La importancia de la gestión
documental y los archivos
Importancia de los Archivos
Definición y Características de los Archivos
Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni
pasado ni futuro. Toda la información que se genera en una empresa o
individuo se almacena en los archivos, los cuales pueden estar contenidos en
documentos sobre papel o cualquier otro soporte como medios legibles por
equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, micro
formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos,
mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un
país, ya que en su documentación se expresa, de forma original, el
desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. No es posible
determinar los límites entre uno y otro tipo de archivo, ya que en conjunto
son interdependientes.
Importancia de los Archivos
Los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el
conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro
patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de
Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación
histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones,
apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en
la localización de la información.
Muchos países del tercer mundo están atrasados por no conservar
adecuadamente la información de sus estados, es decir, no tienen un
fundamento sólido de sus políticas debido a la falta de archivos bien
organizados.
Cualidades de un Archivo y del Archivista
Para que una empresa cuente con los conocimientos requeridos dentro del
campo de la archivística, es necesario que conozca las cualidades que debe
tener un archivo y las cualidades que debe tener un archivista. Esto le
permitirá obtener muchas ventajas en la implementación y manejo de la
organización documental.