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ELABORACiÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACiÓN Y FUNCIONES (MOF)
GENERALIDADES
Definición
El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.
Utilidad
- Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente.
- Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicación en la estructura orgánica de la entidad.
- Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos.
- Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, así cómo la aplicación de programas de capacitación.
Fuentes de información
- El ROF que establece los objetivos funcionales y la estructura orgálllca.
- El Cuadro de Asignación de Personal (CAP) que establece los cargos necesarios para el funcionamiento de la entidad, siendo el ROF y el CAP la base legal del MOF
- El Estudio situacional y análisis de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, así cómo su diseño o rediseño
- El Manual Normativo de Clasificación de Cargos de la Administración Pública.
Elaboración del Manual de
5. Las normas técnicas y legales y los documentos normativos internos de cada
entidad en lo que sea aplicable.
CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL MOF
Las entidades deberán tomar en cuenta los siguientes criterios para la elaboración del MOF:
- En el MOF no se deberá crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas
en el Reglamento de Organización y Funciones, ni modificarlos.
- En el MOF no se deberá crear cargos o puestos de trabajo adicionales, ni modificar los establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignación de Personal.
- El MOF será elaborado en forma independiente en las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional de las entidades.
- En la redacción de las funciones de los cargos o puestos de trabajo se deben tener en cuenta lo siguiente
a. El lenguaje a utilizar debe ser claro, sencillo y breve.
b. La acción a realizar debe ser expresada en verbo infinitivo, al inicio de cada función, a continuación debe indicarse el asunto sobre el que trata la acción, de ser necesario para una mejor comprensión de la función, el ámbito formal
del asunto y por último el propósito, fin u objeto de la función.
Ejemplos:
"Absolver (acción) consultas en materia legal (asunto) de las diversas dependencias del Ministerio de Salud (ámbito formal del asunto) para lograr la correcta aplicación de las normas."
"Diseñar (Acción) los protocolos (asunto) de las prestaciones o atenciones
de salud (ámbito formal del asunto) para lograr su estandarización y
mejora de la calidad de atención al paciente."
c. En las funciones espeeí"ficas se deberá colocar en el último numeral, la siguiente frase: "Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato"
d. Si en una unidad orgánica existen varios cargos o puestos de trabajo con igual denominación y que desempeñan funciones similares, se deberá describir en el MOF una sola vez y efectuar la indicación del número de los cargos considerados.
- Para la especificación de los requisitos mínimos exigibles de los cargos o puestos de trabajo se deberá tener en cuenta lo establecido en el Manual Normativo
de Clasificación de Cargos y de ser necesario, los directivos de las unidades
orgánicas podrán especificar los requisitos deseables sobre títulos y grados, estudios complementarios o de especialización y experiencia laboral, así cómo los referidos a capacidades, habilidades y actitudes necesarias para que se cumplan las funciones asignadas al cargo.
Elaboración dellt1anual de Organización y Funciones (MOF)
correspondientes, en coordinación con los Directores de las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional y con los Jefes de las unidades orgánicas de tercer nivel que dependan directamente del órgano de dirección, según el ROF.
- Las entidades deberán remitir copia del Programa de actividades para la elaboración del MOF, a la Oficina General de Planeamiento Estratégico y a su órgano de control respectivo.
- El Director o Jefe de la unidad orgánica de tercer nivel organizacional, en base al Estudio situacional y análisis, diseño o rediseño de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, propone el contenido de la "Ficha de Descripción de Cargos o Puestos de Trabajo" (F-ORG-02-08) para el personal a su cargo, que deberá elaborarse según el formato del Anexo 6.
- Los Directores y Jefes de las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional y las de tercer nivel que dependen directamente del órgano de dirección de las entidades, deberán elaborar el proyecto de MOF de las unidades orgánicas a su cargo, cuyo contenido se deberá sujetar al siguiente esquema que se muestra mas adelante
- Los Directores o Jefes de las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional y de los órganos de tercer nivel, dependientes directamente del órgano de dirección de la entidad, deberán revisar y remitir a la Oficina a cargo de la racionalización u organización de su respectiva entidad, el proyecto de MOF de su respectiva Dirección, para la opinión técnica correspondiente.
- El titular de la Entidad deberá aprobar las fichas de descripción de funciones de todos los cargos estructurales, previa opinión técnica del responsable de organización o racionalización
CONTENIDO DEL MOF (ESQUEMA GENERAL)
Carátula de identificación
índice
Capítulo I Objetivo y alcance del MOF
Capítulo 11 Base legal
Capítulo 111 Criteríos del Diseño
Capítulo IV Estructura Orgánica y Organigramas estructural y funcional
Capítulo V Cuadro Orgánico de cargos
Capítulo VI Descripción de Funciones de los cargos
Elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF)
t A continuación se describe el contenido de cada una de las partes del esquema del MOF:
- Carátula de Identificación
Deberá contener el nombre de la Unidad organlca de segundo nivel organizacional, la denominación del manual, lugar y fecha de aprobación y el número de la resolución aprobatoria. También se podrá incluir la fecha de actualización cuando fuera el caso.
- índice
Describe la relación clasificada de capítulos que contiene el manual, señalando su respectiva ubicación por el número de página.
- Objetivo del Manual
Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación del contenido del manual
- Alcance
Se define el campo de aplicación del MOF.
- Base Legal
Se señalan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestión referidos a la organización.
- Criterios del diseño
Se describer en forma resumida los criterios de la administración y de las normas sobre modernización del estado que son aplicables en la elaboración de MOF, cómo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de mando, sistematización, especialización, integración, interrelación de los cargos y de sus funciones con los procedimientos y criterios de medición y evaluación.
- Estructura orgánica y organigramas estructural y funcional
Se describe la conformación de la unidad orgánica del segundo nivel organizacional según el ROF aprobado, que debe ser acompañado de un organigrama de tipo estructural, que lo represente gráficamente, considerando el nivel de dirección del cual depende y las unidades orgánicas hasta el tercer nivel organizacional sobre las que tiene mando o dirección, a efectos de tener una visión general sobre la ubicación del órgano dentro de la estructura general de la entidad. También se podrá incluir un organigrama de tipo funcional donde se podrán graficar los equipos de trabajo que siempre son de naturaleza temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo permanente
- Cuadro Orgánico de Cargos
Trascripción del CAP aprobado y vigente de la unidad orgánica de segundo nivel organizacional o del tercer nivel que depende directamente del órgano de dirección
de la entidad indicando el código, la denominación del cargo, y los cargos de cada
unidad orgánica que conforma el citado órgano.
Elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF)
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ELABORACiÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
GENERALIDADES
Definición
El Manual de Procedimientos es un documento técnico de sistematización normativa que contiene la descripción detallada de las acciones que se siguen en la ejecución de actividades, sub procesos y procesos, por una o más unidades orgánicas incluyendo además los puestos de trabajo que intervienen, precisando sus responsabilidades y participación.
También contiene información y ejemplos de formatos, autorizaciones o documentos necesarios, instrucciones para el uso de máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro documento o información como dato necesario para el correcto desempeño del procedimiento.
Utilidad
El Manual de Procedimientos debe ser utilizado como un instrumento para la sistematización de los flujos de información y documento base para el desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas de Información de la Entidad y del Sector.
Fuentes de información
- El Reglamento de la Ley N° 27657, donde se establecen los procesos y sub procesos organizacionales.
- El ROF que establece los objetivos funcionales y las unidades orgánicas.
- El MOF, que establece las funciones de los cargos o puestos de trabaJo.
- El Inventario de Procedimientos de las unidades orgánicas, obtenido cómo resultado del Estudio situacional y análisis de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, así cómo su diseño o rediseño.
ElaóoraciólI del Manual de !'rocedimienlos
CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN
Los Manuales de Procedimientos deberán tener las siguientes características:
- Información completa, concisa y clara.
- Fácil manejo e identificación.
- Que permita intercambiar las hojas para su permanente actualización.
- En formato A4 y A3 cuando sea necesario para los gráficos.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
- La Oficina Ejecutiva de Organización o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deberá elaborar el Inventario de Procedimientos de su entidad, según los procesos y subprocesos establecidos en el Reglamento de la Ley N° 27657 Y según el estudio situacional y análisis, diseño o rediseño, de las tunciones de los cargos o puestos de trabajo y de los Procedimientos, efectuados por las unidades orgánicas.
- La Oficina Ejecutiva de Organización del Ministerio de Salud o quien haga sus veces en las entidades, programará las actividades y establecerá los plazos para la formulación del Manual de Procedimientos, para lo cual desarrollará reuniones de trabajo con las unidades orgánicas de su entidad para diseñar la interrelación de todos los procesos y subprocesos; para lo cual se utílízará la simbología de diagrama de bloques; debiendo considerarse que la citada interrelación se refiere a la relación que se origina, cuando la información o producto de un subproceso, se convIerte en información o insumo para otro subproceso.
- En base al inventario de procedimientos, las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional y las de tercer nivel, dependientes directamente del órgano de dirección de la Entidad, deberán efectuar lo siguiente:
a. El análisis detallado de la situación actual de cada uno de los procedimientos inventariados. para lo cual se utilizará la simbología para la elaboración de flujogramas, del Anexo N° 8
b. Desarrollar la propuesta de mejora o simplificación de procedimientos, disminuyendo pasos innecesarios, estandarizando diversos flujos, incluyendo pasos no considerados, reemplazando procedimientos manuales por automatizados y otras mejoras continuas de calidad en el proceso, que ahorren tiempo, costos y recursos.
- Las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional de las entidades, describirán los procedimientos mejorados o simplificados utilizando el formato "Hoja de Descripción de procedimientos" (F-ORG-02-12), según las instrucciones del Anexo N° 7 Y presentarán en impreso y medio magnético a la Oficina Ejecutiva de Organización o la que haga sus veces en la entidad respectiva. - Elaboración del:'vfunllu{ de Procedimientos
- Carátula de Identificación
Deberá contener el nombre de la entidad, la denominación del manual, lugar y
fecha de aprobación y el número de la resolución aprobatoria. También se podrá incluir la fecha de actualización cuando fuera el caso.
- índice
Describe la relación de capítulos que contiene el manual, señalando su respectiva ubicación por el número de página.
- Introducción
Se explicará brevemente la importancia del Manual y cómo está estructurado.
- Objetivo del Manual
Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación del contenido del manual.
- Base Legal
Se señalan los dispositivos legales o administrativos que aprueban los documentos de gestión referidos a la organización.
- Datos para cada uno de los procedimientos:
Los datos de cada procedimiento deben ser descritos en hojas independientes en el formato F-ORG-02-12 y deberán estar ordenados según los sub-procesos y procesos. El detalle de cada uno de los datos se describe en el Anexo 5.
APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos será aprobado por Resolución Ministerial o Resolución Jefatural ó Directoral, emitida por el Titular de la entidad, según corresponda.
Los Directivos de las unidades orgánicas, son responsables de la difusión y cumplimiento del Manual de Procedimientos en las unidades orgánicas a su cargo. Los Titulares de las Entidades son responsables del control y verificación del cumplimiento de esta disposición.
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- Los Directores o Jefes de las unidades orgánicas de segundo nivel organizacional y las de tercer nivel, dependientes directamente del órgano de dirección de la Entidad, deberán evaluar el Manual de Procedimientos por lo menos una vez al año, debiendo ejecutarse las modificaciones, siguiendo las mismas normas y procedimientos que han sido establecidas para su formulación y aprobación, siendo procedente la modificación en los siguientes casos:
a. Según lo dispone la Ley N° 27657 - Ley del Ministerio de Salud
b. Por. cambios en los procesos organizacionales.
- Elaboración dell\4anual de Procedimientos
t c. Por cambios en las normas vigentes que afecten directa o indirectamente el desarrollo de los procedimientos establecidos.
d. Por la modificación de los objetivos funcionales y estructura orgánica en el
ROF de la Entidad.
- La Oficina Ejecutiva de Organización o la Oficina que haga sus veces en la respectiva Entidad, deberá asesorar y monitorear la implementación de los procedimientos
aprobados y el mejoramiento continúo de los mismos, por los Directores y Jefes
de las unidades orgánicas, para la permanente actualización del Manual de Procedimientos.
- La Oficina General de Estadística, Informática y Telecomunicaciones, coordinará con la Oficina General de Planea01iento Estratégico las acciones para el desarrollo de los sistemas de información para la automatización de los procedimientos y su integración a nivel sectorial, para la implementación de los procesos y procedimientos.
Elahoracioil del ¡\fa'llIal de J'roccdimientos 111
t
- Señala que existe relación de coordinaciéil entre unidades
- Señalan desconcentración
- Unen las casillas por sus lados laterales
Términos:
1. Casillas
- Lineas continuas
- Lí neas punteadas
IV Lí neas de asesoría
V Líneas quebradas
Marque la alternativa correcta:
a) 1-1. 2-11, 3-111, 4-V, 5-IV
b) 1-11,2-1, 3-111, 4-IV, 5-V
c) 1-111,2-1. 3-11, 4-V, 5-IV
d) 1-V 2-1,3-111,4-11, 5-IV
e) 1-11. 2-1, 3-111, 4-V, 5-IV
- Lea detenidamente las siguientes preposiciones y marque la opción correcta:
a) Las caSillas que representan las unidades de mayor Jerarquía deben dibujarse con una línea más gruesa o una doble línea.
b) Las unioades de mayor jerarquía deben representarse con sasillas de mayor área qUE"' el resto de unidades.
c) Las líneas de autoridad para los Órganos de Línea deben bajar en forma vertical Lacia la parte superior o lateral del rectángulo
d¡ Los Org;mos de Apoyo deben estar unidas por una Ii nea he rizontal al rectángLlo que representa la Dirección.
- Los Órg,mos de Asesoría deben ubicarse aliado izquerdo :le la Dirección.
- Complete la definición de Reglamento de Organización y Funcones iROF):
E: ROF es m __ .. ~. técnico-normativo de ._ Institucional, que la estructura orgánica de una entidad orientada al logro de sus obJetivos
------- ..^ E'um,¡¡.Ie^ JI/"^ i:^ ,,'^ ¡hlel(^ JII^ Ten.'era Unidad^ •
Marque la opción que contenga los palabras faltantes:
a) documento - gestión - describe
b) documento - sistematización - formaliza
c) instrumento - gestión - formaliza
d) instrumento - planificación - describe
e) documento gestión - formaliza
- A continuación se mencionan criterios para la elaboración del ROF, marque la opción incorrecta:
a) Evitar estructuras complejas que alarguen las cadenas de mando.
b) Debe considerarse el principio de especialización.
c) El ROF debe contemplar las necesidades institucionales de cada entidad.
d) El diseño de la estructura orgánica debe evitar cambios o modificaciones futuras.
e) El diseño estructural plasmado en el ROF debe caracterizarse por su simplicidad y flexibilidad.
- En relación al análisis funcional como insumo para la elaboración del ROF. seleccione la alternativa correcta:
a) Es un estudio situacional y de análisis de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos.
.~.. b) Incluye el análisis de funciones sin considerar los procedimientos.
c) Debe llevarse a cabo por un equipo de profesionales del primer nivel jerárquico.
d) a y c son correctas
e) Ninguna es correcta
- Complete la definición de Manual de Organización y Funciones (MOF):
El MOF es un técnico-normativo de institucional, que y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.
Marque la opción que contenga los palabras faltantes:
a) instrumento - gestión - formaliza^ •
Examen de Auto Evaluación - Tercera Unidad
EXAMEN FINAL - MODULO 111
- Complete con los términos faltantes de la definición de epidemioloqía
"Ciencia medico social que estudia los ________ ~ en las poblaciones humanas, _ y utilizando _____. ,que permite la realización de las actividades de salud publica."
Marque la alternativa correcta:
a) problemas de salud - condicionantes - determinantes - el mét')do científico
b) problemas de salud - el estado de salud - determinantes el método científico
c) procesos salud enfermedad condicionantes - determinantes - el método científico
d) procesos salud enfermedad - sus causas - sus efectos - la estadística
e) los problemas de salud - sus causas - sus efectos - la estadística
- Lea cuidadosamente las siguientes definiciones y relacionales con las ramas de la epidemiología mas abajo mencionadas:
- Describe los fenómenos en tiempo, espacio y persona. 2_ Busca la causa o efectos entre los factores a que se exponen ¡as personas
- Utiliza la observación y la experimentación.
4. Cuantifica la frecuencia mediante medidas de incidencia. prevalencia y
mortalidad. Ramas de la epidemiología:
- Epidemiología descriptiva
". Epidemiología analítica
Marque la alternativa correcta:
a) 1-11,2-11, 3-1, 4-
b) 1-1,2-11,3-11,4-
c) 1-1,2-1,3-11,4-
d) 1-11,2-1,3-1,4-
e) 1-1,2-11,3-1,4-
Examen Final - Módulo 111
3 Grafique la triada epidemiológica y fundamente brevemente el modelo.
4 Marque la alternativa incorrecta:
a) Tasa de letalidad mide la proporción de casos de una enfermedad que resultan mortales en un periodo determinado. bl La tasa de mortalidad mide la frecuencia de fallecidos dentro de una determinada población. c) La tasa de incidencia acumulada es la más indicada para utilizarse durante una epidemia. dí La tasa de letalidad es una medida de la gravedad de una enfermedad el La parte de la población que es susceptible a una enfermedad se denomina poblaCión expuesta a riesgo.
5 Relacione 1;ls Siguientes caracterlsticas con los tipos de t:studios epidemiológicos a la que corresponde:
'1 Tambler llamados estudios de prevalencia
2 Separa 1:3 población en dos grupos, enferma y sana; 'y ::ompdra la trecuencia de las posítles causas o factores en ambos grupos
3 El objete son poblaciones, no personas
4 Utiliza pC:Jlación sana, la clasifica según su exposiCión al f,¡ctor causal (expuesto y no ,~xpuesto y compara la frecuencia de aparición de casos nlleVOS I~n ambos grupos.
____ o ,~,~~ .~~~,_. ~ _. ___ ~d^ .·· .• ____^ ul/en^ f^ • !/'al^ Módulo^ IJI
- En relación al Análisis de Situación de Salud (ASIS) marque lo correcto:
a) El ASIS es un instrumento que perrnite medir la situación de salud de la población.
b) El proceso de salud enfermedad básicamente se mide con indicadores de morbilidad y mortalidad
c) Son componentes del ASIS los lineamientos de políticas de salud, la visión y la misión.
d) El analisis de la respuesta social incluye una descripción de la demanda de necesidades de salud.
e) a y b SOI1 correctas.
- Según la Organización Panamericana de la Salud (OPS) el proceso de programación de actividades de salud debe ser capaz de lo siguiente, excepto:
a) Proponer cambios en los linearnientos de política de salud.
b) Identificar de las necesidades de atención de salud.
c) Identificar de prioridades de acción en base a riesgos poblacionales.
d) Orientar recursos y actividades a la solución de problemas prevalentes.
e) Promovm la participación de la comunidad en la definición de prioridades.
- En relación a la programación seleccione la proposición Incorrecta:
al El proCf so de programación debe evitar generar incremento de la actividad administrativa
b ¡Los Ins rumentos o formularios utilizados para la prcgramación deben ser de fácil ent,mdlmlento por parte de los trabajadores de salud
e l La progl amación debe considerar el grado de particl~aclür comunitaria en las activlda( les de salud
dI La progi amación requiere de información adicional a la ~Y(lporCi( nada por los
jatos eHadistlcos
e: Solo oeDe considerarse la participaCión de la comunidad f:n la pogramación :uando~xístan líderes comunales comprometidos
10 Le8 cUloaj( samente las siguientes proposiciones y selecc,une ·a repuesta correcta:
a I Evaluar ::onsiste en identificar en que medida se har 3Ican~~ado lélS rnetas y )bJeho'
I =-'i ílWrllt )reo es la vigilancia permanente de los proce 30S ;1¡~ aten Ión en
'3Je[.~UCiÓ 1
III/('!II ,/U/ A!ljdu!o 11/
c) La supervisión analiza los logros y problemas con el objetivo de mantener o mejorar el desempeño del servicio.
d) La evaluación es un proceso sistemático de recolección, análisIs e interpretación de Información.
e) Todas son correctas
11. Lea cuidadosamente las siguientes definiciones y relacionales CJn los términos
mas abalo señaladm;
- la expresión cuantificada del objetivo
- Enunciado técnico (cualitativo y cuantitativo) basado en la efic:encia que sirve de guía para la acción
- Numero de actividades por unidad instrumental en una unidad de tiempo
4. Conjunto de actividades generadas por los recursos organizado') y conformados
en instrumentos.
- Numero de actividades producidas por unidad de instrumento en un tiempo definido.
Términos
1. Meta
- Rendimiento
- Producción IV. Productividad V. Norma
Marque la alternativa correcta:
a) 1-V, 2-111, 3-11,4-1. 5-IV
b) 1-V, 2-111, 3-1, 4-11 5-IV
c) 1-1, 2-V, 3-IV, 4-111,5-
d) 1-VI, 2-111, 3-11,4-1. 5-V
e) 1-V, 2-IV, 3-11,4-1,5-
12. Lea cuidadosamente las siguientes definiciones y relacionales con los métodos de
costeo mas abajo señalados.
- Asigno los costos a los centros de costo, prorratea tanto los costos directos e
indirectos y los imputa a los procesos, productos o servicios.
- Solo considera costos variables.
111 Examen Final- Módulo lIf
