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Entve histoviadoves y archivistas: el dilema de la valovación documental
;Por fin un libro mexicano sobre valoración documental!*
Por Jorge NacifMina * *
"La labor de la historia no es para el mañana: la labor de la historia no es para hoy. La labor de la historia es para entendernos, jese es el valor de la historia' (...)
;Ahora ustedes tienen todo el camino por delante! "
Gnadalupe Pérez San Vicente
esde hace mis de trece años, cuando tuve la oportunidad de conocer el trabajo en los archivos, la discusión cotidiana ha sido sobre la valoración documental de los
*Palabras pronunciad&$en la presentación del libro Enw8 hirtoriadover y archioi~nf:el dilema de la valoración docarnental. Ciudad de Mbxico, Palacio de Lecumbein,'27 de marzo de 1996. **Director del Archivo Histórico del Distrito Federal.
archivos administrativos y la interrogante de contar con la biblio- grafia adecuada que proporcionara una guía, un análisis de la situación
que se vivía en México, y no sólo pensar en los textos, con experiencias
de otros países, que si bien han generado el conocimiento sobre muchos aspectos de la Archivística, y de la técnica denominada Ad- ministración de Documentos, nos faltaba conocer estudios con la experiencia en los archivos mexicanos. Sí. Mientras en las unidades administrativas se intenta adaptar la Administración de Documentos, en sus archivos, sin comprender el ver- dadero concepto del ciclo vital, se espera que la muerte llegue a los documentos, y con ella el pretexto de que los valores administrativos han concluido, generando de manera ilidiscriminada el famoso expurgo, acción dificil de comprender. De tal manera, los minutarios o paquetes con documentos entirin a un proceso de depuración determinando, casi siempre, que la documentación es obsoleta; pero jcuál es la técnica que se aplicó para determinar que es obsoleta? Ahí radica el problema, porque nunca se sabe cuáles fueron los criterios que se tomaron para realizar la dicha depuración documental. En verdad, aunque se manifieste que las series documentales son obsoletas, no se pueden dar de baja sin una valoración y dictamen adecuados; así que a falta del conocimiento o de interés, los paquetes con documentos seleccionados, expurgados o depurados son depo- sitados en bodegas a las que llamamos Archivos de Trámite o de Concentración, seguramente destruidas las series y hasta el fondo documental mismo, esperando que el tiempo, el descuido, la hu- medad, el polvo y los insectos den muerte lenta, muy lenta, a ese cúmulo documental. Aím recuerdo que, en el aiío de 1985, recién publicado el Sistema
Red de Archivos de la dependencia en donde laboro, cuando llegué
al área normativa en materia de adininistración de documentos pre- gunté cómo sería el proceso de valoración para las transferencias secundarias y poder salvaguardar los expedientes dictaminados en el archivo histórico; después del desconcierto personal provocado por
las risas y comentarios, entendí que para ellos el problema se reducía
a liberar espacios para que fueran adaptados para otras actividades y nada más. Quién diría que después de pasados casi once años estuviéramos aquí, en la casa de los archivistas mexicanos, pre- sentando este libro, resultado del esfuerzo del análisis y estudio de muchas mujeres y hombres preocupados por n o seguir libe-
minarlas como históricas, formando parte de los fondos documentales del archivo histórico institucional o de la dependencia a que co- rresponda. En la administración pública se ha presentado el grave conflicto de lo que se llama saturación documental, que se traduce en formación de bodegas repletas de paquetes; sin embargo, al analizar las diferentes ideas y conceptos de nuestro libro, Enwe historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental, podemos observar que se trata de una carencia de método en la organización archivística, es decir, se ha olvidado, a mi particular parecer, la aplicación de los conceptos archivísticos, teniendo como resultado esa saturación; y la confusión llega a ser tal que no se sabe qué hacer con la documentación, olvidando un principio muy importante, el que nos recuerda Marco Antonio Calderón Delgado, de1 Archivo Nacional de Costa Rica, al manifestar que: "(...) los documentos deben reflejar con claridad las fun- ciones que se realizan en cada oficina que los genera, y que éstas son las que defmen los tipos documentales que se crean y las secciones que forman parte del fondo general de la entidad". Al aplicar este principio fundamental podemos afirmar, estando de acuerdo con Tamara Pérez Quesada, investigadora del Archivo Nacional de Cuba, que la valoración comienza desde antes de que se produzcan los documentos, claro "( ...) con acciones preliminares que permitan la elaboración de la nomenclatura de los expe- dientes". Para fundamentar lo que se ha expresado, remitiéndonos de nueva cuenta a nuestro libro, se retoma lo manifestado por la directora del Archivo Histórico Provincial de Lérida, España, María del Pilar Faci Lacasta: "Se entiende p o r acumulación al almacenamiento indiscriminado de fondos como resultado de la falta de control archivístico de la producción de documentos, a los que n o se les aplica en el momento oportuno la identificación y fa valoración preceptivas y que, por tanto, constituye una distorsión sustancial del funcionamiento del Sistema Archivístico. Esta acumulación supone, la mayor parte de las veces, la pérdida de la dimensión orgánico-funcional de un fondo". De tal manera podemos entender, con una visión comparativa de los exponentes mexicanos y los extranjeros que nos acompañaron, que aunque contamos ya con elementos para la realizacíón de valora- ciones documentales responsables, fundamentadas en ciertos aspectos
técnicos y científicos, aún nos falta muclio por aprender sobre el tema; sin embargo, la obra Que hoy presentamos ha propiciado 61 primer gran paso para generar una bibliografía sobre Archivística mexicana, tomando en cuenta las experiencias de otrospaíses, además de dar pautas al conocimiento de los factores técnicos e liistóricos ne- cesarios para la conservación de.la memoria documental histórica. Entre historiadores y arcbivitias: el dilema de la valoración documen- tal, no es un enfrentamiento, es la reflexión conjunta, el Saber sobre las necesidades de la investigación histórica, !las aportaciones de los historiadores al conocimiento de los documentos y de las: instituciones generadoras de ellos; es el dar a conocer el trabajo en los archivos
históricos y su organización, difundir la labor que se realiza en lo's
archivos administrativos, su valoración y la lucha constante de con- servarlos como reflejo auténtico y testimonial de los hechos históricos. Sólo nos faltaría conocer la opinión de académicos y. profesionales de otras áreas de estudio, y,que también generan documentación o la consultan en los archivos administrativos o históricos: - médicos, abogados, geógrafos, ingenieros, arquitectos, demógrafos, biólogos, paleontólogos, economistas, en fin..., y lograr una reflexión más amplia que nos ayude, a los que nos decimos archivistas, a valorar eficientemente los archivos y sus documentos. Hoy, 27 de marzo de 1996, Día del Archivista, quisiera suplicar, pedir y hasta exigir, que en todos los cursos, diplomados y licen- ciaturas en Archivística, la obra Entre historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental se considere como libro de texto de consulta, ya que contiene elementos académicos y técnicos que debemos conocer y manejar todos aquellós que investigamos o tra- bajamos en los archivos, y que en verdad nos habían faltado. ¡Por fin en México se ha iniciado una nueva época! Hemos dado
el primer paso en la elaboración de la teoría y práctica de la Ar-
chivística mexicana, ya que los archivos no deben ser áreas 'de conflicto sino de solución..Liv muestra la 'tenemos en. esta obra resultado d e u n Seminario 'Internacional. Palta mucho por hacer. Ahora tenemos todo el camino por delante. ¡Ojalá sepamos aprovecharlo!
Varios autores, Eniwe historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental, México, Archivo General de la Nación, Secretaría de Gobernación, 1995, 202 p.
