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MICROSOFT EXCEL 2013
Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete
Microsoft Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos realizar diversas operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones y fórmulas. También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar y comprender los resultados de dichas operaciones. Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones. Con las macros es posible optimizar los procesos rutinarios.
INICIAR MS EXCEL
Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a él desde el botón Iniciar o hacer doble clic sobre el icono de acceso directo situado en el Escritorio de Windows. Al abrir el programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rápido, a través de la cual debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir de un libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con contenido predeterminado para facilitarnos algunas tareas como la creación de presupuestos, informes, listados, etc.
Excel 2013 es una aplicación de Tipo: Hoja de Calculo
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Fig. 1 Hacemos clic sobre la plantilla Libro en blanco para crear un libro completamente vacío.
PLANILLAS DE CÁLCULO
La planilla de cálculo – también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por f ilas y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas. Las filas se identifican por un número, desde 1 hasta 1.048.576. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y un conjunto de celdas se denomina rango. Las plantillas de Excel son hojas que han sido previamente diseñadas para uso común. Hay un grupo de plantillas incluidas con la instalación de Excel, pero también se pueden descargar nuevas plantillas de Internet. Puedes ahorrar tiempo al utilizar plantillas de Excel, ya que no necesitas comenzar desde cero en la elaboración de un informe o reporte. Algunos ejemplos de plantillas son las facturas, agendas, horarios, inventarios, presupuestos, etc.
Ejemplo de Planillas Excel 2013
Si abrimos por primera vez el programa Microsoft Excel 2013 se nos muestra las plantillas On line de Excel:
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Fig. 4 Descarga de Plantillas
Al momento de guardar los cambios Excel solicitará guardar el archivo como un nuevo libro de Excel.
MANEJO DEL ENTORNO DE EXCEL 2013 Como todas las aplicaciones de Ms OFFICE 2013, MS Excel contiene elementos comunes a todas estas, como son la barra de título, la barra de menús, las barras de herramientas, de estado. Pero además incorpora otras propias de la aplicación como son:
Fig. 2 Ventana de Inicio de Excel 2013
Barra de Herramienta de Acceso Rápido Barra de Título
Botones: Ayuda – Opciones Minim-Maxim-Cerrar
Cinta de Opciones
Cuadro Nombre Barra de Formula
Celda Activa Encabezado de Filas y Columnas Celdas
Líneas de División
Barra de Desplazamiento
Etiquetas de Hojas^ Horizontal y Vertical
Barra de Estado Fig. 5 Ventana de Inicio de Excel 2013
3. Botones Ayuda, Opción de presentación, minimizar, maximizar y cerrar
Estos botones se encuentran en la misma Fila de la barra de título. Están ubicados en la parte superior derecha y tienen diferentes usos: el botón Ayuda nos permite acceder a la ayuda on line de Microsoft Excel 2013:
Fig. 7 Opción Ayuda de Excel – Búsqueda: Funciones También en esa ubicación tenemos los botones minimizar , maximizar y cerrar el programa.
4. Cinta de Opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
Podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados por nosotros, como también cambiarles el nombre o el orden a las fichas y a los grupos. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Sobre el extremo derecho de la barra de título se muestra el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, para ocultar la cinta, mostrar solo las pestañas o pestañas y comandos.
Fig. 8 El botón Opciones de presentación de la cinta de opciones es una novedad que ofrece la versión 2013. Otra manera de acceder, si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma rectangular con una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha
5. Cuadro de Nombre
Indica la referencia o la posición de la celda activa seleccionada en ese momento.
múltiples hojas. A cada hoja le corresponde una etiqueta. Dando clic sobre la etiqueta correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.
9. Barra de Estado
La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de la aplicación. En el sector izquierdo muestra información sobre el estado de una celda seleccionada: Listo , cuando no estamos realizando ninguna acción; Introducir , cuando estamos ingresando datos en una celda vacía; o Modificar , cuando estamos editando el contenido de una celda. En el sector derecho se ubica el Zoom , que explicaremos en detalle más adelante. A la izquierda del Zoom están los botones de vista, que permiten visualizar la hoja de cálculo de diferentes maneras: Normal , Diseño de página y Vista previa de salto de página. Para activar o desactivar la visualización de más información en la barra de estado utilizamos el menú Personalizar barra de estado con todas las opciones disponibles, que se abre al presionar el botón derecho del mouse sobre la barra.
Fig. 9 Las opciones que poseen tilde se visualizarán en la barra de estado
LIBROS Y HOJAS
Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso estos archivos se denominan libros. En la versión 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera preestablecida lo hace con una sola hoja de cálculo, pero podemos añadir la cantidad de hojas que queramos y, luego, también eliminar las que no sean necesarias. Desde la versión 2007, los archivos de Excel se guardan de manera predeterminada con la extensión .XLSX. Las versiones anteriores los almacenaban con el formato .XLS. Por esta razón, si necesitamos compartir un archivo en una computadora que tenga una versión anterior a Excel 2007-2013, podemos almacenarlo con un formato compatible con estas versiones. De este modo, podremos abrir el libro sin inconvenientes.
LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel , es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel: en la barra de título de la parte superior de la ventana verás cómo pone Libro1 - Excel.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2 , el siguiente Libro3 , y así sucesivamente. Nótese que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado. En ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de 1 hoja aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de ellas, según se vayan agregando, serán nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.
Por defecto, cada
nuevo libro de Excel
2013, se abre con
una hoja de cálculo
Otra manera de ingresar nombre a una etiqueta es hacer clic derecho sobre la etiqueta y luego presionar: Cambiar nombre :
Eliminar hoja: Hacer clic derecho en la Etiqueta de la hoja y del menú contextual seleccionar la opción Eliminar.
Mover y copiar Hojas:
Para mover una hoja, debemos de su lugar, hacemos un clic sobre su pestaña, lo mantenemos presionado y arrastramos la hoja al lugar que queremos. También podemos hacer clic derecho sobre la pestaña y, en el menú contextual, seleccionamos Mover o copiar ... Se abrirá un cuadro de diálogo donde debemos elegir a qué libro queremos mover la hoja y la hoja delante de la cual queremos ubicarla.
Fig. 10 Mover o copiar una Hoja de Excel
Colorear Pestañas: Hacer clic derecho sobre la Etiqueta de la hoja y del menú contextual seleccionamos la opción: Color de etiqueta. Le aplicaremos colores personales a nuestras etiquetas.
Fig. 11 Agregar color a Hojas.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. De igual forma tenemos la fila activa , fila donde se encuentra la celda activa, y columna activa , columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.
CELDAS
Las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por su propia dirección la cual se determina por la letra de la columna y el número de la fila a la cual pertenece.
Movimiento rápido en la hoja
Un atajo de teclado es una tecla o un grupo de teclas que debe pulsarse al mismo tiempo para ejecutar un comando específico. Los atajos de teclado en Excel son ampliamente utilizados porque ayudan a los usuarios a mejorar su productividad evitando levantar continuamente la mano para utilizar el ratón ahorrando así segundos que pueden llegar a convertirse en minutos y horas. En la gran mayoría de los casos, los atajos de teclado involucrarán el uso de las teclas Ctrl, Alt y Mayús.
para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca , tal como se ve a continuación.
Seleccionar un rango de Celdas
Un rango es un conjunto de celdas contiguas al que hacemos referencia indicando las celdas de los extremos superior izquierdo e inferior derecho; por ejemplo, C1:F8. Para seleccionar un rango de celdas , debemos hacer un clic sobre la primera celda, mantener presionado el botón principal del mouse mientras arrastramos el cursor por las otras y al llegar a la última lo soltamos. El área quedará grisácea y remarcada con un borde grueso. La celda donde comenzamos la selección se verá en blanco, porque es la celda activa.
Fig. 14 En este ejemplo se ha seleccionado el rango C1:F8, por eso se muestra enmarcado y grisáceo.
Si deseamos seleccionar rangos en diferentes celdas debemos de mantener presionado la tecla Ctrl y con el mouse hacemos clic izquierdo en la hoja. De esta manera seleccionamos los siguientes rangos: A1:B4, C6:D9 y F3:G9.
Fig. 15 Ejemplo de selección de rangos de celdas.
Seleccionar columna
Cuando hacemos un clic con el puntero del mouse sobre la letra de una columna, la seleccionamos por completo. Si queremos seleccionar más columnas consecutivas, tenemos que desplazarnos hacia las adyacentes sin dejar de apretar el botón principal del mouse. Para hacer una selección de múltiples columnas, presionamos sobre los encabezados de cada columna, mientras presionamos la tecla Ctrl.
Fig. 16 Al situarnos sobre el rótulo de la columna, el puntero cambia a una flecha negra que indica que se seleccionará por completo.
Seleccionar fila
El procedimiento para seleccionar filas es similar al de las columnas, solo que en vez de hacer un clic sobre la letra de la columna, tenemos que hacerlo sobre el número de la fila. Si queremos seleccionar más filas consecutivas, debemos desplazarnos hacia arriba o abajo manteniendo presionado el botón principal del mouse. Otra manera muy simple de hacerlo es seleccionar la primera fila, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en el número de la última fila que queremos seleccionar.
Fig. 17 Al situarnos sobre el rótulo de la Fila, el puntero cambia a una flecha negra que indica que se seleccionará por completo.
Eliminar Filas y Columnas
Puede realizar alguna de las siguientes acciones:
Seleccionar en los encabezados de las filas o columnas el grupo que desea eliminar, seguidamente haga clic con el botón derecho y del menú contextual elija la opción "Eliminar". También puede Ud. seleccionar el conjunto de celdas, y presionar la tecla “Suprimir”, se muestra el siguiente cuadro de diálogo.
CREACIÓN Y EDICIÓN DE UNA HOJA DE CALCULO
Al comenzar una planilla nueva en Excel, la celda activa es la A1. Si escribimos un número o un texto, estamos ingresando datos en ella. Así de sencillo resulta registrar datos. Vamos a familiarizarnos con esta tarea y a aprender, además, a modificar el contenido presente o a eliminarlo, según nuestras necesidades. En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación: Tecla Enter o Intro : Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. Teclas de movimiento : Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha. Cuadro de aceptación : Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Tipos de Datos
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES , es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes visita nuestro básico sobre los tipos de datos Básico. Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser texto, un número, o fecha u hora. o Texto: Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
