fuerte aumento del precio de la vivienda.».

Procure reforzar el final de sus frases, que

es la parte que los lectores recordarán mejor.

«El informe recomienda una reforma completa de las instituciones en la mayoría de los casos.». «En la mayoría de los casos, el informe recomienda una reforma completa de las instituciones.».

5. Dé sentido a sus frases ordenándolas

correctamente

6. Reduzca el número de sustantivos: las formas

verbales dan fluidez al texto

Una forma sencilla de escribir con claridad es cam- biar... esto: por esto: mediante la destrucción de destruyendo para la estimulación de para estimular sin la introducción de sin introducir Con estos cambios, lo único que hacemos es conver- tir un sustantivo en un verbo. Los verbos suelen ser más directos y menos abstractos que los sustanti- vos. Muchos sustantivos terminados en «-ción» son simplemente verbos encubiertos. Tales sustantivos suelen aparecer en frases en las que, sin embar- go, un verbo resultaría más claro. He aquí algunos ejemplos: llevar a cabo una evaluación de evaluar realizar una investigación sobre investigar hacer una estimación de estimar Hay, asimismo, otras construcciones —compuestas por un sustantivo no terminado en «-ción» y un ver- bo de apoyo— que pueden también sustituirse con un simple verbo: efectuar el análisis de analizar realizar un estudio de estudiar efectuar la compra de comprar Su texto resultará más claro si transforma esas construcciones en verbos: «La práctica que consiste en el cultivo de plantas vivaces y perennes en sustitución de los cultivos anuales puede traer consigo una mejora de la calidad del suelo al determinar un aumento de su cubierta.». «Cultivar plantas vivaces y perennes en sustitución de los cultivos anuales puede mejorar la calidad del suelo al aumentar su cubierta.».

8. Sea concreto, no abstracto

Los mensajes concretos suelen ser claros; los abs- tractos pueden resultar confusos e inaccesibles. Un exceso de lenguaje abstracto puede incluso hacer pensar a sus lectores que no domina usted el tema del que está hablando o que los motivos que le lle- van a escribir son ambiguos. A menos que tenga una buena razón para no ha- cerlo, si puede usar una palabra concreta en lugar de otra abstracta que signifique lo mismo, elija la primera. Su mensaje será más directo y por tanto calará mejor. A veces, en lugar de...: podría decir...: poner punto final a acabar con medidas correctivas sanciones oportunidades de empleo puestos de trabajo evolución negativa recesión poner en valor valorizar inversión en capital humano*

• formación de los trabajadores
• mejora de la cualificación de los trabajadores
• formación y educación

• Como muestra este ejemplo, de lo que se trata a menudo es de precisar el significado exacto que quiera dar usted a un término o expresión. Un PEQUEÑO EJERCICIO PRÁCTICO: estando en «Word», marque cualquier palabra, haga clic en el botón derecho y seleccione «Sinónimos». Aparecerá entonces una lista de palabras. Esa lista contendrá términos más abstractos y otros más concretos. Examínelos y elija uno que sea concreto, desechan- do, en principio, los más imprecisos o polivalentes. Por ejemplo, aunque el verbo implementar esté hoy totalmente admitido, sería a veces preferible utilizar otro más claro, genuino o específico: implementar sanciones imponer sanciones implementar una recomendación seguir una recomendación implementar un plan ejecutar un plan

9. Cuidado con los falsos amigos, las jergas

y las siglas y abreviaturas

Atención a los falsos amigos

Los falsos amigos son palabras de dos lenguas distintas que tienen gran parecido entre sí pero que no significan lo mismo. En un entorno multilingüe como el de la Comisión Europea, es frecuente que se mezclen lenguas, y a menudo se producen préstamos entre ellas. Por ejemplo, «to control» en inglés significa normal- mente «gobernar/dirigir» o «restringir/limitar». No es simplemente «comprobar/supervisar» como el verbo español «controlar». El uso de términos equivocados puede causar perplejidad en los lectores y hacer que las instituciones de la UE parezcan un club cerra- do desconectado del mundo real. En el peor de los casos, pueden producirse malentendidos e, incluso, incidentes diplomáticos. Es lo que pasaría, por ejem- plo, si quisiera decirse que Luxemburgo es un peque- ño país, pero se escribiera que «Luxemburgo no es un país importante». A continuación se recogen algunos ejemplos elementales de falsos amigos: Inglés/ Francés Falso amigo Traducción incorrecta Traducción correcta EN actual actual efectivo, real EN library librería biblioteca EN agenda agenda orden del día EN to complete completar concluir/finalizar EN lecture lectura conferencia EN sensible sensible sensato/razonable EN eventually eventualmente finalmente/al final EN suburb suburbio barrio residencial a las afueras de la ciudad EN to realize realizar darse cuenta de FR subir subir sufrir/soportar FR salir salir ensuciar/manchar FR espérer esperar — incorrecto en el sentido de «espera» esperar — correcto en el sentido de «esperanza» … … … …

Tenga cuidado con las siglas

y abreviaturas

Si utiliza un número excesivo de siglas, su docu- mento puede resultar, además de incomprensible, soporífero: (FEDER + FEOGA + PAC = zzzz). En los casos en que el significado de una abrevia- tura pueda no resultar claro para sus lectores, será conveniente:

• escribir los términos con todas sus letras, en caso de que solo aparezcan una o dos veces en el documento, o, si aparecen en más ocasiones;
• escribir los términos con todas sus letras la primera vez, seguidos de su sigla o abreviatura entre paréntesis, y utilizar esta después en el resto del documento, y/o
• adjuntar una lista de siglas/abreviaturas con su significado o un hipervínculo que explique ese significado. El apartado que dedica a las «Siglas y acrónimos» el Libro de estilo interinstitucional (publications.euro- pa.eu/code/es/es-5000400.htm) define muchas de las siglas y acrónimos que aparecen en los docu- mentos de la Comisión Europea. Como siempre, no deje de tener en cuenta las nece- sidades de sus lectores:
  • en el caso de las siglas más conocidas, algunos lectores podrán sentirse irritados si, en lugar de utilizarlas, indica usted cada uno de los términos con todas sus letras;
  • además, el uso sistemático de términos tales como «impuesto sobre el valor añadido», en lugar de «IVA», no hará sino aumentar inútilmente la longitud del documento. Recuerde también que algunas abreviaturas y acró- nimos pueden significar cosas distintas según el contexto. Por ejemplo: AAC puede significar Arancel Aduanero Común Ala de alerta y control Agrupación de apoyo de combate Anticuerpos anticolagénicos Aleteo auricular crónico Ácido aminocaproico Asociación Argentina de Cirugía y otras varias posibilidades. Fuente: iate.europa.eu AAC AAC AAC AAC AAC AAC AAC AAC AAC

10. Revise y conpruebe compruebe lo que haya escrito

• Utilice el corrector ortográfico y gramatical, pero tenga en cuenta que no siempre detecta todos los errores.
• Relea su documento con espíritu crítico, poniéndose en el lugar del lector. ¿Sigue un hilo conductor claro el conjunto del texto? ¿Siguen sus frases y párrafos una sucesión lógica? Sea consciente de que siempre habrá algo que se pueda mejorar o simplificar.
• Pida la opinión de sus colegas y acuda también a alguno al que no haya consultado antes.
• Escuche atentamente sus sugerencias.
• Incorpore al texto aquellas que lo hagan más breve, más claro y más fácil de leer.

¿Necesita más ayuda?

Es posible que, una vez terminado su documento (e incluso después de haber seguido los consejos que le hemos dado hasta aquí), tenga usted la impresión de que aún se pueda mejorar. Tal vez no esté seguro del verbo o de la preposición que sean más adecuados. O quizás haya todavía algunas frases que le parezcan más largas o menos fluidas de lo que le hubiera gustado.

Envíe su texto a edición…

(solo para el personal de la Comisión) Puede ponerse en contacto con la Dirección Ge- neral de Traducción (DGT) para pedir que se re- vise su documento. En ella se da prioridad a tres tipos de documentos: los que se enmarcan en el programa de trabajo de la Comisión, los que han de traducirse después en la DGT y los que es- tán destinados a recibir una amplia difusión. En la página siguiente puede consultarse toda la in- formación necesaria: myintracomm.ec.europa.eu/ serv/en/dgt/making_request/edit/pages/index.aspx En ella podrá acceder también a nuestra «caja de herramientas» interna. Teniendo en ¿PAZ? cuenta el efecto extraordinariamente negativo de las hostilidades, hacemos un llamamiento al cese inmediato de las susodichas hostilidades.

Agradecimientos

Para la elaboración de esta guía se han consultado, entre otras, las fuentes siguientes: The Oxford Guide to Plain English , de Martin Cutts, Oxford, Reino Unido Écrire pour Être Lu, Ministère de la Communauté française, Bélgica 30 Regole per Scrivere Testi Amministrativi Chiari , Università di Padova, Italia Bürgernahe Verwaltungssprache, Bundesverwaltungsamt, Alemania Klarspråk lönar sig, Regeringskansliet, Justitiedepartementet, Suecia Tekstisi, tulkataanko käännetäänkö puheenvuorosi? Kotimaisten kielten tutkimuskeskus, Finlandia Writing for Translation , Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea. The OECD Style Guide , 2ª edición OCDE, París Ilustraciones de Zeta Field, Dirección General de Traducción, Comisión Europea. La presente guía está disponible en todas las lenguas oficiales de la Unión Europea. Consulte la versión en línea de esta guía en la página siguiente: ec.europa.eu/translation

HC-02-15-257-ES-N

La presente reproducción de partes de la obra se hace con fines de investigación científica y académica, sin ánimo de lucro, en el marco del Tercer Concurso Abierto de Oposición para la designación de Oficial Judicial de Juzgado de Distrito especializado en Materia de Trabajo del Poder Judicial de la Federación.